高效時間和會議管理技巧課件

1、高效時間和會議管理技巧2022/7/25高效時間和會議管理技巧高效時間管理高效時間和會議管理技巧時間的概念 時間是一種延續(xù)，事件在其中由過去經(jīng)過現(xiàn)在流向?qū)怼?高效時間和會議管理技巧時間的特性 供給毫無彈性無法蓄積無法替代無法失而復(fù)得 高效時間和會議管理技巧時間的三大殺手 缺乏時間管理的意識缺乏溝通弄不清楚優(yōu)先順序 高效時間和會議管理技巧謀殺日常時間的兇手1沒有日程計(jì)劃2生活失去平衡3桌面雜亂（據(jù)調(diào)查每天有1.5個鐘花在找東西或走神)4睡眠不足5不吃午飯高效時間和會議管理技巧生活失去平衡我們的生活由七個不可或缺的部分構(gòu)成：健康、家庭、金錢、知識、社交、事業(yè)、精神我們不需要把每天的時間均分給它們

2、，但要保證每一項(xiàng)都得到充足的時間，維持生活的平衡如果長期忽視某個部分，不對它投入時間，生活就會失衡，其他的各項(xiàng)將受干擾，致使我們無法取得成功 高效時間和會議管理技巧四個主要的時間生產(chǎn)率障礙1人們并不尊重時間，他們不了解其重要性2人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律3人們不善于檢查自己提高時間管理辦法，不知道“重要”與“緊急”的區(qū)別4沒有時間觀念的人不知道怎樣控制時間，他們不知怎樣制定一個時間管理系統(tǒng)高效時間和會議管理技巧時間管理測試高效時間和會議管理技巧總結(jié)你的時間掌控-時間管理測試答案高效時間和會議管理技巧時間管理的陷阱 豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人“反正時間還早”

3、拖延不速之客會議病文件滿桌病事必躬親高效時間和會議管理技巧如何跨越時間陷阱 要事第一以最終的結(jié)果來開始行動學(xué)會說“NO！”今日事今日畢學(xué)會對付不速之客減少冗長的會議辦公桌上的“5S”運(yùn)動 高效時間和會議管理技巧時間管理的工具 月歷行事歷與甘特表效率手冊商務(wù)通與訂房卡鬧鐘其它工具 返 回高效時間和會議管理技巧時間管理4原則要事第一時間矩陣圖80/20原則有效計(jì)劃高效時間和會議管理技巧高效時間和會議管理技巧有效的時間管理高效時間和會議管理技巧因?yàn)槲覀儾恢谰烤故裁磳ξ覀冏钪匾?，所以每件事好像都很重要。?人 的 告 白因?yàn)槊考潞孟穸己苤匾晕覀儾坏貌幻考露甲?。有些人看到我們每件事都做，所以?/p>

4、他們期望我們什么都做。每件事都做讓我們非常忙碌，所以我們沒有時間去考慮，究竟什么對我們最重要。高效時間和會議管理技巧 我們真的花了時間去做這些對我們一生都很重要的事情了嗎?要事第一高效時間和會議管理技巧80/20原則80%最佳效果的工作20%較為次要的工作80%的時間20%的時間來自花去高效時間和會議管理技巧80/20原則去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域集中精力解決少數(shù)重要問題,而不是解決所有問題在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作高效時間和會議管理技巧如何進(jìn)行有效的時間管理危機(jī)緊急的問題有限期的任務(wù)、會議準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作價值觀的澄清計(jì)劃關(guān)系的建立真正的休

5、閑充電授能自主管理干擾，一些電話一些信件、報(bào)告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動受歡迎的活動不速之客細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費(fèi)時間的事“逃避性”活動無關(guān)緊要的信件看太多的電視緊急不緊急重要不重要ABCD1、時間管理矩陣圖高效時間和會議管理技巧時間矩陣圖虛假的必要的危機(jī)有限期的任務(wù)項(xiàng)目計(jì)劃準(zhǔn)備建立關(guān)系真正的創(chuàng)新領(lǐng)導(dǎo)的干擾一些會議一些報(bào)告浪費(fèi)的逃避的活動高效時間和會議管理技巧4 D 原 則DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做授權(quán)不做立即做高效時間和會議管理技巧普通人的時間安排25-30%15%50-60%2-3%20-25%65-80%15%1%成功人士的

6、時間安排高效時間和會議管理技巧如何進(jìn)行有效的時間管理2、時間價值分析法時間價值表：高效時間和會議管理技巧你的時間價值分析表簽名（ ），日期：（ ）高效時間和會議管理技巧如何進(jìn)行有效的時間管理3、成功=價值速度2（S=VC2）法E=MC2（能量=質(zhì)量速度2）；做最有價值的事（提升你做事的價值）；在單位時間內(nèi)做最多的事（提升做事的效率）。高效時間和會議管理技巧如何進(jìn)行有效的時間管理4、生理節(jié)奏法注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時段，在此時段做最有價值的事；注意研究你注意力集中的時間有多長，在此時間內(nèi)解決問題；該休息時一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的時間，就多增加了1小時。高效時間

7、和會議管理技巧如何進(jìn)行有效的時間管理5、杜拉克時間管理法現(xiàn)代管理之父杜拉克認(rèn)為，有效的管理者不是從他們的任務(wù)開始，而是從他們時間開始。記錄時間（分析時間浪費(fèi)在什么地方）管理時間（減少用于非生產(chǎn)性需求的時間）集中時間（在整段時間內(nèi)的工作效率大于在分散時段的工作效率之和高效時間和會議管理技巧如何進(jìn)行有效的時間管理6、艾維利時間管理法寫下你明天要做的6件最重要的事；用數(shù)字標(biāo)明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一項(xiàng)，直至完成或達(dá)到要求；然后再開始完成第二項(xiàng)、第三項(xiàng)；每天都要這樣做，養(yǎng)成習(xí)慣；案例：值2.5萬美元的時間管理秘訣。高效時間和會議管理技巧案例分析：銷售部王經(jīng)理下班后在做明天的工作計(jì)劃

8、：1、起草中實(shí)公司的合作意向書（2H）2、商討索賠案的處理意見（1H）3、與華金公司討論定價（3H）4、明天要向人事部上報(bào)新員工試用期表現(xiàn)結(jié)果報(bào)告5、天際公司貨未到的問題6、季度業(yè)績報(bào)表（2H）7、討論月底的促銷會策略（1H）8、閱讀內(nèi)容刊物（1H）9、打電話給10位客戶（0.5H）10、歸檔文件（0.5H）11、明天的周例會請用時間管理的原則幫王經(jīng)理安排一下時間高效時間和會議管理技巧更高效的時間安排高效時間和會議管理技巧進(jìn)行有效時間管理的5個步驟明確你的價值觀確定你的目標(biāo)對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序明確你的任務(wù)對任務(wù)按優(yōu)先級進(jìn)行排序高效時間和會議管理技巧不 (少）做計(jì)劃的原因1. 計(jì)劃限制了自由2

9、. 著急要緊的事情總是先到，要先解決3. 我沒有時間做計(jì)劃當(dāng)我們做重要的事情時，就不會被瑣碎的事情所牽制。高效時間和會議管理技巧怎樣對待尖鋒時間(1)忙碌的人的共同愿望:時間多一點(diǎn)事情少一點(diǎn)高效時間和會議管理技巧怎樣對待尖鋒時間(2)方法:1、想做和要做的事情無限，所以切記要優(yōu)先選擇最重要的事情2、不要在意幾點(diǎn)幾分，而是要“現(xiàn)在做”3、用“成就式語言”記錄該做的事情4、不做無收益的事情高效時間和會議管理技巧節(jié)省時間20法1. 對目標(biāo)、任務(wù)、會議等事件分別按優(yōu)先級進(jìn)行排序2. 從優(yōu)先級最高的事物著手3. 和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做4. 把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分5.

10、為自己創(chuàng)造一小時的寧靜，哪怕這需要很強(qiáng)的意志力，或者有時不起作用6. 找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室高效時間和會議管理技巧7. 當(dāng)你有重要的事情要處理時，學(xué)會對別人說不 8. 學(xué)會委派別人做事9. 歸納相似的事情，把它們放在一起處理減少例行事務(wù)：它們不值得花費(fèi)過多時間；縮短低價值的事件；拋開沒有價值的信件和文書工作；委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級很低的任務(wù) 11. 避免完美主義。記住80/20 定律節(jié)省時間20法高效時間和會議管理技巧12. 避免作出過多許諾。對你在有限時間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實(shí)態(tài)度13. 不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機(jī)動時間應(yīng)付突發(fā)事件14. 設(shè)置時間限制

11、。例如，做某些決定時，不應(yīng)超過3 分鐘15. 聚精會神地做手頭的事情16. 處理重要事情時，使用大塊的時間節(jié)省時間20法高效時間和會議管理技巧17. 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變?nèi)菀?8. 文書工作爭取只處理一次19. 在行動以前，徹底地思索整件工作20. 第一次就做好節(jié)省時間20法高效時間和會議管理技巧高效會議管理高效時間和會議管理技巧一、會議通則高效時間和會議管理技巧企業(yè)現(xiàn)狀 大多數(shù)的企業(yè)在會議里決定其基本走向企業(yè)花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高 高效時間和會議管理技巧定義會議 會議是指三個或三個以上的人(其中一個為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對面的多向溝

12、通商業(yè)會議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或作出決定 高效時間和會議管理技巧會議的常見作用提價信息匯集信息解決問題宣傳政策培育訓(xùn)練高效時間和會議管理技巧開會的常見原因 資訊傳達(dá)與監(jiān)督員工達(dá)成決議與解決問題開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣鞏固主管地位 高效時間和會議管理技巧不正當(dāng)會議理由種種為滿足無聊的愿望而開會有些會議是因“不妨找個時間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關(guān)的問題”而召開 為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會有些會議是因“歷來都利用星期三下午那段時間開會”而召開。這就是一般所謂的“例會” 高效時間和會議管理技巧不正當(dāng)會議理由種種為攀比而開會有些會議是因“人家財(cái)務(wù)部每星期都舉行一次會議，咱們?nèi)肆Y

13、源又豈能落后”而召開 為表功而開會有些會議是因“若不多開會，則上級領(lǐng)導(dǎo)會以為咱們偷懶”而召開 高效時間和會議管理技巧不正當(dāng)會議理由種種為推卻責(zé)任而開會有些會議是因“沒有理由讓我單獨(dú)承擔(dān)全部的責(zé)任”而召開 為逃避個別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會有些會議是因“我不想讓少數(shù)人太難堪”而召開 高效時間和會議管理技巧消除不正當(dāng)會議的措施為偶而取消一兩次會議，以檢驗(yàn)這類會議需要程度 將預(yù)定會議延期舉行，或并入下次會議局部或全部取消例會 獲得上級的批準(zhǔn)才能召開考慮或積極采用其他交流方式高效時間和會議管理技巧考慮其他交流方式 視頻會議：視頻會議的優(yōu)點(diǎn)是能顯示身體語言和面部表情，這常常是有效溝通的關(guān)鍵因素。電

14、子郵件：電子郵件可使你以很快的速度與頻率通過因特網(wǎng)發(fā)送和接收書面信息而不會遇到真實(shí)會議中的麻煩和花費(fèi) 其他 高效時間和會議管理技巧會議的價值 從量上來看，會議的支出會增加企業(yè)的營運(yùn)成本從質(zhì)上來看，有效率的會議可以為企業(yè)節(jié)省更多的時間、金錢，以及增加效率評估會議的價值，要同時兼顧“會議是否有效”及“會議開支是否控制在最低程度” 高效時間和會議管理技巧例：某高科技公司之會議開銷 各階層的職員人數(shù)每周時數(shù)每小時的負(fù)擔(dān)比率估計(jì)會議時間所耗的成本高層主管（500）中層主管（200）低層主管（7000）每周會議開銷每年會議開銷（￥532500048周）有效會議開銷之估計(jì)（占每年的50%）無效率會議的成本損

15、失1210.58.4￥100￥85￥50￥600,000￥1785,000￥2,940,000￥5,325,000￥255,600,000￥127,800,000￥127,800,000會議時數(shù)與負(fù)擔(dān)比率資料，是根據(jù)摩司魏克1995年針對500家高科技公司的研究報(bào)告。高效時間和會議管理技巧如何確定會議是否有效為會議所設(shè)定的目標(biāo)是否有實(shí)現(xiàn)的價值目標(biāo)能否在最短時間內(nèi)是否被實(shí)現(xiàn)與會者對會議結(jié)果是否滿意高效時間和會議管理技巧不切實(shí)效的會議有何危害會議目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)會議所承擔(dān)的機(jī)會成本大大增長,相當(dāng)可觀與會者對會議感到不滿高效時間和會議管理技巧導(dǎo)致會議沒有實(shí)效的原因欠缺目標(biāo)或目標(biāo)不明確欠缺會議議程會議時間

16、不當(dāng)或通知的時間不當(dāng)通知的內(nèi)容欠周詳會議地點(diǎn)不當(dāng)或會議設(shè)備欠佳與會者無準(zhǔn)備而來會議不能準(zhǔn)時召開會議前：高效時間和會議管理技巧與會者從事交誼活動或有外界干擾與會者發(fā)言離題或者分心與會者交頭接耳或發(fā)生爭論少數(shù)人壟斷會議與會者拒絕參與主持人離題會議中：高效時間和會議管理技巧欠缺會議記錄未對決議事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)不能對會議成敗得失進(jìn)行檢討不能及時解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時委員會或工作小組與會者對會議感到不滿會議后：高效時間和會議管理技巧會議形式 咨商式會議 決議提報(bào)式會議 責(zé)任完全交付式會議 高效時間和會議管理技巧會議規(guī)模 通常的會議有5至9人參加，這樣的規(guī)模既不太大，比較容易控制；也不太小，可以激起討論。 高效

17、時間和會議管理技巧主持人角色 會議主題的組織者或倡導(dǎo)者信息的提供者政策的宣貫者和解說者培訓(xùn)會議中的傳道、授業(yè)、解惑者問題的陳述者和匯報(bào)者會議進(jìn)程的控制者現(xiàn)場氣氛的營造者高效時間和會議管理技巧主持人素質(zhì) 思考清晰明銳善于言詞表達(dá)具有良好的分析能力能抱有對事不對人的態(tài)度公正和有耐性能靈活地應(yīng)付“挑剔”人物沉著并能自我約束具有幽默感高效時間和會議管理技巧主持人職責(zé) 營造和諧氣氛照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會者厘清不假思索的想法尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一面倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯與討論保持中立態(tài)度 高效時間和會議管理技巧與會者責(zé)任 發(fā)言內(nèi)容要有組織適時發(fā)言一次

18、只討論一個重點(diǎn)口齒清晰，陳述有力一針見血音量適當(dāng)解釋方式讓人易懂口吻要自信在要點(diǎn)處可稍加大音量 高效時間和會議管理技巧會議準(zhǔn)備 高效時間和會議管理技巧一般性會議的會議準(zhǔn)備內(nèi)容會議目標(biāo)的設(shè)定與會者的選擇議程的擬定會議時間、地點(diǎn)、場地的選擇會議所需儀器設(shè)備的準(zhǔn)備會議通知的派發(fā)開會前議題的最后審查高效時間和會議管理技巧編排會議議程的兩個原則按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是說越緊要的事項(xiàng)越應(yīng)排在議程的前端處理，越不緊要的事項(xiàng)則越應(yīng)排在議程的后端處理 每一個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并明白地標(biāo)示出來。假如能這樣做，則主持人可讓某些人只參與與他們有關(guān)的某些特定議案的討論 高效時間和會議管理技巧例：委員會會議議程 7月6日上午11點(diǎn) 格林德雷戈飯店1、（11：00）任命一個會議主席2、（11：10）為缺席致歉3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄4、（11：30）上次會議提出的事項(xiàng)5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜 （12：00）會間休息6、（12：15）其他事宜7、（12：45）下次會議細(xì)節(jié)高效時間和會議管理技巧場地布置的注意事項(xiàng) 應(yīng)先決定準(zhǔn)不準(zhǔn)在會場吸煙 是否需要提供茶點(diǎn)照明、通風(fēng)和空調(diào)等的檢查座位安排會議用品的準(zhǔn)備高效時間和會議管理技巧安排座位 高效時間和會議管理技巧一對一會議 （3）（1）