2022年公文立卷的原則

1、高品質(zhì)文檔2022年公文立卷的原則 歸檔范圍內(nèi)的公文，不是雜亂無章的堆砌在一起，而是應(yīng)當(dāng)遵循肯定的歸檔原則，即依據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作狀況，便于保管和利用。 公文立卷的原則包括聯(lián)系原則、完整原則、保管原則、利用原則。立卷時，不堅持聯(lián)系原則，就無法順當(dāng)?shù)牟檎业叫枰墓?，也就無法為利用者供應(yīng)有效的服務(wù)；不堅持完整原則，公文的內(nèi)容或形式殘缺不全，明顯不能維持公文之間的有機聯(lián)系，無法全面反映本機關(guān)的工作活動，也就無法實現(xiàn)利用的目的；不堅持保管原則，公文的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容簡單遭受各種物理和化學(xué)等因素的破壞，影響公文的可讀性、

2、保存壽命的長期性，就談不上公文的聯(lián)系、完整和利用；而不堅持利用原則，有機聯(lián)系的歸檔公文無論保管得多么完整齊全，都無法實現(xiàn)公文立卷根本目的，立卷工作也就毫無意義。因此，以上原則之間是相互聯(lián)系、彼此制約的辨證關(guān)系，前三個原則是利用原則的基礎(chǔ)，利用原則是前三個原則的最終歸宿，只有正確運用這些原則，才能做好立卷工作。 一、聯(lián)系原則 聯(lián)系原則，即遵循公文材料自然形成的規(guī)律和特點，根據(jù)公文材料之間的有機聯(lián)系進行立卷工作。 從公文產(chǎn)生的過程來看，機關(guān)公文都是隨著肯定的職能活動的開展而漸漸產(chǎn)生的?？梢哉f，各種管理活動的過程就是公文一份份同步產(chǎn)生的過程。一項管理活動的從開頭到結(jié)束的過程，就是有關(guān)該項活動的公文從

3、無到有的“自然生長” 的過程，前一份公文引申出后一份公文，而后一份公文又接續(xù)著前一份公文，這樣，漸漸累加而成大量的公文。因此，公文之間存在一種圍繞本機關(guān)職能活動而綻開的內(nèi)在的“自然”聯(lián)系，這就是公文形成的自然規(guī)律和特點。在公文立卷時，人們不能隨便割斷這種聯(lián)系，必需遵循公文形成規(guī)律和特點，保持公文之間的聯(lián)系，才能夠維護機關(guān)活動的歷史面貌。 從利用者的利用特點來看，利用者需要全面、系統(tǒng)的公文材料。公文的查考憑證作用往往不是單份公文能打算的，而是在與別的公文的相互聯(lián)系中來體現(xiàn)。只有供應(yīng)反映機關(guān)歷史進展的來龍去脈的有機聯(lián)系的原始記錄，才能使利用者在聯(lián)系中從整體上去觀看、分析討論事物，才能揭示事物的本質(zhì)

4、特征。目前本機關(guān)以及社會各領(lǐng)域?qū)暮蜋n案的這種利用趨勢，客觀上要求各機關(guān)在公文立卷時，自覺地保持公文之間的聯(lián)系，使所立案卷成為系統(tǒng)、有序的有機整體，使之有規(guī)可循，便利檢索和供應(yīng)利用。 堅持公文立卷的聯(lián)系原則，根據(jù)歷史的原來面貌收集、整理一個機關(guān)、一個單位形成的公文，保持一項工作或工程、一個問題、一個人物、一個案件、一次會議形成公文的聯(lián)系性，是實事求是地敬重歷史事實形成的客觀性；人為地割斷公文之間的聯(lián)系，就會給本機關(guān)或社會各類利用者的查找利用工作帶來混亂和不便。 二、完整原則 完整原則，即保證歸檔公文在內(nèi)容和形式上的齊全完整。 公文信息內(nèi)容是指公文所表達(dá)的發(fā)文的思想和意圖，它是歸檔公文價值的客

5、觀基礎(chǔ)，一經(jīng)形成，就不允許任意改動，應(yīng)忠實地保存其原文原意，即使原公文中有錯誤，這種錯誤也反映了發(fā)文機關(guān)當(dāng)時當(dāng)?shù)氐囊鈭D，應(yīng)敬重事實本身面貌；公文形式主要指其外在格式、制成材料與制成技術(shù)形態(tài)、處理標(biāo)記、印章等的形式，客觀地反映了公文形成時的社會狀況、生產(chǎn)力水公平多種因素，都應(yīng)精確予以保存。公文內(nèi)容與其形式是有機整體，內(nèi)容打算形式，形式表達(dá)內(nèi)容，因此要保證歸檔公文的完整，必需保證這兩個方面的完整。 堅持公文立卷的完整原則，是保證公文信息內(nèi)容和形式原始性、真實性的前提條件，是日后歸檔公文保管工作、利用工作有效綻開的必備基礎(chǔ)。 三、保管原則 保管原則，即對不同保管期限、不同的保管要求的公文，根據(jù)不同的

6、方式和方法分別立卷。 保管期限是由公文的保存價值打算的，按不同的保存價值劃定公文的保管期限，依據(jù)不同的保管期限合理的有區(qū)分的保管公文，便于高效、經(jīng)濟地安排人力、財力、物力和時間，降低保管成本。同時在遇到火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)大事時，可以有重點地愛護和搶救具有重要價值的永久保存類公文，有利于將災(zāi)難帶來的損失降低到最小。立卷時，應(yīng)將保管期限相同的公文組合在一起，不同保管期限的公文分開立卷。 隨著科技的進展，公文制成材料的種類越來越豐富多彩，除傳統(tǒng)的紙張外，產(chǎn)生了大量的膠片、磁帶、磁盤、光盤等載體的公文材料，這些制成材料的公文，較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文，有更加嚴(yán)格的保管條件，如錄音錄像公文只適合在溫度為152

7、5，相對濕度為4060左右，遠(yuǎn)離磁場，可避開光線直射的環(huán)境中保管；照片公文要求的相宜溫度是1315，相對濕度為4060，電子公文和光盤公文也都有其相應(yīng)的要求。立卷時，應(yīng)考慮公文的制成材料，供應(yīng)恰當(dāng)相宜的條件，使之得到良好的保管。 堅持保管原則，就是要針對不同種類、不同類型的公文，敏捷的實行不同的保管方法，供應(yīng)相宜的保管條件，以確保公文的可讀性、可據(jù)性，盡力延長檔案公文的壽命。 四、利用原則 利用原則，即歸檔公文的分類組合應(yīng)便于準(zhǔn)時、精確地供應(yīng)利用服務(wù)。 利用原則是公文立卷的中心原則、立卷歸檔工作歸根結(jié)底就是為了利用，沒有利用的需要，也就沒有立卷的必要。所以，在整個立卷的分類、組合工作中應(yīng)始終貫之“便于利用”的原則。利用原則是公文立卷的最終目的和檢驗案卷質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。 在堅持分類組合工作中特殊要留意以下問題的處理：隱秘公文與非隱秘公文分開立卷，隱秘公文具有嚴(yán)格的閱讀范圍，均有不同程度的平安要求，假如不分密級立卷，在供應(yīng)非隱秘公文利用時，簡單造成失泄密，給國家和機關(guān)帶來重大的損失；裝訂成冊的案卷卷內(nèi)公文數(shù)量的相宜程度也直接影響利用，卷內(nèi)公文太多，不便裝訂、翻閱和復(fù)印，數(shù)量太少，又會增加卷皮比重和填寫卷皮時間，又