辦公管理辦法

1、辦公管理制度第一節(jié) 日常管理制度為規(guī)范日常管理工作，樹立良好的外部形象，提高工作質(zhì)量和辦事效率，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍，制定如下制度：一、著裝儀表規(guī)范1.公司員工日常著裝必須穿著工作服。2.保證工作服及身份標識的完整和清潔。3.儀容要以干凈、整潔、素雅為標準，不得濃妝。4.行為舉止要文明、禮貌，不打架、斗毆、酗酒，從事違法亂紀的活動。5.說話要和氣、謙遜，要使用“請、您好、謝謝、對不起、再見”等文明用語。為公司創(chuàng)造和諧、友善的氛圍。二、工作行為規(guī)范1.遵守黨和國家的法律、法規(guī)，遵守公司的各項規(guī)章制度。2.各部門員工應(yīng)按時上下班，不得遲到、早退、曠工。臨時有事外出必須向部門主

2、管請假。3.人員在接待來訪和接聽電話時要注意行為規(guī)范和文明用語；講話聲音應(yīng)適量；不準用辦公室電話進行私人交往或閑聊。4.員工手機應(yīng)24小時開通，若遇有特殊原因事先通知部門負責人。5.上班時間不得干與工作無關(guān)的事，嚴禁上網(wǎng)聊天、玩游戲等，確保辦公環(huán)境的安靜有序。6.節(jié)約用電、用水，做到人走燈滅、人走水停，關(guān)閉個人電腦、空調(diào)等。7.愛護辦公設(shè)備，節(jié)約使用紙張，能用廢紙打印的不得使用新紙，嚴格按照操作規(guī)定使用辦公設(shè)備。8.員工應(yīng)在工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的和公共衛(wèi)生區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔，設(shè)備完好。第二節(jié) 辦公用品管理規(guī)定一、辦公用品購買1.辦公用品購買本著實用、節(jié)約的原則

3、，由辦公室統(tǒng)一購買。2.各部門根據(jù)實際需求填寫辦公用品申請（領(lǐng)用）表，由辦公室核定報總經(jīng)理批準后再購置發(fā)放，并建立臺帳。3.臨時急需使用的辦公用品由辦公室報總經(jīng)理同意后采購。大型辦公用品采購必須報股東會審批后方可購買。4.辦公用品入庫前，保管員應(yīng)認真檢查驗收，妥善保管，做到帳物相符；對不符合要求的，由采購人員負責調(diào)換或退貨。二、辦公用品發(fā)放和使用1.購買的辦公用品統(tǒng)一由辦公室管理、登記和發(fā)放。2.辦公室須掌握辦公用品庫存情況，經(jīng)常整理清點，庫存不足及時申請和購進。3.領(lǐng)用辦公用品應(yīng)填寫辦公用品申請（領(lǐng)用）表。4.員工發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、影音、電腦、空調(diào)等）損壞和發(fā)生故障時，應(yīng)立即向辦

4、公室報修。5.嚴禁員工將辦公用品帶出單位挪作私用。員工離職時應(yīng)將所保管和使用的物品退回辦公室（消耗品除外），并填寫物品交接表。6.辦公用品由辦公室統(tǒng)一報銷，其他部門不能報銷。第三節(jié) 考勤管理制度1.考勤由辦公室安排專人記錄，考勤員應(yīng)認真負責，做到不虛報、不亂報、不徇私情。2.員工必須按照公司規(guī)定的時間上下班，公司實行每日簽到制度，員工每天上班、下班需指紋簽到(共計每日2次)，上班期間需著工裝（周五、六除外）。3.工作時間：周一至周六為工作日，上午8:30-12:00，下午13：30-17:30；周六上午9:00-12:00，下午13:30-17:00；周日休息。夏時制下午推后半個小時。4.員工

5、上班直接在外公干的，返回公司時必須進行登記；上班后外出的，外出前先由部門經(jīng)理同意后方可外出，否則視為曠工。 5.公司要求員工在正常工作時間內(nèi)完成規(guī)定的任務(wù)，不提倡加班。特殊情況加班的，必須填寫加班審批表，報分管經(jīng)理批準后實施。 6.所有加班首先抵沖病、事假，一天抵沖一天，多余部分由公司發(fā)給加班工資，不作調(diào)休處理。7.曠工期間無工資獎金?？记诒碓诿吭碌?號由考勤員負責整理，由辦公室主任簽字后報財務(wù)備案。第四節(jié) 責任獎懲制度1.每位員工都有權(quán)利和義務(wù)維護公司利益，愛護公司財產(chǎn)，嚴禁將公司財產(chǎn)據(jù)為私有。為企業(yè)樹立良好的形象，對損壞企業(yè)利益的人員給予以下處分。2.損壞或丟失公司財物者，應(yīng)予以賠償。竊取

6、公司財物者，除追回非法所得外，還追究相應(yīng)的經(jīng)濟和法律責任。3.本制度的檢查、監(jiān)督由辦公室負責執(zhí)行，違反此規(guī)定的員工，經(jīng)辦公室申報，總經(jīng)理審批后給予相應(yīng)的通報批評和扣薪處理。 第二章 辦公管理制度第一節(jié) 清潔衛(wèi)生管理制度為創(chuàng)造整潔有序的辦公環(huán)境，增強員工對公司的責任感和歸屬感，推進公司日常工作規(guī)范化、秩序化，樹立公司形象，營造良好氛圍，加強公司衛(wèi)生管理，特制定本制度。一、適用范圍1.公共區(qū)域：包括公司前臺、會議室、會客區(qū)、總經(jīng)理辦公室等，每天下班前20分鐘由指定人員進行清掃。2.個人區(qū)域：包括個人辦公桌及辦公區(qū)域，由部門工作人員每天下班前20分鐘自行清掃。二、制度內(nèi)容1.公共區(qū)域衛(wèi)生應(yīng)做到以下幾

7、點：（1）保持公共區(qū)域及個人區(qū)域地面干凈清潔、無污物、污水、浮土，無死角。（2）保持門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、透明。（3）保持墻壁清潔，表面無灰塵、污跡。（4）保持掛件、畫框及其他裝飾品表面干凈整潔。（5）垃圾簍擺放緊靠辦公桌下方并及時清理，無溢滿現(xiàn)象。 2.辦公用品的衛(wèi)生管理應(yīng)做到以下幾點：（1）辦公桌面：辦公桌面只能擺放必需辦公物品，其它物品應(yīng)放在個人抽屜，不用的物品要及時清理。（2）辦公文件、票據(jù)等應(yīng)分類放進文件夾、文件盒中，并整齊的擺放至辦公桌上角。 （3）電腦：電腦鍵盤要保持干凈，下班或是離開公司前電腦要關(guān)機。（4）飲水機、打印機、電腦、電話等擺放要整齊，保持表面無污垢、灰塵。（5

8、）保持魚缸清潔，定期換水和給魚喂食。（6）定期給綠植澆水、維護，保證植物成長。3.個人衛(wèi)生應(yīng)注意以下幾點： （1）不隨地吐痰，不隨地亂扔垃圾。 （2）下班后要整理辦公桌上的用品，擺放整齊。 （3）禁止在辦公區(qū)域抽煙。（4）下班后先檢查各自辦公區(qū)域的門窗是否鎖好，將一切電源切斷后方可離開。4.總經(jīng)理辦公室衛(wèi)生應(yīng)做到以下幾點： （1）保持地面干凈清潔、無污物、污水、浮土，無死角。 （2）保持門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、透明。（3）保持墻壁清潔，表面無灰塵、污跡。（4）保持掛件、畫框、工藝品及其他裝飾品表面干凈整潔。（5）保持茶具、水具、煙缸用后及時清潔整理，保持清潔，擺放整齊。 （6）垃圾簍擺放緊

9、靠桌邊或茶幾并及時清理，無溢滿現(xiàn)象。 三、日常衛(wèi)生清掃工作安排 1.每天下班前20分鐘，各部門工作人員按要求清掃各自負責的衛(wèi)生區(qū)，并保持衛(wèi)生清潔。2.每逢國家法定節(jié)假日，應(yīng)提前一天由辦公室組織全體員工大掃除。第二節(jié) 辦公用品領(lǐng)用制度 為加強公司辦公用品管理，節(jié)約成本，明確責任，倡導健康優(yōu)質(zhì)、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，規(guī)范辦公用品領(lǐng)用，降低辦公經(jīng)費，特制定本制度。一、辦公用品由辦公室統(tǒng)一管理，統(tǒng)一采購和發(fā)放 1.固定資產(chǎn)類項目：辦公桌、辦公椅、電腦、空調(diào)、復印機、保險柜、飲水機、驗鈔機、電話機等。2.低值易耗品項目：筆類、信箋、硬皮本、打印紙、復寫紙、膠水、膠帶、釘書針、大頭針、曲別針、夾子、橡皮

10、、名片、檔案袋、電池、筆芯等辦公耗材。3.非消耗管制品項目：文件夾、文件盒、文件架、剪刀、釘書機、筆筒、印泥、直尺、白板、計算器等。二、各部門每月25日前申報下月辦公用品領(lǐng)用計劃，并填寫材料物資申購單，部門負責人審簽 后報辦公室。經(jīng)辦公室審核，分管副總、總經(jīng)理審簽后購買。三、購置單位價值500元以上辦公用品時，須報請股東會批準。四、保管員須登記辦公用品臺賬，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理；五、每月底辦公室對各部門辦公用品和電話費等的消耗情況進行統(tǒng)計和匯總，于次月5日之前上報分管經(jīng)理審核。 六、嚴禁員工將辦公用品帶出公司或挪作私用，如發(fā)現(xiàn)挪作私用的罰款100元/次；因挪作私用，造成損壞的，責

11、任人應(yīng)按照市場價進行賠償。七、附件：材料物資申購單辦公物品領(lǐng)用登記表第三節(jié) 電腦管理制度為了加強公司電腦的管理，規(guī)范電腦使用行為，保證電腦高效、安全運行，特制定如下管理制度：一、電腦的使用和保養(yǎng)1.計算機應(yīng)用人員均要經(jīng)過相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓，懂得基本操作規(guī)程和相關(guān)注意事項，能對計算機進行簡單維護。2.按操作要求正確使用計算機設(shè)備，發(fā)生故障時，及時向辦公室報告。3.任何人未經(jīng)同意，不得查看或修改他人的文件內(nèi)容，不得刪除他人文件內(nèi)容或更改他人文件。違反者除扣發(fā)工資外，若因文件泄密或丟失而造成的一切損失，將由當事人承擔。4.外出、下班等長時間不使用電腦時，請及時關(guān)機。5.部門經(jīng)理負責對本部門計算機中的違規(guī)

12、行為進行及時勸阻、制止。如疏于管理造成嚴重后果的，要負連帶責任。二、硬件系統(tǒng)的管理1.各部門的電腦及配件由辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)需要統(tǒng)一調(diào)配，未經(jīng)同意不得擅自調(diào)換電腦及其配件。2.員工未經(jīng)公司同意，嚴禁私自折裝電腦硬件及設(shè)備。如果發(fā)現(xiàn)電腦及拆裝后的配備跟原配置不相同，將由當事人承擔一切經(jīng)濟責任。3.員工不得將電腦設(shè)備外借給其它單位使用，違反者扣發(fā)當事人工資100元，若因泄密而造成損失者，一切責任由當事人承擔。4.各部門使用的電腦及配件如有故障需維修，應(yīng)由使用部門填寫好維修申請表，經(jīng)部門負責人簽名同意后，由辦公室查實并落實維修。維修費用，經(jīng)辦人和使用人應(yīng)同時簽字，并附上維修申請表及維修結(jié)果驗收單，以及有

13、關(guān)收費憑證方可報銷。第四節(jié) 車輛管理制度為加強單位車輛的管理，本著“方便管理、節(jié)約開支、提高效率、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的原則，制定下列制度。 一、車輛管理 1.車輛有關(guān)證照和有關(guān)手續(xù),由辦公室人員妥善保管。2.車輛嚴格實行下班入庫制。出差在外的車輛，要將車輛停放在安全場所，嚴禁車輛在洗車處及私人住宅區(qū)過夜，否則產(chǎn)生的不良后果由駕駛員負責。 3.車輛實行專人駕駛，嚴禁將車輛交給無證人員駕駛。不準跑私車，外單位借車的須經(jīng)總經(jīng)理批準。4.車輛加油需經(jīng)辦公室主任同意。每月駕駛員需準確上報車輛的耗油和公里數(shù)情況,財務(wù)人員進行審核公布。5.出市區(qū)用車須報總經(jīng)理同意。二、車輛調(diào)度和使用1.辦公用車實行派車制度。由辦公

14、室統(tǒng)一安排、調(diào)度。車輛調(diào)度按照輕重緩急及領(lǐng)導優(yōu)先的原則，統(tǒng)籌安排，未經(jīng)辦公室批準，駕駛員不得擅自出車。2.用車實行出車登記制，由駕駛員登記，注明出車途徑地、目的地、出車時間等，并請用車人簽字確認。3.員工個人如需用車的，須提前一日提出申請，報總經(jīng)理同意后，由辦公室負責安排：工作人員及直系親屬婚喪嫁娶；遇天災(zāi)人禍突發(fā)事件等緊急情況的；外地用車的交通費由用車人承擔。4.車輛出車返回后，駕駛員應(yīng)及時向辦公室報告。未經(jīng)派車，擅自出車者，按私自用車論處。三、車輛駕駛與行車安全（駕駛?cè)藛T崗位要求）1.駕駛員要嚴格遵守上下班時間，隨時待命，聽從統(tǒng)一安排，按時出車，按時收車。2.駕駛員未出車時，應(yīng)嚴格按照作息

15、時間在辦公室待命，不得隨意串崗、外出。3.為確保行車安全，駕駛員必須嚴格遵守道路交通安全法規(guī)，嚴禁酒后開車，不準超速行駛。4.駕駛員對車輛要勤檢查，勤保養(yǎng)，勤擦洗，使車輛始終保持最佳運行狀況。5.車輛執(zhí)行公務(wù)中發(fā)生交通事故，因違章造成事故應(yīng)負全部責任或主要責任的，除保險公司賠償款項外，駕駛者承擔其余費用，并作出書面檢查；負次要責任或一定責任的，除保險公司賠償款項外，駕駛者承擔其余費用的50%。公車私用發(fā)生交通事故，除保險賠付外的一切費用由駕駛者承擔。四、車輛維護與修理1.辦公室要加強對車輛的管理，按時年度審驗，及時辦理保險等有關(guān)手續(xù)，定期進行保養(yǎng)檢查和油料使用情況檢查，控制支出，節(jié)約開支。2.

16、車輛需維修時，駕駛員事先應(yīng)報辦公室同意，然后到定點廠家維修，并隨時將維修費用票據(jù)帶回，按財務(wù)制度的有關(guān)規(guī)定及時履行報批手續(xù)。3.司機應(yīng)建立車輛維修保養(yǎng)臺賬，按里程或時間及時提出保養(yǎng)和修理建議。五、相關(guān)費用報銷1.車輛的保險費、路橋費、泊車費及凡因公使用的費用，統(tǒng)一由財務(wù)人員審核逐級簽字后方可報銷。路橋費、泊車費、洗車費由駕駛員每月匯總報銷一次，由財務(wù)人員根據(jù)出車記錄復核，經(jīng)逐級簽字驗核方可報銷。油費施行包干制度，超支自負。2.車輛維修費用報銷需附維修申請單和維修收費清單，經(jīng)辦公室審核報總經(jīng)理批準后報銷。3.駕駛員如有違反交通規(guī)章（如闖紅燈，違章停車等），造成罰款的不予報銷（特殊情況除外），由違

17、規(guī)駕駛員個人承擔責任，并五日內(nèi)交納罰款。第五節(jié) 公文管理規(guī)定為加強對本公司公文管理，做到規(guī)范、準確、及時有效地運用公文，結(jié)合公司的實際情況，特制定本規(guī)定。一、公文的常見種類1.制度：為處理某種事項、開展某種工作而提出的要求、規(guī)范。2.決定：適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)人員，變更或撤銷不適當?shù)臎Q定事項。3.通報：適用于表彰優(yōu)秀，批評錯誤，傳達重要精神或情況。4.意見：適用于對重要問題提出建議和處理辦法。5.會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。二、公文的收發(fā)和承轉(zhuǎn)1.公司公文分兩類，一類是外來公文（即來自公司之外的各種文件、傳真、信、函），另一類是公司擬寫的內(nèi)部公文。2

18、.外來公文由前臺統(tǒng)一收取，填寫“收文登記表”，寫明收件人姓名的，由前臺直接交收件人簽收，其余公文交辦公室處理。3.各部門擬寫的需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)、批辦的公文，由辦公室交總經(jīng)理批辦。三、公文的批辦和承辦總經(jīng)理批辦的文件，由辦公室根據(jù)批辦的內(nèi)容：1.歸總經(jīng)理個人檔；2.送有關(guān)部門承辦；3.送有關(guān)部門傳閱。四、公文的催辦和反饋1.公文的催辦由辦公室送轉(zhuǎn)總經(jīng)理的批辦件，由辦公室催辦。2.意見的反饋按逐級回轉(zhuǎn)的原則辦理。承辦人逐級把意見反饋到公司辦公室。特殊情況下，可直接反饋到總經(jīng)理本人。五、文稿的起草、審核和簽發(fā)1.凡以公司下發(fā)的各類文件，綜合性的由辦公室擬稿；專題性的由職能部門負責起草。2.以公司名義下

19、發(fā)的公文，必須填寫“河北聚乾聯(lián)融投資有限公司”，由公司總經(jīng)理簽發(fā)后交辦公室統(tǒng)一下發(fā)。六、公文的保密1.公文拆啟和傳送由辦公室負責，其他人不得私自拆啟或橫向傳遞。2.注明屬“機密”級以上的文件要妥善保管。3.傳送密件，送件人必須用檔案袋將文件密封后，送達收件人簽收。第六節(jié) 安全保衛(wèi)制度為維護正常的工作秩序，確保財產(chǎn)安全，特制訂本制度。 第一條 要認真落實責任制。辦公室主任是公司安全保衛(wèi)的第一責任人，應(yīng)把安全保衛(wèi)工作切實提上議事日程，對公司的安全保衛(wèi)工作負全責。 第二條 成立以總經(jīng)理任組長、各部門負責人為成員的安全保衛(wèi)工作領(lǐng)導小組，定期檢查安全保衛(wèi)工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施解決。 第三條 抓好安

20、全用電： 1.電線、電器殘舊不符合規(guī)范的，應(yīng)及時更換，發(fā)現(xiàn)問題及時上報。 2.最后下班員工應(yīng)自覺關(guān)好門窗和辦公電器設(shè)備。 第四條 落實防盜措施： 1.公司安裝防盜監(jiān)控錄像，24小時開啟。 2.公司財物不得隨便放置，重要文件及貴重物品必須鎖好。3.車輛停放時應(yīng)采取必要的防盜措施。 第五條 安全保衛(wèi)人員要有高度的責任感，經(jīng)常檢查、督促安全保衛(wèi)措施的落實情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時消除隱患。因?qū)ぷ鞑回撠熑味斐墒鹿实模宦勺肪控熑?；情?jié)嚴重構(gòu)成犯罪的，移交司法部門追究刑事責任。 第七節(jié) 煙酒管理制度第一條 加強招待用煙酒采購、保管、領(lǐng)用、使用過程中的管理工作，堵塞漏洞，減少不合理支出，特制訂本制度。第二條

21、 使用范圍：1.用于上級主管單位、政府部門到我公司檢查指導工作，以及兄弟單位之間的因公接待。2.用于公司組織和承辦的各類活動的招待。3.用于業(yè)務(wù)公關(guān)方面的招待。4.用于各部門對外工作的必要招待。第三條 公司煙酒由辦公室負責管理。第四條 煙酒采購工作由辦公室負責采購。辦公室主任對采購工作進行監(jiān)督，確保采購煙酒的質(zhì)量合格、價格合理。第五條 采購人持煙酒采購申請表、入庫單、煙酒發(fā)票（或收據(jù)）申請報銷，財務(wù)部走正常報銷流程。第六條 煙酒保管人員必須建立煙酒臺賬，煙酒入庫、出庫應(yīng)如數(shù)登記，注明領(lǐng)用人、用途、數(shù)量等，做到賬物相符。第七條 煙酒出庫需憑煙酒領(lǐng)用單，特殊情況需持總經(jīng)理的短信或電話批復方可領(lǐng)用，

22、領(lǐng)用人須后補煙酒領(lǐng)用單。第九條 領(lǐng)用的煙酒如未能使用或有結(jié)余，必須于次日下班前歸還。保管人員做好入庫手續(xù)。第十條 附件：煙酒采購申請表煙酒領(lǐng)用單。第八節(jié) 印信管理制度一、名詞解釋1.公章：是指刻有公司名稱的印章，在公司對外行文、辦理委托書、證明、銀行開戶等日常公務(wù)時使用的印章。2.對外印章：財務(wù)（結(jié)算）專用章、合同專用章、法人人名章等。3.介紹信：是指用來介紹聯(lián)系接洽事宜的一種應(yīng)用文體，具有介紹、證明的雙重作用，在辦理公司公務(wù)或職員情況介紹時使用的文件。4.印信：本印信范疇指公司的公章、內(nèi)部專用章、介紹信、證明信等。二、職責1.辦公室負責本單位印信的保管、使用和管理； 2.印章管理人的直屬上級

23、需每月對上月印章用印情況予以核查。三、管理與保管制度1.印章刻制和銷毀（1）公章刻制審批：印章管理員申請-辦公室主任審核-總經(jīng)理審批。（2）財務(wù)專用章（含合同專用章）刻制申請：由財務(wù)報辦公室主任總經(jīng)理審批并由財務(wù)部負責保管和使用。（3）印章刻制、銷毀須嚴格依據(jù)公司相關(guān)授權(quán)進行審批。2.印章保管（1）公司公章、內(nèi)部專用章及法人章由辦公室專人進行保管。（2）公司財務(wù)專用章、合同專用章統(tǒng)一由財務(wù)部指定保管人。（3）印章保管人如有崗位變動，須交清所保管的印章、用印登記簿、用印審批單，印章交接要填寫印章交接登記卡，由雙方當事人監(jiān)交。（4）保管人由于各種原因不在工作崗位時，應(yīng)將印章交由印信管理部門主管保管

24、，以保證工作需要。3.印章的使用（1）對外印章（指公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等在公安機關(guān)備案的對外具有法律效力的印章）。（2）不同文本(含合同)申請用印必須填寫用印審批單進行申報。（3）印章一般不得外借或帶出。若確因工作需要外出使用時，需由兩人同時對印章進行監(jiān)管。（4）印章保管人只有印章加蓋權(quán)，沒有審批權(quán)。印章使用審批人只有審批權(quán)，沒有使用權(quán)。（5）公章：在公司對外行文，辦理委托書、證明、銀行開戶等日常公務(wù)時使用。（6）合同專用章：與外部單位簽署的牽涉到經(jīng)濟往來的合同、協(xié)議、意向書及實質(zhì)為合同的書面協(xié)議、備忘錄（需蓋章的）等合同協(xié)議類文件只可加蓋合同專用章。如對方明確要求在合同上加蓋

25、公章，須上報至總經(jīng)理審批。4.介紹信的管理（1）公司所使用的介紹信必須使用正規(guī)介紹信，本著“實事求是”的原則，不得在空白的介紹信上加蓋公章。（2）介紹信必須統(tǒng)一由印信管理部門管理和發(fā)放。四、附件（1）用印登記簿（2）印章交接登記卡第九節(jié) 檔案管理制度為規(guī)范檔案管理工作，使公司檔案管理工作正規(guī)化和系統(tǒng)化，特制訂本制度。一、范圍1.歸檔范圍：（1）證照檔案：含營業(yè)執(zhí)照、機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、各類決議、章程或修正。（2）與外單位簽署的牽涉到經(jīng)濟往來的合同、協(xié)議及意向書等。（3）實物檔案：公司經(jīng)營活動中形成的各種榮譽證書、獎杯、獎牌。二、名詞解釋檔案：是指公司在從事經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)和文化等活動中形成的

26、，對公司有保存價值的各種文件及記錄。三、職責1.辦公室負責公司檔案業(yè)務(wù)工作的指導、檢查、監(jiān)督和培訓，負責建立有效的檔案查詢系統(tǒng)。2.檔案管理人員的職責是貫徹公司檔案管理制度；嚴格按要求做好檔案管理及移交工作。3.檔案管理人員須根據(jù)檔案的有效期限定期進行年度審驗。四、管理制度 1.公司檔案實行公司立卷歸檔制度。2.辦公室是檔案工作歸口管理部門，安排專人負責檔案管理工作。3.辦公室存檔均應(yīng)留存原件。4.凡屬合同類檔案均由合同簽訂的主體部門保留合同原件一份外還需上交財務(wù)部門一份。5.公司對客戶檔案進行集中管理。業(yè)務(wù)部門要將知悉的客戶（變動）信息進行整理匯總后報辦公室進行備案。6.檔案存放要求整齊有序、齊全完整，重要檔案，如房產(chǎn)證、土地證等的保管應(yīng)單獨存放于帶有安全裝置的保險柜中。六、工作流程1.檔案