項(xiàng)目管理系列之進(jìn)度和成本管理實(shí)用精品資料(00001)

1、項(xiàng)目管理系列之二 - 進(jìn)度和成本管理摘自左美云 李東 董小英等著 項(xiàng)目經(jīng)理與客戶(hù)簽訂開(kāi)發(fā)合同之后，接下來(lái)的工作就是組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、繪制專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域技術(shù)編制表、建立工作分析結(jié)構(gòu)（WBS）以及項(xiàng)目組成員的責(zé)任矩陣，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行工期和預(yù)算的分?jǐn)?，也就是制定?xiàng)目的進(jìn)度和成本計(jì)劃。成員能力評(píng)估為了讓項(xiàng)目組成員各負(fù)其責(zé)，行文確定他們?cè)陧?xiàng)目組里分擔(dān)的責(zé)任是很重要的。比較有效的方法是繪制技術(shù)編制表及責(zé)任表。在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)就要恰當(dāng)?shù)卮钆浜萌藛T、技術(shù)及工作任務(wù)。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，有可能必須把已分的工作再細(xì)分或進(jìn)行新的調(diào)整，為此，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該清楚地了解項(xiàng)目組成員各自掌握的技術(shù)。首先，我們可以繪制技術(shù)編制表（表1），為項(xiàng)目

2、組人員打分，其方法是按照對(duì)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的熟悉程度打分。例如，將專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域分為五個(gè)：系統(tǒng)分析員、程序員、測(cè)試工程師、硬件工程師、數(shù)據(jù)庫(kù)管理員，并將最高分定為5分。隨后根據(jù)每個(gè)成員對(duì)上述專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的熟悉程度打分，熟悉程度越高，打分越高。如此一來(lái)，就可以對(duì)項(xiàng)目組人員及技術(shù)狀況一目了然，并據(jù)此分配工作。技術(shù)編制表繪制完成之后，項(xiàng)目經(jīng)理就可以根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際需求來(lái)繪制責(zé)任表（表2）。該表是項(xiàng)目主管與項(xiàng)目組成員之間的工作合同文件，也是進(jìn)行人員任用或讓其承諾某項(xiàng)工作的重要手段。在表2中，P表示“負(fù)主要責(zé)任”，S表示“負(fù)輔助責(zé)任”。每項(xiàng)任務(wù)只需要一個(gè)人負(fù)主要責(zé)任，但可以安排幾個(gè)項(xiàng)目組成員輔助他。表1 專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域技術(shù)編制表

3、表2 項(xiàng)目組成員責(zé)任表工期與預(yù)算分?jǐn)傌?zé)任表一旦建立，就可以進(jìn)行項(xiàng)目各建設(shè)活動(dòng)的工期估計(jì)和預(yù)算分?jǐn)偣烙?jì)。工期估計(jì)和預(yù)算分?jǐn)偣烙?jì)可以采用兩種辦法：其一是自上而下法，即在項(xiàng)目建設(shè)總時(shí)間和總成本之內(nèi)按照每一工作包的相關(guān)工作范圍來(lái)考察，按項(xiàng)目總時(shí)間或總成本的一定比例分?jǐn)偟礁鱾€(gè)工作包中；其二是自下而上法，由每一工作包的具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行工期和預(yù)算估計(jì)，然后再進(jìn)行平衡和調(diào)整。經(jīng)驗(yàn)表明，讓某項(xiàng)工作的具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行估計(jì)是較好的方法，因?yàn)檫@樣做既可以得到該負(fù)責(zé)人的承諾，對(duì)他產(chǎn)生有效的參與激勵(lì)，又可以減少由項(xiàng)目經(jīng)理獨(dú)自估計(jì)所有活動(dòng)的工期所產(chǎn)生的偏差。在上述估計(jì)的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目經(jīng)理完成各工期的累計(jì)和分?jǐn)傤A(yù)算的累計(jì)，并與項(xiàng)目

4、總建設(shè)時(shí)間和總成本進(jìn)行比較，根據(jù)一定的規(guī)則進(jìn)行調(diào)整。實(shí) 例這里用一個(gè)具體例子來(lái)說(shuō)明項(xiàng)目成本和進(jìn)度的計(jì)劃安排過(guò)程。假設(shè)某企業(yè)準(zhǔn)備開(kāi)發(fā)一個(gè)客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)，合同雙方將系統(tǒng)交付使用作為項(xiàng)目終結(jié)的依據(jù)，雙方同意維護(hù)期間費(fèi)用另行支付。經(jīng)測(cè)算，該項(xiàng)目總開(kāi)發(fā)工作量為4人年，項(xiàng)目總開(kāi)發(fā)時(shí)間為50周，項(xiàng)目總成本（包括軟件開(kāi)發(fā)成本、硬件成本和開(kāi)發(fā)中的其他成本）為100萬(wàn)元人民幣。根據(jù)相關(guān)的責(zé)任矩陣，項(xiàng)目經(jīng)理繪制了項(xiàng)目的甘特圖（圖1）。圖中將該項(xiàng)目劃分為六大活動(dòng)，并明確了各活動(dòng)的工期：系統(tǒng)規(guī)劃（5周）、系統(tǒng)分析（10周）、系統(tǒng)設(shè)計(jì)（10周）、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)（15周）、系統(tǒng)測(cè)試（8周）和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換（5周）。圖1 客戶(hù)關(guān)系信息

5、系統(tǒng)項(xiàng)目甘特圖上述六大活動(dòng)又細(xì)分為22項(xiàng)小活動(dòng)，各項(xiàng)小活動(dòng)之間的順序關(guān)系以及每項(xiàng)小活動(dòng)的工期估計(jì)和預(yù)算分?jǐn)偣烙?jì)如表3所示。在此基礎(chǔ)上，可以畫(huà)出該項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)圖（圖2）。圖2 客戶(hù)關(guān)系信息系統(tǒng)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖到此為止，已經(jīng)估計(jì)出該項(xiàng)目中每項(xiàng)活動(dòng)的工期和項(xiàng)目的總時(shí)間。為了確定這些活動(dòng)是否能在要求的時(shí)間內(nèi)完成，我們必須計(jì)算出一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，為每項(xiàng)活動(dòng)的執(zhí)行提供時(shí)間表，這個(gè)時(shí)間表主要解決以下兩個(gè)問(wèn)題： 1最早開(kāi)始時(shí)間（ES）和最早結(jié)束時(shí)間（EF）它們是指在項(xiàng)目合同開(kāi)始時(shí)間的基礎(chǔ)上，每項(xiàng)活動(dòng)能夠開(kāi)始和完成的最早時(shí)間。ES和EF是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)圖的正向計(jì)算得到的，即從項(xiàng)目開(kāi)始沿網(wǎng)絡(luò)圖到項(xiàng)目完成的累計(jì)時(shí)間。2

6、最遲開(kāi)始時(shí)間（LS）和最遲結(jié)束時(shí)間（LF）分別指為了在項(xiàng)目合同要求完工時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目，每項(xiàng)活動(dòng)必須開(kāi)始和完成的最遲時(shí)間。LF和LS可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)圖反向推算得出，即從項(xiàng)目完成沿網(wǎng)絡(luò)圖到項(xiàng)目開(kāi)始進(jìn)行推算。在此基礎(chǔ)上，可以繪制出附有開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間的進(jìn)度時(shí)間表（表4）。在網(wǎng)絡(luò)圖中也可標(biāo)出每項(xiàng)活動(dòng)的上述四個(gè)時(shí)間（參照?qǐng)D2中每個(gè)活動(dòng)描述框四個(gè)角上的數(shù)據(jù)）。在這個(gè)客戶(hù)關(guān)系管理項(xiàng)目中，表4中最后一項(xiàng)活動(dòng)“準(zhǔn)備系統(tǒng)轉(zhuǎn)換報(bào)告”的最早結(jié)束時(shí)間和項(xiàng)目要求完工時(shí)間之間有9天的差距，這個(gè)差距叫做“總時(shí)差”，有時(shí)也叫“浮動(dòng)量”。總時(shí)差可以用每項(xiàng)活動(dòng)的最遲結(jié)束（開(kāi)始）時(shí)間減去它的最早結(jié)束（開(kāi)始）時(shí)間算出，即：總時(shí)差LF-E

7、F 或 總時(shí)差LS-ES如果某項(xiàng)活動(dòng)的總時(shí)差為正值，表明該項(xiàng)活動(dòng)花費(fèi)時(shí)間總量可以適當(dāng)延長(zhǎng)，而不必?fù)?dān)心會(huì)出現(xiàn)在要求完工時(shí)間內(nèi)活動(dòng)無(wú)法完成的窘?jīng)r。反之，如果總時(shí)差為負(fù)值，則表明該項(xiàng)活動(dòng)要加速完成以減少花費(fèi)的時(shí)間。在本例中，項(xiàng)目的總時(shí)差為負(fù)值（參見(jiàn)表4），表明完成這個(gè)項(xiàng)目缺少時(shí)間余量。要較好地控制項(xiàng)目進(jìn)度，必須找到項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖中的關(guān)鍵路徑。在一個(gè)較大的網(wǎng)絡(luò)圖中，從開(kāi)始到完成可以有很多條路徑，一些路徑總時(shí)差可能為正，另一些可能為負(fù)。那些總時(shí)差為正的路徑有時(shí)被稱(chēng)為非關(guān)鍵路徑，而那些總時(shí)差為零或負(fù)值的路徑被稱(chēng)為關(guān)鍵路徑。由于客戶(hù)關(guān)系信息系統(tǒng)整個(gè)項(xiàng)目的總時(shí)差為-9，也就是說(shuō)，開(kāi)發(fā)本項(xiàng)目需要59周，而不是合同規(guī)定的50周。我們從表3中也看到項(xiàng)目各活動(dòng)預(yù)算分?jǐn)偫塾?jì)的最后結(jié)果是102萬(wàn)元，而不是合同規(guī)定的100萬(wàn)元。面對(duì)這種情況，項(xiàng)目經(jīng)理需要與各活動(dòng)的負(fù)責(zé)人特別是關(guān)鍵路徑上的負(fù)責(zé)人進(jìn)一步核實(shí)，看是否能壓縮相應(yīng)工期和預(yù)算分?jǐn)?，然后?duì)進(jìn)度和成本計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。在本例中，假設(shè)各負(fù)責(zé)人均表示已經(jīng)沒(méi)有壓縮的可能，那么，項(xiàng)目經(jīng)理就需要向項(xiàng)目建設(shè)的委托方申請(qǐng)將項(xiàng)目建設(shè)總時(shí)間延長(zhǎng)到59周。當(dāng)然，也可以采取折衷辦法：一邊申請(qǐng)延期，一邊調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃。至于費(fèi)用，除非嚴(yán)重超過(guò)合同款項(xiàng)或者合同中的預(yù)算被嚴(yán)重低估，否則，合同雙方很難再就合同款項(xiàng)進(jìn)行談判。比如本例中僅超過(guò)2萬(wàn)元，占合同總價(jià)款的2%，就只能在項(xiàng)目