商務(wù)郵件禮儀.格式

1、【精品文檔】如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學(xué)習(xí)與交流商務(wù)郵件禮儀.格式.精品文檔.郵件禮儀目錄一、關(guān)于標題電子郵件的靈魂所在二、關(guān)于稱呼與問候細節(jié)中體現(xiàn)尊重三、正文關(guān)乎成敗的主干部分四、結(jié)尾簽名彰顯你的職業(yè)化五、正確使用發(fā)送、抄送、密送一、關(guān)于標題電子郵件的靈魂所在 主題要提綱挈領(lǐng)，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。1. 一定不要空白標題，這是最失禮的。如果在未寫明標題的情況下不小心點擊了發(fā)送鍵，也請追加一封郵件對此疏忽表示歉意。2. 標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用才能顯示完你的標題。3. 附上郵件出處。對外郵件，最好寫上來自*

2、公司的郵件，如：分點渠道陳節(jié)雷，以便對方一目了然又便于留存；對內(nèi)郵件，要加上部門和姓名，如：運營管理部陳節(jié)雷。4. 標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”。5. 一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。6. 回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題，不要RE RE一大串。7. 主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。示例： 有錯別字 標題太長 亂碼 無主題 無發(fā)件人 空白 無發(fā)件人P 主題簡短明了 有發(fā)件人二、關(guān)于稱呼與問候細節(jié)中

3、體現(xiàn)尊重1. 恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度1) 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”、“各位領(lǐng)導(dǎo)”2) 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。3) 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。4) 稱呼是第一行頂格寫。2. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語1) 最簡單的開頭寫一個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼

4、換行空兩格寫。2) 結(jié)尾常見的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。示例：無任何內(nèi)容 稱呼沒有頂格，問候語沒有換行空兩格無稱呼和開頭問候語 無問候語 落款沒有空兩格三、正文關(guān)乎成敗的主干部分1. Email正文要簡明扼要，行文通順1) 若對方不認識你，第一件應(yīng)當說明自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，

5、別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。2) Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述3) 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2. 注意Email的論述語氣1) 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。2) 尊重對方，請、謝謝之類的敬語要經(jīng)常出現(xiàn)。3) 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的

6、評論必須謹慎而客觀。3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論4. 一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度6. 選擇合適的語言和字體中文用宋體或新宋體，英

7、文用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務(wù)郵件。7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。8. 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。9. 附件1) 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；2) 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理；3) 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；4) 附件數(shù)目不宜超過4

8、個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件；5) 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；6) 如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。示例：OOO P四、結(jié)尾簽名彰顯你的職業(yè)化1. 結(jié)束語必不可少，如果你怕忘記了，不如把這部分內(nèi)容設(shè)計在簽名里2. 簽名信息不宜過多 簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。3. 不要只用一個簽名檔 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。4. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹

9、配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。五、正確使用發(fā)送，抄送，密送要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）1. To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。2. 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。3. TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!4. 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源5. 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息1) 在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此