徹底征服Word 2007標(biāo)題多級列表

1、徹底征服Word 2007標(biāo)題多級列表(轉(zhuǎn)載)用Word編寫文檔的人都知道，一篇長文檔一般是需要分章節(jié)來劃分段落的。在Word中也有對應(yīng)的工具來完成這項(xiàng)任務(wù)，這就是多級列表。然而絕大多數(shù)使用Microsoft Office的朋友卻并不知道Word有這么個(gè)工具；或者即使知道，卻對如何正確使用這個(gè)工具不得要領(lǐng)。有的人可能會用“標(biāo)題一”樣式來做單級列表，但是在碰到需要二級列表甚至三級列表的時(shí)候，卻完全不知所措了。結(jié)果往往只能純靠手工進(jìn)行，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說，還經(jīng)常因?yàn)闃?biāo)題對不齊或者縮進(jìn)搞不定而頭疼。尤其是當(dāng)文檔還需要在前面安插目錄的時(shí)候，對于初學(xué)者來講不啻是個(gè)災(zāi)難。如果你還在為這個(gè)問題而痛苦的話，那么恭喜

2、你，你找對地方了。下面我將帶領(lǐng)你徹底征服Word的多級列表技術(shù)。由于Word 2003在多級列表工具上存在有bug，因此我這里的描述以Word 2007（以下簡稱為Word）為依據(jù)。如果文中有圖片缺失，請刷新一下。一、設(shè)定樣式多級列表是以Word的樣式概念為基礎(chǔ)的，要想使用多級列表，就必須從樣式入手。所謂樣式，簡單說就是預(yù)先將想要的格式組合在一起，然后命名，就成了樣式。例如，中國人的文章一般喜歡用章、節(jié)、小節(jié)來劃分，就像下面這樣：第一章緒論第一節(jié)背景介紹第二節(jié)系統(tǒng)目標(biāo)和意義其中“第一章緒論”使用了黑體、二號字、居中等格式，我們在Word中以“標(biāo)題一”來命名這一類型；而“第一節(jié) 背景介紹”則使用

3、了宋體、三號字、居中等格式，我們以“標(biāo)題二”來命名之；其余的“標(biāo)題三”、“標(biāo)題四”、等依此類推。而正文部分，我們就以“正文”來命名樣式。由于Word中默認(rèn)的“正文”樣式使用的是“宋體（中文正文）”、五號字，而我們大多數(shù)時(shí)候都默認(rèn)正文使用小四號宋體字，因此我們首先從這個(gè)入手。打開Word，點(diǎn)擊“開始”選項(xiàng)卡中“樣式”欄右下角的箭頭，調(diào)出“樣式”窗口，在“正文”那一行的右邊點(diǎn)擊向下箭頭，選擇修改，如圖1：圖1在修改樣式對話框中，在格式下面依次改為“宋體”、“小四”。如圖2：圖2如果需要同時(shí)對西文字體也進(jìn)行設(shè)置，則在同一行右側(cè)點(diǎn)擊“中文”，改為西文，然后在左邊選擇字體，例如“Times New Ro

4、man”。如圖3：圖3設(shè)置好了正文樣式，接著就要設(shè)定標(biāo)題樣式。在圖一所示的樣式窗口中，你可能可以看到“標(biāo)題一”到“標(biāo)題三”甚至“標(biāo)題四”，但有的朋友可能只能看到“標(biāo)題一”，甚至連“標(biāo)題一”都看不到。這是因?yàn)槟愕奈臋n尚未應(yīng)用內(nèi)置的這些樣式，所以沒有顯示出來而已。對于連“標(biāo)題一”都看不到的，就需要點(diǎn)擊下面的“選項(xiàng)”，把“推薦的樣式”改為“所有樣式”即可。這里我們假定你至少可以看到“標(biāo)題一”樣式。如果你打開的是空文檔，那么此時(shí)就需要輸入你的文章的標(biāo)題內(nèi)容，然后按住Ctrl鍵選中那些你需要設(shè)置為“標(biāo)題一”樣式的行；但如果你打開的是已經(jīng)完成輸入的文檔，則只需要按住Ctrl鍵選中那些你需要設(shè)置為“標(biāo)題一”

5、樣式的行，而不管它們原來是怎么設(shè)置的。選中之后就可以開始設(shè)置“標(biāo)題一”樣式了。這里我們假定圖4是最后希望看到的結(jié)果：圖4而圖5則是目前剛剛準(zhǔn)備開始設(shè)置“標(biāo)題一”的情形：圖5在選中了圖五中這些需要設(shè)置為標(biāo)題一的行之后，點(diǎn)擊樣式窗口中的“標(biāo)題一”，將這些行首先應(yīng)用“標(biāo)題一”樣式，然后按照修改“正文”樣式同樣的方法修改“標(biāo)題一”樣式。我們假定，你需要的“標(biāo)題一”樣式為中文黑體（西文字體設(shè)為Times New Roman，以下均按此設(shè)置，不再贅述）、二號、加粗，然后點(diǎn)擊此窗口中左下角的“格式”->“段落”，將大綱級別為1級（注意，這里大綱級別用默認(rèn)的設(shè)置即可。之所以要提到這一點(diǎn)是因?yàn)樽詣?dòng)生成目錄

6、需要它，如果沒有大綱級別上的區(qū)分，無論你的樣式設(shè)置得多么漂亮，也不可能生成你需要的目錄的），段前段后間距設(shè)為自動(dòng)，行距為單倍行距。確定之后，我們就把“標(biāo)題一”初步設(shè)置好了。選中需要設(shè)置為二級標(biāo)題的行，然后設(shè)置為“標(biāo)題二”樣式，修改“標(biāo)題二”樣式為中文黑體、三號、加粗，大綱級別2級，段前段后間距設(shè)為自動(dòng)，行距為單倍行距。依此類推，“標(biāo)題三”樣式設(shè)置為中文宋體、四號、不加粗，大綱級別3級，段前段后間距設(shè)為自動(dòng)，行距為單倍行距。這些都設(shè)置好了以后，我們可以看到如圖6所示的效果了：圖6很多人到了這一步就認(rèn)為差不多大功告成了，于是寧愿手工去給相應(yīng)的標(biāo)題加上“第一章”或者“1.1”這樣的標(biāo)題號，也不愿意再

7、深入一步去學(xué)習(xí)如何自動(dòng)給標(biāo)題編號。當(dāng)然，如果你的文章并不長，不在乎浪費(fèi)這點(diǎn)時(shí)間和精力，那也沒關(guān)系。但是，如果你的文章比較長，超過了20頁，其中還有不少插圖的話，那我勸你還是再下點(diǎn)功夫好好學(xué)習(xí)一下怎么使用多級列表。多級列表不僅僅是幫助我們自動(dòng)給標(biāo)題編號，重要的是，它還能使我們給文章中的圖片、表格、公式、等等自動(dòng)編號（用Word的術(shù)語說就是在題注中編號），并且這些編號可以在正文中交叉引用，這樣做的好處是一旦你的文章骨架做好了，那么在使用了交叉引用技術(shù)后，無論這些圖片、表格或者公式如何變動(dòng)地方，相應(yīng)正文中的引用和題注都會自動(dòng)跟隨變化。二、設(shè)置多級列表我們首先從一級標(biāo)題開始。這里我們假定你是按照國際標(biāo)

8、準(zhǔn)來設(shè)定標(biāo)題編號的，也就是一級標(biāo)題前面設(shè)為“1”、“2”、這樣；二級標(biāo)題設(shè)為“1.1”、“1.2”、“2.3”、這樣；而三級標(biāo)題則設(shè)為“1.1.1”、“2.1.3”、“3.2.2”、這樣。如果你需要按照中文習(xí)慣設(shè)置，只需要在編號樣式中選擇一下即可。將光標(biāo)停留在任意一個(gè)一級標(biāo)題中，點(diǎn)擊“編輯”選項(xiàng)卡中的“選擇”->“選擇格式相似的文本”，如圖7：圖7這樣就把所有的一級標(biāo)題都選中了。單擊“段落”選項(xiàng)卡中的“多級列表”按鈕，如圖8：圖8在打開的“定義新多級列表”窗口中，點(diǎn)擊左下角的“更多”按鈕，按照圖9所示設(shè)置（注意：不要急著點(diǎn)確定）：圖9如果你使用的是“第一章xxxx”且居中的格式，請將“編

9、號對齊方式”修改為居中。按上圖設(shè)置好之后，不要點(diǎn)擊確定，接著點(diǎn)擊“設(shè)置所有級別”，按照圖10所示設(shè)置：圖10這一步非常重要！因?yàn)榘凑諊H慣例，無論哪一級標(biāo)題都是沒有縮進(jìn)，頂格排版的。所以除非你的確需要二級標(biāo)題和三級標(biāo)題依次遞進(jìn)縮進(jìn)，否則請?jiān)谶@里將每一級的附加縮進(jìn)量設(shè)為0。而如果你是設(shè)置的純中文格式，則根據(jù)自己的需要來進(jìn)行設(shè)置。好了，現(xiàn)在可以點(diǎn)擊確定了。將光標(biāo)停留在任意一個(gè)二級標(biāo)題中，同樣“選擇格式相似的文本”，選中所有的二級標(biāo)題，重復(fù)剛才對一級標(biāo)題所做的操作，打開“定義新多級列表”窗口。注意，這個(gè)窗口中的“起始編號”可能不是1，而是2或者其它值。由于此時(shí)我們選擇的二級標(biāo)題跨越了多章的內(nèi)容，但它

10、們的起始編號依然是從1開始的，也就是應(yīng)該從“2.1”、“3.1”、開始，因此我們按照圖11進(jìn)行修改：圖11做完這一步之后，問題并沒有完全解決。首先要保證看到樣式窗口中的“標(biāo)題二”前面出現(xiàn)了“1.1”的編號，如果沒有看到，就說明出了問題，這表明剛才的編號格式?jīng)]有鏈接上來，此時(shí)可能需要回退一下，然后存盤退出，關(guān)閉其它文檔，重新打開該文檔再做一次上面的操作。不管怎樣，一定要確?？吹健皹?biāo)題二”樣式出現(xiàn)編號。其次，你觀察一下那些被編號的二級標(biāo)題，會發(fā)現(xiàn)從第2章開始，編號依然延續(xù)了第1章的順序，也就是本來應(yīng)該是“2.1”開始的編號，卻變成了“1.3”。這是因?yàn)槲覀儎偛攀强缭礁髡鹿?jié)選擇了所有的二級標(biāo)題，因此

11、這時(shí)需要分別對每一章的二級標(biāo)題進(jìn)行修改。方法如下：首先按住Ctrl鍵點(diǎn)選第2章中的所有二級標(biāo)題。選中之后，點(diǎn)擊圖8中的最下一行“定義新的列表樣式”，出現(xiàn)如圖12所示窗口：圖12由于修改的是第2章的二級標(biāo)題，因此第一級別起始編號就應(yīng)該是2。依此類推，后面修改其它章的二級標(biāo)題時(shí)，就要修改對應(yīng)的第一級別起始編號，與其所在章號對應(yīng)即可。我們這個(gè)例子中只有兩章有二級和三級標(biāo)題，因此隨后修改第三章二級標(biāo)題。當(dāng)修改完各章二級標(biāo)題編號之后，你會發(fā)現(xiàn)樣式窗口中的“標(biāo)題二”樣式前的編號又消失了。而這一次則是正常的，因?yàn)槊恳徽聝?nèi)的二級標(biāo)題編號其第一級別并不連續(xù)，所以此時(shí)樣式庫中的標(biāo)題二就恢復(fù)了無編號形式?，F(xiàn)在，想必

12、你已經(jīng)知道了如何修改三級標(biāo)題了吧？沒錯(cuò)，按照上面的過程依葫蘆畫瓢就是了，只不過要對應(yīng)修改三級標(biāo)題的第一級別和第二級別起始編號，和它們所在的章節(jié)位置保持一致就是了。三、不正常時(shí)的對策Word最大的毛病就是喜歡自作主張，總是會在你不需要它幫忙的時(shí)候給你幫點(diǎn)兒倒忙。所以即使你完全按照上面的過程來走，依然可能會出現(xiàn)各種和上面描述不一致的情形。尤其是在設(shè)置三級標(biāo)題編號的時(shí)候，往往會出現(xiàn)設(shè)置了后面的編號，前面的編號或者格式（主要是縮進(jìn)）卻出現(xiàn)問題。這個(gè)其實(shí)是Word的自動(dòng)套用格式選項(xiàng)導(dǎo)致的，不過目前我還沒有研究出究竟是哪一項(xiàng)設(shè)置導(dǎo)致這樣的問題，但我卻找到了對付的辦法。那就是從后向前設(shè)置編號！比如，當(dāng)你在設(shè)置二級標(biāo)題的時(shí)候，選擇“格式相似的文本”選中了所有二級標(biāo)題，設(shè)置了編號，需要去調(diào)整各章內(nèi)部的二級標(biāo)題對應(yīng)的第一級別起始編號時(shí)，不要從第2章開始往后做，而是從最后一章開始往前做！這樣就基本上可以避免出現(xiàn)各種意外的格式自動(dòng)變化帶來的錯(cuò)亂問題。尤其是在設(shè)置三級標(biāo)題時(shí)，如果順序從前往后做，出現(xiàn)錯(cuò)亂的幾率相當(dāng)高，