辦公性費用審核及報銷管理制度

1、a) 辦公性費用審核及報銷管理制度a) 1 范圍本標準規(guī)定了借款及費用報銷程序、要求及相應的實施細那么。本標準適用于中美合資公司各職能部門和業(yè)務單位， 各業(yè)務單位 可按中美合資公司分權手冊自定審批程序及實施細那么， 但費用報銷標 準必須控制在中美合資公司規(guī)定的標準內(nèi)。b) 2 引用標準無b) 定義無c) 3 管理內(nèi)容d) 3.1 根本原那么e) 3.1.1 授權審批原那么：借款、預付款及費用報銷等財務事項由中美 合資公司分權手冊授權審批。f) 3.1.2 價格核定原那么：辦公用品、信息耗材等物資采購(生產(chǎn)性材 料除外) 由營運管理部統(tǒng)一招標確定供給商、 采購價格報財務管理部 審批備案后集中采購

2、。g) 3.1.3 費用預算原那么：費用支出前應有盡量詳細的預算和申請手 續(xù)，嚴格控制預算外、申請額度外和超標準費用的費用開支。h) 3.2 費用開支標準i) 3.2.1 業(yè)務應酬費j) 業(yè)務應酬費標準具體規(guī)定參見附件一。k) 報銷業(yè)務應酬費時必須附上經(jīng)批準的“業(yè)務應酬費申請 表，該表格式見附件三。l) 除公司統(tǒng)一組織活動外，禁止內(nèi)部互相請客、送禮。m) 中午外單位來客原那么上在食堂安排工作餐。n) 各單位業(yè)務應酬費按預算須重新核定，按時間進度進行控 制，超預算不予以報銷。o) 預算外業(yè)務應酬費標準

3、事先由經(jīng)辦者申請， 經(jīng)審批后實施。p) 3.2.2 辦公費q) 辦公費包括各單位日常所必需的辦公文具、用品(如 機)的購置費用，報刊雜志、專業(yè)書籍、資料訂閱費用，以及領用辦 公設備配件(含維修費)、易耗材料(如紙張、色帶、墨盒等)的費 用等。r) 辦公文具指辦公用的計算器、電池、筆(芯)、墨水、印 油、訂書機、起釘器、打孔器、筆座、訂書針、回形針、文件袋、便 箋、信封等，各單位在年度預算總額內(nèi)控制開支。s) 各單位應指定專人負責辦公用品的領用和發(fā)放，并定期提 交需求方案由營運管理部(行政效勞)統(tǒng)一組織招標采購，按月與供 應商結算。 營運管理部集中在財務

4、管理部報賬， 各單位根據(jù)領用的辦 公用品承當辦公費用。t) 3.2.3 郵電費u) 郵電費包括各部門日常業(yè)務運作需要所發(fā)生的 通話 費、 初裝費和文件郵寄費。不包括互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)費、效勞器維護費 和數(shù)據(jù)線路租金。v) 各職能部門所屬的直撥長途 、分機、 機的安裝統(tǒng) 一報營運管理部辦理和備案， 直撥長途 及 機應明確管理責任 人。w) 費統(tǒng)一由營運管理部集中在財務管理部報賬，各單位 根據(jù)實際發(fā)生情況承當相應費用。x) 崗位 費補貼方案另行制訂。y) 3.2.4 差旅費按出差地點分為國內(nèi)出差和境外出差。z) 國內(nèi)出差c符合開支

5、標準的長途交通費用實報實銷，經(jīng)理級不含以下 人員因特殊情況乘坐飛機的， 須經(jīng)職能部總監(jiān)或單位總經(jīng)理事先書面 批準，否那么按乘機費用總額的 60報銷；經(jīng)理級含以上人員出 差可乘坐飛機。d出差實行事前申請制度，申請時填寫“出差審批表，經(jīng)理級 含 以下人員國內(nèi)出差審批人為主管單位負責人 指職能部總監(jiān)或 業(yè)務單位總經(jīng)理，下同，主管單位負責人含以上人員出差審批 人為副總裁或總裁，國外出差審批人為總裁。e出差人因特殊原因未能事前書面申請的， 應通過 、 郵件等 其他方式向主管單位負責人和單位財務負責人申請， 并于回公司后三 天內(nèi)補辦書面出差審批手續(xù)。沒有經(jīng)過批準的“出差審批表，財務 部門不予辦理借款和報銷

6、。 “出差審批表格式見附件四，國內(nèi)差旅 費標準見附件二。f員工多人同性一同出差，應安排二人間或三人間住宿，住 宿費按報銷標準的 70執(zhí)行。g公司委派參加國內(nèi)各種會議、 培訓的費用開支， 憑會議通知及 收費票據(jù) 報銷有關差旅費用。 由會議或培訓方統(tǒng)一安排餐飲的， 公 司不再另外報銷伙食補貼。aa 境外出差員工境外含港、澳地區(qū)出差所發(fā)生的差旅費報銷 標準另行制定。bb)3.2.5 汽車費 汽車使用管理方法另行制定。cc 3.3 個人借款程序dd 3.3.1 出差借款ee 個人出差借款原那么上控制在審定的出差費用預算總額 90% 以內(nèi)， 出差借款填制 “借款申請單 ，

7、附上經(jīng)審批的 “出差審批表 ， 按程序辦理借款：a2萬元含以下出差借款審批程序：借款人申請-所屬單位財務審核T主管單位負責人審批T借款b2萬元以上5萬元含以下出差借款審批程序：借款人申請-所 屬單位財務審核主管單位負責人審核財務總監(jiān)審批借款c5萬元以上出差借款審批程序：借款人申請所屬單位財務審核 主管單位負責人審核財務總監(jiān)審核總裁審批借款ff 還款時間要求：出差人必須于出差回來后 7 個工作日內(nèi)節(jié) 假日順延填單報銷沖賬，報銷單據(jù)缺乏以抵償借款的，差額必須用 現(xiàn)金歸還。由于情況變化，業(yè)務被取消，所借款項必須立即歸還。gg 不遲還款責任a借款人不按時間要求報銷沖賬和

8、歸還借款， 從次月起所屬單位財務 部門將書面通知人力資源部門從其工資中逐月扣回， 并按每月尚欠借 款余額從借款日開始計收利息；b如由于借款人自動離職等原因形成壞賬， 審批借款的職能經(jīng)理和單 位總監(jiān)、總經(jīng)理級負責人負連帶清償責任，并規(guī)定在事實確認后 15 個工作日內(nèi)節(jié)假日順延清償。hh 3.3.2 生活及特殊困難借款生活費借支原那么上限額 1000元，填制“借款申請單并按程序辦理： 借款人申請 人力資源部審核 所屬單位財務審核 主管單位 負責人審核 借款借支 1000元以上含時應將學歷證件畢業(yè)證原件抵押到合資 公司人力資源部， 然后憑人力資源部開具的抵押收據(jù)到所在單位財務 部門辦理借款。ii 3

9、.3.3 專項費用借款應提供經(jīng)批準的書面申請及費用明細預算，費 用預算要求清楚、合理。jj 3.3.4 出國人員借款需附申請報告，報財務總監(jiān)及總裁批準同意后 辦理借款手續(xù)；假設為外幣借款，應將經(jīng)審批的申請報告報財務管理部， 按其指引辦理借款或自購零星外幣。kk 3.3.5 其他類型借款，參照上述程序?qū)徟l3.3.6 直接支付給外單位的勞務費、咨詢費、廣告費、材料費等一律不能以個人借款的形式支付，須由財務部門統(tǒng)一對外轉(zhuǎn)賬付款。mm) 3.4 申請付款程序nn) 3.4.1 申請付款時填制“付款申請單，屬于應付款的附上各項原始單據(jù)，屬于預付款的應有經(jīng)審批的書面申請： 采購一般辦公用品：附采購方

10、案原件或購置呈報單、收料清單、 發(fā)票。購置精密儀器、 設備：附采購方案， 各單位投標、報價單復印件， 采購合同及技術人員驗收單；認證、送檢費：經(jīng)常合作的單位，附收款通知書、發(fā)票等；非經(jīng) 常合作單位， 應附上經(jīng)審批的書面付款申請報告， 以及檢定完成后的 驗收報告；工程、工程、 大宗物料采購：按公司相關制度辦理，付款申請時 必須附采購方案、投資工程申報表、合同申報表、合同、法律審查意 見、招標情況。分期付款的工程首次付款時帶合同原件及副本，以后 每次付款時應有合同副本， 最后一期款必須附有驗收報告。 合資公司 采購的原材料、外協(xié)外購件、促銷品等另行制定監(jiān)控程序； 其他需預付的情況： 附上能足夠證明

11、該預付款項合理、合法性的單據(jù)oo) 3.4.2 款項預付后， 經(jīng)手人應及時索取發(fā)票沖賬， 超期 1 個月沖 賬且無正當理由的，財務部門可對當事人處以 1003000 元罰款。pp) 3.5 報銷程序qq) 3.5.1 費用審批、報銷流程rr) 預算、標準內(nèi)費用審批、報銷流程報銷人T部門負責人審核f所屬單位財務審核f所屬單位負責人審批T報銷ss) 超預算開支、專項費用必須先經(jīng)申請預算，批準后才能報銷報銷人 f 部門負責人審核f 所屬單位財務審核f 所屬單位負責人審核f 財務總監(jiān)審批 f 報銷tt) 3.5.2 報銷時間的規(guī)定uu) 所有費用應于發(fā)生

12、之日起七日內(nèi)報銷(出差人員自返回公 司之日起計算)，每遲報一天按報銷金額的1%扣罰。vv) 3.5.3 差旅費報銷ww) 報銷差旅費時應附經(jīng)審批的出差申請表，并填制“差旅費 報銷單。xx) 出差過程中發(fā)生的 費、 費、保險費等雜費以及長 途交通費、住宿費單據(jù)粘貼在“粘貼單上。yy) 合肥市內(nèi)出租車票原那么上不予報銷，特殊情況須主管單位負責人審批。zz) 出差地點市內(nèi)交通費在規(guī)定限額內(nèi)據(jù)實報銷。假設有公車出差，住宿費、伙食費在規(guī)定總限額內(nèi)據(jù)實報銷。aaa) 出差過程中，如發(fā)生業(yè)務應酬費的，應附上經(jīng)審批的“業(yè) 務應酬費申請表

13、。bbb) 業(yè)務應酬費報銷：發(fā)生應酬費前應先填“業(yè)務應酬費申請 表，并逐級審批。ccc) 禮品、禮金報銷時要求有兩人或兩人以上人員同時經(jīng)辦證 明。ddd)3.5.4 費、郵費報銷：必須以電信、聯(lián)通、郵電等部門開具的 有效發(fā)票為報銷憑證，并據(jù)以填制“付款申請單。eee)3.5.5 辦公費報銷：fff)采購辦公用品應付未付款，可參照 4.4.1 辦理，填制“付款申請單。ggg)采購辦公用品已付款報銷時，應有合法、真實的發(fā)票，采購計劃、購置申請表或呈報單，收料清單hhh 各項辦公料件由合資公司下達文件中規(guī)定的部門統(tǒng)一采購，特殊情況

14、下各單位自行采購的應征求歸口管理部門 合資公司營運管理 部確認、同意。iii 電腦設備外出維修費報銷需附經(jīng)審批的呈報單及設備使用部門、營運管理部信息技術簽名的驗收報告驗收報告單格式可由 信息技術部門自行擬定。jjj 各單位工作所需購置書刊、音像制品報銷時需附經(jīng)審批的 購置申請、書刊清單用于培訓的資料費還應有被培訓者簽收的清 單，由營運管理部備案確認后，財務審核報銷。行政效勞部門應不 定時抽查相關物品的保管情況。kkk3.5.6 汽車費報銷：lll 汽車費用油耗、修理、保養(yǎng)、保險、年審、停車、養(yǎng)路 等費用應控制在各單位預算范圍內(nèi)。mmm 報

15、銷時應附上經(jīng)營運管理部審核的“付款申請單。nnn3.5.7 幾項特殊的費用報銷：ooo 品質(zhì)認證、鑒定測試費報銷：應附上經(jīng)批準的鑒定申請報 告以及鑒定完成后相關部門的驗收報告、對方單位收款通知或發(fā)票。ppp 會務費報銷：附會議邀請函副本外地會議的還應有出差 申請表、會務費發(fā)票、收據(jù)等。qqq 律師代理費報銷：原那么上不準報銷律師代理等律師費用。 特殊情況，須單獨審批。rrr 短期培訓、經(jīng)理級含以上干部委培、資格考試費報銷： 附經(jīng)人力資源部、 所屬單位財務部門及分管副總裁審批的 ?外出培訓 申請表?，畢結業(yè)證書副本及考試合格證件復印件。報銷

16、額度可 參照人力資源部相關文件。sss 招聘費用報銷：附用人單位確認的招聘方案，以及每次招 聘效果專題匯報含招聘的組織、效果、費用構成，填制“付款申請單按規(guī)定的程序?qū)徟?。ttt) 教師費：外聘教師費需附聘請報告及費用預算，事后專項 報告培訓效果， 外聘教師費用支出應由對方簽收； 內(nèi)部講師費按人力 資源部相關培訓文件規(guī)定執(zhí)行，并報人力資源部、財務管理部確認。 uuu) 對外宣傳費：附詳細的宣傳實施報告和費用預算，事后就 宣傳效果進行專題書面報告，有勞務費支出的需提供有效的支付憑 證。vvv)3.6 發(fā)票/ 單據(jù)的審核www)3.6.1 發(fā)票、單據(jù)的根本要

17、求 所有發(fā)票應當清晰載明單位名稱(公司全稱)、金額、開票日期，發(fā) 票要素填制標準、 齊全，發(fā)票上必須有開票單位加蓋的財務專用章或 發(fā)票專用章。 如果是收據(jù)的， 必須是行政事業(yè)性收費專用及其他行業(yè) 專用的、稅務部門認可的收據(jù)。除增值稅發(fā)票外，所有發(fā)票的反面都 要有經(jīng)辦人的簽名和日期。xxx)3.6.2 采購發(fā)票的要求 發(fā)票應當清晰栽明單位全稱、貨物名稱、型號規(guī)格、單價、大小寫合 計金額、開票人簽名，增值稅發(fā)票要保持票面清潔，要素填制標準齊 全。yyy)3.6.3 業(yè)務應酬費發(fā)票要求：zzz) 餐費發(fā)票正面必須有消費日期、單位名稱和金額，反面必 須有經(jīng)辦人簽名。發(fā)票上的時間與地點應與

18、“業(yè)務應酬費申請表的 時間、地點吻合。aaaa) 對于定額的餐飲業(yè)發(fā)票，按規(guī)定的標準核實報銷。bbbb) 除以轉(zhuǎn)賬形式支付禮金之外， 其他禮品發(fā)票正面必須載 明禮品名稱、單價、總金額、采購地點，反面必須有兩個以上經(jīng)辦人 簽名，并附有采購之前已審批的申請表。cccc) 3.6.4 差旅費發(fā)票要求：dddd) 飛機、車船票：票面必須載明日期、終始地點、票面金 額，界線正確(以劃界最明顯的大寫金額為核報金額)，反面應有經(jīng)辦人簽名。eeee) 住宿費發(fā)票正面必須有出票日期、入住和退房日期、住 宿費用工程、單價、總金額等。ffff) 3.6

19、.4.3 一次出差到多個目的地的，在“付款申請單上要列示 每個行程的明細路線(日期、起止地點、費用工程、合計金額等)。 gggg) 3.6.5 費單據(jù)要求： 手工 費單據(jù)需有電信、郵局或住宿旅館等加蓋的印章，日期、金 額清楚；電腦發(fā)票上標明的日期、金額清楚。hhhh) 3.6.6 汽車費票據(jù)要求：票面金額，票面界線不正確的，以界線 處最明顯的金額為報銷金額。 當次用車費用單據(jù)應單獨整理， 不按規(guī) 定整理的單據(jù)視同非法單據(jù)拒絕受理。iiii)3.7 費用報銷責任界定jjjj)3.7.1 報銷人的責任kkkk) 報銷人對所報銷工程的真實性、準確性、及時性負責， 單據(jù)及附件應合法、完

20、整。llll) 各項報銷票證、資料必須齊全并按要求粘貼整齊(發(fā)票 正面向上、在粘貼單界線內(nèi)平均攤薄粘貼)，否那么財務部有權拒絕報 銷。mmmm) 3.7.2 直接領導的責任nnnn) 負責審查費用工程申請及批準手續(xù)，報銷金額是否控制在標準之內(nèi)。oooo) 對所報銷工程的真實性、合理性負責。pppp) 3.7.3 財務審核人員的責任qqqq) 負責審查單據(jù)的合法性、真實性，報銷內(nèi)容是否符合有 關標準。rrrr) 審查報銷工程審批手續(xù)的完整性。ssss) 3.7.4 審批者的責任：審批者對報銷工程的真實性、 必要性、費

21、 用總體的合理性負責。tttt) 3.8 處分方法uuuu) 3.8.1 報銷人營私舞弊、弄虛作假，不予報銷不真實不合理局部。 對已經(jīng)報銷的， 除退回違規(guī)報銷金額外， 同時對報銷人予以違規(guī)報銷 金額 20-100%但不低于 100 元的罰款。vvvv) 3.8.2 直接領導在資料不全、 原始憑證不充分、 工程不真實的情 況下簽名準予報銷的，對其給予違規(guī)報銷金額 10%-50%但不低于 50 元的罰款。wwww) 3.8.3 財務審核人員審核不嚴使公司造成損失的， 對財務審核人 員按違規(guī)報銷金額 5%-15%的罰款。xxxx) 3.8.4 審批人對違規(guī)報銷或?qū)徍瞬粐澜o公司造成的損失承當連 帶責任

22、。yyyy) 4 附那么5.1 報銷費用時涉及外幣的， 以外幣借款時的匯率換算本錢位幣付款。5.2 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，原榮合字 2004014 號文件?合資 公司日常費用報銷制度?作廢。附件一：業(yè)務應酬費標準一覽表附件二：國內(nèi)差旅費標準一覽表 附件三：業(yè)務應酬費申請表 附件四：出差審批表附件五：專項費用開支預算申報(請)表 附件六：報銷單據(jù)標準指引附件一業(yè)務應酬費開支標準一覽表單位：元/人陪同人員類別業(yè)務應酬標準備注經(jīng)理40陪餐人數(shù)原那么上不超部長50就餐人數(shù)的50%且最多高層總監(jiān)/總經(jīng)理100不超過四人副總裁預算內(nèi)實報實銷總裁實報實銷說明：中午外單位來客一律在食堂安排工作餐；在外招待用

23、餐需填寫 業(yè)務招待申請表，單位負責人副職按單位負責人標準的80%執(zhí)行。附件二國內(nèi)差旅費標準一覽表乘坐交通工具標準職級飛機火車輪船總監(jiān)/總經(jīng)理含以上經(jīng)濟倉軟席二等倉部長/經(jīng)理級空中距離大于1000公里或乘坐火車超過 12 小時；其他情況 下事先報總經(jīng) 理或主管單位 負責人批準。在火車上當天 晚上八點以后 至次日早晨六 點，連續(xù)乘車超 過10小時者， 可以乘坐硬席。三等倉其他員工在火車上當天 晚上八點以后 至次日早晨六 點，連續(xù)乘車超 過10小時者， 可以乘坐硬席。三等倉及以下說明：1、員工乘火車在可買臥鋪的范圍內(nèi)不乘坐者，如乘坐直快、慢 車硬座或特快硬座，可按硬座票價的 60%給予補貼；2、原那

24、么上不予報銷車船、飛機票的訂票費用。如遇特殊情況確 實需要發(fā)生的訂票費用，須提供所屬單位負責人簽名確認的書面說明 方可報銷；3、凡公司派專車出差的員工，不予報銷交通費。住宿費、伙食費及市內(nèi)交通費，在相應限額內(nèi)據(jù)實報銷 單位：元/天職級地區(qū)總監(jiān)/總經(jīng)理級部長/經(jīng)理級其他員工特區(qū)380300250直轄市、省會、沿海開放城市320260200其他地區(qū)300230180說明：1、特區(qū)指：深圳、珠海、廈門、汕頭、海南、上海等城市;2、沿海開放城市指：大連、秦皇島、煙臺、青島、連云港、寧 波、南通、溫州、湛江等城市；3、地區(qū)等級的計算，是以住宿發(fā)票開具的地點作為報銷等級， 報賬時須提供實際出差天數(shù)及其當?shù)?/p>

25、住宿發(fā)票，住宿發(fā)票須注明人 數(shù)、天數(shù)、單價等；4、出差回程日差旅費計算：返回車船票、機票所注時間或隨公司車出差返回時間在22： 00以前，按對應地區(qū)半天計算；22： 00以后，差旅費按對應地區(qū)全日計算。出差當日返回者，亦比照辦理。5、隨主管單位負責人等高層干部出差的一般員工，其出差費用 可按經(jīng)理 /部長級標準報銷，但須經(jīng)相應領導簽字批準；6、出差人員出差期間，除有關聯(lián)系業(yè)務的郵費、 費、復印 費等正常小額可以報銷外， 其他開支的一切費用均個人自理， 不予報 銷；7、當日不能往返的出差按標準憑票報銷；當日往返的出差不誤 餐的不可享受伙食費補助。 有公車出差的不享受市內(nèi)交通補助， 只享 受誤餐補助 20 元/天；8、以上標準不適用于長期駐外人員，長期駐外人員津貼另行制 定；9、營運管理部法務人員包括公司內(nèi)部律師出差的，按公司 標準執(zhí)行；如需要外聘律師、法院人員配合一同出差的須另行申請， 報銷差旅費時必須提供案件處理的結果說明；10、以上所有員工差旅費報銷時填制的“差旅費報銷單后應附 有足夠的、真實有效的發(fā)票。附件三：業(yè)務應酬費申請表申請時間：年 月 日申請部門經(jīng)辦人申請原因