有效的工作方法

1、 有效的工作方法密級(jí)：限制分發(fā)提綱一、有效溝通二、寫作邏輯三、時(shí)間管理 Part I : 有效溝通1.1有效溝通的概述1.2有效溝通的方法1.3工作中溝通的方式小笑話一個(gè)蘇格蘭人去倫敦，想順便探望一位老朋友，但卻忘了他的住址，于是給家父發(fā)了一份電報(bào)：“您知道麥克的住址嗎？速告！”一男生暗戀一女生許久。一天自習(xí)課上，男生終于鼓足勇氣寫了張字條給那個(gè)女生，上面寫著：“其實(shí)我注意你很久了?！辈灰粫?huì)兒，字條又傳回來，上面寫著：“拜托你別告訴老師，我保證以后再也不上課嗑瓜子了！”當(dāng)天，他就收到一份加急回電：“知道！”有效溝通的概述有效溝通的概念有效溝通 為了設(shè)定的目標(biāo)，把信息，思想和情感在個(gè)人或群體間傳

2、遞，并達(dá)成共同協(xié)議的過程。 要有一個(gè)明確的目標(biāo)只有大家有了明確的目標(biāo)才叫溝通。如果大家來了但沒有目標(biāo)，那么不是溝通，是什么呢？是閑聊天。達(dá)成共同的協(xié)議在我們和別人溝通結(jié)束的時(shí)候，我們一定要用這樣的話來總結(jié)：“非常感謝你，通過剛才交流我們現(xiàn)在達(dá)成了這樣的協(xié)議，你看是這樣的一個(gè)協(xié)議嗎？”方式與方法：信息、思想和情感有效溝通的三大要素有效溝通的方法溝通是雙向的過程心意 編碼發(fā)訊反饋?zhàn)g碼接收傳遞者接收者溝通是雙向的過程發(fā)訊人受訊人以自我為中心思維是溝通的基礎(chǔ)，任何一個(gè)有目的的溝通皆始于自我。有效溝通是一種動(dòng)態(tài)的雙向行為，而雙向的溝通應(yīng)得到充分的反饋，只有從不同的角度看問題，消除一些不必要的誤解和偏見。

3、表達(dá)不清如果一個(gè)人連自己在想什么都不明白，又怎么能夠清楚地表達(dá)給別人聽？溝通缺乏真誠之心真誠是理解他人的感情橋梁。而缺乏誠意的交流難免帶有偏見和誤解，從而導(dǎo)致交流的信息被扭曲。很多耍賴的人是不是經(jīng)常顧左右而言其他？溝通的障礙傳遞方金字塔原理溝通的障礙傳遞管道經(jīng)過他人傳遞而誤會(huì)環(huán)境選擇不當(dāng)溝通時(shí)機(jī)不當(dāng)有人破壞、挑釁先入為主（第一印象）不認(rèn)真聽，沒聽清楚選擇性地傾聽偏見（刻板印象）光環(huán)效應(yīng)（暈輪效應(yīng)）情緒不佳沒有注意言外之意溝通的主要障礙（接收方）12四種基本形態(tài)溝通的四種基本型態(tài)傾聽聽閱讀讀說話說書寫寫傾聽聽閱讀讀說話說書寫寫聽聆聽不僅是耳朵聽到相應(yīng)的聲音的過程，而且是一種情感活動(dòng)，需要通過面部

4、表情、肢體語言和話語的回應(yīng)，向?qū)Ψ絺鬟f一種信息：我很想聽你說話，我尊重和關(guān)懷你。14給予對(duì)方高度的尊重獲得信息追求樂趣收集回饋意見增進(jìn)了解“聽”的目的傾聽用你的雙耳以說服他人。15找個(gè)時(shí)間，排除干擾靜下心，集中注意力找一個(gè)讓自己一定要注意聽的理由用同理心來傾聽保持目光接觸：眼睛所在，耳朵會(huì)相隨培養(yǎng)主動(dòng)聆聽的技巧16傾聽聽閱讀讀說話說書寫寫17引起對(duì)方的注意和興趣讓對(duì)方了解話中的意思使對(duì)方邊聽邊接受發(fā)訊人的主張，同時(shí)，產(chǎn)生行動(dòng)的意識(shí)。 除了三要素之外，還要根據(jù)當(dāng)時(shí)的氣氛環(huán)境，考慮說話的目的、內(nèi)容，以及話的長短。 “說”的三要素18聽得進(jìn)去聽得明白聽得合理知道說什么，要明確溝通的目的。（What）

5、知道對(duì)誰說，要明確溝通的對(duì)象。（Who）知道什么時(shí)候說，要掌握好溝通的時(shí)間。（When）知道什么環(huán)境下說，掌握好溝通的場合。（Where）知道怎么說，要掌握溝通的方法。（How）4W1H先過濾：把要表達(dá)的資料過濾，濃縮成幾個(gè)要點(diǎn)。一次一個(gè)：一次表達(dá)一個(gè)想法、訊息，講完一個(gè)才講第二個(gè)。觀念相同：使用雙方都能了解的特定字眼、用語。長話短說：要簡明、中庸、不多也不少。要確認(rèn)：要確定對(duì)方了解你真正的意思。 提升表達(dá)力的方法想要表達(dá)得好，最有效的方法，就是在開口前，先把話想好。20形體，也是一種語言表情、眼神交流手勢(shì)身體動(dòng)作形象形體語言空間距離7 %用字遣詞38 %聲音、語調(diào)55 %表情動(dòng)作三個(gè)因素影響

6、溝通的有效性23雙手抱在胸前目光游離玩弄東西身體后傾、翹腿抖動(dòng)雙腿抖動(dòng)扣鼻子、挖耳朵消極的身體語言24積極的身體語言目光注視微笑適當(dāng)?shù)皖^開放友好的動(dòng)作25工作中溝通的方式工作中常見的溝通方式溝通方式面談會(huì)議電話郵件優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)注意事項(xiàng)預(yù)約確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)提前做好各方面準(zhǔn)備時(shí)間上不方便需立即思考傳達(dá)范圍有限不易結(jié)束面子作用雙向溝通可看見對(duì)方身體語言可以用身體語言易于解釋可利用現(xiàn)場氣氛提前準(zhǔn)備合適的人參加視覺工作的使用有效的組織耗時(shí)時(shí)間上不方便雜亂容易極端化可用視覺工具傳達(dá)范圍廣集思廣議雙向溝通迅速、方便可立即質(zhì)問并回答沒有留下記錄可能誤解看不到非語言的反饋重要的第一聲端正的姿態(tài)、清晰的聲音接聽要迅速牢

7、記4W1H掛電話前的禮貌有據(jù)可查可事先準(zhǔn)備效率高容量大單向溝通無法了解對(duì)方傳播范圍無法控制難保密主題：簡潔、明了內(nèi)容：條理清楚、易讀布局：行距、寬度要適宜簽名檔：簡短、專業(yè) 慎重使用重要性高低標(biāo)識(shí)、回復(fù)確認(rèn) 27如何開會(huì)開會(huì)的通?。菏孪葲]設(shè)定清楚議題，事先會(huì)議參與人沒有準(zhǔn)備，會(huì)議中沒興趣表決，開完會(huì)也沒人去管。改善會(huì)議的幾點(diǎn)建議分清會(huì)議人員：主持人、控制人、記錄人、貢獻(xiàn)者、追蹤者會(huì)議組織者，事前給會(huì)議人員發(fā)材料，給予時(shí)間思考和消化會(huì)議中主持人或控制人，有效控制會(huì)議議題和節(jié)奏每個(gè)會(huì)議必須要有紀(jì)要和結(jié)論！會(huì)議后跟蹤和Review，決不允許不了了之郵件的目的提出問題陳述觀點(diǎn)爭論證據(jù)工作追溯郵件的要點(diǎn)

8、郵件溝通主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。一定不要空白標(biāo)題標(biāo)題要簡短，不宜冗長標(biāo)題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼?；貜?fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題郵件的注意事項(xiàng)主題to: 收件人受理并響應(yīng)郵件，你希望去做這件事情或?qū)で笾С值娜擞胸?zé)任閱讀并回復(fù)郵件，需要控制收件人數(shù)量部門內(nèi)同事、跨部門平級(jí)或高級(jí)管理人員cc: 相關(guān)人知會(huì)，需要了

9、解信息的人，通知他們事情的進(jìn)展和問題不一定讀或回郵件，別的收件人看到也是一樣的效果直接主管、相關(guān)部門人員、利益相關(guān)人、潛在參與者bcc:密送在To的人不知道的情況下而收到郵件，需要了解情況的參與者對(duì)方能了解情況，但不希望其他收件人知道部門內(nèi)同事，本部門或其它部門高級(jí)別主管郵件的注意事項(xiàng)關(guān)于to和cc以及bcc附件備注正文中標(biāo)注附件內(nèi)容，提示收件人查看附件名稱要直觀附件大小控制附件的大??！建議不超過3M控制附件數(shù)量！建議一封郵件數(shù)量不超過4個(gè)，較多附件請(qǐng)用壓縮包附件格式如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用郵件的注意事項(xiàng)附件本郵件及其附件含有綠盟科技公司的保密信息，僅限于發(fā)

10、送給上面地址中列出的個(gè)人或群組。禁止任何其他人以任何形式使用（包括但不限于全部或部分地泄露、復(fù)制、或散發(fā)）本郵件中的信息。ThisemailanditsattachmentscontainconfidentialinformationfromNsfocus,whichisintendedonlyforthepersonorentitywhoseaddressislistedabove.Anyuseoftheinformationcontainedhereininanyway(including,butnotlimitedto,totalorpartialdisclosure,reproduct

11、ion,ordissemination)bypersonsotherthantheintendedrecipient(s)isprohibited.嚴(yán)格遵守 綠盟科技秘密保護(hù)管理辦法保密聲明郵件末尾的保密要求涉及到公司機(jī)密信息發(fā)送給公司客戶或第三方合作伙伴提醒接收者注意數(shù)據(jù)私密性和法律風(fēng)險(xiǎn)考慮法律因素的免責(zé)聲明注意重名！確認(rèn)收件人！郵件的注意事項(xiàng)保密什么時(shí)候面談、會(huì)議？最有效的溝通方式：討論、碰撞較為正式，討論的交互較多什么時(shí)候打電話、IM？緊急，需要立刻有回復(fù)或交互討論范圍小，相關(guān)人一對(duì)一什么時(shí)候用郵件？不緊急，給對(duì)方留出時(shí)間記錄證據(jù)分享觀點(diǎn)溝通方式的選擇郵件、電話永遠(yuǎn)不能代替面對(duì)面的溝通！

12、溝通不是一種說服，而是一種感染、一種形像展示、一種言行一致的體現(xiàn)。傾聽聽閱讀讀說話說書寫寫36 Part II : 寫作的邏輯1.1聚焦客戶利益1.2分析受眾需求1.3以閱讀為中心的結(jié)構(gòu)1.4客戶化風(fēng)格下一代防火墻（NF）特點(diǎn)：專業(yè)多核處理架構(gòu)保障優(yōu)秀的設(shè)備性能全面的雙機(jī)熱備組網(wǎng)方案最大程度保護(hù)客戶組網(wǎng)可靠獨(dú)家安全操作系統(tǒng)保證轉(zhuǎn)發(fā)能力優(yōu)秀，運(yùn)行可靠一體化策略配置極大減輕運(yùn)維負(fù)擔(dān)內(nèi)置配置向?qū)?，減輕設(shè)備上線配置壓力一體化安全引擎并行處理多安全業(yè)務(wù)，提供優(yōu)秀性能表現(xiàn)可提供芯片級(jí)加解密能力，裸機(jī)VPN吞吐可達(dá)GE級(jí)別可提供云安全日志存儲(chǔ)，提高運(yùn)維效率通過云、管、端立體式防護(hù)，對(duì)安全問題全面防護(hù)不留死角

13、可識(shí)別內(nèi)網(wǎng)主機(jī)的操作系統(tǒng)、瀏覽器和殺毒軟件，變被動(dòng)防護(hù)為主動(dòng)預(yù)警可通過云日志管理，對(duì)安全問題進(jìn)行深入分析和跟蹤數(shù)通轉(zhuǎn)發(fā)與安全防護(hù)采用雙引擎設(shè)計(jì)，設(shè)備升級(jí)不斷網(wǎng)支持基于地理位置的識(shí)別，方便策略配置和查看簡單羅列的思想下一代防火墻（NF）特點(diǎn)：防護(hù)完善通過云、管、端立體式防護(hù)，對(duì)安全問題全面防護(hù)不留死角可識(shí)別內(nèi)網(wǎng)主機(jī)的操作系統(tǒng)、瀏覽器和殺毒軟件，變被動(dòng)防護(hù)為主動(dòng)預(yù)警可借助云平臺(tái)的強(qiáng)大日志分析能力，對(duì)安全問題進(jìn)行深入跟蹤高性能專業(yè)多核處理架構(gòu)保障優(yōu)秀的設(shè)備性能一體化安全引擎并行處理多安全業(yè)務(wù)，提供優(yōu)秀性能表現(xiàn)可提供芯片級(jí)加解密能力，裸機(jī)VPN吞吐可達(dá)GE級(jí)別可靠全面的雙機(jī)熱備組網(wǎng)方案最大程度保護(hù)客戶

14、組網(wǎng)可靠獨(dú)家安全操作系統(tǒng)保證轉(zhuǎn)發(fā)能力優(yōu)秀，運(yùn)行可靠數(shù)通轉(zhuǎn)發(fā)與安全防護(hù)采用雙引擎設(shè)計(jì)，設(shè)備升級(jí)不斷網(wǎng)方便運(yùn)維一體化策略配置極大減輕運(yùn)維負(fù)擔(dān)可提供云安全日志存儲(chǔ)，提高運(yùn)維效率支持基于地理位置的識(shí)別，方便策略配置和查看分組后的思想什么是一篇好的文章沒有最好，只有最合適PASS使用合適的語氣（Style）、向合適的人（Audience）、用合適的結(jié)構(gòu)（Structure），傳遞合適的信息，達(dá)到了溝通目的（Purpose），就是好文章PASS工具P: 聚焦客戶利益A: 分析受眾需求S：以閱讀為中心的結(jié)構(gòu)S：客戶化風(fēng)格P聚焦客戶利益聚焦客戶的利益讀者需要的不是10米長的電話線，而是能在能在房間的內(nèi)的任意地

15、方打電話。 關(guān)注讀者所關(guān)注的 把特點(diǎn)轉(zhuǎn)換為利益 把利益明確地說出來特點(diǎn)利益一個(gè)待租的房子，中介的說辭：1 租金便宜 ，物超所值2 交通方便，四通八達(dá)3 周圍設(shè)施豐富，便捷1 每天只需要30元，可季付2 步行至公司25分鐘，地鐵10分鐘3 小區(qū)菜場每天22：00才關(guān)門特點(diǎn)利益咱們公司的安全網(wǎng)關(guān)：1 獨(dú)有的智能協(xié)議識(shí)別技術(shù)2 NAT支持3 多臺(tái)設(shè)備可集中監(jiān)控1 有效阻斷Skype、迅雷等P2P協(xié)議2 支持多人共享單IP連接互聯(lián)網(wǎng)3 256臺(tái)設(shè)備只需1人管理A分析受眾需求 對(duì)不同的客戶說不同的話高層客戶中層客戶基層客戶戰(zhàn)略層面戰(zhàn)術(shù)層面執(zhí)行層面招商銀行笑了，銷售王冠也笑了（有圖有真相）S以閱讀為中心的

16、結(jié)構(gòu)倒金字塔結(jié)構(gòu)Meat first, potatoes later.只有理解了別人怎么讀文章，才能寫好文章解決問題 vs 溝通解決問題的辦法Facts事 實(shí) Analyses分 析 Conclusions結(jié) 論 Recommendations 建 議 方 案 建 議 方 案 行動(dòng)/步驟/理由 事 實(shí) / 分 析 該 做 什么？ 為什么 該 做 這 些 ？ 如 何 做 ？ 怎么 知 道 這 建 議 方 案 是 完 善 的 ？ 一段例子“產(chǎn)品經(jīng)理來電話說他3點(diǎn)鐘不能參加會(huì)議。研發(fā)負(fù)責(zé)人說他不介意晚一點(diǎn)開會(huì)，把會(huì)放在明天開也可以，但明天1030以前不行。廣州分公司該項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人說，他還在外地出差，

17、明天較晚時(shí)間才能從外地趕到分公司回來，那時(shí)候可以遠(yuǎn)程接入。會(huì)議室明天已經(jīng)有人預(yù)訂了，但星期四還沒有人預(yù)訂。會(huì)議時(shí)間定在星期四11點(diǎn)似乎比較合適。您看行嗎？”“我們可以將今天的會(huì)議改在星期四11點(diǎn)開嗎？因?yàn)檫@樣對(duì)產(chǎn)品經(jīng)理和研發(fā)負(fù)責(zé)人都會(huì)更方便，分支該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也可以參加，并且本周只有這一天會(huì)議室還沒有被預(yù)訂?！盨客戶化風(fēng)格 像說話一樣寫文章，客戶才會(huì)傾聽 2、營造交流情景 使用對(duì)話口氣 采用交流人稱對(duì)話的口氣：“當(dāng)別人撥打您的手機(jī)時(shí)，對(duì)方聽到的回鈴音不再是傳統(tǒng)的嘟嘟聲，而是由您定制的音樂、問候語或其它的特殊聲音?！?說明的口氣：“個(gè)性化回鈴音業(yè)務(wù)能夠用被叫定制的個(gè)性回鈴音樂代替普通的DUDU回鈴

18、音播放給主叫，從而能夠讓主叫在等待被叫接聽的過程中感受到與以往不同的體驗(yàn)?！辈殊徎叵胍幌隆巴豕谛α恕蹦莿t通報(bào)的正文寫好文章僅僅如此嗎？寫作的邏輯理解文章讀者擁有專業(yè)知識(shí) Part III : 時(shí)間管理如何進(jìn)行時(shí)間管理？大石頭小沙子水寶石“時(shí)間管理”的本質(zhì)就是“自我管理”。管理“自我對(duì)時(shí)間資源使用的方式、方法以及與時(shí)間對(duì)應(yīng)的事項(xiàng)安排”，以求獲得單位時(shí)間內(nèi)的最大產(chǎn)出。時(shí)間容器如何進(jìn)行時(shí)間管理？60時(shí)間管理目標(biāo)做正確的事正確地做事行動(dòng)&持續(xù)優(yōu)化自我約束：光說不練假把式提高效能時(shí)間管理三要素提高效率61做正確的事效能梳理工作內(nèi)容明晰核心職責(zé)明確工作目標(biāo)梳理工作內(nèi)容全面、詳細(xì)產(chǎn)品安裝故障處理設(shè)備巡檢客戶

19、交流項(xiàng)目管理內(nèi)部講師需求收集方案編寫個(gè)人成長、臨時(shí)工作、緊急工作做正確的事做正確的事明晰核心職責(zé)效能分析四象限緊急重要并不重要的電話或信件無謂的交際應(yīng)酬個(gè)人嗜好的沉迷點(diǎn)滴時(shí)間浪費(fèi)發(fā)呆、拖延幫前臺(tái)MM修電腦臨時(shí)會(huì)議、邀約某些電話、郵件不速之客到訪需求收集建立人際關(guān)系技能提升、創(chuàng)新防患未然（鍛煉、防火）設(shè)備出故障燃眉之急的問題季度末回款項(xiàng)目驗(yàn)收危機(jī)（看病、救火）不緊急不重要I重要&緊急II重要&不緊急III不重要&緊急IV不重要&不緊急64Specific 具體的、明確的Measurable 可衡量的Achievable 可實(shí)現(xiàn)的Relevant 與其他目標(biāo)相關(guān)Time-based 明確的截止期限

20、明確工作目標(biāo)SMART原則做正確的事65做正確的事正確地做事效率如何提高效率要事優(yōu)先統(tǒng)籌規(guī)劃拒絕拖延選擇利器過程把控正確地做事一、要事優(yōu)先4D原則Do it now立即去做Diarize定出做的時(shí)間Dont do it別去做了Delegate授權(quán)別人去做緊急重要并不重要的電話或信件無謂的交際應(yīng)酬個(gè)人嗜好的沉迷點(diǎn)滴時(shí)間浪費(fèi)發(fā)呆、拖延幫前臺(tái)MM修電腦臨時(shí)會(huì)議、邀約某些電話、郵件不速之客到訪需求收集建立人際關(guān)系技能提升、創(chuàng)新防患未然（鍛煉、防火）設(shè)備出故障燃眉之急的問題季度末回款項(xiàng)目驗(yàn)收危機(jī)（看病、救火）不緊急不重要68二、統(tǒng)籌規(guī)劃做好計(jì)劃計(jì)劃=目標(biāo)+行動(dòng)措施What做什么Who誰來做How怎么做Where在哪里做When什么時(shí)間做正確地做事年度季度月/周日程絕大多數(shù)難題