APPLE_ERP_總賬模塊_用戶操作手冊(cè)_v2.020151015

1、ERP_總賬模塊_用戶操作手冊(cè)蘋(píng)果裝飾 ERP建設(shè)項(xiàng)目用戶操作手冊(cè)總賬模塊編 寫(xiě) 人:創(chuàng)建日期:最后更新:周玲版 本:V2.0甲方確認(rèn)人乙方確認(rèn)人第42頁(yè)/共42頁(yè)1 文檔控制1.1 變更記錄時(shí)間作者版本變更參考2015-01-20涂文廣1.0初版2015-10-15周玲2.01.2 審閱姓名職位1.3 傳閱份數(shù)名稱(chēng)地點(diǎn)1234目錄1文檔控制12介紹32.1目的32.2適用范圍32.3主要內(nèi)容32.4文檔依據(jù)43操作指南53.1總賬憑證錄入53.2憑證打印143.3總賬憑證過(guò)賬183.4沖銷(xiāo)總賬憑證213.5復(fù)制批233.6生成經(jīng)常性憑證263.7生成分?jǐn)倯{證283.8總賬憑證查詢313.9C

2、UX_憑證查詢333.10科目余額查詢343.11賬戶查詢373.12報(bào)表查詢393.13月末關(guān)賬422 介紹2.1 目的本手冊(cè)描述ERP系統(tǒng)中進(jìn)行的主要業(yè)務(wù)程序及系統(tǒng)操作步驟。2.2 適用范圍本手冊(cè)是根據(jù)湖南蘋(píng)果裝飾集團(tuán)_總賬管理詳細(xì)解決方案.doc中描述的業(yè)務(wù)解決方案進(jìn)行編寫(xiě)，所以本手冊(cè)僅適用于ERP范圍內(nèi)總賬系統(tǒng)處理的相關(guān)業(yè)務(wù)。2.3 主要內(nèi)容本手冊(cè)主要包括以下內(nèi)容：適用于業(yè)務(wù)子模塊沒(méi)有涵蓋的賬務(wù)處理2.4 文檔依據(jù)本文檔主要依據(jù)：湖南蘋(píng)果裝飾集團(tuán)_總賬管理詳細(xì)解決方案.doc。3 操作指南3.1 總賬憑證錄入 業(yè)務(wù)描述：本節(jié)主要描述總賬憑證的錄入，主要包含不關(guān)聯(lián)前期業(yè)務(wù)發(fā)起，由財(cái)務(wù)人員

3、根據(jù)原始單據(jù)直接發(fā)起的如下業(yè)務(wù)：職工薪酬、費(fèi)用分?jǐn)偂⑻岈F(xiàn)、轉(zhuǎn)戶、內(nèi)部往來(lái)、利息收入、利息支出、稅金、營(yíng)業(yè)外收支、權(quán)益調(diào)整事項(xiàng)、利潤(rùn)分配、投融資、壞帳準(zhǔn)備、預(yù)提、財(cái)務(wù)費(fèi)用、代收代付、成本結(jié)轉(zhuǎn)、庫(kù)存業(yè)務(wù)、無(wú)形資產(chǎn)攤銷(xiāo)、合同管理、工程造價(jià)管理、現(xiàn)金流水帳、員工獎(jiǎng)金計(jì)提等業(yè)務(wù)處理。 操作要點(diǎn)：1) 日記賬批名的命名規(guī)則為：登錄名+年的四位+月的兩位+兩位日期，批名由系統(tǒng)自動(dòng)生成；2) 日記賬的命名規(guī)則為：批名+兩位流水號(hào)；3) 會(huì)計(jì)期間已打開(kāi)。 操作步驟：職責(zé)：100001_集團(tuán)宗旨總賬會(huì)計(jì)用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺(tái)日記賬輸入步驟1：系統(tǒng)彈出“查找日記賬”界面，點(diǎn)擊“新建批”按鈕，進(jìn)入日記賬“批”

4、界面。步驟2：在“批”界面，系統(tǒng)自動(dòng)生成批名（年月日+兩位流水），在同一期間內(nèi)，批名不能重復(fù)。點(diǎn)擊“日記賬”按鈕，進(jìn)入“日記賬”界面。步驟3：在“日記賬”界面填寫(xiě)日記賬頭信息和日記賬行信息：日記賬：系統(tǒng)默認(rèn)編號(hào)（批號(hào)+兩位流水）說(shuō)明：輸入憑證的摘要（行下面的說(shuō)明會(huì)默認(rèn)抬頭說(shuō)明，行的說(shuō)明也可以單獨(dú)改）分類(lèi)帳：APPLE_SOB_CN（系統(tǒng)默認(rèn)）期間：默認(rèn)最近打開(kāi)的期間余額類(lèi)型：實(shí)際類(lèi)別：記賬憑證有效期間：默認(rèn)錄入日記賬當(dāng)天（此處日期可以選擇，如果開(kāi)多期間，此處需注意期間選擇）在日記賬行區(qū)域輸入憑證分錄信息。在行字段輸入憑證行的行號(hào)，點(diǎn)擊賬戶字段右側(cè)的按鈕，彈出會(huì)計(jì)科目彈性域窗口。步驟4：輸入會(huì)計(jì)

5、科目（帳戶）信息。在彈性域窗口，分別選擇每個(gè)段相應(yīng)的段值：點(diǎn)擊每個(gè)段右側(cè)的按鈕，彈出值集窗口，在值集窗口輸入查詢條件，單擊查找按鈕或直接按ENTER鍵，查找所需要的值，可以用%作為通配符，進(jìn)行模糊查詢。選中相應(yīng)的段值，單擊確定。在彈性域各段，也可以直接輸入各段代碼。各段值選擇完成后，單擊確定。步驟5：在日記賬行區(qū)域，繼續(xù)輸入借方金額或貸方金額，行區(qū)域的摘要會(huì)自動(dòng)設(shè)置為頭摘要，用戶可以根據(jù)需要進(jìn)行修改。步驟6：注：如涉及到現(xiàn)金或者銀行存款的科目必須錄入現(xiàn)金流量項(xiàng)，點(diǎn)擊每行最后的彈性域段，選擇對(duì)應(yīng)現(xiàn)金流量項(xiàng)。步驟7：輸入完所有信息后，單擊“保存”按鈕。步驟8：a）如果在當(dāng)前批下，需要輸入第二張憑證

6、，則將光標(biāo)定位在憑證頭上后，點(diǎn)擊工具欄中的新增按鈕 或者按向下鍵，系統(tǒng)在界面上顯示新的日記賬，繼續(xù)輸入第二張憑證的頭和行信息，輸入完成后保存即可。 b）不在當(dāng)前批下，在查找界面，找出當(dāng)前批。通過(guò)點(diǎn)擊工具欄中的按鈕，打開(kāi)查找日記賬的窗口，如果知道批名，在批的欄中輸入批名，點(diǎn)擊按鈕。如果不知道準(zhǔn)確的批名，通過(guò)模糊查找的方式，查找批。通過(guò)點(diǎn)擊工具欄中的按鈕，打開(kāi)查找日記賬的窗口，點(diǎn)擊批欄中的按鈕，彈出查找批的對(duì)話框，查找欄中輸入模糊查詢的條件，%代表零個(gè)或多個(gè)字符，點(diǎn)擊查找按鈕找出批。 選中批后點(diǎn)擊“確定”。通過(guò)精確查找和模糊查找，最終顯示查出批的界面如下。點(diǎn)擊按鈕，查出批下的日記賬，點(diǎn)擊“復(fù)核批”

7、。點(diǎn)擊“日記賬”。點(diǎn)擊按鈕，新建日記賬，輸入另外一張憑證，輸完憑證點(diǎn)保存。步驟9：點(diǎn)擊“審批”，將憑證發(fā)送給審批人進(jìn)行審批步驟10：審批人審核憑證審批人登陸系統(tǒng)后在工作列表查看提交的憑證審批通知審批人進(jìn)行批準(zhǔn)或者拒絕3.2 憑證打印 業(yè)務(wù)描述：總賬模塊下打印憑證的操作步驟。 操作要點(diǎn)：憑證過(guò)賬后才能打印。 操作步驟：職責(zé)：100001_集團(tuán)總賬會(huì)計(jì)用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺(tái)日記賬輸入步驟1：憑證錄入完畢并過(guò)賬后，在“日記帳”界面點(diǎn)擊 “憑證打印”按鈕。步驟2：系統(tǒng)自動(dòng)彈出請(qǐng)求編號(hào)界面，記住請(qǐng)求編號(hào)，點(diǎn)擊 “確定”。步驟3： 系統(tǒng)彈出請(qǐng)求查看界面，點(diǎn)擊所要打印的請(qǐng)求編號(hào)，使光標(biāo)選定該行。查看

8、“階段”顯示為“已完成”，“狀態(tài)”顯示為“正?！焙?，點(diǎn)擊“查看輸出”按鈕。步驟6：系統(tǒng)彈出憑證打印界面，格式為PDF文件。步驟7：點(diǎn)擊“文件”菜單欄后，點(diǎn)擊菜單欄中的“打印”菜單打印出該憑證；或直接點(diǎn)擊工具欄中的“打印”按鈕。3.3 總賬憑證過(guò)賬 業(yè)務(wù)描述：過(guò)賬后更新科目余額。 操作要點(diǎn)：1) 要對(duì)審核無(wú)誤的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行過(guò)賬；2) 過(guò)賬后憑證不允許更改；3) 過(guò)賬后更改憑證，只能通過(guò)補(bǔ)錄或者紅字沖銷(xiāo)； 操作步驟：職責(zé)：100001_集團(tuán)總賬會(huì)計(jì)用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺(tái)日記賬過(guò)賬步驟1：查找過(guò)賬狀態(tài)為 “未過(guò)賬”，點(diǎn)擊“查找”。步驟2：在找到的未過(guò)賬憑證，選定需要過(guò)賬的日記賬批后，點(diǎn)擊過(guò)賬

9、。3.4 沖銷(xiāo)總賬憑證 業(yè)務(wù)描述：總賬憑證過(guò)賬前可以修改。憑證過(guò)賬后，就無(wú)法修改，如果有錯(cuò)誤，需要將其紅字沖銷(xiāo)。注意：這里只能沖銷(xiāo)總賬憑證，不能沖銷(xiāo)應(yīng)收、應(yīng)付和資產(chǎn)模塊傳來(lái)的憑證。 操作要點(diǎn)：1) 注意選擇沖銷(xiāo)的會(huì)計(jì)期間；2) 根據(jù)需要選擇“紅字沖銷(xiāo)”或“轉(zhuǎn)換借項(xiàng)/貸項(xiàng)”。 操作步驟：職責(zé)：100001_集團(tuán)總賬會(huì)計(jì)用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺(tái)日記賬輸入步驟1：在查找日記賬界面錄入批名、期間等查詢條件，點(diǎn)擊“查找”，此處輸入批名要注意大小寫(xiě)。步驟2：系統(tǒng)顯示出符合查詢條件的憑證，選擇需要沖銷(xiāo)的憑證，點(diǎn)擊“復(fù)核日記帳”進(jìn)入憑證界面。步驟3：錄入沖銷(xiāo)憑證的會(huì)計(jì)期間，點(diǎn)擊“沖銷(xiāo)”，確定并發(fā)的請(qǐng)求，

10、系統(tǒng)生成一張金額為負(fù)數(shù)，其他內(nèi)容與原憑證一樣的紅字沖銷(xiāo)憑證。步驟4：通過(guò)查找日記賬的界面查找沖銷(xiāo)憑證，沖銷(xiāo)憑證的批名和日記賬名是“沖銷(xiāo)+被沖銷(xiāo)的日記賬名+沖銷(xiāo)時(shí)間”構(gòu)成。點(diǎn)擊系統(tǒng)生成的沖銷(xiāo)憑證，打開(kāi)該憑證。然后根據(jù)憑證打印操作步驟進(jìn)行憑證打印、過(guò)賬等操作。3.5 復(fù)制批 業(yè)務(wù)描述：根據(jù)已有憑證批，復(fù)制出一個(gè)相同的批。 操作要點(diǎn)：只能進(jìn)行整批的復(fù)制。 操作步驟：職責(zé)：100001_集團(tuán)總賬會(huì)計(jì)用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺(tái)日記賬輸入步驟1：在憑證查詢界面錄入需要復(fù)制的批的相關(guān)信息后，點(diǎn)擊“查找”。步驟2：點(diǎn)擊要復(fù)制的憑證，光標(biāo)鎖定后，點(diǎn)擊“自動(dòng)復(fù)制”。步驟3：系統(tǒng)彈出自動(dòng)復(fù)制批界面，手工錄入批名

11、、會(huì)計(jì)期間等信息，點(diǎn)擊“確定”。步驟4：系統(tǒng)彈出請(qǐng)求界面，點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)將生成復(fù)制憑證。步驟5：在輸入日記賬界面查找到復(fù)制的憑證，打開(kāi)后可進(jìn)行修改、打印等操作。3.6 生成經(jīng)常性憑證 業(yè)務(wù)描述：根據(jù)已定義好的經(jīng)常性憑證模板，生成經(jīng)常性憑證。 操作要點(diǎn)：選擇需要生成的經(jīng)常性憑證模板。 操作步驟：職責(zé)：100001_集團(tuán)總賬會(huì)計(jì)用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺(tái)日記賬生成經(jīng)常性步驟1：進(jìn)入生成經(jīng)常性日記賬界面，選擇需生成日記賬的批，選擇日記賬生成的期間，點(diǎn)擊生成按鈕。步驟2：在總賬輸入界面，查找生成的日記賬批，點(diǎn)擊復(fù)核日記賬按鈕，進(jìn)入憑證修改界面。步驟3：進(jìn)行憑證金額和科目的調(diào)整，點(diǎn)擊“保存”按鈕

12、。3.7 生成分?jǐn)倯{證 業(yè)務(wù)描述：生成分配憑證的操作步驟，適用于月末將公共機(jī)組的生產(chǎn)成本分?jǐn)偟矫骷?xì)機(jī)組業(yè)務(wù)，或其他分?jǐn)倶I(yè)務(wù)。 操作要點(diǎn)：無(wú)。 操作步驟：職責(zé)：100001_集團(tuán)總賬會(huì)計(jì)用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺(tái)日記賬錄入（N）：業(yè)務(wù)操作平臺(tái)日記賬生成分?jǐn)偛襟E1：要在“日記賬錄入”路徑下輸入統(tǒng)計(jì)憑證，幣種選擇“STAT”，賬戶選擇統(tǒng)計(jì)科目，例如：機(jī)組容量。借項(xiàng)輸入分?jǐn)偨y(tǒng)計(jì)值，例如：按機(jī)組容量分?jǐn)偅摧斎霗C(jī)組裝機(jī)容量。貸項(xiàng)為空值，不必輸入。步驟2：對(duì)輸入的分?jǐn)倯{證進(jìn)行過(guò)賬。參見(jiàn)總賬憑證過(guò)賬操作。步驟3：在“日記賬生成分?jǐn)偂甭窂较逻M(jìn)行分?jǐn)?。在生成“成批分配日記賬”界面錄入公司信息（平衡段值），選

13、擇成批分?jǐn)偰０搴螅浫霑?huì)計(jì)期間，點(diǎn)擊“生成”。步驟4：點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)生成成批分?jǐn)倯{證。步驟5：在輸入日記賬的查找日記賬界面，錄入來(lái)源、會(huì)計(jì)期間等信息（來(lái)源為“成批分配”），點(diǎn)擊“查找”按鈕。 步驟6：找到生成的成批分配憑證，點(diǎn)擊“復(fù)核日記賬”打開(kāi)，進(jìn)行憑證打印等工作。 3.8 總賬憑證查詢 業(yè)務(wù)描述：查詢已錄入的總賬憑證。 操作要點(diǎn)：無(wú)。 操作步驟：職責(zé)：100001_總賬會(huì)計(jì)用戶；100001_總賬會(huì)計(jì)查詢；路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺(tái)日記賬輸入（N）：業(yè)務(wù)操作平臺(tái)查詢?nèi)沼涃~步驟1：按照批、日記賬、來(lái)源、狀態(tài)、憑證編號(hào)等條件查詢?nèi)沼涃~。 步驟2：點(diǎn)擊查找按鈕，進(jìn)入“日記賬分錄查詢”界面。3

14、.9 憑證查詢 業(yè)務(wù)描述：可以根據(jù)制單人和憑證金額來(lái)查詢憑證，查詢結(jié)果顯示借貸方的賬戶和發(fā)生額。 操作要點(diǎn)：無(wú)。 操作步驟：職責(zé)：100001_總賬會(huì)計(jì)用戶；100001_總賬會(huì)計(jì)查詢；路徑：（N）：查詢操作平臺(tái)日記賬查詢憑證查詢步驟1：按照提示的查詢條件，組合查詢所需的憑證。步驟2：點(diǎn)擊查找按鈕，進(jìn)入憑證查詢結(jié)果界面。3.10 科目余額查詢 業(yè)務(wù)描述：可以查詢未過(guò)賬和已過(guò)賬科目余額。 操作要點(diǎn)：無(wú)。 操作步驟：職責(zé)：100001_總賬會(huì)計(jì)用戶；100001_總賬會(huì)計(jì)查詢；路徑：（N）：查詢操作平臺(tái)日記賬查詢科目余額查詢步驟1：進(jìn)入“科目余額查詢”界面，選擇匯總模板、賬戶范圍，同時(shí)未過(guò)賬憑證處

15、選擇“包括”，點(diǎn)擊查詢余額按鈕。步驟2：進(jìn)入“科目余額查詢”界面。步驟3：點(diǎn)擊“展開(kāi)明顯”，可穿透查詢下級(jí)。（如果數(shù)據(jù)量比較大，此處需要時(shí)間展開(kāi)）步驟4：點(diǎn)擊“日記賬”，可穿透查詢?cè)撡~戶的所有日記賬明細(xì)。步驟5：點(diǎn)擊“追溯”按鈕，可穿透查詢?cè)撡~戶的憑證。3.11 賬戶查詢 業(yè)務(wù)描述：查詢已過(guò)賬的賬戶余額，也可以追溯到憑證。 操作要點(diǎn)：1) 如要查詢未過(guò)賬的科目余額，不在此功能操作；2) 查詢時(shí)選擇幾級(jí)模板，科目要選到幾級(jí)，要對(duì)應(yīng)。 操作步驟：職責(zé)：100001_總賬會(huì)計(jì)用戶；100001_總賬會(huì)計(jì)查詢；路徑：（N）：查詢賬戶步驟1：進(jìn)入賬戶查詢界面，輸入?yún)R總模板，查詢賬戶，點(diǎn)擊“確定”按鈕，繼

16、續(xù)點(diǎn)擊“顯示余額”按鈕。步驟2：點(diǎn)擊“顯示余額”后，進(jìn)入“匯總余額界面”。3.12 報(bào)表查詢 業(yè)務(wù)描述：三欄式明細(xì)賬、科目余額表、供應(yīng)商余額表等的查詢操作。 操作要點(diǎn)：無(wú)。 操作步驟：職責(zé)：100001_總賬會(huì)計(jì)用戶；100001_總賬會(huì)計(jì)查詢；路徑：（N）：菜單 查看請(qǐng)求步驟1：進(jìn)入提交請(qǐng)求界面，提交單個(gè)請(qǐng)求，單擊“確定”按鈕。步驟2：選擇提交請(qǐng)求名稱(chēng)，選擇相關(guān)參數(shù)，點(diǎn)擊“提交”按鈕。步驟3：進(jìn)入“請(qǐng)求”界面，點(diǎn)擊“更新數(shù)據(jù)”，待“階段”達(dá)到已完成時(shí)，點(diǎn)擊“查看輸出”按鈕即可。步驟4：點(diǎn)擊查看輸出，將輸出的三欄式明細(xì)賬文件以excel文件格式顯示，同時(shí)可以保存為本地文件。步驟5：按照三欄式明細(xì)賬的查詢步驟，在提交請(qǐng)求時(shí)選擇“其他報(bào)表請(qǐng)求”，可以