采購和應(yīng)付款管理辦法

1、采購與應(yīng)付款管理辦法目錄1管理目的 22 相關(guān)定義 22.1采購 22.2貨物 22.3工程 22.4服務(wù) 22.5應(yīng)付賬款 22.6付款 23 采購分類 23.1貨物項(xiàng)目采購分類 23.2服務(wù)項(xiàng)目采購分類 23.3工程項(xiàng)目采購分類 34 管理容 34.1采購目錄管理 34.2采購計(jì)劃管理 34.3采購流程管理 34.4采購合同管理 54.5供應(yīng)商管理 55. 業(yè)務(wù)流程 65.1請購與審批業(yè)務(wù)流程 65.2采購與驗(yàn)收業(yè)務(wù)流程 65.3采購付款業(yè)務(wù)流程 75.4庫存材料退貨業(yè)務(wù)流程 86、附則 96.1本辦法由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂1. 管理目的為提高采購管理水平，節(jié)約采購成本， 加強(qiáng)采購與付款的

2、部控制，規(guī)采購與付款 行為，特制訂本辦法。本辦法適用于公司各部門（以下簡稱公司）。2. 相關(guān)定義2.1采購指有償取得貨物、工程和服務(wù)的行為，包括購買、租賃、委托、雇傭等。2.2貨物指各種形態(tài)和種類的物品，包括原材料、燃料、設(shè)備、產(chǎn)品等。2.3工程指建設(shè)工程，工程種類包括建筑物和構(gòu)筑物的新建、改建、擴(kuò)建、裝修、拆除、 修繕等。工程容包括項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及與工程建設(shè)有關(guān)的重要 設(shè)備、材料等。2.4服務(wù)指除貨物和工程以外的其他項(xiàng)目。2.5應(yīng)付賬款指在正常經(jīng)營過程中，因購買材料、商品和接受勞務(wù)供應(yīng)等應(yīng)付給供應(yīng)單位的款 項(xiàng)。2.6付款指對所采購的物品或勞務(wù)支付款項(xiàng)的行為。3. 采購分類3.

3、1貨物項(xiàng)目采購分類按照貨物用途可分為：產(chǎn)品材料類、費(fèi)用性物料類、辦公消耗用品類、低值易耗 品類、設(shè)備類和其他物資的采購。3.2服務(wù)項(xiàng)目采購分類服務(wù)項(xiàng)目采購分為保障服務(wù)采購、產(chǎn)品銷售服務(wù)、咨詢服務(wù)采購和公共服務(wù)采購。 保障服務(wù)是指公司日常運(yùn)營所需的硬件和軟件系統(tǒng)的維修維護(hù)服務(wù)，辦公及管理服務(wù)；產(chǎn)品銷售服務(wù)是指產(chǎn)品廣告設(shè)計(jì)、產(chǎn)品樣本設(shè)計(jì)、企業(yè)形象宣傳、展覽會(huì)服務(wù)、 銷售設(shè)計(jì)維護(hù)、翻譯、代言、策劃等服務(wù)。咨詢服務(wù)是指法律、審計(jì)、資產(chǎn)評估、可行性研究分析、管理咨詢等咨詢類專業(yè) 服務(wù)；公共服務(wù)是指保潔、保安、慶典等一般性服務(wù)。3.3工程項(xiàng)目采購分類工程項(xiàng)目按照勘察、設(shè)計(jì)、施工、安裝、監(jiān)理以及與工程建設(shè)有

4、關(guān)的重要設(shè)備、 材料進(jìn)行分類。4. 管理容4.1采購目錄管理公司對貨物和服務(wù)項(xiàng)目的合格供應(yīng)商實(shí)行采購目錄管理，采購目錄由采購部制 訂，按照規(guī)定的流程報(bào)公司批準(zhǔn)后，嚴(yán)格執(zhí)行。4.2采購計(jì)劃管理采購部依據(jù)經(jīng)過批準(zhǔn)的請購計(jì)劃，執(zhí)行采購業(yè)務(wù)。請購計(jì)劃由使用部門和倉庫共同提交。財(cái)務(wù)部對請購計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。嚴(yán)禁超計(jì)劃采購。4.3采購流程管理采購流程包括：請購、審批、采購、驗(yàn)收、付款等。采購員應(yīng)按規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的 記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強(qiáng)請購手續(xù)、采購訂單、 采購合同、驗(yàn)收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。請

5、購計(jì)劃公司相關(guān)部門根據(jù)生產(chǎn)和經(jīng)營管理的實(shí)際需求，提出請購計(jì)劃，并填制規(guī)定的請購單，按照規(guī)定的流程批準(zhǔn)后，提交采購員，采購員根據(jù)批準(zhǔn)的請購單，簽訂采 購合同或采購訂單，實(shí)施采購。(1) 原材料、生產(chǎn)用低值易耗品的請購，生產(chǎn)部提出請購計(jì)劃的，交倉庫核實(shí)庫存簽署意見。(2) 費(fèi)用性物料的請購由使用部門提出請購計(jì)劃，交倉庫確認(rèn)無庫存并簽署意見。(3) 辦公消耗類物品的請購由辦公室提出請購計(jì)劃。(4) 非生產(chǎn)性低值易耗品的請購由使用部門提出請購計(jì)劃，交倉庫確認(rèn)無庫存并簽署意見。(5) 固定資產(chǎn)的請購按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。(6) 服務(wù)項(xiàng)目的請購由銷售部或者具體的需求部門提出請購計(jì)劃。請購計(jì)劃審批(1)

6、 原材料、生產(chǎn)用低值易耗品由生產(chǎn)部長、倉庫主管、生產(chǎn)副總、采購副總、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；(2) 費(fèi)用性物料使用部門經(jīng)理、倉庫主管、主管副總、采購副總、總經(jīng)理。(3) 辦公消耗類物品的請購辦公室主任、主管副總、總經(jīng)理。（4）非生產(chǎn)性低值易耗品使用部門經(jīng)理、倉庫主管、主管副總、總經(jīng)理。（5）固定資產(chǎn)按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。（6）服務(wù)項(xiàng)目使用部門經(jīng)理、主管副總、總經(jīng)理。采購管理（1）采購數(shù)量的管理采購部按照經(jīng)過批準(zhǔn)的請購計(jì)劃數(shù)量安排采購。（2）采購方式的管理生產(chǎn)性物料，應(yīng)當(dāng)采用訂單或合同的采購方式；小額零星物品或勞務(wù)可以采用直接采購的方式；重要的物品或勞務(wù)以及基建或技改項(xiàng)目主要物資的采購以及其他金額較

7、大的大 宗物資采購必須采用比質(zhì)比價(jià)采購方式；采購部應(yīng)當(dāng)制定滿足緊急需求的特殊采購處理程序和方法。（3）采購時(shí)間的管理采購時(shí)間包括請購計(jì)劃的報(bào)送審批時(shí)間、 訂單處理時(shí)間、供應(yīng)商備貨時(shí)間、運(yùn)輸 時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間和入庫時(shí)間等，應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購性質(zhì)和采購方式確定具體的采購時(shí) 間和采購周期。驗(yàn)收管理根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、 合同等采購文件，由采購員、數(shù)量檢驗(yàn)員、 質(zhì)量檢驗(yàn)員、倉庫保管員，對所購物品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)容 進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明，辦理入庫手續(xù)。經(jīng)過批準(zhǔn)不需要辦理入庫手續(xù)的物料驗(yàn)收，由數(shù)量檢驗(yàn)員、使用部門接收人、使用部門領(lǐng)導(dǎo)，共同驗(yàn)收并出具簽字的驗(yàn)收證明。對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的

8、異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向采購部報(bào)告； 采購部應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。固定資產(chǎn)的驗(yàn)收按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。支付管理采購部必須審核請購部門的請購單、倉庫的入庫單、采購數(shù)量檢驗(yàn)員簽字的送貨 單、驗(yàn)收部門簽發(fā)的驗(yàn)收證明和供應(yīng)商出具發(fā)票的品名、規(guī)格、明細(xì)、數(shù)量等是 否一致。采購部和財(cái)務(wù)部在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、 驗(yàn)收證明等相 關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性以及規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。在付款的同時(shí)要及時(shí) 登記有關(guān)賬簿，做好各項(xiàng)會(huì)計(jì)記錄。除預(yù)付貨款和定金外，供應(yīng)商發(fā)票未到，財(cái)務(wù)未作結(jié)算記賬的，不予支付貨款。預(yù)付款和定金的管理預(yù)付賬款和定金應(yīng)當(dāng)簽訂規(guī)的采購合同，付款之前按照流程

9、辦理審批手續(xù)；對于 金額較大的款項(xiàng)支付，以及合同中加入定金條款的，要保持謹(jǐn)慎的態(tài)度。預(yù)付款由采購員或者經(jīng)辦人負(fù)責(zé)跟蹤和處理，包括催貨、到貨驗(yàn)收、發(fā)票催收、 尾款結(jié)算等事項(xiàng)，拖延處理和長期擱置不辦造成壞賬等損失的，采購員或者經(jīng)辦人要承擔(dān)一定的責(zé)任。財(cái)務(wù)部加強(qiáng)預(yù)付款的監(jiān)督，前次預(yù)付款沒有結(jié)算完畢的，原則上不再支付新的預(yù) 付款；分批預(yù)付貨款的，交貨時(shí)要根據(jù)發(fā)票結(jié)清最后一筆貨款，發(fā)票未到的，欠 款不能繼續(xù)支付；當(dāng)月追加采購計(jì)劃的財(cái)務(wù)部將酌情辦理；應(yīng)付賬款的管理采購員要跟蹤到貨情況和催收發(fā)票，每月與供應(yīng)商核對到貨數(shù)量、金額、發(fā)票， 應(yīng)當(dāng)按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。已到期的應(yīng)付款項(xiàng)需要按

10、照財(cái)務(wù)規(guī)定的審批流程辦理結(jié)算與支付。按照結(jié)算賬期批量支付的應(yīng)付賬款，由財(cái)務(wù)部主管會(huì)計(jì)編制付款計(jì)劃，按照公司 規(guī)定的審批流程批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部統(tǒng)一安排付款。按照結(jié)算賬期付款額度的具體計(jì)算辦法如下：結(jié)算賬期付款額度備注月結(jié)應(yīng)付賬款余額30天應(yīng)付賬款余額/2供應(yīng)商變更時(shí)，在保證供貨 順利銜接的前提下，按照采 購部的安排分批付清剩余 欠款。60天應(yīng)付賬款余額/390天應(yīng)付賬款余額/4應(yīng)付賬款的對賬工作由米購部和財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)辦理。 對賬單的確認(rèn)，由米購和 財(cái)務(wù)共同確認(rèn)，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后， 公司簽字蓋章。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自出具對賬單 給公司造成損失的，要承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。采購?fù)素浐蛢r(jià)格折讓的管理到貨驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)貨物的

11、數(shù)量和質(zhì)量不符合購貨定單要求的， 決定全額退貨時(shí)不得 辦理入庫手續(xù)；決定要求對方補(bǔ)貨時(shí)， 按照實(shí)際數(shù)量辦理入庫手續(xù)，補(bǔ)充的貨物 在到貨時(shí)辦理入庫手續(xù)；決定向供應(yīng)商提出折讓時(shí)，折讓金額必須由采購總經(jīng)理 批準(zhǔn)，再辦理入庫手續(xù)。全額退貨供應(yīng)商不再發(fā)貨的，采購部和經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收回 已經(jīng)支付的價(jià)款和退貨費(fèi)用。已經(jīng)入庫的材料物資，需要退貨和換貨時(shí)，采購部應(yīng)當(dāng)首先確認(rèn)貨款的支付情況， 已經(jīng)支付貨款的，由采購部協(xié)調(diào)換貨或者負(fù)責(zé)收回貨款；倉庫和財(cái)務(wù)部同時(shí)調(diào)整 庫存和應(yīng)付賬款記錄。與供應(yīng)商有關(guān)的退貨和換貨業(yè)務(wù)由采購部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁其他部門和人員擅自辦理，否則造成損失將承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.4采購合同管理采購員應(yīng)當(dāng)根據(jù)合

12、同法以及相關(guān)法規(guī)，與供應(yīng)商簽訂正式的采購訂單或合同， 采購合同必須經(jīng)過采購總經(jīng)理的審批；采購員應(yīng)對經(jīng)手的所有合同進(jìn)行存檔管 理。采購員應(yīng)建立統(tǒng)一格式的合同臺(tái)賬，容包括：合同編號、合同名稱、合同單位、 容摘要、付款進(jìn)度、未付款金額、經(jīng)辦人等；預(yù)付款和定金匯款審批單提交時(shí)，應(yīng)當(dāng)后附經(jīng)過批準(zhǔn)的采購合同或者采購訂單。4.5供應(yīng)商管理公司對供應(yīng)商實(shí)行目錄管理，采購部負(fù)責(zé)組織收集供應(yīng)商企業(yè)信息， 審查供應(yīng)商 資格，建立和定期公布供應(yīng)商目錄，并根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)整和更新；采購部及各采購員必須建立供應(yīng)商信息管理、評估考核系統(tǒng)，設(shè)置評價(jià)指標(biāo)，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，對目標(biāo)采購市場信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理， 充分了解相關(guān)供應(yīng)商

13、 的商品價(jià)格、供貨條件、信譽(yù)、技術(shù)水平、供應(yīng)服務(wù)能力和財(cái)務(wù)狀況等，為公司的采購決策提供可靠信息，并以此作為選擇供應(yīng)商的依據(jù)；米購部和米購員應(yīng)廣泛收集市場信息， 制定適當(dāng)?shù)拿踪彶呗裕诒ＷC質(zhì)量和交貨 期等前提下，盡量降低采購價(jià)格和采購成本。采購員對于比較重要的材料、配件或勞務(wù)的采購，建立由采購、使用、技術(shù)和質(zhì) 量管理部門共同參與的比質(zhì)比價(jià)體系。5 .業(yè)務(wù)流程5.1請購與審批業(yè)務(wù)流程固定資產(chǎn)的請購與審批按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行 其他采購的請購計(jì)劃審批按照以下程序執(zhí)行。請購與審批業(yè)務(wù)流程表流程順序號程序/操作部門/責(zé)任人文件及單據(jù)1填寫請購計(jì)劃單申請人請購計(jì)劃單2審核用途及數(shù)量，簽字部門領(lǐng)導(dǎo)請購計(jì)劃

14、單3填與庫存數(shù)量并簽字倉庫主管請購計(jì)劃單4核準(zhǔn)審批簽字。副總經(jīng)理請購計(jì)劃單5批準(zhǔn)總經(jīng)理請購計(jì)劃單5.2采購與驗(yàn)收業(yè)務(wù)流程固定資產(chǎn)采購與驗(yàn)收流程，按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。不需要材料倉庫出入庫管理的費(fèi)用性物料采購和服務(wù)項(xiàng)目采購的驗(yàn)收， 采 用簡易程序辦理。驗(yàn)收由數(shù)量檢驗(yàn)員、 使用部門領(lǐng)導(dǎo)和使用人負(fù)責(zé)，驗(yàn)收合格后 在驗(yàn)收報(bào)告單上簽字確認(rèn)，驗(yàn)收不合格的直接退回，重新采購或者更改直至合格。上述以外的采購與驗(yàn)收按照下表流程執(zhí)行。（見采購與驗(yàn)收業(yè)務(wù)流程表）采購與驗(yàn)收業(yè)務(wù)流程表流程順序號程序/操作部門/責(zé)任人文件及單據(jù)1請購計(jì)劃單，轉(zhuǎn)換為采購合采購員采購合同、采購訂單冋或者采購訂單，執(zhí)行采購 程序。2到貨后

15、，核對送貨單與合同、 訂單是否相符，實(shí)物數(shù)量、 名稱、規(guī)格型號是否相符， 核對無誤在供應(yīng)商送貨單上 簽字；有誤通知采購員聯(lián)系 處理。倉庫/數(shù)量檢驗(yàn) 員供應(yīng)商送貨單、批準(zhǔn)的請 購計(jì)劃單3根據(jù)數(shù)量檢驗(yàn)員簽字確認(rèn) 的供應(yīng)商送貨單，填制報(bào) 檢/檢驗(yàn)/入庫單采購員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單4檢驗(yàn)，填寫合格數(shù)量、不合 格數(shù)量，并簽字質(zhì)檢部/質(zhì)檢員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單5核對辦理入庫，并簽字倉庫/倉管員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單6根據(jù)不合格數(shù)量，填制退貨 單，并簽字采購員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單、退貨 單7退貨單，接收質(zhì)檢部/質(zhì)檢員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單8退貨單，接收倉庫/倉管員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單9倉庫賬務(wù)處理倉庫/賬務(wù)員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入

16、庫單、退貨 單10審核：供應(yīng)商送貨單、報(bào)檢 /檢驗(yàn)/入庫單、退貨單，簽 字采購經(jīng)理報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單、退貨單、供應(yīng)商送貨單11審核財(cái)務(wù)部/會(huì)計(jì)報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單、退貨 單、供應(yīng)商送貨單、入庫 單和退貨單（數(shù)量、單價(jià)、 金額式）、批準(zhǔn)的請購單（原件）12批準(zhǔn)簽字采購副總經(jīng)理入庫單和退貨單（數(shù)量、 單價(jià)、金額式）13財(cái)務(wù)賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部/會(huì)計(jì)報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單、退貨 單、供應(yīng)商送貨單、入庫 單和退貨單（數(shù)量、單價(jià)、 金額式）、批準(zhǔn)的請購單（原件）5.3采購付款業(yè)務(wù)流程采用結(jié)算賬期批量付款方式的，財(cái)務(wù)部主管會(huì)計(jì)按照月度編制付款計(jì)劃， 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，報(bào)送采購部和采購總經(jīng)理核準(zhǔn)簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部

17、根據(jù)計(jì)劃額度安排付款。沒有采用結(jié)算賬期批量付款方式的，按照以下采購付款流程執(zhí)行。采購付款業(yè)務(wù)流程表流程順序號程序/操作部門/責(zé)任人文件及單據(jù)1填寫匯款申請單/現(xiàn)金報(bào) 銷申請單（1 ）匯款申請單：屬于預(yù)付 款的后附：采購合同、批準(zhǔn) 的請購計(jì)劃單；屬于發(fā)票財(cái) 務(wù)已經(jīng)入賬的應(yīng)付款，提交 匯款申請單即可；屬于直接 報(bào)銷的匯款后附：發(fā)票、批 準(zhǔn)的請購計(jì)劃單、入庫單或 驗(yàn)收單（2）現(xiàn)金報(bào)銷申請單， 后附：發(fā)票、批準(zhǔn)的計(jì)劃申 請單、入庫單或驗(yàn)收單；（3） 固定資產(chǎn)采購的提交固定資 產(chǎn)驗(yàn)收報(bào)告單和財(cái)務(wù)部門要 求提供的其他必要單證采購員（經(jīng)辦人）匯款申請單及附件；現(xiàn) 金報(bào)銷申請單及附件2審核采購用途無誤，金額正 確，款項(xiàng)支付合理，無誤后 簽字。部門經(jīng)理）批件3審批主管副總/采購總經(jīng)理批件4會(huì)計(jì)復(fù)核，復(fù)核單證是否符 合要求，是否齊全，金額是 否正確，有否預(yù)付款未清， 請購單是否批準(zhǔn)。協(xié)調(diào)處理， 無誤后簽字。會(huì)計(jì)批件5財(cái)務(wù)審批，審核預(yù)付和重大 匯款是否適當(dāng)。財(cái)務(wù)經(jīng)理批件6審批總經(jīng)理批件7付款出納員現(xiàn)金