高效工作時間管理方法步驟

1、高效工作時間管理方法步驟兩個問題1、這一輩子你最想做成的事？2、在未來23月里你想做成的事？ 課程內(nèi)容建立時間管理意識 有效的運籌時間 以目標導向的工作時間管理系統(tǒng)改善時間管理不良習慣的策略 第一代：備忘錄第一代：備忘錄第二代：時間進程表第二代：時間進程表第三代：輕重緩急第三代：輕重緩急第四代：個人管理第四代：個人管理四代時間管理請列出你在時間管理上覺得受到打擾的因素請列出你在時間管理上覺得受到打擾的因素全球的調(diào)查：對成效的挑戰(zhàn) 做一個測試正常S 20 壓力緊迫癥20 S 40 癮性壓力緊迫癥 S 40Mission Statement:使命陳述使命陳述Roles & Goals:角色

2、與目標角色與目標Goal Planning目標計劃目標計劃每月月歷每月月歷30311234567891011121314151617181920212223242526272829 2000 年年12月月每日計劃每日計劃T P Task List7891011121314151617181920會見會見備注備注 13-11-2000 IIIIVIII緊緊 急急重重 要要不不 緊緊 急急不不 重重 要要優(yōu)先矩陣 III（欺騙象限）（欺騙象限）IV（浪費象限）（浪費象限）I（必要性象限）（必要性象限）II（領(lǐng)導力象限）（領(lǐng)導力象限）緊緊 急急重重 要要不不 緊緊 急急不不 重重 要要小組討論問題1

3、.有哪些第二象限的事情，如果堅持把它們做好，就能明顯改進你的個人生活？2.有哪些第二象限的事情，如果堅持把它們做好，就能明顯改進你的工作或?qū)I(yè)水平？3.為什么過去沒有做這些可以給你帶來積極效果的事情？4D原則 Do it Now 立刻做Delegate 授權(quán)別人做Do it Later 以后做Dont do it/Dump 不做 時間管理的核心1.把每天要做的事情列一份清單 Make a list of things to do today 2.確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做 Set Priority and work on the most important 3.每天這么做 Do it e

4、very day! Mission Statement:使命陳述使命陳述Roles & Goals:角色與目標角色與目標Goal Planning目標計劃目標計劃每月月歷每月月歷30311234567891011121314151617181920212223242526272829 2000 年年12月月每日計劃每日計劃T P Task List7891011121314151617181920會見會見備注備注 13-11-2000時間管理步驟1、寫下周一要處理的事情，不分輕重緩急；2、區(qū)分重要（A）和緊急（B）；3、在A和B中排序；4、列出時間長度，統(tǒng)計時間；5、授權(quán)或找同事幫忙；

5、6、授權(quán)跟進。確定工作的優(yōu)先級（待辦單）填寫方法：1、將月歷中的事項列入2、將昨天未完的工作列入3、確定工作優(yōu)先級，排定時間4、抓住正在做的一項工作5、完成后劃掉，盯住下一個目標6、臨時插入的工作先記錄、評估，再安排時間7、堅持使用，養(yǎng)成習慣確定工作的優(yōu)先級（待辦單）分析工作任務：把你目前、將來和日常的目標任務分為三種類型：A型：重要且緊急，必須在幾小時內(nèi)完成的B型：重要或緊急、但不是既重要又緊急的任務；在24小時之內(nèi)需完成的C型：既不重要也不緊急的日常任務，可以在幾天內(nèi)完成(如果你對某項任務的分類猶豫不決，就將它歸入C型，或取消）一個工作日一個工作日確定工作的優(yōu)先級（待辦單）A型任務型任務你

6、應該嘗試每天完成幾項緊急你應該嘗試每天完成幾項緊急和有難度的工作和有難度的工作B型任務型任務你的工作主要由這部分任務構(gòu)你的工作主要由這部分任務構(gòu)成，這些任務應占去你大部分成，這些任務應占去你大部分工作時間工作時間C型任務型任務這些不緊急的事情應在這些不緊急的事情應在有時間時再做有時間時再做如果你的待辦單內(nèi)充滿如果你的待辦單內(nèi)充滿A型任務，型任務，則就要進行委派或重新分類則就要進行委派或重新分類不應包括在待辦單之中的事項1、日?；顒樱ǔ撬鼈儠煌簦?、立即行動的事情1）馬上對環(huán)境有消極影響的情況2）必須“現(xiàn)在”解決的事情3）目標跟蹤活動可在待辦單之列確定工作的優(yōu)先級（待辦單）確定工作的優(yōu)先級

7、（待辦單）要點：1、每天的同一時間制定待辦單2、把要做的事按分鐘進行計算3、已完成的部分就劃掉4、要具有靈活性5、要留出被打擾時間6、上司和你在工作的優(yōu)先順序上可能會不同7、越接近自己的目標，集中、重點地處理手頭工作就越重要8、保證每天有靜處的時間評估你的工作效率日常性事務日常性事務15%15%持續(xù)性項目持續(xù)性項目25%25%規(guī)劃與發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展60%60%日常性事務日常性事務持續(xù)性項目持續(xù)性項目規(guī)劃與發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展理想的時間分配理想的時間分配日常性事務日常性事務60%60%持續(xù)性項目持續(xù)性項目25%25%規(guī)劃與發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展15%15%實際的時間分配實際的時間分配評估你的工作效率自我提問：自

8、我提問：我是否做了應該由別人來我是否做了應該由別人來 完成的完成的工作？工作？在我的時間日志里，是否存在在我的時間日志里，是否存在經(jīng)常重復的模式？經(jīng)常重復的模式？在早晨，我是否總被習慣地進入日在早晨，我是否總被習慣地進入日常事務？常事務？我是否對工作任務所完成的時我是否對工作任務所完成的時間估計不足？間估計不足？我是否有足夠的時間進行創(chuàng)造和我是否有足夠的時間進行創(chuàng)造和組織？組織？訓練題1、描述你本月依序處理的事項2、將你明日需處理的工作列出，并列出優(yōu)先級，同時按百分比進行分配3、與同組的成員討論使你浪費時間的事情，如何產(chǎn)生，應如何排除？將本組的共性問題列出。浪費時間的事項 可能的原因 解決之道

9、清理桌面1.建立三到五個檔案（根據(jù)你的情況） 2.根據(jù)4D原則整理所有文件3.把“立即做”的工作一件件處理完4.給待處理活動定下時間并相應存放文件5.使用活頁文件6.每日清理桌面每個人的精力狀況都有一定的節(jié)律性，它決定了人的體和腦力狀況有規(guī)律地出現(xiàn)高峰和低谷。每個人的精力狀況都有一定的節(jié)律性，它決定了人的體和腦力狀況有規(guī)律地出現(xiàn)高峰和低谷。知道了自己的節(jié)律，就可以根據(jù)它來安排工作。知道了自己的節(jié)律，就可以根據(jù)它來安排工作。-5-5-4-4-3-3-2-2-1-10 01 12 23 34 45 58:008:009:009:0011:0011:0013:0013:0015:0015:0017:

10、0017:0019:0019:008:008:009:009:0011:0011:0013:0013:0015:0015:0017:0017:0019:0019:00上午高峰期：上午高峰期：A型任型任務的最佳時間務的最佳時間低谷：處理低谷：處理C型任務型任務下午高峰期限：下午高峰期限：B型任務最佳時間型任務最佳時間每天安排一些放松時間是很必要的，普通人只能不間斷地高度集中注意力工作每天安排一些放松時間是很必要的，普通人只能不間斷地高度集中注意力工作1小時小時清理辦公桌你所需要的文件能在3分鐘內(nèi)保證準確找到超過一周的文件不在辦公桌上 能有效幫助歸整的文具 將桌面上的涉及他人的文件當時轉(zhuǎn)交出去 評

11、估效率評估效率整理文檔標簽明確 多長時間清理你的文檔 干擾請前臺幫助篩選 提前安排 的干擾 技巧 文件處置練習（如無法決定的請打？）以下的工作你如何確定優(yōu)先級，收到后你將放置何處？1、購買物料后所取得的帳單2、收到一本管理雜志，其中有值得閱讀的文章，但你目前無空閱讀3、來自上司的會議通知（下周一開會）4、某大學寄來的一份調(diào)查表5、一封需盡快回復的信，但你需要打若干個 方可回復6、一位你以后需經(jīng)常聯(lián)系人的 及地址7、下級交來的一份用于準備下一個月業(yè)務報告的有關(guān)資料8、其它部門的函，需要取得你部的一份調(diào)查報告9、出版宣傳單，其中一本你認為值得訂購，但你無法確定是否訂購10、顧客寄來的一封投訴信11、人事部門發(fā)來的有關(guān)員工考核程序的函12、提醒自己明年及早準備財務預算的備忘錄1.1.價值管理；價值管理；2.2.習慣管理；習慣管理；3.3.團隊管理團隊管理. . 集