行政辦公室事務(wù)管理課件

1、 辦公室事務(wù)管理第一單元 時(shí)間管理和做好領(lǐng)導(dǎo)工作日程安排第1頁(yè)，共52頁(yè)。 一、時(shí)間管理 1. 時(shí)間管理的基本準(zhǔn)則 明確目標(biāo) 有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 分清工作的輕重緩急 合理地分配時(shí)間 與別人的時(shí)間取得協(xié)作 制定規(guī)則，遵守規(guī)則 第2頁(yè)，共52頁(yè)。 2. 時(shí)間管理上存在的問(wèn)題 缺少工作計(jì)劃 組織工作不當(dāng) 時(shí)間控制不夠 整理整改不足 進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)等 第3頁(yè)，共52頁(yè)。 3. 時(shí)間管理的方法和技巧 必須有計(jì)劃地使用時(shí)間 合理使用零碎時(shí)間的方法 時(shí)間管理的其它方法與技巧 第4頁(yè)，共52頁(yè)。 二、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程安排（一）領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程安排的范圍和意義 1. 領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的范圍 2. 領(lǐng)導(dǎo)日程活動(dòng)安排的意義 第

2、5頁(yè)，共52頁(yè)。 （二）編制領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程表的原則和程序 1.編制領(lǐng)導(dǎo)日程表的原則： 注重實(shí)效，不搞形式主義； 注意張弛有度，勞逸結(jié)合； 要留有充分的機(jī)動(dòng)時(shí)間； 要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見； 要注意保守機(jī)密。第6頁(yè)，共52頁(yè)。 2. 編制領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程表的程序： 接受任務(wù)； 制訂方案； 方案審批； 實(shí)施準(zhǔn)備； 檢查落實(shí)； 組織實(shí)施； 后續(xù)工作。 第7頁(yè)，共52頁(yè)。（三）編制領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程表的方法 1. 領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程表的類型： 領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)安排按時(shí)間可分為長(zhǎng)期（一年或半年）、中期（季度或一月）、短期（一周或一天）。 2.領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程表的編制方法： 年度日程安排表； 月日程安排表； 周日程安排表； 每日日程

3、安排表。 第8頁(yè)，共52頁(yè)。第二單元 辦公室日常事務(wù)管理第9頁(yè)，共52頁(yè)。 一、值班事務(wù)管理 （一）值班工作的含義與任務(wù) 1. 值班工作的含義 2. 值班工作的任務(wù)： 及時(shí)傳遞信息； 做好接待工作； 承辦臨時(shí)事項(xiàng)； 掌握領(lǐng)導(dǎo)的外出活動(dòng)情況； 處理突發(fā)事件； 確保組織的安全； 編寫值班材料等。 第10頁(yè)，共52頁(yè)。（二） 值班工作的具體內(nèi)容與做法 1. 建立健全值班工作制度 2. 制作好值班安排表 3. 做好值班內(nèi)容的記錄 4. 突發(fā)事件處理 第11頁(yè)，共52頁(yè)。 二、辦公室成本管理與控制 （一）辦公設(shè)備的申購(gòu)、使用、管理 （二）利用網(wǎng)絡(luò)辦公第12頁(yè)，共52頁(yè)。 三、辦公室電話事務(wù) 電話是現(xiàn)代社

4、會(huì)中不可缺少的通訊工具。辦公室人員經(jīng)常需要與組織內(nèi)外的相關(guān)人員接洽應(yīng)對(duì)。如果電話處理不好，會(huì)給人留下不好的印象，從而影響組織的整體形象。 （一）電話與傳真： 1.電話接打原則：正確、有效、簡(jiǎn)潔、禮貌。 第13頁(yè)，共52頁(yè)。 2. 撥打電話的要點(diǎn) 3. 接聽電話的要點(diǎn) 4. 電話的后續(xù)處理： 第14頁(yè)，共52頁(yè)。 四、印信與保密工作 “印”即印章，“信”即介紹信（證明信）。 印信工作即是印章及介紹信（證明信）的制發(fā)、保管和使用工作。 印章和介紹信（證明信）是各級(jí)各類組織對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使用權(quán)職權(quán)的憑證。第15頁(yè)，共52頁(yè)。（一）印章的刻制與啟用管理： 1. 印章的刻制 2. 印章的啟用（二）印

5、章的管理與使用 1. 印章的保管 2. 印章的使用： 第16頁(yè)，共52頁(yè)。 （三）介紹信（或證明信）的管理和使用： 介紹信（或證明信）是組織因?qū)ν饴?lián)系工作、商洽事務(wù)而由派出人員所持有的憑證性信函。 出具介紹信，就意味著要對(duì)被介紹人的行為負(fù)責(zé)。 1. 介紹信的保管 2. 介紹信的使用第17頁(yè)，共52頁(yè)。第三單元 辦公室的接待工作第18頁(yè)，共52頁(yè)。 一、 接待工作概述 （一）接待工作的含義 （二）接待工作的原則 1. 熱情周到 2. 禮儀大方 3. 儉省節(jié)約 4. 安全保密 第19頁(yè)，共52頁(yè)。 二、接待的準(zhǔn)備工作 （一）做好接待工作的環(huán)境準(zhǔn)備 （二）做好接待工作的物質(zhì)準(zhǔn)備： （三）接待心理準(zhǔn)備

6、 第20頁(yè)，共52頁(yè)。 三、接待工作的基本程序（一）親切迎客（二）熱情待客 1. 引導(dǎo)；2. 引座； 3. 介紹； 4. 送茶。 （三）禮貌送客 第21頁(yè)，共52頁(yè)。 四、接待規(guī)格與接待計(jì)劃（一）接待規(guī)格的種類及確定 1. 接待規(guī)格的種類 2. 接待規(guī)格的確定（二）制定接待計(jì)劃 1. 接待方針 2. 接待規(guī)格 3. 接待日程安排 4. 接待形式 5. 接待經(jīng)費(fèi)開支 第22頁(yè)，共52頁(yè)。（三）具體準(zhǔn)備接待工作 1. 了解來(lái)賓基本情況 2. 擬訂接待初步意見 3. 確定陪同人員名單 4. 印發(fā)活動(dòng)日程表 5. 安排好接站及返程票的預(yù)訂、預(yù)購(gòu) 6. 安排好來(lái)賓住宿 7. 安排領(lǐng)導(dǎo)拜訪來(lái)賓 8. 安排

7、好餐飲及宴請(qǐng) 9. 安排好工作用車第23頁(yè)，共52頁(yè)。 10. 安排好會(huì)談、參觀等事宜 11. 安排觀光旅游及文化娛樂(lè)活動(dòng) 12. 安排新聞報(bào)道工作 13. 互贈(zèng)紀(jì)念品或合影留念 14. 及時(shí)做好接待經(jīng)費(fèi)結(jié)算 15. 安排好送行事宜 16. 做好總結(jié)工作第24頁(yè)，共52頁(yè)。 五、涉外接待基本規(guī)范（一）國(guó)際交往中主要的禮儀原則 1. 信守時(shí)間 2. 女士?jī)?yōu)先 3. 不得糾正 4. 維護(hù)個(gè)人隱私 5. 以右為尊（二）接待外賓的工作程序（三）接待外賓的禮節(jié) 第25頁(yè)，共52頁(yè)。 六、信訪接待工作 信訪工作是群眾以寫信、電子郵件、傳真、來(lái)電來(lái)訪等形式向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或社會(huì)組織反映情況、提出建議、意見或者投訴

8、請(qǐng)求的一種社會(huì)活動(dòng)。 信訪工作是指處理人民群眾來(lái)信來(lái)訪的工作，既是領(lǐng)導(dǎo)工作的一部分，也是辦公室的經(jīng)常性業(yè)務(wù)工作。 第26頁(yè)，共52頁(yè)。（一）做好信訪工作的意義（二）信訪工作的原則（三）信訪工作的特點(diǎn)（四）受理來(lái)信的程序與要求第27頁(yè)，共52頁(yè)。第四單元 商務(wù)活動(dòng)安排第28頁(yè)，共52頁(yè)。 一、 開放參觀與簽約儀式 （一）開放參觀活動(dòng)： 開放參觀活動(dòng)就是企業(yè)主動(dòng)地開放一些項(xiàng)目供外部人員參觀，從而達(dá)到宣傳、溝通等作用。 1. 開放參觀活動(dòng)的主要項(xiàng)目 2. 開放參觀活動(dòng)的群體 3. 開放參觀活動(dòng)的作用 4. 開放參觀活動(dòng)的操作流程 5. 辦公室接待人員在開放參觀活動(dòng)中的職責(zé)第29頁(yè)，共52頁(yè)。 （二）

9、簽約儀式： 在商務(wù)活動(dòng)中，通過(guò)洽談產(chǎn)生的正式文件一般都需要舉行簽字儀式，這些文件經(jīng)正式簽署后方能生效。 簽字儀式是表明會(huì)談各方對(duì)文件約束力的認(rèn)可； 體現(xiàn)各方對(duì)會(huì)談成果的重視； 簽字儀式還具有見證和宣傳的作用。第30頁(yè)，共52頁(yè)。 1. 簽字儀式的準(zhǔn)備工作 2. 簽字儀式的正式程序第31頁(yè)，共52頁(yè)。 二、慶典活動(dòng)與剪彩儀式（一）慶典活動(dòng) 1. 慶典活動(dòng)的類型 2. 慶典活動(dòng)的準(zhǔn)備工作 確定慶典出席人員的名單 安排來(lái)賓的接待工作 布置舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng) 節(jié)慶活動(dòng)的具體程序第32頁(yè)，共52頁(yè)。（二）剪彩儀式： 剪彩儀式是指有關(guān)單位為了配合組織的一些慶典活動(dòng)，邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和知名人士用剪刀剪斷紅色緞帶

10、的慶祝活動(dòng)。 剪彩儀式往往是慶典活動(dòng)的一個(gè)環(huán)節(jié)。第33頁(yè)，共52頁(yè)。 1. 剪彩儀式的準(zhǔn)備工作 剪彩儀式的用具準(zhǔn)備 剪彩人員的確定 2. 剪彩儀式的程序 第34頁(yè)，共52頁(yè)。 三、 宴請(qǐng)活動(dòng) （一）宴請(qǐng)的類型 （二）宴請(qǐng)的準(zhǔn)備工作 （三）宴請(qǐng)活動(dòng)的程序 第35頁(yè)，共52頁(yè)。 四、商務(wù)旅行 （一）商務(wù)旅行的基本常識(shí) 1. 交通方式 2. 賓館類型（二）商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作 1. 預(yù)訂機(jī)（車、船）票 2. 預(yù)訂房間 3. 準(zhǔn)備必備的文件資料及領(lǐng)導(dǎo)隨身攜帶的用品 4. 預(yù)支差旅費(fèi)等第36頁(yè)，共52頁(yè)。 （三）隨行事務(wù) 1. 隨行事務(wù)工作程序 準(zhǔn)備階段 旅行階段 結(jié)束階段 2. 隨行的安全防范 妥善保管

11、好貴重物品； 隨身攜帶有效證件； 要有安全意識(shí)。第37頁(yè)，共52頁(yè)。（四）制訂商務(wù)旅行計(jì)劃 1. 商務(wù)旅行計(jì)劃的內(nèi)容 2. 制訂旅行日程表 3. 制定旅行日程表的要求第38頁(yè)，共52頁(yè)。 （五）領(lǐng)導(dǎo)旅行期間及旅行結(jié)束后辦公室人員的工作 1. 領(lǐng)導(dǎo)旅行期間辦公室人員的工作 2. 領(lǐng)導(dǎo)旅行結(jié)束后辦公室人員的工作第39頁(yè)，共52頁(yè)。 第五單元 信息管理工作第40頁(yè)，共52頁(yè)。 一、信息的含義、特征與信息工作制度 （一）信息的含義 （二）信息的特征 （三）信息工作和信息工作制度 1. 信息工作 2. 辦公室人員從事信息工作的要求 3. 信息工作制度第41頁(yè)，共52頁(yè)。 二、信息的收集（一）信息收集的意

12、義和范圍 1. 信息收集的意義 2. 信息收集的范圍（二）信息收集的方法和渠道 1.信息收集的方法 2. 信息收集的渠道第42頁(yè)，共52頁(yè)。 三、信息的處理（一）信息處理的含義和原則 1. 信息處理的含義 2. 信息處理的原則 （二）信息處理的主要內(nèi)容 1. 信息篩選 2. 信息鑒別 3. 信息提煉 4. 信息編寫第43頁(yè)，共52頁(yè)。 四、信息的存儲(chǔ) （一）信息的存儲(chǔ)含義和程序 1. 信息的存儲(chǔ)含義 2. 信息存儲(chǔ)的程序 3. 信息存儲(chǔ)技術(shù) 第44頁(yè)，共52頁(yè)。第六單元 溝通與協(xié)調(diào)工作第45頁(yè)，共52頁(yè)。 一、 溝通工作（一）溝通的含義、意義及種類 1. 溝通的含義 2. 溝通的種類第46頁(yè)，共52頁(yè)。（二）有效溝通的條件 1. 信息源發(fā)出的信息應(yīng)完整而準(zhǔn)確 2. 信息在傳遞過(guò)程中沒有損失 3. 信息接受者必須真正理解接受到的信息第47頁(yè)，共52頁(yè)。（三）影響溝通的障礙因素 1. 信息發(fā)出者的障礙 2. 信息傳遞渠道的障礙 3. 信息接受者的障礙（四）溝通的基本方法與技巧第48頁(yè)，共52頁(yè)。 二、協(xié)調(diào)工作 （一）協(xié)調(diào)概述 （二）協(xié)調(diào)的種類 （三）辦公室做好協(xié)調(diào)的優(yōu)