行政管理74862

1、行政管理概述一什么是企業(yè)行政管理及作用企業(yè)的行政管理體系，是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它是以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)、由行政副總分工負(fù)責(zé)、由專(zhuān)門(mén)行政部門(mén)組織實(shí)施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個(gè)部門(mén)和分支機(jī)構(gòu)的方方面面的一個(gè)完整的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)。 行政管理體系擔(dān)負(fù)著企業(yè)的管理工作；行政管理體系推動(dòng)和保證著企業(yè)的技術(shù)（設(shè)計(jì)）、生產(chǎn)（施工）、資金（財(cái)務(wù)）、經(jīng)營(yíng)（銷(xiāo)售）、發(fā)展（開(kāi)發(fā)）幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。企業(yè)行政管理是企業(yè)參與社會(huì)化大生產(chǎn)及市場(chǎng)的客觀要求。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)生活中，隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展，生產(chǎn)分工日趨專(zhuān)業(yè)化，這就要求一個(gè)生產(chǎn)流程中各個(gè)環(huán)節(jié)最大可能協(xié)調(diào)一致。因此要有效的組織企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，就必須有

2、一定強(qiáng)制力的權(quán)威與服從機(jī)制即行政管理，否則，企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)就可能因缺乏組織性而不能實(shí)現(xiàn)。企業(yè)內(nèi)以經(jīng)理為首的行政管理系統(tǒng)運(yùn)用行政手段，把企業(yè)各環(huán)節(jié)各部門(mén)聯(lián)合成一個(gè)健康有序的有機(jī)體，并通過(guò)各種行政管理手段有效的組織企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，是保證企業(yè)生存發(fā)展目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)的重要保障。二企業(yè)行政管理通過(guò)什么樣的方式發(fā)揮作用？ 1、計(jì)劃工作。既確定管理內(nèi)容的目標(biāo)和決定如何達(dá)到這些目標(biāo)。這是企業(yè)實(shí)現(xiàn)行政管理科學(xué)化和保證行政管理成功的必要條件。 2、組織工作。企業(yè)的各級(jí)行政管理人員必須明確工作內(nèi)容，并將其按性質(zhì)分類(lèi)，逐級(jí)建立自上而下的責(zé)權(quán)關(guān)系，保證行政管理管道暢通無(wú)阻。 3、指揮工作。企業(yè)行政管理中采取的具體

3、措施，調(diào)動(dòng)和協(xié)調(diào)各即行政管理人員按要求完成各項(xiàng)工作。 4、控制工作。對(duì)指揮工作的各項(xiàng)措施進(jìn)行監(jiān)督、控制與調(diào)整，包括建立激勵(lì)機(jī)制、監(jiān)督系統(tǒng)和制定獎(jiǎng)懲條例并認(rèn)真執(zhí)行。改進(jìn)思路企業(yè)行政管理工作本身則要求： 1、實(shí)行和完善行政首長(zhǎng)負(fù)責(zé)制。實(shí)行行政首長(zhǎng)（廠長(zhǎng)或者經(jīng)理）負(fù)責(zé)制，建立以其為首的指揮系統(tǒng)是科學(xué)行政管理的基礎(chǔ)。這就要求，首先必須明確行政首長(zhǎng)的職責(zé)和權(quán)限，保證其有足夠的行政權(quán)力和必要的權(quán)威；其次必須保證行政首長(zhǎng)的管理措施有可靠的行政實(shí)施管道，再次，行政首腦必須有一個(gè)高水平的咨詢機(jī)構(gòu)，保證其管理措施不致因考慮欠周或個(gè)人判斷失誤而產(chǎn)生負(fù)面影響。 2、合理選擇和設(shè)計(jì)行政組織機(jī)構(gòu)。企業(yè)行政管理是以來(lái)行政機(jī)

4、構(gòu)和行政管道進(jìn)行的，所以，選擇和設(shè)計(jì)符合企業(yè)內(nèi)外特點(diǎn)的組織機(jī)構(gòu)是保證行政命令、指示燈迅速流動(dòng)貫徹的重要前提，是達(dá)到行政管理目標(biāo)的重要條件。行政管理最忌機(jī)構(gòu)龐雜、人浮于事、管道間溝通不暢、環(huán)節(jié)繁多，從而造成公文旅行效率低下等弊病。因此，合理選擇與設(shè)計(jì)行政組織機(jī)構(gòu)與行政管理科學(xué)化密不可分。 3、選拔優(yōu)秀的行政管理人才。現(xiàn)代企業(yè)行政管理人員要有與時(shí)代相適應(yīng)的一般素質(zhì)、能力和知識(shí)結(jié)構(gòu)。一般素質(zhì)包括：良好的個(gè)性和心理特征、優(yōu)秀的政治素質(zhì)、強(qiáng)烈的創(chuàng)新素質(zhì)和健康的身體素質(zhì)。能力結(jié)構(gòu)包括：以信息處理能力、組織咨詢能力、分析綜合能力、擇優(yōu)決斷能力和以善于選擇實(shí)施辦法、用人知人善任、協(xié)調(diào)統(tǒng)籌全局、應(yīng)變臨陣不亂為內(nèi)

5、容的決策制定能力。知識(shí)結(jié)構(gòu)則包括一般知識(shí)、管理知識(shí)、和技術(shù)知識(shí)三大方面?？梢哉f(shuō)優(yōu)秀的行政管理人才是現(xiàn)代企業(yè)行政管理制勝的法寶之一。 4、確立正確引導(dǎo)、準(zhǔn)確評(píng)價(jià)與適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的激勵(lì)機(jī)制。企業(yè)行政管理的最佳化是現(xiàn)在恒大程度上取決于被管理者的積極有效的配合和實(shí)施。因此對(duì)人的管理是現(xiàn)代企業(yè)行政管理的核心工作，而通過(guò)建立有效的激勵(lì)機(jī)制是有效實(shí)施對(duì)人的管理的重要保障。只有實(shí)現(xiàn)了引導(dǎo)、評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)勵(lì)三者的有效結(jié)合，激勵(lì)機(jī)制才會(huì)在企業(yè)行政管理中圓滿達(dá)到預(yù)期效果。 5、講究行政管理的藝術(shù)性。行政管理中還有許多藝術(shù)性問(wèn)題，真么時(shí)候下達(dá)命令或指標(biāo)、怎樣下達(dá)、詞語(yǔ)如何表達(dá)等，都須因人因時(shí)因地而已。這就要求行政領(lǐng)導(dǎo)善于行

6、政管理藝術(shù)，注重管理對(duì)象的心理因素、講究說(shuō)話藝術(shù)、善于把行政命令轉(zhuǎn)化為企業(yè)員工的自覺(jué)性行動(dòng)。1 .按規(guī)范化要求 ,適當(dāng)調(diào)整企業(yè)行政機(jī)構(gòu)。目前 ,雖然企業(yè)行政管理已有相當(dāng)長(zhǎng)的歷史 ,但行政機(jī)構(gòu)仍存在諸多不規(guī)范之處 ,如企業(yè)行政機(jī)構(gòu)臃腫、人員配置紊亂、管理渠道冗余復(fù)雜等。對(duì)這些問(wèn)題 ,應(yīng)從行政機(jī)構(gòu)的體制和結(jié)構(gòu)兩方面加以解決。要明確各級(jí)行政機(jī)構(gòu)的職能作用 ,按實(shí)用性和科學(xué)性原則去合理建立行政機(jī)構(gòu)系統(tǒng)。 2 .健全企業(yè)行政管理的領(lǐng)導(dǎo)體制。科學(xué)的行政管理體制包括三方面內(nèi)容 :以行政首長(zhǎng)負(fù)責(zé)制為主 ,咨詢機(jī)構(gòu)為補(bǔ)充 ,建立有相應(yīng)的行政監(jiān)督部門(mén)。我國(guó)現(xiàn)行的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)體制基本上是黨政合一甚至以黨代政 ,未能給行

7、政首長(zhǎng)以真正有效的行政管理權(quán) ;有的領(lǐng)導(dǎo)體制不健全 ,以行政首長(zhǎng)的個(gè)人意志代替行政管理的系統(tǒng)工作 ,或缺乏相應(yīng)的輔助人員或沒(méi)有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)和手段。這些都要逐步改進(jìn) ,以加強(qiáng)和提高行政管理工作及其質(zhì)量。 3 .定期評(píng)價(jià)業(yè)績(jī) ,擇優(yōu)使用行政管理人才。企業(yè)人事部門(mén)雖一直以業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)作為行政管理人員晉升的標(biāo)準(zhǔn) ,但長(zhǎng)期缺乏科學(xué)性和準(zhǔn)確性 ,人為因素干擾太多 ,也有技術(shù)欠缺因素 ,對(duì)于前者可用部門(mén)監(jiān)督方法逐步消除 ,而對(duì)于后者則須從人才學(xué)角度 ,綜合運(yùn)用定量分析與定性分析等科學(xué)手段 ,準(zhǔn)確作出評(píng)價(jià)?？傊?,建立和完善現(xiàn)代企業(yè)行政管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程 ,需要外部環(huán)境 (國(guó)家政策法規(guī)及相應(yīng)的社會(huì)機(jī)制 )和內(nèi)部

8、條件 (企業(yè)自身努力、先進(jìn)的管理技術(shù)和優(yōu)秀的管理人才 )兩方面的結(jié)合 ,這些都有待于在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)育完善和建立現(xiàn)代企業(yè)制度中盡快實(shí)現(xiàn)。企業(yè)行政管理體系推動(dòng)和保證著企業(yè)的生產(chǎn)、資金、經(jīng)營(yíng)等業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。行政管理工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面，也不同于政府機(jī)關(guān)的行政管理，具有相當(dāng)?shù)奶厥庑?。因此，在現(xiàn)代企業(yè)中，行政部門(mén)是企業(yè)重要的管理部門(mén)。做好行政管理工作是企業(yè)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要前提，也是經(jīng)營(yíng)者提高企業(yè)管理水平的一個(gè)切入點(diǎn)。 1、能夠使企業(yè)更好地適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要 改革開(kāi)放以來(lái)，中國(guó)得到迅速發(fā)展，綜合國(guó)力和競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力大大加強(qiáng)。為促進(jìn)中國(guó)更快更好地發(fā)展，

9、科學(xué)發(fā)展觀、建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家、構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)、建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村等重大戰(zhàn)略思想和戰(zhàn)略任務(wù)被提出，這不但是當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的需要，而且對(duì)于企業(yè)的發(fā)展同樣具有十分重要的指導(dǎo)作用。而企業(yè)要想更好地貫徹落實(shí)這些戰(zhàn)略思想和戰(zhàn)略任務(wù)，并以此為指導(dǎo)來(lái)促進(jìn)企業(yè)取得更好的發(fā)展，就必須通過(guò)企業(yè)行政管理來(lái)實(shí)現(xiàn)，也只有這樣，企業(yè)才能更好地適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。 2、能夠增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力 除了經(jīng)濟(jì)實(shí)力以外，企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力在一定程度上體現(xiàn)為企業(yè)的科技競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)發(fā)展能力。而在一定意義上來(lái)說(shuō)，企業(yè)的科技競(jìng)爭(zhēng)力體現(xiàn)為能否緊密結(jié)合時(shí)代要求進(jìn)行學(xué)習(xí)。企業(yè)行政管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著服務(wù)和保障的作用，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中可以通過(guò)企

10、業(yè)行政管理，努力打造學(xué)習(xí)型企業(yè)，強(qiáng)化企業(yè)成員的學(xué)習(xí)，使企業(yè)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念、經(jīng)營(yíng)理念和科學(xué)技術(shù)，并且將其轉(zhuǎn)化到企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展中去。這樣，就能提高企業(yè)的科技競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)發(fā)展能力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。 3、能夠保證企業(yè)平穩(wěn)、有序地健康發(fā)展 在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程之中，企業(yè)在發(fā)展中會(huì)碰到一些困難，企業(yè)的職工也會(huì)存在思想和實(shí)際上的一些問(wèn)題，這些因素，都是不利于企業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展的因素。同時(shí)，企業(yè)也需要同一些政府管理部門(mén)打交道，以爭(zhēng)取項(xiàng)目和資金。而企業(yè)行政管理的任務(wù)，就是要努力同政府部們打交道以為企業(yè)爭(zhēng)取良好的外部環(huán)境，并且通過(guò)各種途徑解決企業(yè)職工面臨的思想和實(shí)際困難以及企業(yè)的困境，為企業(yè)發(fā)展取得

11、良好的內(nèi)部環(huán)境。這樣，就可以保證企業(yè)平穩(wěn)、有序地健康發(fā)展。人員素質(zhì)綜述行政管理工作可以說(shuō)是千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)，作為企業(yè)的“調(diào)研員”、上傳下達(dá)的“宣傳員”、幫助企業(yè)工作的“服務(wù)員”、提供資料情報(bào)的“信息員”。這就要求企業(yè)行政管理人員要從以下幾個(gè)方面要求自己： 思想素質(zhì)具有良好的個(gè)人品德，榮譽(yù)感和奉獻(xiàn)精神強(qiáng)，事業(yè)心強(qiáng)，有較高的自我成功期待，思辨能力強(qiáng)。企業(yè)行政管理工作大都是重復(fù)性、繁瑣性工作，只有具有良好的個(gè)人品德，較高的自我成功期待和奉獻(xiàn)精神，才能安心于本職工作，把每一細(xì)小的工作做好，才能提高整個(gè)企業(yè)行政管理的質(zhì)量和水平，從而提高整個(gè)企業(yè)的綜

12、合水平和素質(zhì)。 心理素質(zhì)勇于創(chuàng)新，富有遠(yuǎn)見(jiàn)，意志堅(jiān)定，靈活應(yīng)變，包容性強(qiáng)，成就欲強(qiáng)，鎮(zhèn)靜自若，條理性好，樂(lè)觀進(jìn)取。企業(yè)行政管理結(jié)構(gòu)，可能因?yàn)槠髽I(yè)狀況的變化，要相應(yīng)的改變行政管理人員的工作范圍，而且企業(yè)行政管理工作也常遇到一些突變的情況，所以，只有具有良好的應(yīng)變能力才能較好的控制企業(yè)的行政管理工作。再者行政管理工作都是日常性工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不可能每天都會(huì)安排布置需要從事的工作，這就要求行政管理人員要發(fā)揮各自的主動(dòng)性，積極承擔(dān)相應(yīng)的工作任務(wù)。 身體素質(zhì)身體健康，精力充沛。行政管理人員要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)群眾，工作量有時(shí)會(huì)超負(fù)荷，這時(shí)就要求工作人員要有好的身體，具有充足的時(shí)間與精力服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)群眾。 能力素

13、質(zhì)溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)，善于識(shí)人用人，公關(guān)社交能力極強(qiáng)，富于創(chuàng)造性思考、策劃和研究能力，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和處理危機(jī)的能力強(qiáng)，擅長(zhǎng)授權(quán)和人際關(guān)系管理，具有一定的決策能力。企業(yè)行政管理作為綜合部門(mén)，是為企業(yè)全局工作服務(wù)的，要站在全局的角度去想大事，議大事，做到“五事務(wù)考慮”，大事主動(dòng)考慮、要事提前考慮、急事全權(quán)考慮、全局的事統(tǒng)籌考慮、領(lǐng)導(dǎo)們想到的事盡量替他考慮。行政管理人員要善于和敢于實(shí)事求是地分析問(wèn)題，做“實(shí)干家”。 在企業(yè)中一些關(guān)系尚未理順的情況下，各部門(mén)之間在工作中難免會(huì)出現(xiàn)一些摩擦和互相扯皮的問(wèn)題。這些矛盾如何協(xié)調(diào)，關(guān)系怎樣理順，如果我們按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把這方面的工作做好了，就能減少各部門(mén)之間的摩擦和內(nèi)

14、耗，疏通中便阻塞，有利于各項(xiàng)部署和決策的貫徹落實(shí)。這就要求行政管理人員，顧大局、識(shí)整體，實(shí)事求是，秉公辦事，積極主動(dòng)地做好協(xié)調(diào)工作。 知識(shí)素質(zhì)豐富的行政辦公管理及相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。了解其他部門(mén)工作流程和業(yè)務(wù)，掌握組織整體的情況和信息，具有戰(zhàn)略管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理等相關(guān)知識(shí)。作為企業(yè)的“調(diào)研員”、上傳下達(dá)的“宣傳員”、幫助企業(yè)工作的“服務(wù)員”、提供資料情報(bào)的“信息員”，這就要求行政管理人員要具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并了解其他部門(mén)工作流程和業(yè)務(wù)，掌握組織整體的情況和信息，具有戰(zhàn)略管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理等相關(guān)知識(shí)，在在全面、大量的情況基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)去偽存真、去粗取精，由此及彼

15、、由表及里的比較、分析、加工、綜合，找出帶有規(guī)律性、普遍性的問(wèn)題。對(duì)各公司、各部門(mén)報(bào)來(lái)的情況，既不能簡(jiǎn)單羅列，搞加減式的歸納，又不能脫離實(shí)際地任意撥高，設(shè)計(jì)“空中樓閣”。要通過(guò)行政管理這個(gè)“綜合加工廠”，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高層次、高質(zhì)量的“實(shí)用產(chǎn)品”，為各部門(mén)提供準(zhǔn)確及時(shí)的情報(bào)信息資料。 專(zhuān)業(yè)要求總之，行政管理工作涉及面廣，綜合性強(qiáng)，行政管理人員要有較寬的知識(shí)面和較高的理論水平、政策水平、業(yè)務(wù)水平，必須把學(xué)習(xí)作為一項(xiàng)重要任務(wù)，并緊密同工作結(jié)合起來(lái)，做到理論聯(lián)系實(shí)際，在實(shí)踐中增長(zhǎng)才干。同時(shí)發(fā)揚(yáng)務(wù)實(shí)求實(shí)，注重實(shí)效的作風(fēng)。行政管理職能從行政管理過(guò)程來(lái)看，它主要有四項(xiàng)基本職能。 計(jì)劃。包括制定計(jì)劃、下達(dá)指

16、示、作出決議、進(jìn)行安排等。 組織。把已經(jīng)確定的計(jì)劃和決策付諸實(shí)施。組織活動(dòng)還包括對(duì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置、調(diào)整和有效運(yùn)用,對(duì)人員的選拔調(diào)配、培訓(xùn)和考核。 協(xié)調(diào)。通過(guò)政策、法令和各種具體措施，不斷改善和調(diào)整組織之間、人員之間、活動(dòng)之間的各種關(guān)系。使各項(xiàng)工作分工明確、配合密切、步調(diào)一致，以共同實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)。 控制。即監(jiān)督、檢查的職能。可以通過(guò)統(tǒng)計(jì)資料和實(shí)時(shí)信息的分析，如人事、組織、財(cái)務(wù)等情況進(jìn)行控制。橫向管理：控制和維持所有和你有關(guān)的活動(dòng) 橫向管理分為五個(gè)步驟：收集、處理、整理、檢查、行動(dòng)。1.收集階段：填充工作籃 要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成這一工作，這一點(diǎn)非常重要。百分之百地捕獲一切“未

17、盡事宜”， 把你所有沒(méi)有完成的事情100的搜集完整。如果你希望過(guò)上沒(méi)有壓力的生活，希望你的頭腦不是經(jīng)常用來(lái)搜索還有哪些事情沒(méi)有完成，希望你的管理體系是確實(shí)可靠不會(huì)疏忽任何東西的，那么你需要把“未盡事宜”搜集完整。 收集工具實(shí)實(shí)在在的工作籃 紙制的記事簿 電子記事簿 錄音設(shè)備 電子郵件 (3)影響成功收集的因素 大多數(shù)人確實(shí)選擇了這種或那種形式的收集設(shè)備，這些設(shè)備或多或少地處于失控狀態(tài)。我們一起來(lái)看看成功收集的三個(gè)必要條件：每一個(gè)懸而未決的事情都必須存儲(chǔ)于你的收集系統(tǒng)之中，而不是在你的大腦里。 你應(yīng)該盡可能地控制收集工具的數(shù)量，夠用即可。 你必須定期地清空這些設(shè)備。 2.處理階段：清空工作籃 比

18、如，你的文件筐里面需要簽字的文件，你的電腦上的N次貼，你的郵箱里面需要回復(fù)的郵件等等，甚至包括你需要去買(mǎi)的雜志。接下來(lái)你需要對(duì)你所有搜集出來(lái)的東西進(jìn)行處理，某些事情是你需要采取行動(dòng)的，比如買(mǎi)雜志，同時(shí)你需要決定這個(gè)事情你是自己做最好，還是交給別人來(lái)做比較好。某些事情你是不需要行動(dòng)的，那你就可以直接把他們劃掉。 3.整理階段：建立好清單 整理階段是對(duì)處理的結(jié)果進(jìn)行細(xì)化，對(duì)需要采取行動(dòng)的需要分為幾個(gè)類(lèi)別，所有可以在兩分鐘之內(nèi)處理完畢的就馬上動(dòng)手去做。如果兩分鐘之內(nèi)不能處理完畢，就把他在事務(wù)清單中寫(xiě)下來(lái)。 在GTD里面有一個(gè)概念叫Context，比如有些事情你必需在電腦邊完成，你就可以準(zhǔn)備一份“電腦

19、”的清單，那么當(dāng)你在電腦邊上的時(shí)候，你就可以只需要看這一份清單就可以了。你還可以有一個(gè)電話清單，把所有需要通話的人名、電話號(hào)碼和一些備注信息都寫(xiě)下來(lái)，那么當(dāng)你有時(shí)間的時(shí)候你就可以把這些電話一個(gè)一個(gè)的打完。你甚至可以準(zhǔn)備一個(gè)關(guān)于你老板的清單，所有需要向你老板請(qǐng)示、匯報(bào)和討論的東西都可以寫(xiě)下來(lái)，這樣當(dāng)你碰見(jiàn)你的老板的時(shí)候你就可以一次性完成（給你的老板留下一個(gè)精干的好印象吧?。┻€有一些事情是必需在特定的時(shí)間或者日期完成的，那么這些事情你就不能僅僅列入事務(wù)清單中，可以應(yīng)該列入日歷中了。在GTD中，日歷被看作是“圣土”，只有這種事情才能寫(xiě)進(jìn)日歷中。對(duì)于某些參考資料，你不需要采取什么行動(dòng)，但是你要放在一個(gè)

20、你垂手可得的地方。對(duì)于不需要行動(dòng)的，就如同上面所述，應(yīng)該馬上扔進(jìn)垃圾箱，但是對(duì)于可能在將來(lái)需要處理的事情，你需要放進(jìn)一個(gè)“將來(lái)/也許”的事務(wù)清單中。 4.檢查階段：回過(guò)頭看看 回顧是經(jīng)常被忽略但是卻異常重要的環(huán)節(jié)，如果你要保持你的管理體系是始終有效的，你需要經(jīng)?；仡櫵岩酝瓿傻娜蝿?wù)刪除，并加入新的任務(wù)和事務(wù)。 回顧的內(nèi)容和時(shí)機(jī) 如果你按照我所推薦的方法建立起個(gè)人的組織管理系統(tǒng)，擁有一個(gè)“工作任務(wù)”清單、一個(gè)工作日歷、“下一步行動(dòng)”清單和一個(gè)“待處理”清單，你大概就別無(wú)他求了。 這其中，你瀏覽最為頻繁的大概要數(shù)日程表了。它會(huì)提醒你這一天里“緊要而艱巨的任務(wù)”。然而，這并不意味著這些白紙黑字寫(xiě)出

21、來(lái)的就是那些最為重要的事情。其實(shí)，它們只不過(guò)需要我們切實(shí)地行動(dòng)起來(lái)。在任何時(shí)候，如果你對(duì)需要處理的事情和動(dòng)手的時(shí)機(jī)都了如指掌的話，你也就為隨時(shí)隨地地調(diào)整創(chuàng)造了有利條件。一旦你圓滿完成了工作日歷中的某一項(xiàng)工作（一個(gè)會(huì)議，一個(gè)電話和報(bào)告的定稿），接下來(lái)立即投入檢查那些未盡的事宜將是一個(gè)極好的習(xí)慣。 完成對(duì)工作日程表的例行檢查以后，你很可能去查看“下一步行動(dòng)”清單。這類(lèi)清單記載著一些已得到預(yù)先確定的工作的詳細(xì)目錄，一旦時(shí)間允許，就可以啟動(dòng)實(shí)施。如果你是按照地點(diǎn)對(duì)任務(wù)進(jìn)行分類(lèi)整理的（“在家”，“在計(jì)算機(jī)旁”，“與喬治會(huì)面時(shí)”），這樣一來(lái)，這種安排只有在相應(yīng)的環(huán)境中才會(huì)發(fā)揮效力。根據(jù)你的需要，經(jīng)常地回顧

22、你的清單，把它們趕出你的大腦?！肮ぷ魅蝿?wù)”、“等待處理”和“將來(lái)某時(shí)/也許”，這些清單應(yīng)該根據(jù)你的具體需要經(jīng)常查閱，避免它們給你造成工作中的混亂。 5.行動(dòng)階段：選最佳方案 搜集整理了半天，沒(méi)有最后一步行動(dòng)永遠(yuǎn)是白搭，GTD對(duì)你在某一時(shí)刻下到底先做哪些事情提出了四條標(biāo)準(zhǔn)的建議： 你當(dāng)前的context怎么樣？ 你有多少時(shí)間可以用來(lái)做接下來(lái)的事情？ 你有多少精力？ 優(yōu)先級(jí)是什么樣的？ 縱向管理：管理某一個(gè)單一事件的深入考慮和追蹤 縱向管理也分為五個(gè)階段：定義目的和原則、結(jié)果展望、頭腦風(fēng)暴、組織管理和下一步行動(dòng)。做任何事情，都需要先確定目標(biāo)，沒(méi)有目標(biāo)而采取行動(dòng)如同沒(méi)有方向的航行。定義完成目標(biāo)之后，

23、你需要對(duì)你的結(jié)果進(jìn)行展望，這樣的好處一是可以鼓勵(lì)你采取行動(dòng)而不是總是在等待之中，二是可以使你注意到你的細(xì)節(jié)并進(jìn)行捕捉和聯(lián)想。第三步是頭腦風(fēng)暴，一個(gè)很熟悉的詞語(yǔ)了就不用再多介紹了。之后需要對(duì)頭腦風(fēng)暴的結(jié)果進(jìn)行組織管理，明確重要部分和細(xì)化，然后開(kāi)始采取下一步的行動(dòng)。行政管理發(fā)展趨勢(shì)一、行政管理系統(tǒng)化。一、行政管理系統(tǒng)化。把行政管理看成是由許多相互支持和相互制約的、并有一定功能的各種要素或子系統(tǒng)所構(gòu)成的總體系統(tǒng)。有效的行政管理系統(tǒng)，就是通過(guò)設(shè)置合理的機(jī)構(gòu)、配備適當(dāng)?shù)娜藛T、采用一定的程序和方法，把計(jì)劃、組織、指揮、控制、協(xié)調(diào)等管理活動(dòng)有機(jī)結(jié)合起來(lái)。應(yīng)用系統(tǒng)工程思想和方法來(lái)組織各項(xiàng)行政活動(dòng)，要求對(duì)行政管

24、理活動(dòng)作定量的系統(tǒng)分析，建立相應(yīng)的數(shù)學(xué)模型和邏輯模型,通過(guò)分析和評(píng)價(jià),選擇最優(yōu)的行政管理方案。 二、行政決策科學(xué)化。行政決策是為履行國(guó)家的行政管理職能而進(jìn)行的決策活動(dòng)。行政管理實(shí)踐中遇到的需要采取行動(dòng)的問(wèn)題，都要依靠行政決策提出解決辦法。行政決策體現(xiàn)國(guó)家的意志和利益，不僅對(duì)行政組織內(nèi)部具有約束力，而且對(duì)其管轄范圍內(nèi)一切有關(guān)的企業(yè)事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體等都具有約束力。行政決策按層次級(jí)別可分為國(guó)家決策、地方?jīng)Q策和基層決策，按決策性質(zhì)可分為戰(zhàn)略決策、策略決策和戰(zhàn)術(shù)決策等。行政決策除各級(jí)行政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策外，還可設(shè)置專(zhuān)門(mén)的決策機(jī)構(gòu)，集中一批有廣泛的科學(xué)知識(shí)和豐富的社會(huì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)門(mén)人才，配備先進(jìn)的電子

25、計(jì)算機(jī)，專(zhuān)門(mén)從事決策研究和政策分析。圖中右上角的決策支持系統(tǒng)的主要任務(wù)是：通過(guò)計(jì)算機(jī)、視聽(tīng)設(shè)備、通信設(shè)備、事務(wù)處理設(shè)備等硬件系統(tǒng),給決策者提供豐富的直覺(jué)的信息支持；另一方面，通過(guò)系統(tǒng)分析、運(yùn)籌學(xué)、預(yù)測(cè)技術(shù)、行為科學(xué)等技術(shù)和方法形成軟件系統(tǒng),給決策者以科學(xué)決策方法的全面支持?，F(xiàn)代行政決策可采用各種決策分析方法,遵照科學(xué)決策程序進(jìn)行。三、行政管理方法的定量化和最優(yōu)化。在預(yù)測(cè)方面有各種預(yù)測(cè)技術(shù)，如特爾斐法、趨勢(shì)法、時(shí)間序列法、回歸法、平滑法、彈性系數(shù)法等。決策方面有多目標(biāo)決策、競(jìng)爭(zhēng)性決策、層次分析法、群決策、模糊決策、隨機(jī)性決策等。控制和協(xié)調(diào)方面有計(jì)劃協(xié)調(diào)技術(shù)(PERT)、關(guān)鍵路線法 (CPM)等。分析和評(píng)價(jià)方面有系統(tǒng)分析、可行性研究、成本效益分析、靈敏度分析、風(fēng)險(xiǎn)分析等。 四、行政事務(wù)工作的現(xiàn)代化和自動(dòng)化。機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作實(shí)質(zhì)上 是信息的收集、處理、傳輸、存儲(chǔ)和更新。建立電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，建立行政管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線信息處理，是機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化和自動(dòng)化的主要