正式行文規(guī)范

1、一、公文文號(hào)的正確使用印發(fā)公文時(shí)，年份外的符號(hào)應(yīng)該用六角形符號(hào)“”（一般在電腦“插入”欄里“特殊符號(hào)”中選擇），而不應(yīng)該用小括號(hào)“（） ”或中括號(hào)“ ”。如：商洛學(xué)院（2009）5號(hào) （不規(guī)范）商洛學(xué)院 2009 5號(hào) （不規(guī)范）商洛學(xué)院20095號(hào) （規(guī) 范）二、標(biāo)題的要求（一）正文必須要有標(biāo)題（封面除外）。標(biāo)題使用二號(hào)小標(biāo)宋體字。不得將標(biāo)題字打印大小不一或中間加入其他藝術(shù)體。（二）標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多時(shí)，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)，不能把詞、詞組和專用術(shù)語(yǔ)分開(kāi)。多行標(biāo)題的排列方式一般是正寶塔、倒寶塔或棱形，避免出現(xiàn)上下長(zhǎng)度一樣的方形或上下長(zhǎng)、中間短的沙漏形。

2、（三）標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括正文的主要內(nèi)容并標(biāo)明正文種類。標(biāo)題中除規(guī)范性文件名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如有副標(biāo)題則回行居中，字體使用四號(hào)楷體。如標(biāo)題下附屬單位名稱和時(shí)間則用（）括住，字體使用四號(hào)楷體，單位名稱與時(shí)間間隔兩個(gè)空格，時(shí)間使用數(shù)字形式，如：（商洛學(xué)院 2012年3月11日）三、正文的要求（一）正文要與標(biāo)題隔一行。（二）正文使用三號(hào)仿宋體字。每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。文中一級(jí)標(biāo)題使用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題使用三號(hào)楷體，三級(jí)標(biāo)題使用三號(hào)仿宋體加粗，四級(jí)以下級(jí)標(biāo)題與正文字體相同。一級(jí)標(biāo)題后若回行不使用標(biāo)點(diǎn)。（三）全文層次序號(hào)的使用1.第一層為“一、”，以下可排二、

3、三、四、五、六、七、八、九、十、等。2.第二層為“（一）”，以下可排（二） （三） （四）等，此序號(hào)是從插入中的特殊符號(hào)里選擇，不采用輸入法輸入，括號(hào)后面不得添加任何標(biāo)點(diǎn)。3.第三層為“1.” 1后面添加的是圓點(diǎn)，而不是頓號(hào)或句號(hào)。以下可排2. 3. 4. 5. 6. 7.等。4.第四層為“”，此序號(hào)是從插入中的特殊符號(hào)里選擇，不采用輸入法輸入，括號(hào)后面不得添加任何標(biāo)點(diǎn)。以后可排 等。5.第五層為“”，此序號(hào)是從插入中的特殊符號(hào)里選擇，圓圈后面不得添加任何標(biāo)點(diǎn)，以后可排 等。此序號(hào)還可以不單獨(dú)作為標(biāo)題序號(hào)在句子里使用。（四）行文格式的要求1.每個(gè)自然段的首行必須左空兩格（包括序號(hào)）。一級(jí)標(biāo)題前

4、面不空格。2.請(qǐng)示、報(bào)告、通知等有稱謂的，文章的第一行稱謂須頂格。（五）正文中如有引用的內(nèi)容則必須準(zhǔn)確無(wú)誤，必要時(shí)用括號(hào)加以標(biāo)注。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用公文標(biāo)題使用簡(jiǎn)稱時(shí)，先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。（六）正文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。先在正文下一行左空兩格用三號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。四、正文中一些主要標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使

5、用（一）破折號(hào)，行文中作為說(shuō)明解釋的語(yǔ)句用破折號(hào)標(biāo)明。總結(jié)、計(jì)劃標(biāo)題中如果使用副標(biāo)題或文章中使用破折號(hào)，破折號(hào)的長(zhǎng)度為兩個(gè)漢字的長(zhǎng)度，例“”，而不是數(shù)個(gè)短橫，例“”。（二）連接號(hào)，相關(guān)的時(shí)間、地點(diǎn)或數(shù)目之間用連接號(hào)，表示起止。工作計(jì)劃、總結(jié)中使用到的主要有以下情況：1.表示時(shí)間起止的，工作計(jì)劃、總結(jié)中有關(guān)年度中的連接號(hào)“”是兩個(gè)字符的長(zhǎng)度，也就是一個(gè)漢字的長(zhǎng)度，不是兩個(gè)短橫或其它。2.表示數(shù)目的，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示數(shù)值的范圍，例如：總結(jié)、計(jì)劃中出現(xiàn)的“14個(gè)年級(jí)”，1和4之間應(yīng)用浪紋線。3.表示地點(diǎn)的，例如：商洛西安，是兩個(gè)漢字的長(zhǎng)度。（三）省略號(hào)，省略號(hào)的形式為“”，六個(gè)小圓點(diǎn)占兩個(gè)字的位置，

6、不是六個(gè)小短橫。（四）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的位置1.句號(hào)、問(wèn)號(hào)、嘆號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)和冒號(hào)一般占一個(gè)字的位置，居右偏下，不出現(xiàn)在一行之首。2.引號(hào)、括號(hào)、書名號(hào)的前一半不出現(xiàn)一行之末，后一半不出現(xiàn)在一行之首。3.破折號(hào)和省略號(hào)各占兩個(gè)字的位置，中間不能斷開(kāi)。連接號(hào)、間隔號(hào)一般占一個(gè)字的位置，這四種符號(hào)上下居中。（五）頁(yè)碼用四號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條四號(hào)一字線。單頁(yè)碼居右，雙頁(yè)碼居左?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。五、文章中數(shù)字的使用（一）使用阿拉伯?dāng)?shù)字。凡是可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且有很得體的地方，所表示的數(shù)目又比較精確時(shí)，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如年月日、物理量、非物理

7、量、代碼、代號(hào)中的數(shù)字。如：2012年3月11日 500克 20支 等。（二）使用漢字。根據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，凡是定型的詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)或具有修辭色彩的詞語(yǔ)中作為語(yǔ)素的數(shù)字，必須使用漢字。如：星期六 二萬(wàn)五千里長(zhǎng)征 第四方面軍 一二師 “ 十二五”計(jì)劃 應(yīng)試教育等。（三）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。六、封面和成文結(jié)尾時(shí)間的漢字寫法（一）正式的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、請(qǐng)示等類的公文結(jié)尾的成文時(shí)間政府系統(tǒng)一般使用漢字，黨群系統(tǒng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（二）時(shí)間使用漢字的規(guī)范寫法，如：二九年九月十二日。二九年中的“”是漢字，可從插入中的特殊符合里選擇，是正圓，不是橢圓，不是阿拉伯?dāng)?shù)字0，必須拼寫漢字。不能漢

8、字與阿拉伯?dāng)?shù)字混用，不能寫成二00九年。（三）其他不規(guī)范形式，如：二九年6月或2009年六月。（四）成文時(shí)間及文中不能拼寫成大寫的漢字，如：貳零零玖年玖月玖日。七、落款及時(shí)間（一）正文結(jié)尾要有單位名稱（全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱）。單位名稱一般在正文的右下方適當(dāng)?shù)奈恢?，右空兩格。如全稱：商洛學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院，簡(jiǎn)稱：商洛學(xué)院經(jīng)管院。（二）時(shí)間在單位名稱的下一行，右頂格。（三）落款多個(gè)單位時(shí)，應(yīng)該每個(gè)單位占一行，兩端對(duì)齊。（四）正文標(biāo)題下已經(jīng)書寫單位名稱和時(shí)間的，結(jié)尾不再使用落款和時(shí)間。八、公文中紙張及印章的正確使用公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm*97mm）,左側(cè)裝訂。版式通用word，頁(yè)邊距上

9、下2.54厘米，左右2.7厘米，行距一般為固定值3 0磅。如有特殊要求，另行處理。公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。預(yù)覽：關(guān)于日常行文格式要求的通知一、頁(yè)面設(shè)置的要求上邊距為2.4cm，下邊距為2.2cm，左右邊距同為2.8cm。二、正式行文的格式要求（一）標(biāo)題要求：標(biāo)題用2號(hào)宋體，加粗、居中。（二）正文要求：1.正文的基本字形。采用3號(hào)仿宋_GB2312字體，行間距為固定值26磅。2.正文中的表格。以word形式， 4號(hào)仿宋_GB2312字體，表格內(nèi)行間距為固定值19磅，財(cái)務(wù)報(bào)表除外。（三）正文層級(jí)

10、要求：1.一級(jí)標(biāo)題用3號(hào)仿宋_GB2312字體，加粗，用漢字?jǐn)?shù)字“一、xxxxx二、xxxxx”2.二級(jí)標(biāo)題用3號(hào)仿宋_GB2312字體，用漢字?jǐn)?shù)字外加小括號(hào)“（一）xxxxx（二）xxxxx”3.三級(jí)標(biāo)題用3號(hào)仿宋_GB2312字體，用阿拉伯?dāng)?shù)字 “1. xxxxx2. xxxxx”4.四級(jí)標(biāo)題用3號(hào)仿宋_GB2312字體，用阿拉伯?dāng)?shù)字外加小括號(hào)“（1）xxxxx（2）xxxxx”5.五級(jí)標(biāo)題用3號(hào)仿宋_GB2312字體，用特殊符號(hào)中的數(shù)字符號(hào)標(biāo)注。6.標(biāo)題不允許使用自動(dòng)編號(hào)；不允許使用英文字母編號(hào)。預(yù)覽：7.要注意序數(shù)數(shù)詞的寫法，"一、"下面是頓號(hào)，"1."下面是圓號(hào)，而"（一）"和"（1）"括號(hào)外面是不帶頓和點(diǎn)號(hào)。8在正文層次不多的情況下，第一級(jí)標(biāo)題用“一、”，第二級(jí)標(biāo)題可用“1.”。9有段落統(tǒng)一用“。”，例如：（1）xxxxx。（2）xxxxx。（四）附件1個(gè)以上的情況，樣式例如：附件1：xxxxx 附件2：xxxxx（五）年月日落款與正文內(nèi)容空四行，與頁(yè)邊距空四格。（六）公章要齊年壓月。三、上報(bào)材料類文件（非正式行文格式）格式要求（一）標(biāo)題要求：標(biāo)題用小2宋體，加粗、居中。（二）正文要求：