基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理篇-PPT課件

1、基 礎(chǔ) 建 設(shè) 檔案管理篇牡丹江市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局2012年10月關(guān)于基礎(chǔ)檔案建設(shè) 根據(jù)市局關(guān)于做好“基礎(chǔ)工作檔案建設(shè)”的具體要求，在計量科基礎(chǔ)檔案建設(shè)試點觀摩的基礎(chǔ)上，在大家的共同努力下，各科都能夠按照規(guī)定做好本科（室）的基礎(chǔ)檔案建設(shè)工作，全局基礎(chǔ)檔案建設(shè)已初見成效，基本達到了“標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴、效果好”的預(yù)期目標(biāo)。 一是重視程度高。各科科長都能夠指定專人負責(zé)檔案建設(shè)工作，查閱資料認真細致。如特種設(shè)備科主卷中的基礎(chǔ)部分內(nèi)容比較豐富、翔實； 二是動作較快。大家都能夠在較短時間內(nèi)收集、整理、裝訂資料，標(biāo)準(zhǔn)較高。 三是自主創(chuàng)新意識較強。根據(jù)工作實際情況，能夠采取不同的分類方式整理主卷與分卷之間的聯(lián)系。

2、如原科技認評科檔案整理比較完整，分類明了；稽查支隊還根據(jù)工作特點建立了稽查支隊管理制度。 檔案工作基礎(chǔ)知識 檔案：是記錄和反映國家機構(gòu)、社會組織或個人工作、生產(chǎn)、科研、學(xué)習(xí)等活動原貌的，按一定規(guī)則組合歸檔，以備查考利用的各種文獻。 是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲音以及其他各種形式的歷史記錄。從狹義講檔案工作的內(nèi)容，即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和利用等工作內(nèi)容。 歸檔材料整理：是將歸檔材料以件為單位進行有序化、系統(tǒng)化整理的過程。內(nèi)容包括對歸檔材料進行鑒定、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等。歸檔材料整理的意義：（1）方便查找和利用。

3、（2）有利于文件材料的安全保管。歸檔文件整理的基本原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 建立完善的基礎(chǔ)檔案在日常工作管理中有著十分重要的作用： （一）它是單位的“戶口簿”； （二）它是單位工作的歷史記錄； （三）它是追查原因，分清事故責(zé)任，處理責(zé)任者的重要依據(jù)和佐證材料； （四）它是熟悉單位情況，提高業(yè)務(wù)水平的教材資料； （五）它是考核工作人員工作情況、業(yè)務(wù)水平、工作能力的依據(jù)。 如何才能建立完善的基礎(chǔ)檔案？ 首先，必須統(tǒng)一思想，提高認識。要站在對歷史、對單位、集體負責(zé)的政治高度，認真學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和相關(guān)文件規(guī)定，切實增強對基礎(chǔ)檔案建設(shè)工作

4、重要性的認識。 其次，要清楚職責(zé)，準(zhǔn)確掌握本科室業(yè)務(wù)工作基本情況。歷史的沿革跨度較大，涉及面較寬泛，工作涉及面廣，工作量大。做好材料收集整理工作，關(guān)鍵是要有高度的責(zé)任心。 第三，整理歸檔，完善管理制度。將收集齊全的各種材料進行整理、歸檔，分別統(tǒng)一制作卷內(nèi)目錄和案卷目錄，堅持分類準(zhǔn)確、組卷科學(xué)、裝訂整齊、編號規(guī)范、排列有序、檢索方便，規(guī)范管理，專人保管。 要求統(tǒng)一制定規(guī)范的檔案盒，統(tǒng)一用紙規(guī)格，所使用的表格及文件格式做到統(tǒng)一、規(guī)范；文件材料的簽字、蓋章手續(xù)完備、準(zhǔn)確。 歸檔材料必須做到齊全、完整、準(zhǔn)確、真實，案卷整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，裝訂整齊美觀，書寫工整，字跡和載體材料質(zhì)量優(yōu)良，有利于長期、永久保存。

5、當(dāng)前檔案建設(shè)存在的幾個突出問題 問題一，用于檔案登記的各類表格的設(shè)計不盡合理。主卷內(nèi)分類不夠科學(xué)，資料的收集不夠全面，個別科室只注重了分卷的建立，僅把某項工作形成的資料進行了裝訂。 如：制度法規(guī)名錄，是否對應(yīng)成冊；主卷內(nèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計表，是否在分卷中有企業(yè)分類檔案名冊和與之相對應(yīng)檔案。年度工作要點；大事記（按照時間順序簡要記述一定范圍內(nèi)所發(fā)生的重大事件和重要活動的一種檔案參考資料）；組織沿革（系統(tǒng)記述一個機構(gòu)（地區(qū)、行業(yè)）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料）；音像檔案（記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等）； 問題二，日?；顒印⒐芾頉]有及時歸入檔案，形成檔案、管理兩

6、張皮。文件格式需要進一步規(guī)范。 當(dāng)前檔案建設(shè)存在的幾個突出問題 問題三，由于所保存的資料形成年代不同、建立資料人工作習(xí)慣不同、對辦公軟件使用不夠熟悉等原因，同一本卷冊中的資料內(nèi)容在形成時存在篇幅格式不統(tǒng)一，標(biāo)題及正文的字體、大小不夠規(guī)范，同一表格設(shè)計前后不一致，每一類別之間缺少隔頁等，還有的是以單面形成的資料。 問題四，分類不夠科學(xué)。建議對主卷中的目錄分類要明確、清晰，用主卷內(nèi)的分類項目去控制對分卷的建立，并適當(dāng)進行歸類合并。 （可先建后歸類或邊建邊歸類） 問題五，單一的文字記錄，使檔案內(nèi)容單調(diào)，形式呆板。（充分利用各種影像、聲像資料，運用微機管理，使檔案“活”起來。 ） 隨著時間的推移，檔案

7、中的材料會逐漸增多，有些材料也逐漸失去保存價值，因此，要對檔案定期進行清理、鑒定，去粗取精，去偽存真。對確實已經(jīng)失去保存價值的材料，根據(jù)國家檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)予以銷毀，以免過于龐雜，不便使用。 檔 案 的 整 理 及時收集是保證歸檔文件齊全完整的關(guān)鍵，對來往行文、機關(guān)內(nèi)部文件、會議文件等均應(yīng)逐件登記建賬。 帶有“秘級”的文件，不得隨意復(fù)印留存，統(tǒng)一由辦公室文書負責(zé)保管，各科（室）如需使用，可到辦公室按文件管理要求進行查閱。涉及企事業(yè)單位商業(yè)秘密的卷宗保管應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)保密要求。 單位和個人利用檔案，應(yīng)當(dāng)遵守借、查閱檔案的有關(guān)規(guī)定，不得涂改、損毀、丟失、偽造或者擅自抄錄和復(fù)制檔案。檔案

8、借、查閱應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的制度和記錄。 一、檔案分為主卷、分卷，每類卷冊可按實際發(fā)生數(shù)量各生成為主卷1、2、3分卷1、2、3 主卷主要以綜合為主，其中基本目錄分類項應(yīng)為統(tǒng)一格式。主要包括三大部分：基礎(chǔ)、工作、目錄；各科（室）具有代表性分類材料可納入“其他”項。綜合性或持續(xù)性工作只歸納最后的總結(jié)情況，詳細內(nèi)容及各階段的持續(xù)發(fā)展情況歸入分卷。 分卷主要以各科（室）實際工作（按業(yè)務(wù)工作和政務(wù)工作）為主，可根據(jù)實際情況的不同分別納入主卷相應(yīng)工作欄內(nèi)。檔案分卷通常以“年度分類法”進行裝訂整理。先將文件按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度規(guī)劃、計劃，歸入

9、開始年度；跨年度的總結(jié)、報告，歸入最后一個年度；跨年度的會議文件，歸入會議閉幕的年度。 二、件：每份文件為一件，正本與定稿為一件，正文與附件為一件，來文與復(fù)文為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等為一件；裝訂以“件”為單位進行，要符合檔案保護要求。 三、卷內(nèi)歸檔文件目錄，以“件”為單位進行排列；排列方法按事由、時間、重要程度等作為參考，根據(jù)實際情況選用；按反正面實際頁數(shù)填寫目錄中的頁數(shù)統(tǒng)計。 卷內(nèi)文件材料的排列 卷內(nèi)文件材料按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。 (1)密不可分的文件材料排列順序：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件處理

10、單）；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 (2)同一事由的歸檔文件，按文件形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。 (3)不同事由的歸檔文件，按不同事由形成時間先后順序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同屬性分別集中排列。 (4)會議文件、統(tǒng)計報表、簡報等成套性文件可集中排列。 (5)上級針對性來文集中排列在本級歸檔文件之前，本級集中排在其后。 四、檔案的填寫使用鋼筆（藍黑或碳素）或黑色中性筆，楷書。歸檔文件時間填寫以阿拉伯?dāng)?shù)字表示，年度格式為公元紀(jì)年，以4位填寫。 五、文字材料應(yīng)當(dāng)使用A4型紙反正面打印；除特殊要求外，正文格式及字體應(yīng)符合公文寫

11、作的具體要求；實際工作中某些特殊形式的文件，紙張幅面大于A4型的，必須按照A4型紙張折疊。 六、辦理完畢的歸檔文件直接進入檔案整理環(huán)節(jié)，做到“隨辦隨歸”，防止文件散失；歸檔文件直接裝盒保管；卷盒封面及盒脊統(tǒng)一樣式打印或以圖章印制（有條件的應(yīng)當(dāng)進行統(tǒng)一）。 七、對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，應(yīng)做到辦完一件收集一件，并檢查文件材料及附件是否齊全完整，文件材料的字跡材料用紙是否符合歸檔要求。對于歸檔文件材料有破損、局部殘缺等現(xiàn)象，要在文件裝訂前進行修裱。 八、裝訂：主卷以打孔形式裝訂。 1、裝訂順序：（詳見卷內(nèi)文件材料的排列）正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件

12、在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；復(fù)文在前，來文在后；中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，可放在最前面，正文在后； 2、裝訂方式：采用左側(cè)裝訂，即應(yīng)將左側(cè)和下側(cè)對齊，以不掉頁并利于存放為標(biāo)準(zhǔn)； 3、裝訂材料：裝入檔案的材料應(yīng)去掉曲別針、訂書釘、大頭針等鐵質(zhì)，材料裱糊使用漿糊或膠水，特別厚的應(yīng)使用“三孔一線”的裝訂方法。 九、影像資料選用具有代表性圖片（并配有簡要文字說明）存入檔案，其他內(nèi)容資料可以光盤刻錄形式留存于檔案分卷。 十、業(yè)務(wù)工作的匯總。以表格形式做好綜合統(tǒng)計，體現(xiàn)在主卷相應(yīng)工作分類欄內(nèi)。如：特種設(shè)備、食品、質(zhì)量、監(jiān)督、計量、標(biāo)準(zhǔn)等。（注意承前啟后） 十一、根據(jù)本部門歷年文件材料形成規(guī)律，預(yù)計新

13、的一年可能產(chǎn)生的新內(nèi)容，參照歸檔范圍，編制案卷類目。 其他說明情況： 1、稽查支隊的情況：稽查支隊立主卷、分卷，各科也應(yīng)當(dāng)設(shè)立主卷、分卷。 2、主卷基本內(nèi)容全局應(yīng)為統(tǒng)一格式和內(nèi)容，各科業(yè)務(wù)工作不同，可按各科工作特點進行分類，以方便檢索為原則。不歸檔的文件材料 1、上級機關(guān)普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；上級機關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件；上級機關(guān)征求意見未定稿的文件。 2、本機關(guān)文件材料中的重份文件，以及無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。 3、未經(jīng)會議討論，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、草稿，一般性文件的歷次修改稿，鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負責(zé)人簽字的最后定稿除外)。 4、從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。 5、無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)，詢問一般性問題，提出一般性建設(shè)性意見的人民來信。（有領(lǐng)導(dǎo)批示的信訪件應(yīng)保留） 6、以參考目的為從各方面收集的文件材料。 7、非隸屬機關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。 以上不歸檔材料如各單位認為必要，可自行作資料保存。主卷封面 分卷內(nèi)容以各科室當(dāng)前形成的原有樣式保留，封面可單獨編輯分類。如圖所示。檔 案 目 錄檔 案 目 錄 示 例注： 1、與以上各項內(nèi)容對應(yīng)的電子檔案材料一并同步歸檔。 2、涉及密級的檔案請作注明，絕密檔案須密封蓋騎縫章并按相關(guān)保管權(quán)限移交。 3、錄音、錄像須錄制成光盤。 4、照片須附有時間