關于學校公文格式規(guī)范的要求

1、卓藏中字201530號關于學校公文格式規(guī)范的要求各處室、年級組、教研組：為進一步規(guī)范學校各類文件材料編輯格式，提高材料質(zhì)量，參照上級有關文件要求，現(xiàn)將我校各類文件、制度、計劃、總結(jié)、制度、條例、通知、教師文檔相關材料的電子版材料和檔案材料編輯作如下規(guī)范，請遵照執(zhí)行： 一、標題二號方正小標宋簡體字，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當；多行標題排列應使用正梯形、倒梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形。第一層標題黑體，第二層標題楷體，第三層和第四層用仿宋體。學校各類公文不準出現(xiàn)錯別字、繁體字、已淘汰的異體字、不合規(guī)范的簡化字。二、頁面

2、設置正文用三號仿宋GB2312體字，一般每頁排22行，每行排28個字。（如使用word編輯，可設置為行距為固定值28磅，頁面設置為上：3.7厘米,下:3.5厘米,左:2.8厘米,右:2.6厘米)三、標點符號（一）采用規(guī)范全角標點，符合中文排版規(guī)范（每行開頭不能是標點符號）。1. 標題中一般不用符號，需要停頓的用空格表示。2. 連續(xù)使用引號、書名號時中間不加頓號。3. 小標題后無文字內(nèi)容時不加標點。（二）文字材料中要正確使用序號、標點。1“第一”、“第二”或“首先”、“其次”等表序號的詞語后，應該用逗號。2“一”、“二”、“三”等序號后應該用頓號。3“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”

3、等序號后應該使用齊線墨點（實心小圓點）。4序號如加括號，如（1）（2）（3）等不再加標點符號。5文章的層次順序應依次是：一、二、三、（一）（二）（三） 1. 2.3. (1) (2) (3)。四、序號第一層用一、二、三加頓號，第二層用（一）（二）（三）不加符號，第三層用1.2.3.后加圓點，第四層（1）（2）（3）不加符號。五、要正確使用公文文號中的“括號”印發(fā)公文時，年份外的括號應該用中括號“ ”（也叫六角括號），而不應該用小括號“（ ）”或方括號“ ”或英文中使用的“【 】”。六、稱謂（一）名稱要恰當明確，不能含混不清。具體到辦公室的，名稱要統(tǒng)一。（二）各種名稱要用全稱，如名稱過長且重復出

4、現(xiàn)，第一次用全稱，之后可用簡稱，但第一次用全稱時必須加括號注明（以下簡稱）簡稱必須是約定俗成、社會認可的。（三）區(qū)域和單位一律用第三人稱，不用“我縣”“我市”，可使用“全縣”“全市”或“卓尼縣”“蘭州市”，應根據(jù)前后文的語義確定。（四）引用文件時應先點出文件的名稱，名稱號用括號注明發(fā)文號。如：卓尼縣教育局關于公布2014年名師名校長評選結(jié)果的通知（卓教字20144號）。七、時間表述（一）文檔中時間表述要明確，不用“今年”“去年”，應該使用“2011年”“2010年”。（二）文檔中年、月、日均應用阿拉伯數(shù)字表示，如2008年3月15日。年份一般用全稱，如“2011年”不能寫成“11年”。八、數(shù)字

5、使用（一）記數(shù)和記量（包括正負數(shù)、分數(shù)、小數(shù)、成分比、倍數(shù)等）要用阿拉伯數(shù)字。例如：2122、1/3、4.5倍、5%等。（二）定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中要使用漢字。如：一律、二萬五千里長征、“一二·九”運動等。（三）表示用阿拉伯數(shù)字書寫的數(shù)值范圍，使用“”。如“3050人”“20122013年”。1 凡文中使用連接號的應該使用“”，而不使“”或“ ”。如：2005年9月10月中的“”。2 凡文中使用破折號的應該使用占兩個空格的連線 “”，而不用“”或只占一個空格的短線“”或兩個短線“ ”表示。九、正文、落款（一）與標題之間空一行。（二）正文每段首行要注

6、意空兩格（建議用段落設置“首行空2格或首行縮進，文件希望傳達對象的稱呼，如“各鎮(zhèn)辦教委”）要頂格。（三）數(shù)字、年份不拆行。（四）材料打印要雙面打印，在“頁面設置”一欄的“頁邊距”設置成對稱頁邊距，先打印奇數(shù)頁，再將材料翻轉(zhuǎn)，打印偶數(shù)頁。（五）附件如果行文需要有附件，應該在正文主要內(nèi)容結(jié)束后（位置在正文與落款之間），在正文間下空一行，左空兩格，注明“附件：”（全角冒號），冒號后面是附件名稱，附件名稱后不加任何符號。如有多個附件，用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.xxx”）;附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。附件應與正文一起裝訂，應當另頁編排，“附件”二字及附件順序號用

7、黑體字頂格編排在左上角第一行，附件標題居中在第三行，附件的序號和名稱前后應一致。應如以下方式注明：附件：1.2.（六）段首要空兩格凡是獨立成段的地方（包括小標題）都應空兩格。注意：文中的小標題也應空兩格。特別注意學校的規(guī)章制度，其中的每一條開頭都應空兩格。（七）署名、成文日期、印章1. 加蓋公章的公文日期，一般下空四行、右空四字編排。（1）單一機關行文時，落款在成文日期之上、以文日期為準居中署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上局正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（2）聯(lián)合行文印章當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各

8、空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。2. 不加蓋公章的成文日期，一般下空四行。單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如行文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應

9、當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名一次向下編排。3. 成文中的日期為數(shù)字。（1）要正確使用年份中的“零”。成文時間應用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“”。如“二一年四月一日”。 （2）各類通知、告示、獎牌、證書等日期的書寫，要做到漢字和阿拉伯數(shù)字不混用。年份如用阿拉伯數(shù)字形式表示，則中間應該用長“0”表示，如：“2005年10月”。（3）用阿拉布數(shù)字將年、月、日標全（具體到日），月、日不編虛位（即1不編為01）。4. 特殊情況的說明。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決。（七）頁碼用4號半角數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行， 數(shù)碼左右各放一條4號一字線。單頁碼居右