國(guó)美電器印信管理辦法

1、印 信 管 理 辦 法歸屬體系：鵬潤(rùn)投資（國(guó)美電器）經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)總辦系統(tǒng)分冊(cè)文件編號(hào)：鵬潤(rùn)總辦003撰寫單位：鵬潤(rùn)投資總裁辦公室版 本： 第一版生效日期：2004年4月1日等級(jí)： 一般合計(jì)頁(yè)數(shù)： 12 正文頁(yè)數(shù)：5附件個(gè)數(shù)： 3制度正文目錄：目 錄頁(yè)次1、目的12、圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)容16、注意事項(xiàng)57、附件5總裁審批管理研究室審核撰寫人制度名稱印信管理辦法文件編號(hào)鵬潤(rùn)總辦0031. 目的： 為保證公司印信使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕行為的發(fā)生，特制定本辦法 。2. 圍：2.1適用圍：鵬潤(rùn)投資各中心、各部門、各級(jí)子公司、各門店。2.2發(fā)布圍

2、：鵬潤(rùn)投資各中心、各部門、各級(jí)子公司、各門店。3. 名詞解釋：3.1公章：刻有公司名稱的印章。用于公司對(duì)外行文，辦理委托書、證明、銀行開(kāi)戶等日常公務(wù)時(shí)使用；3.2介紹信：是用來(lái)介紹聯(lián)系接洽事宜的一種應(yīng)用文體,具有介紹、證明的雙重作用。用于辦理公司公務(wù)或職員情況介紹時(shí)使用。 3.3對(duì)外印章：鵬潤(rùn)集團(tuán)總部、國(guó)美等二級(jí)公司、國(guó)美分部的公司公章、人力資源部章、財(cái)務(wù)（結(jié)算）專用章、合同專用章、法人人名章，以及國(guó)美門店公章。3.4部專用章包括：經(jīng)各級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)審批刻制的各中心、各部門、國(guó)美各門店印章及業(yè)務(wù)流程章等，僅限部使用。3.5印信：本規(guī)定中的印信疇指對(duì)外印章、部專用章、介紹信、證明信等。4. 職責(zé)4.

3、1總部總裁辦負(fù)責(zé)公司印信刻制、保管、使用的審核和管理。4.2各分部總經(jīng)辦負(fù)責(zé)本分部印信的保管、使用和管理。4.3 各級(jí)單位相應(yīng)的授權(quán)人有印信使用的審批權(quán)。5.作業(yè)容：5.1印章刻制5.1.1印章刻制的規(guī)定A、對(duì)外印章：由使用單位上報(bào)刻制申請(qǐng)后，報(bào)各級(jí)總辦審核并逐級(jí)報(bào)至總部總裁辦主任審批后，方可刻制。B、部專用章：由使用單位上報(bào)刻制申請(qǐng)后，報(bào)各級(jí)總辦主任審批即可刻制。生效日期2004年4月1日頁(yè)次1/2附件數(shù)3制度名稱印信管理辦法文件編號(hào)鵬潤(rùn)總辦003C、刻制：經(jīng)總裁（經(jīng)）辦主任審批同意的印章刻制審批單，統(tǒng)一報(bào)由各級(jí)總務(wù)部根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)印模形狀進(jìn)行刻制。5.1.2印章形狀的規(guī)定：（詳見(jiàn)附件7.1：印章

4、標(biāo)準(zhǔn)模型）A、對(duì)外印章：圓形、橢圓形（僅限于發(fā)票專用章）、方形（僅限于人名章）B、部專用章：橢圓形、方形或菱形，同時(shí)刻制須有部專用章字樣5.2印章啟用：印章由各級(jí)總務(wù)部刻制完畢后，通知相關(guān)部門辦理印章發(fā)放手續(xù)印章啟用、交接登記卡（詳見(jiàn)附件7.2），以公文形式下發(fā)啟用通知后，印章正式啟用。A、對(duì)外印章：各類公章的印模及印章啟用、交接登記卡同時(shí)報(bào)至總部總裁辦備案。B、部專用章：印章啟用、交接登記卡報(bào)所屬級(jí)別總辦備案即可。5.3印章保管5.3.1保管部門：A、鵬潤(rùn)（國(guó)美）總部公章及各中心部專用章，由總裁辦指定專人進(jìn)行保管；B、國(guó)美分部公章、分部所屬門店公章、配送中心公章、分部各職能部門部專用章，由分

5、部總經(jīng)辦指定專人進(jìn)行保管；C、國(guó)美門店及配送中心財(cái)務(wù)專用章、部專用章、業(yè)務(wù)流程章由門店及配送中心指定專人進(jìn)行保管；5.3.2印章保管權(quán)歸屬：（詳見(jiàn)附件7.3）5.3.3保管要求：印章保管地點(diǎn)應(yīng)設(shè)立安全裝置，必須保存在專用鐵柜或保險(xiǎn)柜，凡因保管不善丟失印章并造成損失的，公司將對(duì)責(zé)任人予以嚴(yán)厲處罰；給公司造成嚴(yán)重?fù)p失的予以賠償，直至追究法律責(zé)任。5.3.4保管人如有崗位變動(dòng)或調(diào)離公司時(shí)，須交清所保管的印章和用印登記簿，方準(zhǔn)辦理崗位變動(dòng)或離職手續(xù)。印章交接要在第三者監(jiān)督下進(jìn)行，并填寫印章交接單，由雙方當(dāng)事人及監(jiān)交人簽字，原則上由本部門領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督交接。同時(shí)，總辦須更新印章啟用、交接登記卡并逐級(jí)上報(bào)至總部

6、總裁辦備案。5.3.5保管人由于各種原因不在工作崗位時(shí)，應(yīng)將印章交由總裁（經(jīng)）辦主任或由總裁（經(jīng)）辦主任指定專人臨時(shí)保管，以保證工作需要。5.4印章的使用5.4.1使用圍：A、公章：用于公司對(duì)外行文，辦理委托書、證明、銀行開(kāi)戶等日常公務(wù)時(shí)使用；公章用于簽訂合同或協(xié)議時(shí)，參照“合同專用章” 管理方法執(zhí)行； B、合同專用章：用于公司與外部機(jī)構(gòu)簽訂合同、協(xié)議及意向書時(shí)使用；C、部專用章：用于以各級(jí)公司、管理中心（部門）、門店、配送中心等名義印發(fā)的各類對(duì)公文、函件上使用，嚴(yán)禁在對(duì)外文件上使用。5.4.2使用要求： A、所有印章一律不得外借或帶出辦公室。若確因工作需要外出使用者，用章人不能單獨(dú)攜帶印章前

7、往，需由兩人同時(shí)對(duì)印章進(jìn)行監(jiān)管，并在用印審批單上簽字，經(jīng)相應(yīng)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫印章外出使用登記表，并限定使用的圍、時(shí)間、地點(diǎn)，專人保管、專人使用、按期歸還；B、嚴(yán)禁在各類空白合同、介紹信、證明等上蓋章；C、禁止任何無(wú)審批手續(xù)的蓋章行為，如：對(duì)外對(duì)帳單及費(fèi)用支付說(shuō)明之類的用印等。5.4.3使用流程： 5.4.3.1公章、合同章：A、由使用人填寫用印審批單，按照公司授權(quán)管理規(guī)定依次經(jīng)部門經(jīng)理、中心（部門）總經(jīng)理/總監(jiān)簽字，報(bào)總經(jīng)理/副總經(jīng)理簽批后，由印信管理單位負(fù)責(zé)人審核后，由印信保管人蓋章。印章管理人員不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。如遇特殊情況，相關(guān)責(zé)任人無(wú)法簽字，需在通知責(zé)任人認(rèn)可的情

8、況下蓋章，并由責(zé)任人補(bǔ)簽字方可；B、所有合同和協(xié)議超過(guò)一頁(yè)的文件應(yīng)加蓋騎縫章，對(duì)合同容有修改的地方應(yīng)蓋章確認(rèn)；C、各單位要建立印章使用審批登記簿，詳細(xì)載明印章使用時(shí)間、使用單位、文件容、合同性質(zhì)、對(duì)方單位名稱、加蓋份數(shù)、審批人、經(jīng)手人等容；D、公章保管人只有印章加蓋權(quán)，沒(méi)有審批權(quán)。印章使用審批人只有審批權(quán)，沒(méi)有使用權(quán)；E、公章保管人在加蓋印章時(shí)，要嚴(yán)格審查有關(guān)文件、合同、資料是否與審批容相符；F、涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問(wèn)審核簽字；G、存檔方法：印信管理人員及印章使用部門均應(yīng)將加蓋印章文本的復(fù)印件備存一份，并連同用印審批單一并歸檔，以月為單位按照時(shí)間順序?qū)⒂糜∮涗洿?/p>

9、檔。公司部蓋章公文原件由文件管理人員存檔，印章管理人員處可不存檔； H、財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作容自行使用財(cái)務(wù)印章（僅限于財(cái)務(wù)結(jié)算專用章、銀行預(yù)留人名章）無(wú)須經(jīng)上述程序。（按財(cái)務(wù)相關(guān)制度執(zhí)行）5.4.3.2部專用章：A、以各級(jí)公司名義印發(fā)的各類部公文、公函必須經(jīng)公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理同意后方可加蓋；B、以各中心（職能部門/門店）名義的印發(fā)各類公文、公函加蓋印章前必須報(bào)各中心（職能部門/門店）第一負(fù)責(zé)人審查同意后方可使用；C、各級(jí)公司總經(jīng)理或中心（職能部門/門店）總經(jīng)理/總監(jiān)/第一負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要對(duì)相關(guān)人員授權(quán)，使其在專業(yè)領(lǐng)域具有使用部印章的權(quán)力，授權(quán)要有書面授權(quán)書，并明確期限和使用圍，

10、而且要經(jīng)各級(jí)公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)；經(jīng)授權(quán)后，各公司總經(jīng)理或中心（職能部門/門店）總經(jīng)理/總監(jiān)/第一負(fù)責(zé)人仍作為印章使用審批權(quán)的第一責(zé)任人，對(duì)授權(quán)期間出現(xiàn)問(wèn)題負(fù)主要責(zé)任，被授權(quán)人為第二責(zé)任人，負(fù)次要責(zé)任；D、部專用章嚴(yán)禁在對(duì)外文件上使用，如發(fā)生此類使用事件，將追究相關(guān)人員責(zé)任，如給公司造成損失，視情節(jié)公司保留追究其法律責(zé)任的權(quán)力。5.5印章銷毀5.5.1對(duì)外印章：由使用單位上報(bào)銷毀申請(qǐng)及原因后，報(bào)各級(jí)總辦審核并逐級(jí)報(bào)至總部總裁辦審批后，以公文形式下發(fā)銷毀通知，各級(jí)總辦安排由兩人同時(shí)進(jìn)行銷毀。5.5.2部專用章：由使用單位上報(bào)銷毀申請(qǐng)及原因后，報(bào)各級(jí)總經(jīng)理審批后，各級(jí)總辦安排由兩人同時(shí)進(jìn)行銷毀。 5

11、.6介紹信的管理5.6.1要求：5.6.1.1本著”實(shí)事”的原則，嚴(yán)格按照實(shí)際情況填寫有關(guān)容。5.6.1.2保證介紹信的容與存根聯(lián)的一致性。5.6.1.3不得在空白的介紹信上加蓋公章。5.6.1.4在每年的三月份以前將上一年的介紹信存根和剩余介紹信歸檔，一本介紹信不得跨年度使用。5.6.2印信的盤點(diǎn)：要求各級(jí)公司每月25日對(duì)本公司的所有證照及印信進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)人員為印信管理人員同一名審計(jì)（或指定）人員，盤點(diǎn)要求兩人共同進(jìn)行盤點(diǎn)，并簽字確認(rèn)。盤點(diǎn)結(jié)果要求于每月26日12：00前上報(bào)鵬潤(rùn)投資總裁辦公室。 5.7對(duì)違反本辦法的處罰 違反本管理辦法，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者予以嚴(yán)厲處罰，造成嚴(yán)

12、重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，將移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。6.注意事項(xiàng)：無(wú)7.附件7.1國(guó)美分部印章標(biāo)準(zhǔn)模型7.2印章管理登記卡7.3各級(jí)公司常規(guī)印章清單生效日期2004年4月1日頁(yè)次2/2附件數(shù)3附件7.1國(guó)美分部印章標(biāo)準(zhǔn)模型分 部門 店配送中心合同專用章節(jié) 內(nèi)部專用章內(nèi)部專用章*部?jī)?nèi)部專用章發(fā)票專用章*11發(fā)票專用章*11財(cái)務(wù)結(jié)算章 財(cái)務(wù)結(jié)算章 財(cái)務(wù)結(jié)算章 分 部門 店配送中心進(jìn)貨審批章*國(guó)美電器有限公司配送中心收貨專用章電子商務(wù)內(nèi)部專用章價(jià)格文件審批章轉(zhuǎn)帳收訖*國(guó)美電器有限公司網(wǎng)上購(gòu)物貨款收訖章之*印*國(guó)美電器有限公司配送中心*貨專用章附件7.2 印章管理登記卡編號(hào)：*國(guó)美分部/門店/配送中心*印 章 名 稱印 章 性 質(zhì)：對(duì)外 對(duì)對(duì)外對(duì)均可印 章 保 管 部 門：印章啟用日期： 年 月 日印章封存/銷毀日期： 年 月 日預(yù)留印模用印審批人：*被授權(quán)審批人：* 期限： 預(yù)留印模做為用印審批人，我保證，嚴(yán)格按公司印章管理辦法規(guī)定流程認(rèn)真履行用印審批職責(zé)簽名：預(yù)留審批人簽字字樣：做為被授權(quán)用印審批人，我保證，嚴(yán)格按公司印章管理辦法規(guī)定流程認(rèn)真