會計人員管理論文：會計電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制問題探討

1、會計人員管理論文：會計電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制問題探討摘要：近年來，會計電算化在我國企業(yè)不斷普及應(yīng)用，已成為現(xiàn)代企業(yè)會計發(fā)展的必然趨勢。電算化會計在極大提高了會計的信息處理速度的同時也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了新的變化，出現(xiàn)了一系列新的問題，如何建立一個適應(yīng)會計電算化發(fā)展的內(nèi)部控制體系成為我國企業(yè)內(nèi)部控制工作面臨的一個新課題。關(guān)鍵詞：企業(yè)；會計電算化；內(nèi)部控制二十一世紀計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，給人類社會和經(jīng)濟帶來了前所未有的沖擊，人們的很多思想觀念和工作實務(wù)發(fā)生了根本性的變革。在會計行業(yè)，變化最大的是：傳統(tǒng)的手工會計加速演變?yōu)闀嬰娝慊ｋS著我國企業(yè)會計制度的不斷完善和電算化實務(wù)的迅速發(fā)展，會計

2、電算化正在向縱深發(fā)展，然而會計電算化理論研究的匱乏，導(dǎo)致許多會計工作難以用計算機來完成，因此當務(wù)之急必須加強會計電算化理論研究，建立健全我國會計電算化理論體系，以會計電算化理論來指導(dǎo)實踐。會計電算化產(chǎn)生和發(fā)展的過程，也是突破傳統(tǒng)會計觀念，對現(xiàn)行會計理論和方法提出新問題、新課題，以及研究和確立新的理論和方法的過程。隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及應(yīng)用，新的問題和新的課題將不斷出現(xiàn)。信息處理網(wǎng)絡(luò)建立后，企業(yè)將如何做到既及時合法提供會計電算，又能有效保護商業(yè)秘密；兩個會計子系統(tǒng)實現(xiàn)結(jié)合后，信息經(jīng)濟將對現(xiàn)行會計理論和方法產(chǎn)生巨大影響。同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展及應(yīng)用領(lǐng)域的不斷拓寬，也使會計電

3、算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征。這就要求我們必須加強會計電算化理論的研究，建立較完備的會計電算化理論體系，以適應(yīng)會計電算化迅速發(fā)展的需要。這里，筆者就會計電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制問題做以探討。一、會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響（一）會計電算化改變了內(nèi)部控制的形式會計電算化改變了企業(yè)會計核算的形式，對傳統(tǒng)的會計核算方式進行了變革，原先的一些內(nèi)部控制方式在會計電算化下不再使用，一部分是由于這些措施沒有必要再實施，例如編制科目匯總表、憑證匯總表等，還有一部分內(nèi)部控制的措施由電算化系統(tǒng)來完成，例如借貸平衡的建議、總賬明細賬的核對等，這部分由電算化系統(tǒng)來執(zhí)行的內(nèi)部控制具有不易被發(fā)現(xiàn)、難以糾正的特點。（二）會計電

4、算化轉(zhuǎn)移了企業(yè)內(nèi)部控制的重點由于實行會計電算化之后，企業(yè)的會計核算工作由會計電算系統(tǒng)根據(jù)既定的程序來自動完成，財務(wù)人員從日常的繁瑣的數(shù)據(jù)計算、登記各類賬簿中解放出來，將工作的重點放在原始會計數(shù)據(jù)的收集、整理、審核、錄入上，企業(yè)內(nèi)部控制的重點由查漏糾錯變?yōu)闀嫈?shù)據(jù)的分析。（三）會計電算化擴大了內(nèi)部控制的范圍會計電算化通過建立起一個包含企業(yè)整個運行體系的會計核算系統(tǒng)，對企業(yè)的采購、生產(chǎn)、銷售、回款等環(huán)節(jié)進行及時的核算，在建立網(wǎng)絡(luò)化的信息系統(tǒng)后企業(yè)的會計系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)資源的運行狀況進行實時的動態(tài)反映，從而將內(nèi)部控制的范圍擴大到整個企業(yè)，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部控制的全程性。（四）會計電算化下的授權(quán)審批程序發(fā)生

5、了變化授權(quán)審批制度是企業(yè)內(nèi)部控制的重要措施，在會計電算化下，這一措施仍然發(fā)揮著重要作用，但是授權(quán)審批的程序卻發(fā)生了改變，許多原來的業(yè)務(wù)審批、人員簽章環(huán)節(jié)在信息系統(tǒng)自動完成的情況下變得不再適用，授權(quán)與審批一是體現(xiàn)在在原始單據(jù)的整理階段，二是體現(xiàn)在對會計電算系統(tǒng)的人員職權(quán)設(shè)置方面。二、企業(yè)在推行會計電算化后企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問題（一）會計電算的操作不夠規(guī)范會計電算化對企業(yè)的操作規(guī)范性提出了更高的要求，一旦在數(shù)據(jù)的錄入階段發(fā)生錯誤會引起下面多有環(huán)節(jié)的錯誤，在發(fā)現(xiàn)輸出結(jié)果異常的情況下要反過頭來查找錯誤的根源需要大量的工作，而且在存在多個錯誤的情況下，要發(fā)現(xiàn)錯誤所在就更加困難，這種情況在批量處理業(yè)務(wù)

6、時更為突出。為了避免數(shù)據(jù)被任意修改，很多財務(wù)軟件都設(shè)定在數(shù)據(jù)入賬后不能再對原始數(shù)據(jù)、原始單據(jù)進行修改、刪減的操作，一方面要查出這些錯誤的難度很大，而且在找出原因之后需要通過增加新的單據(jù)來修正。目前我國企業(yè)會計人員在對會計電算系統(tǒng)的應(yīng)用方面還不熟練，對會計電算數(shù)據(jù)的整理和處理過程不規(guī)范，影響了會計電算的準確性、完整性。（二）企業(yè)對會計電算化下的系統(tǒng)風險缺乏控制一、電算化軟件系統(tǒng)的風險。當前我國企業(yè)所采用的電算化軟件多由專門的軟件公司為其開發(fā)，財務(wù)軟件系統(tǒng)內(nèi)部銜接性比較差，數(shù)據(jù)的兼容性、安全保密性不強，企業(yè)對電算化系統(tǒng)本身缺乏進行開發(fā)和技術(shù)維護的能力，一旦數(shù)據(jù)被竊取、修改或者系統(tǒng)程序發(fā)生損壞就會導(dǎo)

7、致整個會計電算系統(tǒng)的癱瘓，給企業(yè)造成的損失將不可估量。二、由于企業(yè)在采用會計電算化系統(tǒng)之后，沒有重新進行崗位職能設(shè)置，在減少會計人員的同時一些實質(zhì)上不相容的職能出現(xiàn)了一人擔任的情況，導(dǎo)致組織機構(gòu)、崗位之間相互制約、相互監(jiān)督的控制機制失效，加上存儲于計算機上的數(shù)據(jù)在安全保密性不好的情況下很容易被認為修改，而且這種修改沒有明顯的痕跡，如果未經(jīng)授權(quán)的人員獲知密碼就可以對重要的數(shù)據(jù)進行復(fù)制、偽造、刪減等操作，加大了電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制的難度，使一些財務(wù)舞弊行為更隱蔽。三、完善電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的對策（一）強化會計電算系統(tǒng)開發(fā)與使用的控制會計電算系統(tǒng)的開發(fā)包括會計電算系統(tǒng)的可行性研究、資本預(yù)算

8、與評估、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)更新于改進等工作，這一系列的工作都是與系統(tǒng)本身有著密切聯(lián)系的，涉及到的內(nèi)部控制問題主要有以下幾個方面：1.保證會計電算系統(tǒng)的可應(yīng)用性會計電算系統(tǒng)的開發(fā)對于一般企業(yè)而言不具備自行開發(fā)研制的能力，更多的是由軟件企業(yè)來為企業(yè)設(shè)計，或者由企業(yè)購買已有的系統(tǒng)軟件，因此，企業(yè)首先要做好前期的分析評估工作，已為會計電算系統(tǒng)的設(shè)計提供詳細的資料，保證開發(fā)出來的系統(tǒng)具有很好的可操作性。2.培養(yǎng)稱職的操作人員雖然每一套會計電算系統(tǒng)軟件具有類似的功能，但在一些細節(jié)方面還是有很多差異的，這些細小的環(huán)節(jié)對企業(yè)會計核算而言是非常關(guān)鍵的，企業(yè)要強化會計電算系統(tǒng)的內(nèi)部控制，必須要配備

9、合適的操作人員，了解整個會計電算系統(tǒng)的運行特點，做好整個系統(tǒng)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制。為此，企業(yè)必須不斷加強財務(wù)人員的在職培訓(xùn)，提高企業(yè)會計人員的會計專業(yè)知識和計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，以適應(yīng)會計電算系統(tǒng)實施人際交互控制的客觀要求。會計電算系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)在整個系統(tǒng)開發(fā)階段就應(yīng)當開始，提高操作人員對系統(tǒng)的認識和了解，明白整個系統(tǒng)運行的原理和過程。在系統(tǒng)開發(fā)完成后，要對有關(guān)人員進行系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，了解系統(tǒng)內(nèi)部控制方面的程序，掌握基本的系統(tǒng)維護和升級的方法，保證系統(tǒng)運行的安全性。3.做好系統(tǒng)的修改控制會計電算系統(tǒng)在投入使用之后，由于企業(yè)經(jīng)營環(huán)境以及經(jīng)營狀況的變化，客觀上要求企業(yè)要根據(jù)需要對系統(tǒng)進行必要的修改，

10、此外，信息系統(tǒng)在運行一段時間后也會出現(xiàn)一些需要的地方，如何對會計電算系統(tǒng)進行修改和維護是一個非常重要的內(nèi)容。會計電算系統(tǒng)的修改必須經(jīng)過管理部門的批準，要由專門人員進行技術(shù)指導(dǎo)，會計電算系統(tǒng)的操作人員不能參與相關(guān)的修改，而是由專門負責軟件修改事項的人員來進行，要做好有關(guān)的記錄，詳細報告進行系統(tǒng)修改的原因和過程。（二）加強會計電算化下的組織和人員控制1.會計電算化下的組織機構(gòu)設(shè)置會計電算化下更應(yīng)該加強組織控制，通過崗位設(shè)置與權(quán)責的劃分保證不相容職責的分離，建立起一套相互牽制、相互監(jiān)督的機制，保障會計電算的真實、可靠，避免會計串通舞弊行為發(fā)生的可能性。企業(yè)在實施會計電算化之后要對原有的組織結(jié)構(gòu)進行調(diào)

11、整，按照會計業(yè)務(wù)的流程設(shè)置數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計電算分析組等工作組；同時按照職責設(shè)置計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位，保證組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的精簡、合理。2.合理設(shè)置各個崗位的權(quán)限與職責在合理設(shè)置企業(yè)會計電算系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)之后，要對各個崗位的業(yè)務(wù)活動范圍、性質(zhì)進行分析，確定各個崗位的權(quán)限與責任，保證各個崗位的權(quán)限與責任向適應(yīng)，同時避免崗位權(quán)限設(shè)置不合理，出現(xiàn)某個崗位或部門完全控制某項業(yè)務(wù)的情況。在進行會計電算系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置時要保證將系統(tǒng)的開發(fā)與維護與系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)維護與審核、數(shù)據(jù)錄入與記賬等職務(wù)的分離，構(gòu)建一個新的內(nèi)部控制權(quán)責體系。3.加強會計電算化下的

12、檔案管理會計電算化下的會計檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很多差異，企業(yè)應(yīng)指定檔案管理負責人，建立完善的檔案管理制度完善檔案資料的審閱、借用工作，加強檔案的管理。做好所有檔案的備份，保證出現(xiàn)意外情況導(dǎo)致電子檔案丟失后能及時采取應(yīng)急措施恢復(fù)相關(guān)數(shù)據(jù)。（三）會計電算系統(tǒng)的操作控制企業(yè)應(yīng)設(shè)置會計電算系統(tǒng)的專用服務(wù)器，其他會計人員通過電腦終端可以進行相關(guān)的操作。在設(shè)置各個崗位人員的操作權(quán)限后，每一名工作人員都只能做權(quán)限范圍內(nèi)的操作事項。會計人員在進行相關(guān)的操作時應(yīng)嚴格按照會計處理流程進行，并建立操作日志制度，記錄操作時間、操作人員和內(nèi)容的記錄，這些內(nèi)容可以通過與系統(tǒng)內(nèi)的操作日記進行核對來考察日常手工操作日志是否真實。按照企業(yè)會計電算系統(tǒng)操作的內(nèi)容可以將這一階段的內(nèi)部控制分為以下幾個方面：1.業(yè)務(wù)發(fā)生控制業(yè)務(wù)發(fā)生之后，要通過會計電算系統(tǒng)軟件的有關(guān)控制程序?qū)I(yè)務(wù)活動的合理性、合法性進行檢查和控制，檢查業(yè)務(wù)活動的原始憑證是否完整和正確、有關(guān)字符代碼的使用是否規(guī)范、操作口令是否正確、業(yè)務(wù)活動的涉及的價格和數(shù)量是否準確等。2.數(shù)據(jù)的錄入控制企業(yè)應(yīng)建立錄入數(shù)據(jù)控制程序，所有的錄入數(shù)據(jù)必須經(jīng)過審核，錄入人員必須有有關(guān)部門的的授權(quán)，在數(shù)據(jù)錄入后要對數(shù)據(jù)進行校驗。3.數(shù)據(jù)處理和輸出控制輸出數(shù)據(jù)控制一是要保證輸出操作的授權(quán)，要有經(jīng)過授權(quán)的人員進行數(shù)據(jù)的輸出。二是要對輸出結(jié)果