電子郵件的基本使用技巧-文檔資料

1、1Email Skills-Principles & Elements2郵件的要素3郵件的五要素所有電子郵件均應(yīng)包括的五個(gè)基本要素，以及正確使用這些要素的原則： “收發(fā)件人收發(fā)件人”字段字段 此字段應(yīng)包含收發(fā)信人的全名，英文姓名的首字母要大寫。主題行主題行 主題行應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地表達(dá)郵件的目的和內(nèi)容，五到七個(gè)字詞較好。問候語問候語 這體現(xiàn)了郵件的所需語氣，具體取決于同收信人之間的關(guān)系，以及相應(yīng)的禮節(jié)等級(jí)。問候語通過姓名指明了收信人，還可起到禮貌的開場(chǎng)白作用。郵件正文郵件正文 正文應(yīng)遵循電子郵件禮儀的基本規(guī)則。應(yīng)表達(dá)適當(dāng)?shù)恼Z氣，避免不當(dāng)格式，使用正確的文風(fēng)，表述簡(jiǎn)潔明了。結(jié)語結(jié)語 這表示郵件

2、將要結(jié)尾，使用的語氣應(yīng)和郵件正文保持一致。4發(fā)件人5發(fā)件人6收件人 TO CC BCC7主題（標(biāo)題）主題（標(biāo)題） 57個(gè)字詞為佳 首字母大寫 視情形可在首尾加表示程度或狀態(tài)的詞 Re和Fw時(shí)可適當(dāng)在后面加注釋8問候語問候語注意不同的場(chǎng)合使用不同的問候語陌生人與熟人正式與非正式中文與英文9結(jié)束語結(jié)束語10郵件的有效表達(dá)該郵件是否表達(dá)了單一主題？簡(jiǎn)要切題該郵件是否開門見山？語句是否簡(jiǎn)潔明了？避免長(zhǎng)句如果使用項(xiàng)目符號(hào)分別列出相關(guān)項(xiàng)，是否會(huì)增強(qiáng)該郵件的效果?該郵件的內(nèi)容是否全面？是否需要發(fā)送后續(xù)電子郵件獲得詳細(xì)信息？該郵件的長(zhǎng)度是否適合預(yù)覽窗格？是否有附件？如果有的話，附件是否確有必要？電子郵件的總文

3、件大小是否超過 2 MB？?jī)H附上必需的文件該郵件的什么內(nèi)容讓您對(duì)寫信人有正面或負(fù)面的印象？總體上，對(duì)于電子郵件和內(nèi)容簡(jiǎn)潔的基本原則，寫信人遵守得如何？11高效使用電子郵件需要遵循的七條基本原則始終注重電子郵件的語氣始終注重電子郵件的語氣 確保使用的語氣適合所聯(lián)系對(duì)象和郵件目的。內(nèi)容清楚明了，避免無意地表達(dá)不適當(dāng)?shù)恼Z氣。在非正式的郵件中，可以使用表情圖標(biāo)表達(dá)情感。避免不當(dāng)格式避免不當(dāng)格式 避免使用大寫字母、下劃線或加粗內(nèi)容。這是不職業(yè)的做法，可能會(huì)視為挑釁行為。使用正確文風(fēng)使用正確文風(fēng) 確保內(nèi)容要點(diǎn)表述流暢并有邏輯，并防止郵件包含基本的拼寫、語法和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤。在合理的時(shí)間內(nèi)及時(shí)回復(fù)郵件在合理的時(shí)間內(nèi)及時(shí)回復(fù)郵件 及時(shí)回復(fù)收到的電子郵件，最遲要在 24 個(gè)小時(shí)左右內(nèi)回復(fù)。答復(fù)所收到電子郵件中的全部問題答復(fù)所收到電子郵件中的全部問題 確保檢查要求您提供的是哪些內(nèi)容，并在一次回復(fù)中全部答復(fù)。另外，預(yù)計(jì)對(duì)方可能還需要哪些附加信息，在回復(fù)中同時(shí)包含這些信息，避免郵件的往復(fù)。為電子郵件創(chuàng)建簽名為電子郵件創(chuàng)建簽名 為所有電子郵件創(chuàng)建一個(gè)簽名，包括全名、職位和詳細(xì)聯(lián)系信息，以