培訓(xùn)需求分析的方法工具

1、培訓(xùn)需求分析的方法和工具培訓(xùn)需求分析是企業(yè)培訓(xùn)的出發(fā)點(diǎn)，也是最重要的一步工作。如果需求分析不準(zhǔn)確，就會(huì)讓接下來(lái)的培訓(xùn)偏離軌道，做無(wú)用功，浪費(fèi)企業(yè)的人力、物力和財(cái)力，卻收不到應(yīng)有的效果。企業(yè)要進(jìn)行有效的需求分析，就必須采取合適方法和工具，本文全面介紹了通常情況下培訓(xùn)需求分析使用的方法以及對(duì)應(yīng)的工具。一、需求分析的方法和工具1.1調(diào)研問(wèn)卷法調(diào)研問(wèn)卷法是最普遍也最有效的收集資料和數(shù)據(jù)的方法之一。一般由培訓(xùn)部門(mén)設(shè)計(jì)一系列培訓(xùn)需求相關(guān)問(wèn)題，以書(shū)面問(wèn)卷的形式發(fā)放給培訓(xùn)對(duì)象，待培訓(xùn)對(duì)象填寫(xiě)之后再收回進(jìn)行分析，獲取培訓(xùn)需求的信息和數(shù)據(jù)。調(diào)研問(wèn)卷法進(jìn)行培訓(xùn)需求分析，可以遵循以下五個(gè)步驟，見(jiàn)表1：表 1調(diào)研問(wèn)卷法

2、的實(shí)施步驟步驟內(nèi)容說(shuō)明1制定調(diào)研計(jì)劃明確調(diào)研目標(biāo)及任務(wù)，并具體化，調(diào)研才能緊緊圍繞目標(biāo)展開(kāi)2編制問(wèn)卷調(diào)研問(wèn)卷（表）是調(diào)研問(wèn)卷分析法的基本工具，通常采用選擇題和問(wèn)答題的方式（如表 3-6 所示）3收集數(shù)據(jù)發(fā)放調(diào)研問(wèn)卷（表），并組織回收、整理4處理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，將問(wèn)題進(jìn)行匯總、分析5得出結(jié)論根據(jù)分析結(jié)果得出結(jié)論，編寫(xiě)調(diào)研報(bào)告，提交調(diào)查結(jié)果在設(shè)計(jì)調(diào)研問(wèn)卷的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)該注意下幾個(gè)問(wèn)題：1、問(wèn)題盡量簡(jiǎn)短，并注意使用簡(jiǎn)單的、固定用法的術(shù)語(yǔ)，避免使用讀者不了解或者容易引起歧義的名詞；2、一個(gè)問(wèn)題只涉及一件事，避免“結(jié)構(gòu)復(fù)雜”的問(wèn)句；3、題目設(shè)計(jì)要簡(jiǎn)單，不要使作答者作計(jì)算或邏輯推理；4、避免出現(xiàn)誘導(dǎo)答案的問(wèn)題

3、，保證作答者完全陳述自己觀點(diǎn)。姓名：您對(duì)現(xiàn)在崗位的工作程序您對(duì)本行業(yè)的新知識(shí)以您現(xiàn)有的知識(shí)，您對(duì)您現(xiàn)在的工作備選課程專(zhuān)業(yè)知識(shí)專(zhuān)業(yè)技能創(chuàng)新性思維目標(biāo)管理成本管理時(shí)間管理溝通與表達(dá)技能會(huì)議管理與技巧團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)作商業(yè)禮儀辦公室自動(dòng)化心態(tài)培養(yǎng)和壓力管理潛能開(kāi)發(fā)年表 2培訓(xùn)需求調(diào)研問(wèn)卷例表部門(mén)：崗位：非常熟悉比較熟悉一般不太熟悉很不熟悉非常熟悉比較熟悉一般不太熟悉很不熟悉非常勝任比較勝任一般不大勝任很不勝任培訓(xùn)需要程度很高高中低不需要月日備注：填表時(shí)在對(duì)應(yīng)的內(nèi)容下面用“”標(biāo)明。1.2訪談法訪談法也是數(shù)據(jù)收集的一種重要方法。它是指為了得到培訓(xùn)需求的數(shù)據(jù)和信息，與訪談對(duì)象進(jìn)行面對(duì)面交流的活動(dòng)過(guò)程。這個(gè)過(guò)程

4、不只是收集硬性數(shù)據(jù)，比如事實(shí)、數(shù)據(jù)等，包括印象、觀點(diǎn)、判斷等信息。訪談法可以遵循以下幾個(gè)步驟進(jìn)行，見(jiàn)表3：表 3訪談法的實(shí)施步驟步驟內(nèi)容說(shuō)明1訪談?dòng)?jì)劃確定訪談目的、項(xiàng)目，準(zhǔn)備相關(guān)資料，確定相關(guān)人員名單2訪談?lì)A(yù)演進(jìn)行訪談練習(xí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)更正3訪談開(kāi)始向訪談對(duì)象做簡(jiǎn)單介紹，營(yíng)造適合交流的訪談氛圍4收集數(shù)據(jù)通過(guò)向訪談對(duì)象提問(wèn)獲得信息，基本工具為訪談?dòng)涗洷恚ㄈ绫?）5訪談結(jié)束對(duì)訪談內(nèi)容進(jìn)行小結(jié)并讓訪談對(duì)象確認(rèn)，重問(wèn)沒(méi)有充分回答的問(wèn)題6訪談總結(jié)整理訪談?dòng)涗洷?，總結(jié)訪談?dòng)涗洸⑹占瘹w檔7訪談綜合對(duì)訪談資料進(jìn)行總結(jié)，綜合訪談中的發(fā)現(xiàn)及結(jié)論表 4訪談?dòng)涗浝碓L談對(duì)象：職位：訪談人：訪談時(shí)間：具體問(wèn)題

5、訪談?dòng)涗泦T工的性格特征、個(gè)人素質(zhì)如何員工特別出色的知識(shí)、技能表現(xiàn)在什么方面員工特別需要學(xué)習(xí)的知識(shí)和技能有哪些員工對(duì)工作的熱忱、關(guān)心度如何員工有望取得的成績(jī)或者晉升的職務(wù)對(duì)員工參加培訓(xùn)的意見(jiàn)和建議其他需要說(shuō)明的內(nèi)容備注：記錄人：日期：1.3 現(xiàn)場(chǎng)取樣法現(xiàn)場(chǎng)取樣法一般較多使用于服務(wù)性行業(yè)的培訓(xùn)需求調(diào)查（如飯店、賣(mài)場(chǎng)等），是通過(guò)選取培訓(xùn)對(duì)象現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際工作的部分片段進(jìn)行分析，以確定培訓(xùn)需求的一種分析方法?，F(xiàn)場(chǎng)取樣法主要包括兩種形式：拍攝和取樣。拍攝是指在培訓(xùn)對(duì)象的工作環(huán)境中安裝監(jiān)控錄影機(jī)、攝像機(jī)等拍攝設(shè)備，對(duì)培訓(xùn)對(duì)象的現(xiàn)場(chǎng)工作過(guò)程進(jìn)行實(shí)際拍攝，事后通過(guò)錄影帶進(jìn)行觀察分析，得出培訓(xùn)需求結(jié)論。表 5 為拍攝

6、樣板的示例。表5拍攝樣板例表拍攝對(duì)象：拍攝地點(diǎn)：拍攝人：拍攝時(shí)間： 年 年 月月日日是否隱蔽拍攝：是否分析項(xiàng)目員工表現(xiàn)服務(wù)態(tài)度顧客反映必備工作實(shí)施情況溝通表現(xiàn)情況工作完成情況存在的問(wèn)題擬改善的內(nèi)容備注：制表人：日期：后期剪輯：存檔部門(mén)：取樣又分兩種形式：一種是“神秘訪客”，即由取樣人喬裝成顧客，在培訓(xùn)對(duì)象不知情的情況下與其進(jìn)行溝通、合作或者買(mǎi)賣(mài)活動(dòng)等，事后以取樣人對(duì)取樣對(duì)象工作表現(xiàn)的評(píng)價(jià)和分析為依據(jù)，確定培訓(xùn)需求；另一種是客戶(hù)錄音取樣，即選取培訓(xùn)對(duì)象與顧客對(duì)話(huà)的錄音為需求分析的依據(jù)，總結(jié)培訓(xùn)需求的信息和數(shù)據(jù)。表6 為取樣法的基本工具取樣分析報(bào)告的樣板。取樣對(duì)象：取樣時(shí)間：取樣形式（用“”標(biāo)出）

7、分析項(xiàng)目工作態(tài)度專(zhuān)業(yè)知識(shí)工作技能溝通能力工作完成情況存在的問(wèn)題擬改善的內(nèi)容備注：制表人：表 6取樣分析報(bào)告例表崗位：取樣人：取樣地點(diǎn)：神秘訪客客戶(hù)錄音取樣員工表現(xiàn)日期：1.4 觀察法觀察法多用于生產(chǎn)型或服務(wù)性行業(yè)，是指到培訓(xùn)對(duì)象的實(shí)際工作崗位上去了解其工作技能、態(tài)度、表現(xiàn)，以及在工作中遇到的主要問(wèn)題等具體情況的一種方法。為了提高觀察效果，一般要設(shè)計(jì)一份觀察記錄表，以作為需求分析的參考依據(jù)，如表7 所示：表 7觀察記錄表觀察對(duì)象：部門(mén)：崗位：觀察地點(diǎn)：觀察時(shí)間：觀察內(nèi)容記錄評(píng)價(jià)工作態(tài)度工作方法工作熟練程度工作制度遵守工作溝通與協(xié)作靈活性與創(chuàng)新性工作效率工作完成情況時(shí)間管理突發(fā)事件應(yīng)對(duì)備注：記錄人

8、：記錄時(shí)間：1.5 小組討論法小組討論法是指從培訓(xùn)對(duì)象中選出一部分有代表性且熟悉問(wèn)題的員工作為代表，通過(guò)討論的形式調(diào)查培訓(xùn)需求信息。小組討論法的形式比較靈活，可以是正式的也可以是非正式的，可以通過(guò)頭腦風(fēng)暴、組織對(duì)照等多種方式進(jìn)行。在小組討論開(kāi)始之前，會(huì)議的組織者或主持人要事先確定討論的形式和內(nèi)容，以便有效地控制討論的方向和進(jìn)度。會(huì)議一般會(huì)形成一份討論記錄表，如表8 所示：表8小組討論記錄例表討論時(shí)討論地點(diǎn)：間：討論形式：主持人：小組成員：討論主題：討論項(xiàng)目?jī)?nèi)容結(jié)論問(wèn)題一：?jiǎn)栴}二：?jiǎn)栴}三：?jiǎn)栴}四：備注：記錄人：日期：1.6檔案資料法檔案資料法即利用現(xiàn)有的有關(guān)企業(yè)發(fā)展、組織目標(biāo)、崗位工作、人員分析

9、等方面的文件資料，對(duì)培訓(xùn)需求進(jìn)行綜合分析的方法。由于檔案資料信息紛雜，通常需要利用表格工具進(jìn)行提煉歸納，如表9 所示：表9資料信息歸納例表歸納人：歸納時(shí)間：歸納方式（用“”標(biāo)出）：資料收集資料整理資料份數(shù)：資料完整情況：資料信息分類(lèi)內(nèi)容企業(yè)信息外部信息管理層信息部門(mén)信息崗位信息個(gè)人信息備注：整理人：日期：1.7關(guān)鍵事件法關(guān)鍵事件法是指通過(guò)分析企業(yè)內(nèi)外部對(duì)員工或者客戶(hù)產(chǎn)生較大影響的事件，以及其暴露出來(lái)的問(wèn)題，確定培訓(xùn)需求的一種方法。常見(jiàn)的典型事件如顧客投訴、重大事故等。表10 給出了關(guān)鍵事件法的工具示例。表10關(guān)鍵事件收集例表員工姓部門(mén)：崗位：名：訪問(wèn)者：訪問(wèn)時(shí)間：訪問(wèn)地點(diǎn)：訪問(wèn)背景陳述：訪問(wèn)內(nèi)

10、容及其描述工作中遇到哪些重要事件事件發(fā)生的情境采取了怎樣的應(yīng)對(duì)行動(dòng)事件結(jié)果經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)分析及評(píng)價(jià)導(dǎo)致事件發(fā)生的原因和背景員工的特別有效或多余的行為關(guān)鍵行為的后果員工自己能否支配或控制上述后果員工事件處理欠缺的方面?zhèn)渥ⅲ褐票砣耍喝掌冢?.8自我分析法自我分析法即通過(guò)培訓(xùn)對(duì)象的自我評(píng)價(jià)，比如對(duì)崗位知識(shí)、技能、掌握程度等內(nèi)容的分析，來(lái)判斷個(gè)人培訓(xùn)需求的一種方法。表11 為一份自我分析例表。表 11自我分析例表姓名：部門(mén)：崗位：項(xiàng)目分析崗位任務(wù)所需條件崗位工作勝任情況工作成績(jī)工作失誤及遇到問(wèn)題自身優(yōu)點(diǎn)個(gè)人不足應(yīng)加強(qiáng)哪些方面的學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)目標(biāo)及學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)學(xué)習(xí)方式部門(mén)主管意見(jiàn)：備注：年月日二、需求分析方法的使用2.

11、1各方法優(yōu)劣比較上面提到的培訓(xùn)需求分析的這些方法各有優(yōu)劣（如表12 所示），企業(yè)可以根據(jù)自身狀況自由選擇。表 12培訓(xùn)需求分析方法對(duì)比表方法說(shuō)明優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)調(diào)研問(wèn)卷法將有關(guān)事項(xiàng)轉(zhuǎn)化成問(wèn)題以 成本低； 信息比較齊問(wèn)卷形式進(jìn)行調(diào)查 全；可大規(guī)模開(kāi)展針對(duì)性強(qiáng)；很難收集具體信息；難保證回收率訪談法可根據(jù)訪談的對(duì)象和內(nèi)容 方式靈活；信息直接；易靈活變換形式 得到支持和配合主觀性強(qiáng)；分析難度大；需要高水平訪談員現(xiàn)場(chǎng)取樣法包括拍攝和取樣資料直觀、真實(shí)實(shí)施設(shè)備成本高；可能以偏概全；觀察法到員工的工作崗位上了解可以得到有關(guān)工作環(huán)境的可能會(huì)影響觀察對(duì)象的行員工的具體情況信息；所得資料與培訓(xùn)需為方式；觀查結(jié)果只是表求相

12、關(guān)性較高面現(xiàn)象小組討論法選擇有代表性的成員組成 全面分析；允許當(dāng)場(chǎng)發(fā)表小組進(jìn)行討論 不同觀點(diǎn)持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)；討論需要保證組織性和結(jié)構(gòu)性檔案資料法利用現(xiàn)有文件資料綜合分 耗時(shí)少；成本低；信息質(zhì)析培訓(xùn)需求 量高不能顯示解決辦法；需要分析專(zhuān)家關(guān)鍵事件法以影響較大的事件來(lái)收集 易于分析和總結(jié)培訓(xùn)需求信息事件具有偶然性；易以偏概全自我分析法通過(guò)個(gè)人情況來(lái)判斷自己 信息真實(shí)、直接的培訓(xùn)需求只代表個(gè)人情況2.2確定需求分析方法培訓(xùn)需求分析方法的選擇主要取決于培訓(xùn)本身的要求，企業(yè)必須首先依據(jù)自身?xiàng)l件，再結(jié)合各方法的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，最后確定培訓(xùn)需求的分析方法。這里給出三個(gè)建議，見(jiàn)表13：表 13確定培訓(xùn)需求分析方法的三點(diǎn)建議建議說(shuō)明多種方法混合使用選擇兩種或多種方法進(jìn)行組合，可以彌補(bǔ)缺點(diǎn)，提高效果允許自由意見(jiàn)允許培訓(xùn)對(duì)象就他們認(rèn)為重要的問(wèn)題自由發(fā)表意見(jiàn)做好充分準(zhǔn)備分析進(jìn)行之前一定要明確目標(biāo)，找準(zhǔn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)和關(guān)鍵人不同的企業(yè)使用調(diào)研分析方法的側(cè)重點(diǎn)也有所不同，例如：一個(gè) 20 人的小企業(yè)通過(guò)訪談就可以知道每個(gè)員工的基本培訓(xùn)需求和崗位差距；而一個(gè) 2000 人的企業(yè)的培訓(xùn)需求調(diào)