第12章項目溝通及文件記錄ppt課件

1、人員溝通一、人員溝通二、有效傾聽三、會議四、講演五、報告六、工程文件及變卦控制人員溝通有效和經(jīng)常的人員溝通對于推開工程進展、識別潛在問題、征求改良工程極小的建議、滿足客戶需求和防止發(fā)生不測都是非常重要的。人員溝通可經(jīng)過言語或非言語的行為來進展?？梢允敲鎸γ娴囊部梢越?jīng)過一些媒介?？梢允强陬^的也可以是書面的。一口頭溝通人員的口頭溝通可以是面對面的，也可以經(jīng)過進展，還可以經(jīng)過有聲郵件或電視會議等方式實現(xiàn)。經(jīng)過口頭溝通可以更準確、更便利的獲得信息?？陬^溝通為討論、廓清問題、了解和即可反響信息提供了俄場所。身體言語既能為講話人運用，也能被聽者作為向講話人提供反響的一種方式而運用。一定的身體言語包括直接的

2、眼神接觸、淺笑、首飾、前傾和表示一定或贊同的點頭。否認的身體言語能夠是皺眉、兩臂較差、沒精打彩、坐立不安、走神或東張西望、胡寫亂畫或打哈欠。在口頭溝通時，人們必需謹慎，不要運用能夠被了解成帶有性別歧視、種族歧視、偏見或攻擊性的評書、言辭或短語。在工程早期，高度的面對面溝通對于促進團隊建立、開展良好的任務(wù)關(guān)系和建立共同期望是特別重要的。工程團隊成員要自動與其他團隊成員和工程經(jīng)理進展及時的聯(lián)絡(luò)，以獲得和提供信息，而不是坐等幾周以后才召開工程團隊會議。口頭溝通應(yīng)該坦率、明確?？陬^溝通的時機是很重要的。二書面溝通人員的書面溝通在工程團隊中通常運用內(nèi)部備忘錄，對客戶和其他外部成員，那么運用外部信件進展溝

3、通。當無法召開會議或信息需求及時傳送時，備忘錄和信件是與彝族人員進展有效交流溝通的方式。在確認決策和行動時，以一份備忘錄或一封信件作為面對面談判或交流的后續(xù)行動。書面溝通大多用來進展同志、確認和要求等活動。備忘錄和信件必需清楚、簡約，不能包括長篇大論或冗長的、與主題無關(guān)的附帶內(nèi)容。有效傾聽交流溝通的中心不是言語，而是了解，不僅需求被了解，還需求了解。有效溝通的一半是傾聽，不會傾聽那么會使溝通失敗。有效傾聽常見的妨礙：偽裝傾聽留意力分散偏見和固執(zhí)不耐煩急于得出結(jié)論下面列出了一些提高傾聽技巧的建議：集中精神聽積極自動地傾聽，向講話人提供言語或非言語的反響信息。提問不要打斷案例： AM自上次會議以來

4、的成績硬件Steve軟件Alex文件Wendy8：30成本、進度計劃和工作范圍進展情況趨勢預(yù)測差異8：45必要的糾正措施相關(guān)人員9：15改進的機會所有人員9：30討論所有人員9：50行動細目分配所有人員10：00休會Jack2、問題處理睬議問題處理睬議應(yīng)采取一個好的處理問題的方法，如下所述：描畫問題找出問題的潛在緣由搜集數(shù)據(jù)并找出最能夠的緣由找出能夠的處理方案評價備選方案確定最正確處理方案修訂工程方案實施處理方案確定問題能否得到理處理3、技術(shù)設(shè)計評審會議包括設(shè)計階段的工程，需求數(shù)次技術(shù)設(shè)計評審會議，以確保客戶贊同或同意工程承約商提出的設(shè)計方案。大多數(shù)技術(shù)型工程一半采取兩種設(shè)計評審會議：當承約商

5、曾經(jīng)完成了最初的概念闡明、圖形或流程圖時進展的最初設(shè)計評審會議。該會議的目的是在承約商訂購交貨期較長的原資料之前，獲得客戶對設(shè)計方案符合技術(shù)要求的同意當成遇上曾經(jīng)完成詳細闡明、圖形、屏幕和報告格式等事項時進展的最終設(shè)計評審會議。該會議的目的是在承約商開場建立、裝配和消費工程交付物之前獲得客戶的同意。二有效地召開會議在會前、會中和會后，召集或主持會議的人可以采取多種措施以確保會議是有效的。1、會前確定會議能否真正必要，或者，另一種方式如會議能否更適宜一些。確定會議的目的。確定誰需求參與會議，闡明目的事先將會議議程表分發(fā)給與會者議程表應(yīng)包括：會議畝的；主體；每個主體的時間分配及誰將擔(dān)任該主題、發(fā)言

6、或主持討論。議程表應(yīng)附有與會者在會前需求評審的文件和資料。必需在通告分發(fā)和會議日期之間留出足夠的時間，以便讓與會者為會議做充分預(yù)備。一些與會者那么需求搜集和分析數(shù)據(jù)、預(yù)備講演或分發(fā)資料。預(yù)備直觀教具或要分發(fā)的資料安排會議室客戶工程評審會議日程表本錢進度Jeff工程進展情況10：15休憩10：00Jim安裝方案Cathy培訓(xùn)Joe系統(tǒng)設(shè)計技術(shù)評審8：15Jeff開會評論8：00 AM議程工程評審會議與客戶的休會1：00討論午餐盒飯12：00Jeff決策及行動細目11：45Joe變卦建議11：002、會議期間按時開會指定記錄員評審會議的目的和議程表主持而不支配會議一個好的主持應(yīng)該：確保會議順利進展

7、并在方案時間內(nèi)終了；鼓勵與會者，特別要鼓勵那些由于不決的人；限制那些想講太多、自我反復(fù)或偏離正在討論主題的與會者的議論；防止打斷和私下交談；明確構(gòu)成的要點；總結(jié)討論并進入議程表的下一個主題。團隊會議行為準那么團隊會議小組質(zhì)量管理行為準那么圍繞所討論的主題按時到會和休會每次只讓一個人講每個人都有義務(wù)參與做好預(yù)備坦率、老實、誠實限制運用挖苦和嘲諷的言辭。會議的總體氣氛是積極向上的。消除消極性提出建立性批判集中留意力。先了解，然后是被了解不要閑聊留意屬于大家，而不是個人做出決議后，團隊步伐要一致，要團結(jié)加強積極行為。堅持冷靜，假設(shè)失去冷靜，他就錯了其他人也一樣。會議效果檢查表會議效果如何？很差有一些

8、很好1.議程表是否發(fā)送及時以保證出席？123452.議程順序安排合理嗎？ 123453.給每一細目安排的時間充足嗎？123454.會議室布置合適嗎？123455.適當?shù)娜藛T參加會議嗎？123456.會議按時開始嗎？ 123457.與會者制定他們?yōu)槭裁幢谎垎幔?23458.理解會議目標嗎？123459.沒想議程細目的目標清楚嗎？ 1234510.會議按計劃進行且不允許離題嗎？ 1234511.所有與會者均得以參加嗎？1234512.與會者相互聆聽嗎？1234513.領(lǐng)導(dǎo)強調(diào)控制嗎？ 1234514.會議是一種積極向上的氣氛嗎？ 1234515.會議按時結(jié)束嗎？1234516.決議和行動細目形成

9、文件并分發(fā)了嗎？ 1234517.會議是對時間有價值的利用嗎？123453、會后在會后24小時之內(nèi)公布會議成果?？偨Y(jié)文件應(yīng)該簡約，假設(shè)能夠，盡量寫在一張紙上?？偨Y(jié)文件應(yīng)該明確所做的決議，并列出行動細目，包括誰擔(dān)任、估計完工日期和預(yù)期的交付物。同時，可以列出參與和缺席的人員。應(yīng)講會議成果分發(fā)給一切被約請參與會議的人，不論他們能否到會。會議記錄不包括對會議討論的詳細記載。行動細目表行動細目表（自3月2日下項目情況評審會議）行動負責(zé)人時間1.評審系統(tǒng)要求文件Tyler3月10日2.安排與客戶的評審會議Jim3月11日3.將對計算機的訂單從15改為20Maggie3月19日4.評價數(shù)據(jù)輸入的條形碼和光

10、學(xué)特征辨認系統(tǒng)Hannah3月19日講演1、為講演做預(yù)備確定講演目的了解聽眾預(yù)備一個講演提綱運用聽眾聽得懂的簡單言語預(yù)備一些在講演時備用的或要參考的便條或最終提綱練習(xí)，練習(xí)，再聯(lián)絡(luò)比較以為應(yīng)該做的還要多預(yù)備直觀教具并進展測試復(fù)印分發(fā)資料事先預(yù)備好視聽設(shè)備。當會議室空著或無人運用時，進去感受一下環(huán)境2、講演過程覺得有點緊張是預(yù)料之中的，一切的陳說者都有這種感受。要熟知他的開場白是什么當他講話時運用3-T方法：首先，通知亭子他要講些什么；其次，講給他們聽；最后，通知他們他講了些什么面對聽眾講，不要對這講演稿講話要清楚、自信適當?shù)剡\用氣勢有助于立論不要站在他的直觀教具面前按邏輯推理講述他的“故事，一

11、次建立起他人對他講演的興趣。講要點時，向聽眾解釋他們?yōu)槭裁粗匾谵D(zhuǎn)向提綱的下一個細目前，總結(jié)他對這項特別細目的觀念知道他的終了語在適當?shù)那闆r下，流出時間與聽眾交流回答以下問題時，要真誠、率直、有自信心。報告在需求傳送有關(guān)工程的信息時，樹木報告和口頭報告是一樣重要的。工程組織必需預(yù)備的報告類型、內(nèi)容、格式、報告期和分發(fā)，普通由客戶在合同中指明。有些報告能夠是為許多聽眾做的，因此了解誰將遭到報告副本是很重要的。寫報告要以讀者為出發(fā)點，而不是些報告的人。以下討論的是工程報告的兩種常見類型及有效書寫報告的建議。工程報告的類型兩種常見的類型是報告進展和最后報告1、進展報告進展報告通常針對一個特定的時段，

12、叫作報告期。這個時段可以是一周、一個月、一個季度或任何對工程來說適宜的時間段。大多數(shù)進展報告進包括在報告期發(fā)生的事情，而不是自工程開場以來的累積進展。工程進展報告綱要從7月1日到9月30日的工程進展報告內(nèi)容表1.自上一次報告以來的成果2.工程實施的當前情況 1本錢 2進度 3任務(wù)范圍3.對以前明確的問題處理的進展4.自上次以來的問題或潛在問題5.方案糾正措施6.下一報告期內(nèi)預(yù)期實現(xiàn)的里程碑2.最后報告工程的最后報告通常是工程總結(jié)。它包括以下幾個方面：客戶的最初需求最初的工程目的客戶的最初要求作為工程結(jié)果，客戶的實踐收益和預(yù)期收益的對比初始工程目的實現(xiàn)的程度工程的簡要描畫今后的思索一張載明提供應(yīng)

13、客戶的一切交付物的清單設(shè)備、原資料、軟件、圖樣和報告等文件一個系統(tǒng)或設(shè)備最后經(jīng)過測試的測試數(shù)據(jù)，在此根底上客戶接受該工程結(jié)果。二預(yù)備有用的報告當他預(yù)備工程報告時，思索以下準那么將有助于向報告接納者傳送有用和有價值的信息。報告要簡明所寫的和所講的要堅持一致在報告中和每一段中先寫出最重要的論點。假設(shè)能夠，就用圖，如圖形、圖解、表格或圖片像留意報告內(nèi)容一樣留意格式。工程文件及變卦控制工程文件的修正能夠是由于客戶或工程團隊進展了變卦。有些變卦很??；另有一些變卦那么較大，會影響工程的任務(wù)范圍、本錢和進度方案。在工程的整個過程中，各種工程文件應(yīng)針對變卦作出修正。對工程團隊來說，應(yīng)該了解哪一個工程文件是最新版本的。在每種文件的每頁上都記上以下三點是個好習(xí)慣：1最近修正的日期；2修正的順序號；3變卦人姓名的開頭字母與及時記錄文件修正版次和日期同樣重要