英國路偉律師事務(wù)所規(guī)則

1、簡介手冊內(nèi)容 該手冊主要涉及事務(wù)所制作文本格式的重要問題。它也包括與郵件、電話留言相關(guān)的附加指導(dǎo)性規(guī)則和律所例會紀(jì)要相關(guān)的一些事項如標(biāo)點符號、電子表格、大寫及其強調(diào)。此手冊的第一部分包括適用于所有文本的一般性規(guī)則，但涉及到具體文檔中的特別免責(zé)條款除外。此手冊所包括的文本類型，當(dāng)然是事務(wù)所人員所寫出來的文本，不論是寫給當(dāng)事人、供應(yīng)商或者外部組織還是內(nèi)部所用，都使用統(tǒng)一的格式。所有的文件都是通過使用適當(dāng)?shù)母袷絹碇谱?。后勤部和其他部門都一如既往的使用通用格式，但考慮到當(dāng)?shù)氐膽T例（如日期的形式和標(biāo)點的使用），則需突破常規(guī)。 如果一個當(dāng)事人特別要求使用另外一種格式，會涉及到特別文檔或特別形式或文檔的某一

2、方面，以日期為例，這些雖有規(guī)定，文本格式當(dāng)然可以做出變動。即使對文本格式做出變動，這也是出于滿足個別當(dāng)事人的需要。但需要注意的是對于處理相同事件的文本，應(yīng)盡可能確保文本在布局、編碼和文本格式的其他方面前后一致。實例這本手冊案例豐富，用以說明文本格式的一些具體方面。但讀者應(yīng)當(dāng)意識到，由于這些只是例子而已，不可能面面俱到，更不可能窮盡案例。案例、規(guī)則及慣例所說明的問題可拋磚引玉，遇到具體問題，仍需具體分析。律所也有大量的標(biāo)準(zhǔn)形式，涵蓋范圍廣泛的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和文件類型，都是為了做出一流的文本。進一步指導(dǎo)和修正對與本手冊的批評指正，請與編委會或格里森聯(lián)系。文書編委會Michael BelfordEric

3、CampbellNick CrayOliver FelsensteinChris HolmesAshley JonesKathy LankesterSusan LintonLesley MacDonaghGreg Sinfield一般格式規(guī)則1. 創(chuàng)建文檔中的排版1.1由路偉律師事務(wù)所制作的所有文件的字體是Arial，10.5間距。路偉的標(biāo)志、文檔封面和書脊所使用的字體BWB。1.2在所有情況下的行距是1.1，標(biāo)題采用小體大寫字母。1.3創(chuàng)建文檔時，Word模板可用于大多數(shù)的文件類型。這些模板包括 以下類型的文件：信件 、空白文檔、賬單、外部備忘錄、傳真、檔案紀(jì)要、內(nèi)部備忘錄、65高壓信、會議

4、紀(jì)要、托收單、提貨單等。1.4別的范本會隨著使用者的要求而變化。如果一個范本不適用于你和他人經(jīng)常制作的文檔，請聯(lián)系服務(wù)臺。1.5使用范本去制作一個文檔應(yīng)該意味著使用者再一開始制作文檔時就不該背離律所的格式。當(dāng)以一種新的格式去編輯一個已存在的文檔，這不過是對原有風(fēng)格的揚棄。2.文檔配置文件2.1配置文件應(yīng)當(dāng)注意大小寫。配置文件應(yīng)包括主要客戶名稱。配置文件應(yīng)當(dāng)用詞或句對事件進行描述，如“重組”或“管理不動產(chǎn)基金”。文檔的名稱也應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出文件的內(nèi)容，如會見“當(dāng)事人”。2.2配置文件的簡記3所有文檔的每一頁應(yīng)包括一個格式化的文件識別碼 。該標(biāo)識碼自動添加到律所創(chuàng)建的所有文件中。 “ 識別碼定位在頁腳的

5、左側(cè)，包含庫名， 組和作者的ID，文件序號和版本號，如下： “LIB01/A1GJS/999999.01” 附加信息可能與文檔ID并存。這應(yīng)該被放置在文件的右邊，而不是在中心。4.名稱和參考4.1當(dāng)在外部和內(nèi)部的文件中提到律所，路偉律師事務(wù)所可以直接使用，除非使用全稱更合適（Lovells Boesebeck Droste）。為了避免過度強調(diào)或 重復(fù)，“律所”或“我們”也可以代用。4.2最好使用全名，不要用簡稱。在比較長的文檔中，全稱更有利于文檔的理解。4.3信件、傳真和賬單上的標(biāo)識由組名，負(fù)責(zé)人姓名的打頭大寫字母，合伙人或高管的打頭大寫字母，文檔編碼組成。如下：B6VP/ADW/418282

6、.014.4去掉文檔編碼如下：“B6VP/ADW”.這都應(yīng)當(dāng)用大寫。至于位置，依文檔類型為準(zhǔn)。4.5當(dāng)事人事件編碼：A2345/00011.5.標(biāo)題大寫及加粗以下段為準(zhǔn)。6段落編排如下提供五等級段落縮排：1. HEADINGText1.1 HeadingText1.2 HeadingText(a) Text(b) Text(i) Text(ii) Text(1) Text不要多于五等級，否則不易閱讀。6.2上邊的例子體現(xiàn)了標(biāo)題編碼，這也是有一桌子內(nèi)容需要處理、明晰的需要。內(nèi)容不多，不必多此一舉。6.3單一而有特色的編碼使律所受益。7.非編碼段落在無需編碼的段落中，使用“”或者“ ”標(biāo)注。8草案

7、8.1所有的文件草案應(yīng)當(dāng)包括“草案”的水印。無論內(nèi)部使用，還是外不適用，草案應(yīng)出現(xiàn)在每一頁，但標(biāo)題頁除外。8.2草案腳注應(yīng)包括文檔標(biāo)識碼，格式為“草案” 、年月日。8.3當(dāng)草案不止一份時，用“草案2”表示，以此類推。9.腳注與尾注腳注與尾注都是格式不可或缺的部分。至于選擇用哪一種，則依據(jù)文件類型，行業(yè)，或相關(guān)習(xí)慣做法，及當(dāng)事人的表達(dá)偏好。在沒有任何指導(dǎo)的情況下，腳注優(yōu)先。10.附表及附錄10.1附表用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“附表1”。如果一個附表分為 幾部分，均采用大寫字母表示，例如“A部分”。 “Part A”10.2附錄的要求及大寫。10.3每份附表及附錄都應(yīng)當(dāng)有各自小標(biāo)題。10.4更多關(guān)于附

8、表的信息在45段提供。11.手稿修正所有要送出去的文件應(yīng)避免改動。若改動不可避免或經(jīng)深思熟慮仍需改動（如47段的手改稿），那么這些修改后的文件應(yīng)該去復(fù)印，以備后用。12. 本手冊的范圍以外的文件主要規(guī)則13字體與行間距13.1由路偉律師事務(wù)所產(chǎn)生的所有文件的字體是宋體，10.5間距。13.2 行間距是1.1，在文件草案和訴狀中行間距是1.5。如需要變動，可在1.1到1.5之間轉(zhuǎn)換。14. 重點14.1重點通過加粗來體現(xiàn)，并且重點應(yīng)始終如一的以一種方式來體現(xiàn)。特定情況下，允許例外方式出現(xiàn)。14.2重點的凸顯應(yīng)當(dāng)慎用，應(yīng)用于只言片語，否則重點也失去意義。特別的，將段首的強調(diào)詞加粗作為標(biāo)題使用效果也

9、是不錯的。14.3在文件，書，或案件上使用斜體效果也不錯。15. 大寫大寫僅在下列情形下使用：(a) 語法要求。如句首詞的首字母，名字，地名。(b) 文件中特定義詞的首字母。(c) 合同或類似文件中所使用名稱的所有詞的首字母。(d) 特定事項名稱如Butterworths Company Law Handbook or Schedule A;(e) 法定形式16. 日期日期中的日與年應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字，月則全拼，如1 January 2000。日期應(yīng)在一行，不要被行分開。日期中不能用逗號，如不要把2000寫成2，000.17.數(shù)字分?jǐn)?shù)，百分比,百萬（million）,十億（billion）等的使用

10、。18.冒號、分號的使用19.單引號的使用20.引號的使用信箋與禮帖21引言22.法律意見書23.名稱表述24.告別辭25.其他事項26禮帖27.傳真27.1傳真是文件來往前的引子；傳真當(dāng)然也具有代替信件的功能。27.2傳真的引子如果傳真被當(dāng)做引子來使用，那么引子所附文件應(yīng)當(dāng)被列明。引子格式當(dāng)符合要求。格式在例二中說明。27.3如果傳真被當(dāng)做信件來使用時，傳真的格式應(yīng)與郵局信件相類似。格式在例三中闡釋。282930文件說明31.法律報告31.1內(nèi)部或外部使用的法律報告應(yīng)選擇適宜的格式。備忘錄與法律報告的形式在例6中闡釋。31.2適用于當(dāng)事人的法律報告依據(jù)具體情形而定。31.3法律報告的內(nèi)容可能

11、需要特別形式，如柱形類比圖。31.4文件的長度、復(fù)雜性決定了是否需要封皮、目錄或者索引。32.封皮的使用32.1不論外部文件還是內(nèi)部文件，封皮的使用都會給人帶來良好的印象。如，法律報告，商業(yè)規(guī)劃，自我展示。封皮形式在例7中闡釋。32.2外部使用文件封皮的顏色需要一個標(biāo)準(zhǔn)化的選擇。打印室可在色彩選擇上提出建設(shè)性意見。內(nèi)部文件封皮則可依據(jù)文件大小和耐用度，使用普通紙張或普通卡片來制作。323文件封皮格式可以從DTP格式中選擇。33.會議記錄34會議議程合同35.概述35.1這部分內(nèi)容適用于合同、協(xié)議、租約和其他類似法律文件。術(shù)語“合同”在此處對這些文件做類屬描述。35.2特別當(dāng)事人要求的特別形式不

12、受此限。36.標(biāo)題頁所有合同，無論多長，都應(yīng)當(dāng)有標(biāo)題頁。標(biāo)題頁應(yīng)有日期、各方當(dāng)事人名稱、合同簡要描述、公司名稱、事件編碼。標(biāo)題頁應(yīng)選擇合適的字樣板。標(biāo)題形式已例9為示。37.內(nèi)容頁371內(nèi)容頁應(yīng)準(zhǔn)備10頁或更多。37.2內(nèi)容頁格式在例10中說明。副標(biāo)題的使用（見條款6、條款7）及合同的結(jié)構(gòu)是可供選擇的。38.草案合同草案應(yīng)有草案的腳注和草案的水印。39.當(dāng)事人當(dāng)事人是受契約約束的，各方當(dāng)事人用空白行隔開，其名稱應(yīng)加粗，大小寫相結(jié)合，如Lovells.為各方所認(rèn)同的確切術(shù)語應(yīng)加粗。40.鑒于條款40.1鑒于條款在例11中闡釋。每個鑒于條款當(dāng)以句號結(jié)束。40.2轉(zhuǎn)折詞當(dāng)以這樣的形式出現(xiàn) “WHER

13、E AS:” 而且不用加下劃線.41.定義條款41.1律所在定義性條款中為定義詞所優(yōu)先選擇的格式是敘述性格式。定義詞應(yīng)當(dāng)加粗，加雙引號。詞如“means”（意味著）或“includes”（包括）附在定義詞之后。定義詞后加冒號，除非定義詞出現(xiàn)在句末，則以句號結(jié)束。定義條款的格局在例11中闡釋。41.2定義詞首次出現(xiàn)應(yīng)加粗，除非其出現(xiàn)在定義性條款中。42.參照43-46.47正式文件47.1在正式文件上，草案水印標(biāo)志應(yīng)當(dāng)被去掉。頁腳關(guān)于草案的細(xì)節(jié)應(yīng)當(dāng)被修正，僅留識別文件的標(biāo)識。如果草案是1.5間距，那么應(yīng)重定格式應(yīng)為1.1間距。47.2正式文件被提交到打印室打印在正式文本上（具有封皮）。正式文件紙

14、張進行雙面印刷。48.副本48.1副本應(yīng)包括原件的所有附屬文件。副本應(yīng)該留著備份。48.2副本按如下要求準(zhǔn)備：(a)在封皮頁，副本二字寫在日期右側(cè)。（b）簽章 “簽章【公司名稱】”組織章程49.布局50.標(biāo)題-5758.訴訟文書概述58.1這部分適用于高等法院和地方法院。所有路偉的標(biāo)準(zhǔn)格式都應(yīng)符合本冊子的規(guī)定。如果沒有相應(yīng)格式，可使用電子法庭中的格式。58.2一些格式資源的注意事項。58.3需新制的格式及要求58.4法律文書的使用59.與總體格式的關(guān)系。訴訟文書應(yīng)服從總體格式的要求，除非有相反規(guī)則。60.背板61.變空 變空至少要有3.5cm62.單面打印與雙面打印 除宣誓書與證人證言單面打印

15、，其余訴訟文書多雙面打印。考慮到復(fù)印的方便性，一些文件則需單面打印。63.邊空64.reference backsheet65.大寫與加粗大寫與加粗在訴訟文書中的使用與其他類型的文件相比用的次數(shù)更多。實踐中如何具體應(yīng)用，以例17，例18為示。66.數(shù)字67.行間距68.頁碼與段落69.裝訂70.文件修正71.72.電子版文件的提交73.正式文件的紙張74.對民事訴訟法的正確引用 賬單75.總述76.票據(jù)77.當(dāng)事人名稱與住址78.日期與references79.專業(yè)收費80.付款和其他費用81.賬戶數(shù)額82.事件描述與敘述83.付款單84.客戶的增值稅 電子郵件，在風(fēng)格與禮儀上的一些說明85.概述 事務(wù)所在使用電子郵件方面制作了規(guī)則。任何違背規(guī)則的行為都視為違紀(jì)，并可能導(dǎo)致解雇。86.個人電子郵件