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文檔簡介
1、卓藏中字201530號關(guān)于學(xué)校公文格式規(guī)范的要求各處室、年級組、教研組:為進一步規(guī)范學(xué)校各類文件材料編輯格式,提高材料質(zhì)量,參照上級有關(guān)文件要求,現(xiàn)將我校各類文件、制度、計劃、總結(jié)、制度、條例、通知、教師文檔相關(guān)材料的電子版材料和檔案材料編輯作如下規(guī)范,請遵照執(zhí)行: 一、標(biāo)題二號方正小標(biāo)宋簡體字,分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,長短適宜,間距恰當(dāng);多行標(biāo)題排列應(yīng)使用正梯形、倒梯形或菱形,不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形。第一層標(biāo)題黑體,第二層標(biāo)題楷體,第三層和第四層用仿宋體。學(xué)校各類公文不準(zhǔn)出現(xiàn)錯別字、繁體字、已淘汰的異體字、不合規(guī)范的簡化字。二、頁面
2、設(shè)置正文用三號仿宋GB2312體字,一般每頁排22行,每行排28個字。(如使用word編輯,可設(shè)置為行距為固定值28磅,頁面設(shè)置為上:3.7厘米,下:3.5厘米,左:2.8厘米,右:2.6厘米)三、標(biāo)點符號(一)采用規(guī)范全角標(biāo)點,符合中文排版規(guī)范(每行開頭不能是標(biāo)點符號)。1. 標(biāo)題中一般不用符號,需要停頓的用空格表示。2. 連續(xù)使用引號、書名號時中間不加頓號。3. 小標(biāo)題后無文字內(nèi)容時不加標(biāo)點。(二)文字材料中要正確使用序號、標(biāo)點。1“第一”、“第二”或“首先”、“其次”等表序號的詞語后,應(yīng)該用逗號。2“一”、“二”、“三”等序號后應(yīng)該用頓號。3“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”
3、等序號后應(yīng)該使用齊線墨點(實心小圓點)。4序號如加括號,如(1)(2)(3)等不再加標(biāo)點符號。5文章的層次順序應(yīng)依次是:一、二、三、(一)(二)(三) 1. 2.3. (1) (2) (3)。四、序號第一層用一、二、三加頓號,第二層用(一)(二)(三)不加符號,第三層用1.2.3.后加圓點,第四層(1)(2)(3)不加符號。五、要正確使用公文文號中的“括號”印發(fā)公文時,年份外的括號應(yīng)該用中括號“ ”(也叫六角括號),而不應(yīng)該用小括號“( )”或方括號“ ”或英文中使用的“【 】”。六、稱謂(一)名稱要恰當(dāng)明確,不能含混不清。具體到辦公室的,名稱要統(tǒng)一。(二)各種名稱要用全稱,如名稱過長且重復(fù)出
4、現(xiàn),第一次用全稱,之后可用簡稱,但第一次用全稱時必須加括號注明(以下簡稱)簡稱必須是約定俗成、社會認(rèn)可的。(三)區(qū)域和單位一律用第三人稱,不用“我縣”“我市”,可使用“全縣”“全市”或“卓尼縣”“蘭州市”,應(yīng)根據(jù)前后文的語義確定。(四)引用文件時應(yīng)先點出文件的名稱,名稱號用括號注明發(fā)文號。如:卓尼縣教育局關(guān)于公布2014年名師名校長評選結(jié)果的通知(卓教字20144號)。七、時間表述(一)文檔中時間表述要明確,不用“今年”“去年”,應(yīng)該使用“2011年”“2010年”。(二)文檔中年、月、日均應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,如2008年3月15日。年份一般用全稱,如“2011年”不能寫成“11年”。八、數(shù)字
5、使用(一)記數(shù)和記量(包括正負數(shù)、分?jǐn)?shù)、小數(shù)、成分比、倍數(shù)等)要用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如:2122、1/3、4.5倍、5%等。(二)定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中要使用漢字。如:一律、二萬五千里長征、“一二·九”運動等。(三)表示用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的數(shù)值范圍,使用“”。如“3050人”“20122013年”。1 凡文中使用連接號的應(yīng)該使用“”,而不使“”或“ ”。如:2005年9月10月中的“”。2 凡文中使用破折號的應(yīng)該使用占兩個空格的連線 “”,而不用“”或只占一個空格的短線“”或兩個短線“ ”表示。九、正文、落款(一)與標(biāo)題之間空一行。(二)正文每段首行要注
6、意空兩格(建議用段落設(shè)置“首行空2格或首行縮進,文件希望傳達對象的稱呼,如“各鎮(zhèn)辦教委”)要頂格。(三)數(shù)字、年份不拆行。(四)材料打印要雙面打印,在“頁面設(shè)置”一欄的“頁邊距”設(shè)置成對稱頁邊距,先打印奇數(shù)頁,再將材料翻轉(zhuǎn),打印偶數(shù)頁。(五)附件如果行文需要有附件,應(yīng)該在正文主要內(nèi)容結(jié)束后(位置在正文與落款之間),在正文間下空一行,左空兩格,注明“附件:”(全角冒號),冒號后面是附件名稱,附件名稱后不加任何符號。如有多個附件,用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(如“附件:1.xxx”);附件名稱較長需回行時,應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。附件應(yīng)與正文一起裝訂,應(yīng)當(dāng)另頁編排,“附件”二字及附件順序號用
7、黑體字頂格編排在左上角第一行,附件標(biāo)題居中在第三行,附件的序號和名稱前后應(yīng)一致。應(yīng)如以下方式注明:附件:1.2.(六)段首要空兩格凡是獨立成段的地方(包括小標(biāo)題)都應(yīng)空兩格。注意:文中的小標(biāo)題也應(yīng)空兩格。特別注意學(xué)校的規(guī)章制度,其中的每一條開頭都應(yīng)空兩格。(七)署名、成文日期、印章1. 加蓋公章的公文日期,一般下空四行、右空四字編排。(1)單一機關(guān)行文時,落款在成文日期之上、以文日期為準(zhǔn)居中署名,印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期,使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應(yīng)當(dāng)上局正文(或附件說明)一行之內(nèi)。(2)聯(lián)合行文印章當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時,應(yīng)將成文日期拉開,左右各
8、空7字;主辦機關(guān)印章在前;兩個印章均壓成文日期。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現(xiàn)空白印章,應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置。主辦機關(guān)印章在前,每排最多排3個印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。2. 不加蓋公章的成文日期,一般下空四行。單一機關(guān)行文時,在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名,在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期,首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字,如行文日期長于發(fā)文機關(guān)署名,應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排,并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時,應(yīng)
9、當(dāng)先編排主辦機關(guān)署名,其余發(fā)文機關(guān)署名一次向下編排。3. 成文中的日期為數(shù)字。(1)要正確使用年份中的“零”。成文時間應(yīng)用漢字將年、月、日標(biāo)全,“零”寫為“”。如“二一年四月一日”。 (2)各類通知、告示、獎牌、證書等日期的書寫,要做到漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字不混用。年份如用阿拉伯?dāng)?shù)字形式表示,則中間應(yīng)該用長“0”表示,如:“2005年10月”。(3)用阿拉布數(shù)字將年、月、日標(biāo)全(具體到日),月、日不編虛位(即1不編為01)。4. 特殊情況的說明。當(dāng)公文排版后所??瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決。(七)頁碼用4號半角數(shù)碼標(biāo)識,置于版心下邊緣之下一行, 數(shù)碼左右各放一條4號一字線。單頁碼居右
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