文檔管理制度(行政部)

1、精心打造文檔管理制度根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定，為進(jìn)一步提高公司文檔管理工 作的質(zhì)量和管理水平，確保文檔的完整與安全，根據(jù)本公司特點，制 定本規(guī)定。1、文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部重要文件；公司對外往來的各 類公文；公司內(nèi)部重大活動、事件記錄；生產(chǎn)及管理的相關(guān)條例、政 策、法規(guī)；全體員工檔案；重要資料及文檔資料的電腦備份等。主要 包括：A、以公司名義發(fā)出的文件。B、行政管理制度匯編。C、公司會議紀(jì)要。D、以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。E、各部門呈報的工作計劃（年度/半年度工作計劃、籌建計劃、 經(jīng)營活動計劃）、總結(jié)（年度總結(jié)、活動總結(jié)等）、申請（采購申請除外）、 報告及管理規(guī)章制度

2、等。F、公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級 公司往來文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來文、外來商函及復(fù)函等。G、人員檔案：內(nèi)容包括個人簡歷、體檢表、相關(guān)證書復(fù)印件等。H、重要資料：公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、技 術(shù)資料等。I、上級檢查或公司開展各項活動時拍攝的照片、聲像材料（注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容等）。2.文檔資料收集及整理：文檔管理員負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放 目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識，以便查找。3、文檔資料查閱或復(fù)印：保密級文件，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦 公室。相關(guān)政策、法規(guī)及重要資料須查閱或復(fù)印的，持相關(guān)部門負(fù)責(zé)

3、人批準(zhǔn)單，在行政部辦理登記手續(xù)；并經(jīng)行政部經(jīng)理方可查閱或復(fù)印。4、文檔資料的更改與報廢：A、各類文件張貼或下發(fā)后如須更改，必須由原文件簽署人審批 后，方可執(zhí)行，并須即刻作廢舊文件，同時在新文件上注明“以此文 件為準(zhǔn)”。B、根據(jù)文檔資料管理實際需要報廢某些文檔，需填寫文件銷 毀申請單報行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。5、各類文件資料的發(fā)放：A、向各部門傳達(dá)的公司通知、文件、制度的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。B、有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營合同（協(xié)議書）、人事行政 制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件，必須加封后傳遞。6、電腦及電子文檔管理：文檔管理員須在電腦上須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的文檔目錄，分類保存各類文件，重要文件須加密，且以光盤或軟盤備份。內(nèi)部發(fā)文須由資料員對格式、方法等方面進(jìn)行審