《秘書學(xué)》課程復(fù)習(xí)資料

1、第 PAGE 14頁(yè)共8頁(yè)秘書學(xué)課程復(fù)習(xí)資料一、判斷題：1.秘書知覺陌生人時(shí)近因效應(yīng)影響大；知覺熟人時(shí)，首因效應(yīng)作用大。 2.按照產(chǎn)生的客觀影響，情緒可分為積極情緒和消極情緒兩類。 3. “門難進(jìn)、臉難看、事難辦”指的是單位內(nèi)部相關(guān)部門關(guān)系難以協(xié)調(diào)。 4.經(jīng)理角色理論認(rèn)為，經(jīng)理工作具有工作量大、步調(diào)緊張的特點(diǎn)。 5.李欣先生將秘書工作分為辦文、辦會(huì)、辦事三大類。 6.所謂辦公環(huán)境是指一定組織機(jī)構(gòu)秘書部門所處的環(huán)境，包括自然環(huán)境與人文環(huán)境。 7.秘書第一天上班，精心設(shè)計(jì)個(gè)人形象，往往能給領(lǐng)導(dǎo)、同事留下良好的第一印象。 8.秘書上班“一杯茶，一枝煙，一張報(bào)紙看半天?！彼怨ぷ骱芮彘e。 9.我國(guó)真正

2、出現(xiàn)與西方一致的秘書職銜，是中華民國(guó)臨時(shí)政府。 10.秘書的情操要求具有較高的道德感、健康的美感和高度的理智感。 11.秘書調(diào)查研究，著眼于解決實(shí)際問(wèn)題，具有“短、平、快”的特點(diǎn)。 12.常崇宜先生指出秘書部門具有兩大功能：“其一點(diǎn)發(fā)揮事務(wù)助手作用，其二點(diǎn)發(fā)揮智謀助手作用，統(tǒng)稱為參謀、助手作用?！?13.為了將來(lái)有據(jù)可查，避免爭(zhēng)議，可以采用文件協(xié)調(diào)的方法。 14.經(jīng)理角色理論認(rèn)為，經(jīng)理工作具有喜歡采用書面交流方式的特點(diǎn)。 15.秘書調(diào)查研究，調(diào)研選題應(yīng)同領(lǐng)導(dǎo)決策需求相一致。 16.處理突發(fā)事件要求職業(yè)秘書具有機(jī)敏的反應(yīng)能力、縝密的思維能力和干練的辦事能力，是對(duì)職業(yè)秘書綜合素質(zhì)和綜合能力的考驗(yàn)。

3、 17.秘書跟進(jìn)督辦太快，不給職能部門必要的時(shí)間準(zhǔn)備，是主觀主義的一種表現(xiàn)。 18.為了協(xié)調(diào)牽涉面廣的事項(xiàng)，秘書可以采用會(huì)議協(xié)調(diào)的方法。 19.身份較低者應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)人親自到機(jī)場(chǎng)或車站送別。 20.按照事先準(zhǔn)備情況，秘書接待工作可分為計(jì)劃性接待行為、隨機(jī)性接待行為。 21.秘書應(yīng)該具有符合主流審美趣味的健康的美感。 22.經(jīng)理角色理論認(rèn)為經(jīng)理工作具有把現(xiàn)實(shí)活動(dòng)放在優(yōu)先地位的特點(diǎn)。 23.秘書信息收集工作的范圍專指對(duì)社會(huì)信息的收集。 24.催辦環(huán)節(jié)可以采用的形式有派員催辦、會(huì)議催辦、發(fā)文催辦。 25.重要領(lǐng)導(dǎo)可以在會(huì)議閉幕式結(jié)束后于會(huì)場(chǎng)門口告別。 26.“及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀、全面”，應(yīng)當(dāng)成為秘書信息工

4、作的基本原則。 27.周恩來(lái)總理將秘書職責(zé)職能概括為八個(gè)字：參與政務(wù)、掌管事務(wù)。 28.領(lǐng)導(dǎo)的行為風(fēng)格歸并為兩個(gè)方面，一是主動(dòng)的結(jié)構(gòu)指以工作為中心；二是體諒的結(jié)構(gòu)指以人際關(guān)系為中心。 29.經(jīng)理角色理論認(rèn)為經(jīng)理工作具有工作量小、輕松悠閑的特點(diǎn)。 30.秘書履行參謀咨詢職責(zé)職能可以采用口頭形式，但更多的則是采用書面形式，如起草文稿、摘選報(bào)送信息、提出預(yù)案及建議等。 31.以信息溝通、認(rèn)識(shí)溝通為基礎(chǔ)，更高層次、更有效率、更為穩(wěn)定的溝通就是雙方從情感上接受對(duì)方、理解對(duì)方。 32.為了將來(lái)有據(jù)可查，避免爭(zhēng)議，可以采用個(gè)別協(xié)調(diào)的方法。 33.開會(huì)是決策和部署，是管理過(guò)程的開始，更重要的還在于會(huì)后的執(zhí)行與

5、反饋。 34.秘書跟進(jìn)督辦要分層負(fù)責(zé)，一般情況下秘書應(yīng)該只督不辦。 35.知覺是人腦對(duì)直接作用于感覺器官的客觀事物的個(gè)別屬性的反映。 36.秘書的能力就是秘書解決實(shí)際問(wèn)題的本領(lǐng)。 37.狹義上的信息專指對(duì)行為主體有利用價(jià)值的社會(huì)信息，也稱為“情報(bào)”。 38.協(xié)調(diào)本組織與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系是秘書協(xié)調(diào)的重點(diǎn)領(lǐng)域。 39.秘書時(shí)間管理就是設(shè)計(jì)好領(lǐng)導(dǎo)的工作日程。 40.秘書布置辦公室時(shí)，復(fù)印機(jī)應(yīng)該靠近領(lǐng)導(dǎo)擺放，便于領(lǐng)導(dǎo)使用。 41.秘書辦會(huì)就是指秘書承擔(dān)好會(huì)議籌備與組織工作，不涉及會(huì)間服務(wù)與會(huì)議善后相關(guān)工作。 二、單項(xiàng)選擇題：1.從“秘書”一詞本身就能看出，秘書職業(yè)道德要求 A . 愛崗敬業(yè) B . 誠(chéng)實(shí)

6、守信 C . 保守秘密 D . 遵紀(jì)守法2.人腦對(duì)外界事物個(gè)別屬性、運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的認(rèn)知，就是 A .感覺 B . 知覺 C . 運(yùn)動(dòng)知覺 D . 運(yùn)動(dòng)覺3.前臺(tái)秘書要做到3S禮貌迎客，當(dāng)客人到達(dá)時(shí)錯(cuò)誤的做法是 A .standup(站起來(lái)) B . see(注視對(duì)方) C .smile(微笑) D . Sit down（坐著）4.如果會(huì)期是一天或以上，就應(yīng)該排定會(huì)議的 A. 周志表 B. 日程表 C. 日志表 D. 月歷5會(huì)場(chǎng)布置的重點(diǎn)和難點(diǎn)是 A. 就餐安排 B. 會(huì)場(chǎng)座次 C.主席臺(tái)座次 D.旅游景點(diǎn)安排6.主要為領(lǐng)導(dǎo)、主管出謀劃策，是領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”，這種秘書屬于 A. 幫辦型秘書 B. 鐘點(diǎn)

7、秘書 C. 智囊型秘書 D. 企業(yè)秘書7.秘書經(jīng)常能讓自己在挫折或平凡中保持積極性，說(shuō)明他具有較強(qiáng)的 A. 創(chuàng)新能力 B. 表達(dá)能力 C. 學(xué)習(xí)能力 D.自我激勵(lì)能力8.關(guān)于接待工作的要求，正的確是 A. 委屈求全 B. 盡量應(yīng)付 C. 愿者上鉤 D. 周到細(xì)致9.關(guān)于會(huì)場(chǎng)布置問(wèn)題，表述不正確的是 A.氣氛與會(huì)議目標(biāo)相稱B. 色調(diào)與會(huì)議目標(biāo)相稱 C. 桌椅擺放應(yīng)符合會(huì)議要求D. 排列主席臺(tái)席位根據(jù)國(guó)際慣例以右為尊10秘書處理函件包括兩個(gè)方面，即收文和 A . 簽發(fā) B . 批示 C . 發(fā)文 D . 歸檔11.鎮(zhèn)政府秘書高翔負(fù)責(zé)保管本單位印章，這些印章不包括 A單位公章 B領(lǐng)導(dǎo)私章C財(cái)務(wù)部公章

8、 D辦公室公章12.“葉落知秋”，這一認(rèn)知過(guò)程屬于 A . 視覺 B . 視知覺 C . 聽覺 D . 聽知覺13.馬斯洛人本理論將人的需求分成五類，最高級(jí)別的是 A . 生理需求B . 安全需求C . 自我實(shí)現(xiàn)需求D . 愛與被愛的需求14. 下列屬于內(nèi)向型性格特征的是 A . 合群 B . 沉穩(wěn) C . 活潑 D . 大膽15. 中國(guó)“秘書”一詞，最初的涵義是 A .秘書書寫的符號(hào) B .用秘書符號(hào)書寫的公文 C .宮廷秘密收藏的圖書 D . 秘書發(fā)行的圖書16“EQ”是心理科學(xué)和行為科學(xué)中一個(gè)術(shù)語(yǔ)的簡(jiǎn)稱，它是指行為主體的 A.智商 B. 德商 C. 情商 D.挫折商17 .辦公室機(jī)構(gòu)類型

9、中，屬于現(xiàn)代模式的有 A.分理制 B. 綜理制 C.“主管+助理”制 D.臨時(shí)性辦公機(jī)構(gòu)18. 俗語(yǔ)“烏鴉嘴”，認(rèn)知過(guò)程中發(fā)揮主導(dǎo)作用的是個(gè)體的 A. 視覺 B.視知覺 C. 聽覺 D.聽知覺秘書張山來(lái)自農(nóng)村，家境貧寒，因貪腐被刑拘，從需要理論來(lái)說(shuō)，張山的需要類型應(yīng)該是 A . 溫飽類需要 B . 歸屬類需要 C . 安全類需要 D . 健康類需要20. 下列屬于外向型性格特征的 A . 含蓄 B . 熱情 C . 憂郁 D . 害羞21.秘書不能泄露公司領(lǐng)導(dǎo)的重要信息，這些信息不包括 A . 手機(jī)號(hào)碼 B . 活動(dòng)規(guī)律 C . 活動(dòng)去向 D . 姓名22.下列體現(xiàn)辦事公道的做法是 A . 任

10、何情況下按“先來(lái)后到”的次序提供服務(wù)B . 對(duì)當(dāng)事人“各打五十大板”C . 協(xié)調(diào)關(guān)系時(shí)奉行“中間路線”D . 處理問(wèn)題“不偏不倚”23. 一般將現(xiàn)代職業(yè)秘書視為 A . 通才B . 秀才C . 專才 D . 輔助管理人才24 . 會(huì)議簽到不能采用的方式是 A . 請(qǐng)人代簽B .本人簽到 C .秘書點(diǎn)名D .電子簽到 25.公司領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議時(shí)間和內(nèi)容以后，秘書應(yīng)當(dāng)迅速 A.發(fā)出會(huì)議通知 B.選擇布置會(huì)場(chǎng)C.印制會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) D.準(zhǔn)備會(huì)議記錄26.秘書處理公司往來(lái)信件時(shí)，錯(cuò)誤的做法是 A.不拆開信封上寫明“親啟”的信件B.不損壞信封內(nèi)的信箋C.所有信封都不丟棄D.仔細(xì)檢查信封內(nèi)有無(wú)遺漏的附件或照片27

11、.屬于秘書內(nèi)部感覺的是 A.視覺 B. 味覺 C. 觸覺 D.運(yùn)動(dòng)覺28.要做到誠(chéng)實(shí)守信，應(yīng)該 A.按合同辦事 B.絕不背叛朋友 C.按領(lǐng)導(dǎo)要求做 D.始終把企業(yè)現(xiàn)實(shí)利益放在第一位29.接待工作中待人熱情不包括 A.微笑迎客B.親切友好C.主動(dòng)拉客D.主動(dòng)熱情30.為了加強(qiáng)會(huì)議管理，準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，秘書通常需要準(zhǔn)備好 A.大會(huì)賀詞B.會(huì)議簽到表C.會(huì)議主題報(bào)告D.會(huì)議須知31.如果讓你主持會(huì)議，甲、乙兩單位在討論合作方案時(shí)產(chǎn)生了嚴(yán)重分歧，比較妥當(dāng)?shù)奶幚矸绞绞?A.暫時(shí)休會(huì)，然后繼續(xù)討論B.會(huì)議繼續(xù)進(jìn)行C.避免爭(zhēng)執(zhí)，立即結(jié)束會(huì)議D.暫時(shí)休會(huì)，私下分別與對(duì)方交談32公司新租賃城市黃金地段寫字樓辦

12、公，為了節(jié)約開支，對(duì)于辦公室布局你會(huì)建議公司采用 A. 開放式 B.封閉式 C. 綜合式 D. 綜理制33.根據(jù)行文關(guān)系來(lái)看，批復(fù)屬于 A .上行函件 B .下行函件C .平行函件 D .不相隸屬單位往來(lái)函件34.從業(yè)人員具有廣博的知識(shí)結(jié)構(gòu)、能獨(dú)擋一面、彈性分工，這種辦公機(jī)構(gòu)屬于 A . 綜理制B .分理制 C .直接式D .間接式35.領(lǐng)導(dǎo)行為風(fēng)格類型中不包括 A . 民主型 B . 專制型C . 放任型 D . 綜合型36.秘書受命調(diào)查客戶服務(wù)部主管任現(xiàn)職以來(lái)的工作表現(xiàn)，她不宜采用的調(diào)查方法是 A座談會(huì) B問(wèn)卷調(diào)查 C專家訪談 D個(gè)別走訪37.分管銷售工作的孫副總對(duì)銷售經(jīng)理意見很大，原因是

13、對(duì)方直接找總經(jīng)理匯報(bào)工作。如果你是該公司秘書，你會(huì) A.順其自然B.建議銷售經(jīng)理一般問(wèn)題向分管經(jīng)理匯報(bào)C.建議黎總調(diào)整孫副總的分工D建議孫副總看淡一點(diǎn)38.秘書朱珊負(fù)責(zé)主持會(huì)議時(shí)，會(huì)間休息應(yīng)安排在 A會(huì)議開始1至2小時(shí)內(nèi)B某一議題討論即將結(jié)束時(shí)C與會(huì)代表神情倦怠之際D與會(huì)代表發(fā)言的高潮期39業(yè)務(wù)部經(jīng)理拿著合同文本走進(jìn)公司辦公室，請(qǐng)秘書孔宣蓋一下合同專用章，孔宣立即端端正正地蓋好了印章?？酌貢男袨?A對(duì)，因?yàn)樗k事很有效率B對(duì)，因?yàn)橛≌律w得很端正C錯(cuò)，只有先登記才能用印 D錯(cuò)，只有經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字并履行登記手續(xù)才能用印40.公司上上下下都在議論總經(jīng)理前后四任秘書涉及貪污腐敗，這說(shuō)明秘書必須 A

14、.加強(qiáng)職業(yè)能力培養(yǎng)B.健全知識(shí)結(jié)構(gòu)C.培養(yǎng)良好的職業(yè)道德D.與領(lǐng)導(dǎo)處理好個(gè)人關(guān)系三、名詞解釋：1.定勢(shì)效應(yīng)2.秘書參謀咨詢3.秘書時(shí)間管理4.秘書辦公機(jī)構(gòu)5.秘書溝通協(xié)調(diào)6.秘書信息工作7.秘書社會(huì)知覺8.氣質(zhì)9.傳閱10.簽到四、簡(jiǎn)答題：1.秘書職業(yè)具有哪些基本屬性？2.秘書應(yīng)該如何培養(yǎng)良好的職業(yè)道德品質(zhì)？3.職業(yè)秘書氣質(zhì)類型分為哪些？分別適合從事哪些類型的秘書工作？4.職業(yè)秘書應(yīng)該具有哪些專業(yè)能力？5.試列表比較封閉式、開放式辦公室布局的優(yōu)缺點(diǎn)。6.秘書的感覺可以分成哪些類型？具體指什么？7.試陳述秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的基本內(nèi)容。8.試陳述秘書情商結(jié)構(gòu)的基本組成部分。9.按黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例規(guī)定

15、，收文辦理的主要程序是怎樣的？10.領(lǐng)導(dǎo)要求你設(shè)計(jì)一份公司電話記錄表，請(qǐng)完成。案例分析題：（一）請(qǐng)指出以下案例情境中秘書高葉職業(yè)行為存在的若干正確或錯(cuò)誤的地方（不少于10處），不需要更正，也不需要具體解釋與說(shuō)明。情景1:偉南公司信息部秘書高葉身著西裝,正在辦公室的電腦上打著什么。辦公桌的左邊放著電話機(jī)、電腦、打印機(jī)。屏幕顯示偉南公司信息簡(jiǎn)報(bào)2017.10.5為及時(shí)溝通各部門的信息,我們收集了情景2:高葉打開文件柜,拿出一本資料翻看。這時(shí),行政部秘書小李進(jìn)來(lái)了。小李:“高秘書,我們經(jīng)理想要看看上一年的年終董事會(huì)決議?！备呷~:“年終董事會(huì)決議?我給你找找?！备呷~拿出一個(gè)貼有標(biāo)簽的文件夾自語(yǔ)道:“這

16、是董事長(zhǎng)文件夾。”查看之后對(duì)小李說(shuō):“沒有啊,可能是研發(fā)部借走了。”隨后又從文件柜中拿出文件跟蹤卡查看。高葉:“喲,都快半年了,還沒還呢。這樣吧,小李,你就不要等了,我這就催一下研發(fā)部。拿回來(lái)我給你送過(guò)去?！毙±?“那就謝謝你哦。”高葉:“別客氣?！毙±?“那走了,再見?！备呷~:“再見。”高葉關(guān)上文件柜,沒上鎖。情景3:高葉要回了文件,來(lái)到小李辦公室。高葉:“小李,這是你要的文件?！毙±?“哦,謝謝你啊?！毙±罱舆^(guò)文件。高葉:“別客氣,你還要在借閱卡上登記簽字?！毙±?“行,”他接過(guò)借閱卡邊簽邊說(shuō),“有的部門借文件時(shí)間太長(zhǎng),別人用起來(lái)忒不方便?！备呷~:“是?？磥?lái)咱們得加強(qiáng)管理,建立有效的借閱制

17、度?！毙±畎呀栝喛ㄟ€給高葉。高葉:“好,我走了哦。”小李:“謝謝你了?！鼻榫?:高葉辦公室,沒人。電話鈴響了五聲后高葉急忙進(jìn)來(lái)接聽。對(duì)方:“高葉嗎?”高葉:“喂,是康總吧,您有什么事?”康總:“這期的信息簡(jiǎn)報(bào)印好了嗎?”高葉:“印了一半,沒紙了?！笨悼?“都印了多少期了,用紙多少你心里還沒個(gè)數(shù)?”高葉:“是,以后一定準(zhǔn)備充分。還有,康總,跟您反映一下,公司的文件借閱制度不規(guī)范,有的部門借閱時(shí)間過(guò)長(zhǎng),影響其他部門的使用。我想起草一個(gè)文件借閱制度和文件催還制度?！笨悼?“哦,你的想法很好,這樣,你先起草一下?！备呷~:“好,我起草完了再請(qǐng)您審閱?！睕]等對(duì)方說(shuō)“再見”就放下了電話。（二）請(qǐng)指出以下案例

18、情境中秘書鐘苗職業(yè)行為存在的若干正確或錯(cuò)誤的地方（不少于10處），不需要更正，也不需要具體解釋與說(shuō)明。宏遠(yuǎn)公司。墻壁上的掛鐘顯示的時(shí)間是上午7點(diǎn)50分。鐘苗身著西服套裝走進(jìn)辦公室,拉開窗簾,推開玻璃窗,擦試辦公桌,然后打開電腦。電腦旁的拐角低柜上放著打印機(jī),背向窗戶。鐘苗:“系統(tǒng)界面怎么換了?今天的工作日志在哪兒呢?”鐘苗正查找著,電話鈴響了。鐘苗:“你好,宏遠(yuǎn)公司?！睂?duì)方:“鐘秘書,我是王總。MI新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)的策劃方案準(zhǔn)備得怎樣了?”鐘苗:“差不多了?！睂?duì)方:“一會(huì)兒拿來(lái)我看看?！辩娒?“好的,王總?！狈畔码娫?“這下可麻煩了。先這樣吧,讓王總看完我再改?！辩娒绱蜷_抽屜拿出化妝品補(bǔ)妝。再匆匆

19、忙忙把打印好的策劃方案用釘書機(jī)訂上,一遍不行,又訂一遍。宏遠(yuǎn)公司王總辦公室。鐘苗敲門。王總:“請(qǐng)進(jìn)?！辩娒缱哌M(jìn)辦公室:“王總,這是您要我做的策劃方案。請(qǐng)您過(guò)目?！薄拔铱匆幌隆！蓖蹩偲鹕斫舆^(guò)方案,“怎么這么亂呀,頁(yè)碼也沒排。新產(chǎn)品發(fā)布會(huì),新產(chǎn)品技術(shù)說(shuō)明,發(fā)布會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、邀請(qǐng)對(duì)象。哎,上次我專門提到的李總和趙總工程師怎么沒有列入邀請(qǐng)對(duì)象?”鐘苗:“噢,您瞧我這記性,回去我馬上補(bǔ)上。您放心,肯定不會(huì)影響下午發(fā)出請(qǐng)柬?！蓖蹩?“你這個(gè)策劃方案得拿回去重做?！辩娒?“好的?！蓖蹩?“鐘苗呀,做事不能總是馬馬虎虎的?！辩娒?“好的,我下回一定注意?！蓖蹩?“策劃書上提到的發(fā)言稿、回答提綱,還有報(bào)道提綱等

20、都要準(zhǔn)備好,你責(zé)成各個(gè)部門負(fù)責(zé)人去完成。另外,咱們要開個(gè)預(yù)備會(huì),會(huì)議主要部署新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備工作。會(huì)議時(shí)間安排在后天下午兩點(diǎn),你要盡快把通知發(fā)下去。另外,會(huì)議室要安排一下。”鐘苗拿出隨身攜帶的小本子,邊記錄邊說(shuō):“好的。還有,新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)是否要派車去接嘉賓?”王總:“當(dāng)然要派車。你負(fù)責(zé)安排好這件事?！辩娒?“好的,我一定辦好。”王總:“方案你拿回去改一下?！辩娒?“好,回去我先改方案,再安排預(yù)備會(huì)和車輛。王總,沒事我先走了?！蓖蹩?“好?！辩娒珉x開。鐘苗辦公室。時(shí)鐘顯示上午十點(diǎn)整。鐘苗在電腦上修改新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)策劃方案。鐘苗:“光線怎么這么強(qiáng)呀?！彼龥]去拉上窗簾而是拿起桌上的一張紙?jiān)陔娔X上擋了

21、擋光,電腦上顯示的是補(bǔ)充的邀請(qǐng)對(duì)象名單。鐘苗接著打字,電腦上顯示的是:宏遠(yuǎn)公司新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)預(yù)備會(huì)通知一、會(huì)議日期:2005年10月20日二、會(huì)議地址:宏遠(yuǎn)公司第二會(huì)議室三、參加人員:各部門經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)四、會(huì)議時(shí)間:上午鐘苗:“總算打完了,可以發(fā)了?！辩娒缒闷痣娫?撥號(hào):“喂,車隊(duì)小王嗎?我是鐘苗?！睂?duì)方:“鐘秘書啊,您好,有什么事嗎?”鐘苗:“周三我們要開新產(chǎn)品發(fā)布會(huì),除了上次我要的兩部車外,還需要增加兩部轎車去接一下宏大公司的李總和世紀(jì)集團(tuán)的趙總工程師,有沒有問(wèn)題?”對(duì)方:“那比較困難,只剩下一輛車了。王總說(shuō)不能隨便派出,要留著備用。你上次的用車計(jì)劃里,可沒說(shuō)要那么多車啊!”鐘苗:“

22、是我沒考慮好。是哪些部門還預(yù)約了車子?”對(duì)方:“周三財(cái)務(wù)部要車去銀行,行政部要車去買辦公用品,生產(chǎn)部經(jīng)理要車去飛機(jī)場(chǎng)?！辩娒?“怎么全趕一塊了。哦,我知道了。要不這樣吧,我去和行政部協(xié)商一下,讓他們打車去,騰出一輛車來(lái),加上剩下的這輛就夠了。我協(xié)商好了再和你聯(lián)系吧。”對(duì)方:“那,能行嗎?”鐘苗:“這你就不用管了,你只管準(zhǔn)備好車子接人就是了。”對(duì)方:“那好?！?三)請(qǐng)指出以下案例情境中秘書施林職業(yè)行為存在的若干正確或錯(cuò)誤的地方（不少于10處），并做出簡(jiǎn)要說(shuō)明。王總:“咱們開個(gè)會(huì)。今天是我們公司采購(gòu)辦公設(shè)備,還有家具采購(gòu)方案的協(xié)調(diào)會(huì),下面請(qǐng)施助理把采購(gòu)方案給大家說(shuō)一下。施助理,請(qǐng)。”會(huì)議室中布置了

23、一個(gè)“U”字形的會(huì)議桌，桌上有各種資料、茶水?？偨?jīng)理位置居中,環(huán)境幽雅、安靜。施林:“今天,我們來(lái)開個(gè)協(xié)調(diào)會(huì)。前兩天王總下達(dá)了一個(gè)任務(wù)單,公司接待區(qū)要重新裝飾一下,接待區(qū)所需的物品,我們需要看一下,然后寫出個(gè)采購(gòu)方案,做出個(gè)采購(gòu)預(yù)算。事先,我已請(qǐng)行政部和總經(jīng)理辦公室向各個(gè)部門征求意見。現(xiàn)在我把情況匯總一下,有幾點(diǎn)請(qǐng)大家注意:第一,我們采購(gòu)的物品,它的實(shí)際需要一定要與原來(lái)的設(shè)備相匹配。第二,要考慮公司財(cái)務(wù)承受能力。第三,還要考慮售后服務(wù)是不是到位。下面,誰(shuí)先談?wù)?”成員A:“我先說(shuō)一下吧。這次我們重新布置接待區(qū),希望盡可能讓它的功能完善。我認(rèn)為需要增設(shè)一些歡迎來(lái)訪者的信息板或布告板,如果可能的話

24、,還應(yīng)建立來(lái)訪者卡、證的登記系統(tǒng),并應(yīng)在合適的位置上安裝錄像探頭等監(jiān)控系統(tǒng),還有各種展示架和資料報(bào)刊等?！笔┝?“非常好,那么你們把該采購(gòu)的物品寫成書面報(bào)告提交上來(lái),為我們寫采購(gòu)計(jì)劃提供詳細(xì)資料?！背蓡TB:“我們?cè)谥贫ú少?gòu)預(yù)算之前,要對(duì)多家供貨商進(jìn)行比較,要充分比較設(shè)備的性能、價(jià)格與付費(fèi)方式?！笔┝?“還要考慮交貨時(shí)間和售后服務(wù)問(wèn)題。公司考慮把這次采購(gòu)項(xiàng)目參與到市政府采購(gòu)中心主持的公開采購(gòu)活動(dòng)中去?！背蓡TA:“噢,昨天我已經(jīng)把提交采購(gòu)中心的方案上報(bào)了總經(jīng)理辦公室?！笔┝?“嗯,我看到了。但是中間還有一些問(wèn)題。比如說(shuō),你沒有寫清招標(biāo)的具體時(shí)間和地點(diǎn),還有,詢標(biāo)的具體時(shí)間和地點(diǎn)也要具體清楚。”成員

25、A:“是嗎?那可能是鐘秘書她們忽視了,我回頭讓她們重做一份,盡快送到總經(jīng)理辦公室?！笔┝?“那你同時(shí)把政府采購(gòu)報(bào)告、招投標(biāo)書復(fù)印一份給我。財(cái)務(wù)陳總監(jiān),你看看,你還有什么財(cái)務(wù)方面的問(wèn)題?！标惪偙O(jiān):“關(guān)于辦公設(shè)備和用品的采購(gòu)經(jīng)費(fèi),事先一定要做出一個(gè)詳細(xì)的部門預(yù)算。公司最近流動(dòng)資金比較緊張,因此.接待區(qū)的重新裝飾和布局應(yīng)該力求節(jié)儉、實(shí)用,有些一時(shí)用不到的功能就不必強(qiáng)求?！背蓡TA:“我們今天重新裝飾一次,就應(yīng)該力求功能齊全,跟上潮流,要不還有什么意思呀?”陳總監(jiān):“我的意思是說(shuō),要節(jié)儉務(wù)實(shí),像你們說(shuō)的什么展示架、錄像探頭,有必要嗎?”成員A:“怎么沒必要?你到別家公司看看?！笔┝?“唉,大家都是為了把

26、公司的事情做得更好。簡(jiǎn)樸務(wù)實(shí)和與時(shí)俱進(jìn)都是很有必要的。什么東西該買,什么東西過(guò)一段時(shí)間再買,咱們等預(yù)算出來(lái)了再討論一下。那咱們先議議財(cái)務(wù)方面的具體細(xì)節(jié)吧?！笔┝衷诓少?gòu)部檢查進(jìn)貨。施林:“小孫,你這邊檢查進(jìn)貨的型號(hào)、數(shù)量、規(guī)格都沒什么問(wèn)題吧?”小孫:“沒問(wèn)題,我逐一清點(diǎn)了,而且開包抽查了幾個(gè)箱子,質(zhì)量還不錯(cuò)。”施林:(遞發(fā)票給小孫)“那好,你把這些發(fā)票、單據(jù)送到財(cái)務(wù),再把后續(xù)貨款支票開出來(lái)送給廠家?！毙O:“好?！笔┝洲k公室,電話鈴響一聲,接起。施林:“喂,你好,我是施林。陳總監(jiān)嗎?前兩天采購(gòu)的辦公設(shè)備用品的發(fā)票出現(xiàn)問(wèn)題?是哪兒出問(wèn)題呀?啊,是貨物的單價(jià)和原來(lái)的不一樣?哦,那可能是我審的時(shí)候沒太

27、注意。那怎么辦呀?好吧,我讓采購(gòu)部盡快與供應(yīng)商聯(lián)系一下。好,再見?！笔┝帜闷痣娫挀芴?hào)。施林:“鐘秘書,你幫我找一下前幾天采購(gòu)部門的相關(guān)資料,特別是其中的交貨單、訂貨單和發(fā)票的復(fù)印件,盡快給我送過(guò)來(lái)。什么?你沒復(fù)印?我沒告訴你?你不知道這些東西必須復(fù)印存檔嗎?你連這最基本的常識(shí)都沒有還怎么當(dāng)秘書呀?”秘書學(xué)課程復(fù)習(xí)資料答案判斷題：1-10： 11-20： 21-30： 31-41： 單項(xiàng)選擇題：1.C 2.A 3.D 4.B 5.C 6.C 7.D 8.D 9.D 10.CC 12.B 13.C 14.B 15.C 16.C 17.C 18.D 19.A 20.BD 22.D 23.D 24.A

28、 25.A 26.C 27.D 28.A 29.C 30.B31.D 32.A 33.B 34.A 35.D 36.C 37.B 38.C 39.D 40.C三、名詞解釋：1.定勢(shì)效應(yīng)：指在秘書頭腦中形成對(duì)某類知覺對(duì)象的固定形象，并對(duì)以后該類對(duì)象的知覺產(chǎn)生強(qiáng)烈影響的認(rèn)知活動(dòng)（。又稱為刻板效應(yīng)。2.秘書參謀咨詢:“參謀”即“參與謀劃”，“咨詢”意為“征求意見”，秘書參謀咨詢就是秘書為主管領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)（含機(jī)關(guān)其他職能部門）出謀劃策以及提供咨詢服務(wù)的職業(yè)行為。3.秘書時(shí)間管理秘書時(shí)間管理是指秘書對(duì)自己和領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間進(jìn)行有效的計(jì)劃和控制，從而有效利用時(shí)間、合理安排工作節(jié)奏，在有限的時(shí)間內(nèi)提高工作效益。

29、4.秘書辦公機(jī)構(gòu)所謂秘書辦公機(jī)構(gòu)，是指組織系統(tǒng)中按一定的宗旨和方式結(jié)合形成的秘書辦公部門的結(jié)構(gòu)模式，也就是秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置形式。5.秘書溝通協(xié)調(diào)：所謂秘書溝通協(xié)調(diào)，秘書在職業(yè)活動(dòng)中與相關(guān)對(duì)象相互溝通信息與立場(chǎng)，增加共識(shí)，減少?zèng)_突、形成合力的職業(yè)行為。6.秘書信息工作：指秘書輔助管理過(guò)程中收集、加工、傳輸、貯藏、反饋、開發(fā)利用相關(guān)資訊的職能活動(dòng)。7.秘書社會(huì)知覺：是指秘書個(gè)體在社會(huì)環(huán)境中對(duì)人(某個(gè)個(gè)體或某個(gè)群體)的心理狀態(tài)、行為動(dòng)機(jī)和意向(社會(huì)特征和社會(huì)現(xiàn)象)做出推測(cè)與判斷的過(guò)程。8.秘書氣質(zhì)：氣質(zhì)指一個(gè)人的風(fēng)格或氣度，是人的脾氣、秉性或性情。秘書氣質(zhì)是秘書高級(jí)神經(jīng)活動(dòng)類型特點(diǎn)在行動(dòng)方式上的表現(xiàn)，是

30、一個(gè)秘書比較典型的、穩(wěn)定的心理活動(dòng)的動(dòng)力特征，也是秘書在心理活動(dòng)和外部動(dòng)作的進(jìn)程中表現(xiàn)出來(lái)的某些關(guān)于速度、強(qiáng)度、穩(wěn)定性、靈活性等方面心理特征的綜合。9.傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。10.簽到:指在規(guī)定的簿冊(cè)上簽名或?qū)懸坏阶?，表示本人已?jīng)到達(dá)或出席了會(huì)議或活動(dòng)。亦即用記錄的方式表明自己出席或者參加過(guò)某個(gè)活動(dòng)。四、簡(jiǎn)答題：秘書職業(yè)具有哪些基本屬性？答：（1）事務(wù)性。設(shè)置秘書職業(yè)崗位，目的在于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行事務(wù)管理。（2）智能性。秘書常被人稱為領(lǐng)導(dǎo)的“智囊”、“高參”，他們?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各方矛盾，為

31、上司決策把關(guān)。（3）中介性。秘書與秘書部門處于承上啟下的中樞位置，是溝通組織內(nèi)外、聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)與部門、領(lǐng)導(dǎo)與群眾的橋梁。（4）綜合性。與職能部門單一的管理職能比較，其工作內(nèi)容多種多樣。2.秘書應(yīng)該如何培養(yǎng)良好的職業(yè)道德品質(zhì)？（1）倡導(dǎo)自制、“慎獨(dú)”，完善自我操守。（2）學(xué)習(xí)先進(jìn)典型，提升職業(yè)精神（3）重視課堂教學(xué)，夯實(shí)職業(yè)道德思想基礎(chǔ)（4）積極組織、積極參與社會(huì)實(shí)踐，認(rèn)知職業(yè)道德內(nèi)容，養(yǎng)成良好職業(yè)道德風(fēng)尚（5）利用“三自”活動(dòng)平臺(tái)，培養(yǎng)其完善職業(yè)品格的自覺性3.職業(yè)秘書氣質(zhì)類型分為哪些？分別適合從事哪些類型的秘書工作？答：氣質(zhì)劃分為四種類型：膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)、抑郁質(zhì)。秘書的不同氣質(zhì)特點(diǎn)影響秘

32、書活動(dòng)的效率秘書工作形成了許多分工，不同氣質(zhì)的人適合從事不同的工作：膽汁質(zhì)類型：適合于從事鼓動(dòng)性與組織類型的工作，能夠制造比較熱烈的工作氣氛，造成一種情緒感染。這種類型的秘書辦事果斷，不拖泥帶水，適合于處理辦公室的日常事務(wù)，以及進(jìn)行具有開創(chuàng)性、挑戰(zhàn)性的組織工作。多血質(zhì)類型的秘書：靈活敏捷、活潑好動(dòng)的特點(diǎn)，決定了他們善于與各種熟悉的和不熟的人打交道，因此，他們適合于從事對(duì)外聯(lián)系、交際、公關(guān)方面的工作，還適合于處理各種包括人際關(guān)系在內(nèi)的協(xié)調(diào)工作。粘液質(zhì)類型的秘書：此類氣質(zhì)的職業(yè)秘書表現(xiàn)得比較沉著冷靜，注意力穩(wěn)定而且工作踏實(shí)，適合于從事材料綜合及文書處理方面較細(xì)心的工作，能夠做到工作有條理性。抑郁質(zhì)

33、類型的秘書：感受性比較強(qiáng)，思維周密深入，直覺性強(qiáng)，分析問(wèn)題較深刻，有一定的預(yù)見性，適合從事文件起草和提供咨詢工作。他們往往能夠深化領(lǐng)導(dǎo)思想，使工作經(jīng)驗(yàn)得以系統(tǒng)化。職業(yè)秘書應(yīng)該具有哪些專業(yè)能力？答：職業(yè)秘書的專業(yè)能力具體包括語(yǔ)言文字應(yīng)用能力、活動(dòng)組織策劃能力、辦文能力、檔案收管用能力、利用現(xiàn)代辦公手段能力、日常事務(wù)處理能力。同時(shí)，也包括決策能力、創(chuàng)造能力、社交能力、實(shí)際操作能力、組織管理能力和自我發(fā)展的終身學(xué)習(xí)能力、心理調(diào)適能力、隨機(jī)應(yīng)變能力等。試列表比較封閉式、開放式辦公室布局的優(yōu)缺點(diǎn)。答：布局模式優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)封閉式1、安全、保密2、工作不受干擾，適合專業(yè)性工作3、保證員工隱私1、空間利用成本高2

34、、工作流程不通暢，難于交流3、難于監(jiān)督員工的活動(dòng)開放式1、打破地位、級(jí)別障礙，增加平等感2、工作單元靈活機(jī)動(dòng)，隨需要而變3、既獨(dú)立又便于聯(lián)系，工作流程通暢4、易于監(jiān)督員工的工作活動(dòng)5、降低能源、設(shè)備、建筑成本，減少占地面積1、不適合機(jī)密性工作2、易受干擾，很難集中注意力3、工作中噪音太大易影響他人4、難于做到保障公共空間和私人空間的獨(dú)立6.秘書的感覺可以分成哪些類型？具體指什么？答:秘書的感覺可以分成兩大類，具體見下表：外部感覺視覺聽覺嗅覺味覺觸覺內(nèi)部感覺運(yùn)動(dòng)覺平衡覺機(jī)體覺試陳述秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的基本內(nèi)容。答：秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出兩橫兩縱的”型特點(diǎn)，見下圖：圖中，下方的橫線代表基礎(chǔ)知識(shí)，上方的橫線代

35、表相關(guān)知識(shí)，兩條縱線分別代表秘書專業(yè)知識(shí)和秘書所在行業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)。試陳述秘書情商結(jié)構(gòu)的基本組成部分。答：秘書情商結(jié)構(gòu)包括以下組成部分：一是認(rèn)識(shí)自身的情緒；二是能妥善管理自己的情緒；三是自我激勵(lì)；四是認(rèn)知他人的情緒；五是人際關(guān)系的管理，即領(lǐng)導(dǎo)和管理能力。按黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例規(guī)定，收文辦理的主要程序是怎樣的？答：黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例第24條規(guī)定了收文辦理的主要程序是：（一）簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。（二）登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。（三）初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式

36、是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。（六）催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情

37、況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。 （七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。10.領(lǐng)導(dǎo)要求你設(shè)計(jì)一份公司電話記錄表，請(qǐng)完成。答：會(huì)議記錄簿來(lái)電者來(lái)電號(hào)碼對(duì)方單位來(lái)電時(shí)間來(lái)電內(nèi)容緊急程度處理意見備注記錄人五、案例分析：（一）參考答案1.能利用簡(jiǎn)報(bào)的形式對(duì)信息進(jìn)行開發(fā)與利用,對(duì)。2.能用圖表法來(lái)增強(qiáng)信息傳播的直觀效果,對(duì)。3.簡(jiǎn)報(bào)的報(bào)頭部分沒有期號(hào)和編印單位,錯(cuò)。4.簡(jiǎn)報(bào)的報(bào)核部分沒有加“編者按”,錯(cuò)。5.報(bào)頭與報(bào)核之間沒用紅色反線隔開,錯(cuò)。6.把“董事會(huì)決議”作為重要文件放置于文件柜內(nèi),對(duì)。7.文件柜沒上鎖,錯(cuò)。8.能給文件分類并貼上標(biāo)簽,對(duì)。9.把“董事會(huì)決議”作為永久保存的檔案置于文件柜