公司電子公文管理辦法

1、公司電子公文管理方法新保辦200633號第一章 總 那么第一條 為加強(qiáng)知識管理系統(tǒng)上線后電子公文的管理，進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)電子公文的操作流程，切實(shí)提高電子公文的流轉(zhuǎn)效率，特制定本方法。第二條 電子公文管理的內(nèi)容主要包括管理體制、文件管理員、電子公文辦理、電子簽章管理、委托授權(quán)、效率監(jiān)督、評價機(jī)制等方面。第三條 電子公文管理的根本原那么是合理科學(xué)、講求效率。第四條 本管理方法是主要依據(jù)?新華人壽保險股份公文管理方法?新保辦200280號、?公司簽報管理暫行方法?新保辦200558號文件精神，特別針對知識管理系統(tǒng)上線后的電子公文管理需要制定的。第五條 本方法適用于公司內(nèi)部所有在知識管理系統(tǒng)上進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批的

2、各類電子公文。 第二章 管理體制第六條 總公司辦公室是全系統(tǒng)電子公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)牽頭做好全系統(tǒng)電子公文管理平臺的規(guī)劃與建設(shè)，制定相關(guān)管理制度，開展培訓(xùn)、檢查、指導(dǎo)、評價和催促。第七條 各級機(jī)構(gòu)行的政管理部門是本單位電子公文的管理部門，負(fù)責(zé)本級單位電子公文的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)，指導(dǎo)、培訓(xùn)、評價其下級單位的電子公文管理，收集并逐級向上反響本單位電子公文的實(shí)際需求。第八條 公司信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)電子公文管理平臺的運(yùn)營保障。總公司信息管理中心負(fù)責(zé)電子公文平臺的研究與開發(fā)，各級信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)做好日常技術(shù)支持、后臺維護(hù)和平安保密。第九條 全系統(tǒng)各單位應(yīng)提高對電子公文管理工作的認(rèn)識，創(chuàng)造有利于電子公文管理工作

3、開展的環(huán)境，定期檢查本單位及所轄單位電子公文管理的情況，并給予恰當(dāng)?shù)刂笇?dǎo)。第三章 文件管理員第十條 為了確保公司電子公文的協(xié)調(diào)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，總公司各部門、各分公司、分公司各部門、各中心支公司應(yīng)明確一名兼職或?qū)Ｂ毴藛T作為本單位的文件管理員，負(fù)責(zé)具體承擔(dān)本單位的電子公文管理工作。第十一條 各級文件管理員應(yīng)具備的根本條件是：一入司半年以上的公司正式職工；二熱愛公文管理工作，有較強(qiáng)的責(zé)任心和職業(yè)操守；三熟練掌握公司公文管理的各項規(guī)章制度、公文管理流程和根本處理要求； 四熟悉本單位行政運(yùn)轉(zhuǎn)情況； 五具有較強(qiáng)的平安和保密意識； 六具有較強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)能力和良好的溝通能力；七經(jīng)上級單位考核合格并取得相應(yīng)上崗資格。

4、第十二條 各級文件管理員的根本職責(zé)是：一執(zhí)行上級單位的各項公文管理制度，制定完善本單位公文管理制度并催促執(zhí)行；二及時協(xié)調(diào)處理本單位的各類電子公文，不積壓、不誤事，不斷提高辦文效率；三組織所轄單位職工開展相關(guān)培訓(xùn)，不斷提高全員辦文水平；四接受上級單位電子公文檢查；五指導(dǎo)檢查下級單位電子公文管理工作；六維護(hù)管理本單位文檔中心、電子簽章。第十三條 各級文件管理員的根本權(quán)利是：一有權(quán)了解本單位內(nèi)部各類電子公文的內(nèi)容和流轉(zhuǎn)情況；二質(zhì)詢下級單位電子公文管理的薄弱環(huán)節(jié)并要求改進(jìn)；三向上級單位提出改進(jìn)電子公文管理的意見和建議；四參加上級單位組織的相關(guān)培訓(xùn)。第十四條各級文件管理員一經(jīng)確定，不得隨意頻繁變動。第十

5、五條 文件管理員如發(fā)生變動，必須及時補(bǔ)充，確保做好必要的銜接培訓(xùn)，并嚴(yán)格辦理工作交接手續(xù)文件管理職工作交接清單樣本詳見附件11。第十六條 各單位擬新任文件管理員必須及時報告上級單位,經(jīng)由其上級單位考核合格、頒發(fā)上崗證書前方可正式上崗。上一級單位應(yīng)及時調(diào)整文件管理員權(quán)限。第四章 電子公文辦理第十七條 公文并行。各單位有關(guān)涉及到公司商業(yè)活動中權(quán)利義務(wù)、費(fèi)用核算等問題需要進(jìn)行電子與紙制公文雙向流轉(zhuǎn)。主要包括：涉及付款的合同；涉及付款的簽報；各類鼓勵方案；年度預(yù)算文件及調(diào)整簽報；涉及合同、授權(quán)以及與第三方合作時或公司在商務(wù)活動中的承諾、聲明、明確權(quán)利義務(wù)的法律文件等。第十八條 意見簽署。各單位出具公文

6、辦理意見時，應(yīng)以本單位主要負(fù)責(zé)同志的意見為主，必須同時以本人簽字有電子簽名的應(yīng)使用電子簽名或加蓋本單位的電子印章為準(zhǔn)。主要負(fù)責(zé)人應(yīng)在稿紙上明確填寫意見，不得模糊其詞，不得僅以簽字代替。如意見較多，可以另行上傳意見。第十九條 發(fā)文核稿。總公司、各分公司及各中心支公司要明確一名核稿人員，核稿人應(yīng)由本單位文秘人員承擔(dān)，沒有專職文秘人員的應(yīng)由其主管文秘的經(jīng)理人員或室主任擔(dān)任。第二十條 發(fā)文校對。校對人員應(yīng)盡最大義務(wù)對文稿的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。一旦完成校對后，不得再對文件內(nèi)容進(jìn)行任何修改；如確實(shí)需要修改，應(yīng)由該文件的主辦單位提出申請后，方可在文檔中心明顯之處登載勘誤信息。第二十一條 文件分發(fā)。文件管理員應(yīng)嚴(yán)格按

7、照發(fā)文范圍和層級設(shè)置文檔中心的閱覽權(quán)限，不得遺漏、不得隨意擴(kuò)大。 各級單位對外行文時必須在知識管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行電子流轉(zhuǎn)，制作完畢后打印紙質(zhì)文件報出。第二十二條 文件簽收。各單位在簽收各類文件時，應(yīng)查看文件內(nèi)容和發(fā)送范圍，如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容存在嚴(yán)重錯誤或發(fā)送范圍有誤的，在與主辦單位溝通后可以拒簽。第二十三條 關(guān)聯(lián)文件。為保證知識管理系統(tǒng)中電子公文在辦理過程中的完整性、全面性和延續(xù)性的需要，各單位在擬辦發(fā)文、簽報、簽收收文時，應(yīng)對與其相關(guān)的收文、發(fā)文、簽報等文件進(jìn)行必要的關(guān)聯(lián)。所有的文件只能在結(jié)束流轉(zhuǎn)前方可以被關(guān)聯(lián)。如，擬寫批復(fù)類文件時必須關(guān)聯(lián)其相應(yīng)的請示等文件；擬寫已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽報同意后下達(dá)的鼓勵政策文件

8、，應(yīng)關(guān)聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)已簽批的相關(guān)簽報。第五章 電子簽章管理第二十四條 電子簽章的效力。電子簽章包括電子簽名和電子印章。在使用電子簽章時，必須要與本人的賬號、密碼綁定在一起方可有效。在電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)中，它與實(shí)物簽章具有同等效力。第二十五條 電子簽章的申請。各單位如新增機(jī)構(gòu)、人員等需申請新的電子簽章時，應(yīng)及時以簽報形式向總公司辦公室提出申請，由總公司辦公室牽頭制作下發(fā)新的電子簽章。第二十六條 電子簽章的保管和使用。各級管理人員需要妥善保存好本人電子簽章及密碼，防止喪失或他人盜用。因個人原因致使電子簽章喪失或被盜用，由本人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二十七條 電子簽章的維護(hù)。各級管理人員應(yīng)注意保護(hù)并正常使用電子簽章，一旦

9、發(fā)生損壞、密碼鎖定、使用人員變更、修改印模等情況時，應(yīng)及時與總公司信息管理中心聯(lián)系，由總公司信息管理中心進(jìn)行必要維護(hù)。第二十八條 電子簽章的發(fā)放與退繳。電子簽章是公司為各級單位和人員配備的辦公設(shè)備，由各單位行政管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)發(fā)放、退繳與監(jiān)督管理。當(dāng)電子簽章使用或保管人員崗位變動或離職后，本級行政管理部門應(yīng)收回電子簽章并報告總公司辦公室，協(xié)同本單位人力資源部門及時注銷其帳號，確保電子簽章管理的平安。第六章 委托授權(quán)制度第二十九條 為確保公司行政管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不斷提高電子公文的流轉(zhuǎn)效率，各級管理人員但凡公出、休假、會議半天以上者必須要履行委托授權(quán)制度。第三十條 委托人應(yīng)選擇具有相應(yīng)管理級別或具有

10、相應(yīng)處理能力的人進(jìn)行授權(quán)，填寫?工作職責(zé)委托授權(quán)申請表?詳見附件12，提出委托期限和擬授權(quán)事項，并報經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方可委托授權(quán)給代理人。委托授權(quán)申請一經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，委托人應(yīng)在知識管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)授權(quán)設(shè)置。第三十一條 代理人應(yīng)對代理工作高度負(fù)責(zé)。代理人在代理工作期間應(yīng)全面履行相應(yīng)的工作職責(zé)，不得超越權(quán)限處理。因越權(quán)而造成不良影響的，由代理人承擔(dān)責(zé)任。對于無法處理的問題，及時請示上級領(lǐng)導(dǎo)或與授權(quán)人進(jìn)行必要的溝通，不得積壓文件而影響工作。由于未及時溝通而造成工作積壓，一經(jīng)核實(shí)后，追究其相應(yīng)的代理職責(zé)。第三十二條 授權(quán)期滿后，代理人應(yīng)及時向委托人報告其代理期間的相關(guān)工作情況，做好必要的

11、交接。授權(quán)人應(yīng)及時查看并了解委托期間代理人代理工作的情況。假設(shè)事后發(fā)現(xiàn)委托代理事項在授權(quán)范圍內(nèi)處理不當(dāng)?shù)?，雙方應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施，否那么由此造成不良影響的，委托人與代理人共同承擔(dān)責(zé)任。第三十三條 由于未按要求進(jìn)行委托授權(quán)而造成工作延誤的，由本人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第七章 效率監(jiān)督第三十四條 為切實(shí)提高電子公文的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，各級公文管理單位都應(yīng)建立相應(yīng)的效率監(jiān)督機(jī)制。第三十五條 限時辦理。職工應(yīng)及時辦理文件。原那么上，個人處理單個文件不得超過半個工作日，單個受理部門處理單個文件各受理環(huán)節(jié)累計不得超過一個工作日。特殊情況下，需要較長時間協(xié)調(diào)研究而無法在限定時間內(nèi)處理完畢的，應(yīng)及時向文件主辦部門說明情況。對

12、于有明確辦理時限要求的文件，必須在要求的時間內(nèi)完成，由此造成工作延誤的，特別是沒有按時完成上級機(jī)關(guān)工作任務(wù)的，行政管理部門應(yīng)查實(shí)主要責(zé)任人并可依據(jù)本制度對其進(jìn)行相應(yīng)評價。第三十六條 投訴。但凡出現(xiàn)違反公文管理相關(guān)規(guī)定或影響運(yùn)轉(zhuǎn)效率的情況時，任何人均有權(quán)利向本級行政管理部門投訴。各級行政管理部門應(yīng)公布公文辦理投訴 ，并對投訴進(jìn)行調(diào)查核實(shí)和催促推動。第三十七條 問詢。各級行政管理部門應(yīng)定期檢查本單位及所轄機(jī)構(gòu)的電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)情況，可以對非正常情況進(jìn)行質(zhì)詢，并有權(quán)要求其說明情況，明確改進(jìn)措施。第八章 評價機(jī)制第三十八條 為確保電子公文管理各項要求的貫徹落實(shí)，促進(jìn)各單位提高電子公文管理的水平，各級單位應(yīng)

13、建立評價機(jī)制。第三十九條 日常通報。各單位可針對轄內(nèi)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)情況，在一定范圍內(nèi)予以通報表揚(yáng)或批評。第四十條 即時考核。各級行政管理部門可對公文辦理過程中問題較多或改進(jìn)不力的單位或個人予以即時考核扣分。對于高效辦理文件的單位或個人予以即時考核加分。第四十一條 年度組織績效評價。各單位年內(nèi)的綜合運(yùn)轉(zhuǎn)情況，應(yīng)作為上級單位考核其年度組織績效評價影響因素，予以一定的加分或減分。第九章 附 那么第四十二條 各分公司應(yīng)結(jié)合實(shí)際制定本單位的電子公文管理細(xì)那么。第四十三條 本方法由總公司辦公室制定、解釋和修訂。本方法自下發(fā)之日起執(zhí)行。工作障?？偣拘畔⒓夹g(shù)部 附件:11.文件管理職工作交接清單樣本12.工作

14、職責(zé)委托授權(quán)申請表附件11：文件管理職工作交接清單樣本交接事由：XXX一、知識管理系統(tǒng)電子公文操作培訓(xùn)1.發(fā)文管理流程的操作應(yīng)用：2.簽報管理流程的操作應(yīng)用：3.收文管理流程的操作應(yīng)用：4.系統(tǒng)管理根底設(shè)置的操作應(yīng)用：5.文檔中心的維護(hù)應(yīng)用：以上內(nèi)容是否全面教授并掌握。是 否 二、知識管理系統(tǒng)公文交接1.已辦理完畢的：2.正在辦理中的：3.其他需要說明的知識管理系統(tǒng)內(nèi)文檔問題：以上內(nèi)容是否全部梳理清楚并做好銜接處理。是 否 三、公文管理規(guī)章制度1.?新華人壽保險股份公文管理方法?新保辦200280號：2.?公司簽報管理暫行方法?新保辦200558號：3.本單位其他公文管理細(xì)那么：以上填寫具體制度名稱，是否講授并掌握其要點(diǎn)，是否了解制度文本的存放地。是 否 四、電子簽章1.X