采購部標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)工作手冊

1、采購部標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)工作手冊采購部標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)手冊7 / 19目 錄第一章采購部基本職能和組織機(jī)構(gòu)第一節(jié)采購部基本職能第二節(jié)采購部組織機(jī)構(gòu)第二章采購部工作流程一.采購價格合同審批流程二.物資采購詢價流程三.支付流程第三章一般訂單和委外訂單一.一般物料訂購加工基本流程二.從原材料訂購到委外訂單加工流程第四章采購部管理制度第五章采購部考核辦法第一章采購部基本職能和組織機(jī)構(gòu)第一節(jié)采購部基本職能序號職能依據(jù)處理目的1請購分析和控制物料需求計(jì)劃采購審批流程1.核對申購過程手續(xù)是否齊全， 確保在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)得到批 準(zhǔn)。2.核對到貨日期。3.匯總和整理需求計(jì)劃1 .編制采購計(jì)劃2 .確定安全采購周期3 .決定采購

2、方式4 .編制資金預(yù)算2預(yù)備物料業(yè)務(wù)信息 常規(guī)物料 交期較長1 .詢問訂單情況，及時備料2 .周二個星期，倉庫確認(rèn)用量3 .預(yù)先備個別交期交長物料1 .保證物料安期交貨2 .保證常規(guī)料不斷3 .延誤生產(chǎn)3采購過程控制采購計(jì)劃表歷史采購信息：核對 物料規(guī)格，前后價格 對比。4 .分配采購任務(wù)5 .原材料供應(yīng)及價格動態(tài)調(diào)查6 .詢價、比價、議價，確定供應(yīng) 商，簽署合同或即時采購7 .交期跟催1 .編制采購單2 .控制到貨日期3 .確定合理價格4 .決定采購策略4送貨過程控制1 .采購 計(jì)劃表BOVW!2 .送貨單3 .購貨票據(jù)如發(fā)票4 .進(jìn)貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)5 .來料標(biāo)識嚴(yán)格按我 司要求執(zhí)行。1 .核對物

3、料規(guī)格。2 .核對物料數(shù)量，清點(diǎn)種類和數(shù) 量3 .入庫，對賬依據(jù)4 .點(diǎn)檢物料質(zhì)里5 .點(diǎn)檢物料批次，規(guī)格6 .開具收料單1質(zhì)量問題及時發(fā)現(xiàn)2.嚴(yán)格控制庫存3調(diào)整到貨日期5供應(yīng)商開發(fā)及管理供應(yīng)商評審表1 .價格分析了解供應(yīng)商的合理性2 .供貨分析確定供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量3 .質(zhì)量分析了解供應(yīng)商穩(wěn)定性1 .決J 1發(fā)新供 應(yīng)商。2 .對供應(yīng)商進(jìn)行分級 管理3 .決定對重點(diǎn)供應(yīng)商 的管理策略6票據(jù)管理財(cái)務(wù)部相關(guān)規(guī)定 票據(jù)報(bào)銷流程1.嚴(yán)格審核各類票據(jù)，手續(xù)不全 不與辦理。1.確保財(cái)務(wù)及時結(jié) 算7對賬管理訂單合同 系統(tǒng)入庫 送貨單1 .根據(jù)合同單價為準(zhǔn)2 .以實(shí)收良品入庫數(shù)量3 .以送貨單簽收1 .確保單價

4、準(zhǔn) 確性2 .確認(rèn)雙方數(shù) 量無出入3 .以簽收為 準(zhǔn)，防掉失。8不良品處理來料檢查表 扣工時費(fèi)用1 .來料不良退貨返工。2 .扣除供應(yīng)商誤工費(fèi)用，1 .確保產(chǎn)品2 .保證公司 利益第二章 采購部崗位工作說明書本職位在 組織圖中 之位置領(lǐng)導(dǎo)r,L采貝1采購2職位目的 與功能摘要職位目的：根據(jù)公司發(fā)展的需要，組織輔助材料的采購、保質(zhì)保量及時滿足各部門的需要。同時規(guī)范制度和流程，培養(yǎng)下屬，為公司進(jìn)一步發(fā)展做準(zhǔn)備。功能：1.采購規(guī)劃及變革。2.采購方法的改進(jìn)。3.采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督和目標(biāo)管理。4.下 屬業(yè)績的評估和考核。5應(yīng)急事務(wù)及突發(fā)事件的處理主要職責(zé)及 所占百分比 （就全年而占， 總數(shù)為100%）工作

5、量 百分比主要職責(zé)10%1.接受采購任務(wù)，與請購部門聯(lián)系，了解請購意圖和產(chǎn)品要求，并對目標(biāo)產(chǎn) 品成本對比，質(zhì)量 交期分析，選擇供應(yīng)商。40%2.進(jìn)行議價、簽定合同、發(fā)訂單、跟催、接受貨物、核對規(guī)格等采購實(shí)施5%3.不良品處理和應(yīng)急方法10%4.開發(fā)新供應(yīng)商和市場現(xiàn)貨5%5.上級安排事宜及其他10%6.接受投訴，與供應(yīng)商聯(lián)系調(diào)貨、退貨及補(bǔ)貨事宜。5%7.每個月底對賬5%8.與相關(guān)部門的溝通和協(xié)商5%9.采購部工作的總結(jié)和目標(biāo)的調(diào)整10%10.其他督促范圍（管理人數(shù)）部屬職稱直接部屬人數(shù)采購員1人第三章采購部工作流程采購價格合同審批流程采購部技術(shù)部工程部 財(cái)務(wù)部總經(jīng)辦總經(jīng)理將經(jīng)過比粉，議價、商務(wù)談

6、判好的的詢價比價資料，并且擬定合同走流程進(jìn)行評審針對力向中對丁交（ 時間及土 裝卸貨1序 施條的技術(shù) 收標(biāo)準(zhǔn) 正確進(jìn)及驗(yàn) 是否 行評1TZEW 口 HETS 行評審，項(xiàng)目 經(jīng)理也可以對 于以往項(xiàng)目采 購歷史價格與目前鑒t 格進(jìn)行上 提出1的價 卜寸后 U見1f對于支付、票據(jù)進(jìn)行評 審意見對于合同的價 格，合約條款 的描述進(jìn)行風(fēng) 險(xiǎn)控制再次依據(jù)職責(zé)審批采購部跟進(jìn)決策層意見執(zhí)行,急經(jīng)辦校對蓋章,流程結(jié)束采購部標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)工作手冊價格合同審批流程工作指引說明1、采購人員將經(jīng)過商務(wù)談判后的詢價比價信息和擬定好的合同版本匯總后發(fā)起審批流程，將合同草擬文本和詢價比較信息作為附件上傳。2、技術(shù)部對于合同中的技

7、術(shù)部分進(jìn)行審批，工程部對于標(biāo)的物交付時間和地點(diǎn)進(jìn)行審批，財(cái)務(wù)對于支付和票 據(jù)進(jìn)行審批。總經(jīng)辦對于整個采購行為的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行全盤進(jìn)行審批。3、采購員根據(jù)第一次審批的各部門的意見和供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判后修改合同文本發(fā)起二次審批。4、對于二次審批時各部門核對第一次審批意見的修改內(nèi)容，如意見未得到認(rèn)可，我方于供方未達(dá)成一致，可 保留意見，有決策層來判定是否簽訂合同。5、經(jīng)過審批后的合同甲乙雙方達(dá)成一致后將經(jīng)過審批后的合同文本固化為PDF格式發(fā)送給供應(yīng)商蓋章后提交總經(jīng)辦張艾麗處進(jìn)行蓋章工作。張艾麗在蓋章前對合同內(nèi)容進(jìn)行校對無誤后進(jìn)行蓋章。9 / 19采購部標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)工作手冊11 / 19采購流程工作指引說明

8、1、根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理提交的采購計(jì)劃進(jìn)行采購工作。采購員開始尋找合適的供應(yīng)商資源進(jìn)行詢價，供應(yīng)商資源必 須在3-5家以上。2、發(fā)出詢價意向，供應(yīng)商針對報(bào)價內(nèi)容進(jìn)行報(bào)價。3、所有報(bào)價的供應(yīng)商進(jìn)行價格比對，制作出價格比對表。根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價信息進(jìn)行議價及商務(wù)條款談判，鎖 定付款方式及支付進(jìn)度比例條件。4、確定供應(yīng)商報(bào)價后，將價格匯總表及原始報(bào)價提交總經(jīng)辦審核價格。5、總經(jīng)辦在接到比價匯總表的2天給出審批結(jié)果，并且出批復(fù)意見6、采購部根據(jù)總經(jīng)辦批復(fù)的意見進(jìn)行修正工作，如審批通過開始擬定合同文本。采購部標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)工作手冊支付流程1、采購部門依據(jù)合同支付條款支付節(jié)點(diǎn)發(fā)起支付合同款工作。附件文件有合同、付款申請單

9、，（如果無發(fā)票必須填寫提前申請付款單據(jù)。）驗(yàn)貨簽收單、分部工程驗(yàn)收單（尾款結(jié)算）2、財(cái)務(wù)按照資金支付計(jì)劃進(jìn)行支付審批。3、公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。4、總經(jīng)理審批5、總經(jīng)理同意后經(jīng)財(cái)務(wù)支付給受款方。6、采購部人員跟進(jìn)全程進(jìn)度。15 / 19供應(yīng)商管理流程供應(yīng)商采購部總經(jīng)辦簽約，履約接待接待簽約，履約供應(yīng)商開發(fā)及管理辦法工作指導(dǎo)說明1、根據(jù)我司的所需要的產(chǎn)品或服務(wù)開發(fā)供應(yīng)商資源。2、供應(yīng)商提供相關(guān)企業(yè)文件及產(chǎn)品文件，采購部門對其資格進(jìn)行初級評審。3、初審合格后提交總經(jīng)辦進(jìn)審批。4、供應(yīng)商資質(zhì)文件通過審批后，要求有能力的供應(yīng)商提供樣品件。并接受實(shí)體考察。5、在實(shí)體考察后，采購部出供應(yīng)商評估報(bào)告6、采購

10、對合格供應(yīng)商簽約 履約等采購工作7、根據(jù)供應(yīng)商的履約情況采購部門進(jìn)行評定和考核，結(jié)果報(bào)總經(jīng)辦進(jìn)行審批備案。8、采購部門將總經(jīng)辦的審批意見和評定、考核做供應(yīng)商檔案管理。9、每個月開發(fā)供應(yīng)商數(shù)為 5家，每季度開發(fā)各個合計(jì)合格供應(yīng)商數(shù)為確保5家以上采購部標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)工作手冊第四章采購部管理制度1 .目的：為進(jìn)一步加強(qiáng)采購部管理力度，真正做到有章可循、有法必依，從而明確工作職責(zé)，規(guī)范工 作行為，確保采購部工作質(zhì)量和工作秩序，特制訂本制度。2 .范圍：本制度適用于采購部采購的全過程。3 .定義：A 令生4 . 參考：采購部部門職能采購部崗位說明書5 .權(quán)責(zé)：采購部：部長負(fù)責(zé)組織制訂和修改采購部管理制度。采

11、購員：采購員負(fù)責(zé)供應(yīng)商開發(fā)、采購方式策略、做好詢價比價工作，做好供應(yīng)商管理工作。6 .采購部工作內(nèi)容：1、配合商務(wù)部技術(shù)部銷售部做好售前報(bào)價、售前樣品提供、售前各品牌供應(yīng)商產(chǎn)品授權(quán)等各項(xiàng) 工作，要積極配合相關(guān)部門完成工作。2、根據(jù)工程清單中的主材明細(xì)表材料了解材料品種、數(shù)量、品牌，初步了解材料計(jì)劃的時間安 排。3、采購員收集相關(guān)供貨商的資料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、公司地址）。4、從項(xiàng)目部取得材料計(jì)劃表，根據(jù)材料數(shù)量和規(guī)格，尋找相關(guān)有資質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行詢價。5、根據(jù)詢價情況，初步選定兩三家供應(yīng)商進(jìn)行下一步洽談。由采購經(jīng)理或采購員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商 對采購價格、合同付款方式及產(chǎn)品質(zhì)量售后等方面

12、進(jìn)行談判。根據(jù)最后談判的結(jié)果，通過上傳 至釘釘軟件。6、詢價的情況匯總審批，各采購員將詢價比價單上傳釘釘軟件進(jìn)行審批，通過采購經(jīng)理一工程 14 / 19采購部標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)工作手冊一總經(jīng)辦一財(cái)務(wù)一總經(jīng)辦一總經(jīng)理商議最終選定供應(yīng)商。7、與已達(dá)成合作意向的供應(yīng)商簽訂采購合同。合同采用公司統(tǒng)一范本，部分條款可根據(jù)實(shí)際情 況修改。三、采購合同的執(zhí)行。1、要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證，以確保供應(yīng)商資格的真實(shí)性。2、根據(jù)項(xiàng)目材料計(jì)劃表上的時間，及時地通知供應(yīng)商準(zhǔn)時交貨。3、貨物送至工地前，提前通知項(xiàng)目經(jīng)理貨物到場時間，以便項(xiàng)目部及時安排人員卸貨及安裝。4、根據(jù)各工程需要采購員要求供應(yīng)商生產(chǎn)前提供材料質(zhì)檢

13、報(bào)告和產(chǎn)品合格證等相關(guān)文件。5、對甲方規(guī)定要進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量檢測要求的材料，要做好材料選樣送檢的工作。6、根據(jù)合同上的付款要求，給供應(yīng)商辦理付款手續(xù)。7、采購經(jīng)理根據(jù)每周的材料采購計(jì)劃表，填寫每月用款計(jì)劃，交財(cái)務(wù)部作好資金準(zhǔn)備。四、采購資料的管理1、采購部資料由采購部資料員負(fù)責(zé)，主要工作有產(chǎn)品宣傳資料分類整理，供應(yīng)商名片上的公司 名稱及聯(lián)系人電話等輸入電腦建立供應(yīng)商名錄。2、公司選定的樣品要妥善保管，貼上標(biāo)簽，制作柜子專門存放。供應(yīng)商送的樣品也要擺放在安 全的地方，便于退還。3、詢價單的整理和匯總，合同的保管。4、材料到貨清單采購員必須通過項(xiàng)目經(jīng)理現(xiàn)場確認(rèn)方可填寫到項(xiàng)目物料排期表中進(jìn)行公示。6.1

14、 供應(yīng)商開發(fā)及管理：一、開發(fā)和考核新供應(yīng)商，做好供應(yīng)商的評審工作： 1、供應(yīng)商開發(fā)的原則：（1）適質(zhì)，（2）適 價，（3）適量，（4）適地；2、供應(yīng)商開發(fā)的流程：收集供應(yīng)商資料-填寫供應(yīng)商調(diào)查表-如 果條件允許可以實(shí)地考察并協(xié)同相關(guān)部門選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商 -索取樣品并進(jìn)行認(rèn)證一小批量試 生產(chǎn)一中批量試生產(chǎn)-大批量試生產(chǎn)-列為合格供應(yīng)商。&供應(yīng)商的考核：通過四大指標(biāo)（價 格30分、質(zhì)量30分、供貨能力20分、綜合配合度20分）進(jìn)行評分:60分以下為D類供應(yīng)商（不 合格）,60-69分為C類供應(yīng)商（合格），70-85分為B類供應(yīng)商（良好），85分以上為A類供應(yīng) 商（優(yōu)秀）。采購部標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)工作

15、手冊二、建立供應(yīng)商管理機(jī)制：1、激勵和控制供應(yīng)商：（1）激勵的措施：a、引進(jìn)競爭機(jī)制；b、實(shí) 施免檢措施；（2）控制的措施：a、派駐廠代表；b、定期檢查。2、獎懲供應(yīng)商：（1）獎勵方法： a、對于A類優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先交易的機(jī)會；b、對于A類優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先支付貨款；（2） 懲罰辦法：a、對于質(zhì)量不合格或交貨逾期的供應(yīng)商；向其索取賠償或罰款；b、對于由A類優(yōu)秀供應(yīng)商降級為BCD類，對它限制下單或停止下單。6.2 詢價比價：1、從項(xiàng)目部取得材料計(jì)劃表，根據(jù)材料數(shù)量和規(guī)格，尋找相關(guān)有資質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行詢價。2、根據(jù)詢價情況，初步選定兩三家供應(yīng)商進(jìn)行下一步洽談。由采購經(jīng)理或采購員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商對采購價

16、格、合同付款方式及產(chǎn)品質(zhì)量售后等方面進(jìn)行談判。根據(jù)最后談判的結(jié)果，通過上傳至釘釘軟件。3、詢價的情況匯總審批，各采購員將詢價比價單上傳釘釘軟件進(jìn)行審批，通過采購經(jīng)理一工程一總經(jīng)辦一財(cái)務(wù)一總經(jīng)辦一總經(jīng)理商議最終選定供應(yīng)商。6.5 采購部檔案的保管：1、采購內(nèi)部文件的歸檔。采購部工作中需存檔的文件，采購需求計(jì)劃、圖紙、采購物品清單、采購訂單、采購合同及采購部門相關(guān)管理文件資料。2、存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。3、歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件 之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)。4、所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項(xiàng)填寫清楚，書寫工整。5、所有存檔文件格

17、式統(tǒng)一，而且有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章，是有效文件。6、采購部檔案要有專人、專位的保管。6.6 售前工作的配合：1、積極配合公司各部門做好售前資料收集工作。2、商務(wù)部及采購部需提供詳細(xì)的清單、圖紙、品牌要求。3、根據(jù)詳細(xì)的清單清單、圖紙、品牌要求進(jìn)行報(bào)價、樣品制作。4、根據(jù)售前項(xiàng)目配合要求，配合銷售及技術(shù)部工廠參觀、特殊產(chǎn)品技術(shù)收集等工作。6.7 日常工作的管理：一、采購人員職業(yè)操守19 / 19采購部標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)工作手冊1 .采購人員必須具備身體素質(zhì)好，吃苦耐勞的精神；2 .采購人員有高尚的品格，廉潔、奉公的操守，能抵御外界的誘惑；3 .為公司的運(yùn)營提供物美、價廉、適用的產(chǎn)品，公司采購成本處于有

18、競爭力的狀態(tài)；4 .擅于掌握市場動態(tài)，為公司決策提供準(zhǔn)確的信息；5 .采購人員應(yīng)始終把公司利益放在第一位，嚴(yán)禁吃、喝、拿、要；否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理， 嚴(yán)重者送司法機(jī)關(guān)處理；對供應(yīng)商行賄行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，處以十倍以上罰款，從貨款中扣除。 二、采購部日常管理制度1 .采購部人員必須服從經(jīng)理統(tǒng)一安排，遵守公司各種制度。2 .采購人員必須嚴(yán)格遵守公司上、下班制度，公司打卡制度，特殊情況（因出差等）不能打卡 必須向經(jīng)理說明，并由經(jīng)理在上班卡上簽字確認(rèn)。3 .采購人員上班期間不允許辦理私事。4 .采購人員用車必須遵守公司車輛管理制度。5 .采購人員報(bào)賬必須有發(fā)票、中購單、入庫單、驗(yàn)收單。6 .采購人員在沒有采購任務(wù)時到需求部門跟蹤各種物料、零配件等的使用情況，及時調(diào)整。7 .采購回的物料、零配件必須當(dāng)天辦理入庫手續(xù)（最遲第二天）。8 .如違反，按公司相關(guān)制度處理。9 .8其他：10 9與已達(dá)成合作意向的供應(yīng)商簽訂采購合同。合同采用公司統(tǒng)一范本，部分條款可根據(jù)實(shí)際情