平安郵件文化-文檔資料

1、1平安普惠房交所山東省分公司平安普惠房交所山東省分公司2目目 錄錄 平安的郵件文化平安的郵件文化 郵件禮儀郵件禮儀3平安的郵件文化平安的郵件文化4 郵件文化是平安重要的核心競爭力之一，從根郵件文化是平安重要的核心競爭力之一，從根本上改變了公司內(nèi)部的溝通交流方式，大幅提升本上改變了公司內(nèi)部的溝通交流方式，大幅提升工作效率。工作效率。 全體員工都應習慣并規(guī)范擬寫并發(fā)送郵件，全全體員工都應習慣并規(guī)范擬寫并發(fā)送郵件，全面掌握郵件處理技能。養(yǎng)成通過郵件開展工作、面掌握郵件處理技能。養(yǎng)成通過郵件開展工作、進行溝通交流的良好習慣，學會并習慣用郵件安進行溝通交流的良好習慣，學會并習慣用郵件安排工作、匯報請示、

2、交流重要信息、確認溝通結(jié)排工作、匯報請示、交流重要信息、確認溝通結(jié)果、歸檔郵件并進行工作的交接傳承。果、歸檔郵件并進行工作的交接傳承。5678郵件禮儀郵件禮儀9一、主題一、主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。1一定不要空白標題，這是最失禮的2標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用.才能顯示完你的標題3. 標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”4一封信盡可能

3、只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理5可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6回復對方郵件時，可以根據(jù)回復內(nèi)容需要更改標題，不要回復一大串。10二、正確認識收件人，抄送，密件抄送二、正確認識收件人，抄送，密件抄送111.收件人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。 2.而抄送的人則只是需要知道這回事，沒有義務對郵件予以響應，當然如果抄送人有建議，當然可以回Email。 3.而密送，即你不希望收信人看到你將此郵件發(fā)給的人。這個可能用在非常規(guī)場合，也是盡量不去使用的。 4

4、.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。5.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要，還應對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將回復了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。 12三、稱呼與問候三、稱呼與問候1 恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、各位。 如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“xx總”；如果不清楚職務，則應按通常

5、的“xx老師” 。2 Email開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫個”你好”；結(jié)尾寫個”祝您順利”之類的也就可以了。 俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。13四、正文四、正文Email正文要簡明扼要，行文通順。 如果具體內(nèi)容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長 2. 注意Email的論述語氣。根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關系或者郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。3. 盡可能

6、避免拼寫錯誤和錯別字。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。1. 4. 合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。14五、附件五、附件如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。2. 附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。3. 正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件。5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用1. 6. 如果附

7、件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發(fā)送，15六、六、 回復技巧回復技巧1.及時回復Email 收到他人的電子郵件后，理想的回復時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。 如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復，云云”。 如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2. 進行針對性回復 當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進

8、行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。3. 不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。16 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了 如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應，應該回復全體，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情 。 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。6. 主動控制郵件的來