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文檔簡介
1、xxxx有限公司接待管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)對公司接待工作的管理,促進(jìn)公司接待工作規(guī)范化,同時,通過接待工作展現(xiàn)和宣傳公司的管理水平和企業(yè)形象,增強(qiáng)公司對外影響力,特制定本辦法。第二條本辦法適用于本公司接待管理工作。這里的接待工作主要指公司經(jīng)營管理活動所必需的來賓接待、交通/食宿安排、商務(wù)洽談、工作匯報(bào)和陪同參觀等方面的工作。第二章接待部門第二條公司行政人事部為公司負(fù)責(zé)接待的歸口管理部門。第三條相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門為對口接待部門。第四條遇重大接待工作和接待活動,公司行政人事部可協(xié)調(diào)相關(guān)單位與部門共同做好接待工作,相關(guān)單位與部門應(yīng)積極、主動配合。第三章接待職責(zé)第五條公司行政人事部是接待歸口管理
2、部門,凡公司安排的A類接待及高規(guī)格B類接待,均由其統(tǒng)籌安排和管理。第六條公司行政人事部在接到接待任務(wù)后,需根據(jù)來賓級別和人數(shù)、來訪目的等,確定接待人員、接待規(guī)格,做好接待計(jì)劃與接待安排,掌控好接待標(biāo)準(zhǔn)、接待規(guī)格和經(jīng)費(fèi)預(yù)算。第八條公司行政人事部應(yīng)做好接待工作的相關(guān)行政事務(wù)。如:茶水/茶具的準(zhǔn)備、果盤/飲料的準(zhǔn)備與擺放、投影/放映/音響設(shè)備的調(diào)試、接待場所和參訪路線的清潔衛(wèi)生與環(huán)境美化工作、歡迎牌/橫幅的制作等。必要時,還須設(shè)計(jì)好客人參訪的路線,并沿途安排好接應(yīng)或接待的人員;安排好客人接送用車;妥善安排來賓的吃、住、行及紀(jì)念品的贈送(如有必要);做好重要來賓接待過程中的攝影/攝像/錄音工作等。第九
3、條對口接待部門須準(zhǔn)備好接洽客人所需的各種材料、公司簡介及公司相關(guān)業(yè)務(wù)介紹、工作匯報(bào)等,并安排好有關(guān)匯報(bào)、講解的人員。第四章接待原則第十條公司對外接待遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”原則,使客人高興而來,滿意而歸。平等原則:對來賓無論職務(wù)高低都要平等對待,落落大方,不卑不亢。一般情況下,級別與權(quán)限對等,由同級別人員接待,特殊情況可予以高規(guī)格接待對口原則:各職能部門/業(yè)務(wù)部門對口接待,若屬綜合性接待,行政人事部門門應(yīng)予以協(xié)調(diào)。一般是誰出面接待誰結(jié)帳。節(jié)約原則:接待來賓應(yīng)充分考慮成本費(fèi)用,堅(jiān)持從簡接待原則,不搞鋪張浪費(fèi)。不重復(fù)宴請,宴請時主方人數(shù)不多于賓客人數(shù)。周到原則:接待程序和接待方式應(yīng)考慮
4、周到,銜接周密,對客人以禮相待,使其充分感受到主人的熱情、周到。保密原則:向來賓介紹情況或帶領(lǐng)客人參觀時,應(yīng)注意保守公司秘密,重要會議要有記錄,對不宜回答的敏感問題,要巧妙回避;對不宜拍照或攝像的場所,應(yīng)婉言解釋、禮貌阻止。第五章接待事務(wù)分類第十一條接待事務(wù)分為以下三類:A類貴賓接待指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、政府主管部門領(lǐng)導(dǎo)、外賓及特邀參訪團(tuán)的接待。貴賓接待一般實(shí)施高規(guī)格接待,有時也可視情況給予對等接待。B類:業(yè)務(wù)接待,指營銷客戶的接待。一般實(shí)施對等接待,有時可視業(yè)務(wù)需要實(shí)施高規(guī)格接待。C類:普通接待,指一般來客的接待,適用于普通的、經(jīng)常性的業(yè)務(wù)人員往來。此類接待一般實(shí)施對等接待或低規(guī)
5、格接待。第六章接待方式、接待標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用控制第十二條A類接待(貴賓接待)1、接到接待通知后,行政人事部須主動請示公司領(lǐng)導(dǎo),了解清楚接待對象及接待要求,填寫接待申請/安排計(jì)劃表(見附表1),提前做好接待相關(guān)準(zhǔn)備。2、A類接待一般由公司總部領(lǐng)導(dǎo)陪同,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等方式招待。如須就餐由公司總部領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同,安排于公司領(lǐng)導(dǎo)指定酒店或處所就餐。接待地點(diǎn)可視來賓行程及目的,安排于公司會議室或公司領(lǐng)導(dǎo)指定酒店等。3、A類接待標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用,由行政人事部根據(jù)公司總部領(lǐng)導(dǎo)指示及要求辦理。事后列出費(fèi)用明細(xì),連同相關(guān)票據(jù)如實(shí)報(bào)銷。A類接待總費(fèi)用在2000元以內(nèi)的,本單位總經(jīng)理審批即可;超過2000
6、元的,需報(bào)總部領(lǐng)導(dǎo)審批(費(fèi)用由各單位自行承擔(dān))。B類接待(業(yè)務(wù)接待):1、B類接待一般由相關(guān)業(yè)務(wù)部門對口接待,行政人事部給予必要的協(xié)調(diào)和配合B類接待一般安排在公司會議室進(jìn)行,以茶水、飲料等方式招待。如有業(yè)務(wù)需要,可安排公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與來賓會見。2、B類接待一般不安排客人用餐和住宿,如因業(yè)務(wù)需要,需安排外出就餐的,對口接待部門負(fù)責(zé)人須填寫工作用餐申請/審批表(見附表2),經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,按指定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格予以安排(如時間較急,來不及書面申請,可先口頭請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),獲準(zhǔn)后可事后補(bǔ)單)。3、B類接待如需給予高規(guī)格接待的,由對口接待部門負(fù)責(zé)人填寫接待申請/安排計(jì)劃表,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后,交行政人事部安
7、排和接待。如須安排外出就餐的,由對口接待部門領(lǐng)導(dǎo)或公司指派人員陪同。B類接待若經(jīng)總部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),同意給予高規(guī)格接待的(B+),其接待標(biāo)準(zhǔn)如下:1、招待用茶葉標(biāo)準(zhǔn)為200元/斤以內(nèi);水果20元/人以內(nèi);贈送客人的紀(jì)念品(確屬需要)一般控制在200元/人以內(nèi);特殊情況需報(bào)總部領(lǐng)導(dǎo)審批。2、如需安排外出就餐的,就餐標(biāo)準(zhǔn)控制在80元/人以內(nèi)。陪餐人數(shù)不得多于宴請人數(shù),特殊情況下,經(jīng)批準(zhǔn)可適當(dāng)增加。3、如需安排住宿的,如果客人愿意,優(yōu)先安排住公司VIP客房;無招待客房的單位,如果客人要求,可幫忙代訂酒店,費(fèi)用由客人自理;特殊情況需報(bào)總部領(lǐng)導(dǎo)審批。4、如果客人有需求,可安排公司車輛接送客人去市內(nèi)汽車站、火車
8、站、機(jī)場、碼頭等。接待用車一般不許出市外。5、B類接待費(fèi)用預(yù)算總額在1000元以內(nèi)的,本單位總經(jīng)理審批即可;超過1000元的,需報(bào)總部領(lǐng)導(dǎo)審批(費(fèi)用由各單位自行承擔(dān))。C類接待(普通接待):對一般來客(含公司系統(tǒng)內(nèi)跨單位之間工作人員往來)的接待,以白開水或普通茶水方式招待。如需安排用餐的,一般安排在公司用餐或叫工作餐(工作餐標(biāo)準(zhǔn)為每人每餐不超過30元)。公司系統(tǒng)內(nèi)員工出差,如需安排住宿的,一般安排住公司招待宿舍;或者是出差員工根據(jù)審批的差旅報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn),自行安排住宿。C類接待一般不予報(bào)銷其他費(fèi)用,特殊情況需領(lǐng)導(dǎo)審批。接待方式、接待標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用控制接待方式用餐標(biāo)準(zhǔn)酒店住宿接待費(fèi)用合計(jì)A類接待標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)領(lǐng)
9、導(dǎo)陪同;附咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等150元/人以內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)指定酒店或處所就餐2000以內(nèi),(處級以上3000以內(nèi)、廳級及交通相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)5000以內(nèi))B+類接待標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)人員陪同;茶葉標(biāo)準(zhǔn)為200元/斤以內(nèi);水果20元/人以內(nèi);贈送客人的紀(jì)念品(確屬需要)一般控制在200元/人以內(nèi)80元/人以內(nèi)3001000以內(nèi)B類接待標(biāo)準(zhǔn)茶水、飲料60元/人以內(nèi)200800以內(nèi)C類接待標(biāo)準(zhǔn)茶水、白開水50元/人以內(nèi)無100以內(nèi)備注:1、陪餐人數(shù)不得多于宴請人數(shù)。2、費(fèi)用超出標(biāo)準(zhǔn)的需向總經(jīng)理申請審批。3、梁浩峰和何俐萍老師招待客人不設(shè)上限。第七章接待費(fèi)用管理第十四條接待費(fèi)用管理規(guī)定1、接待費(fèi)用須從嚴(yán)控制,從嚴(yán)審批
10、。嚴(yán)格遵照審批程序和接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。未按程序和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批的,一律不予報(bào)銷。2、公司所有接待工作必須納入統(tǒng)一的安排和管理,不得各行其是,擅作主張,否則費(fèi)用一律不予報(bào)銷。3、報(bào)銷接待費(fèi)用時,需把經(jīng)審批的接待申請/安排計(jì)劃表、工作用餐申請/審批表連同相關(guān)票據(jù)一起附上。第八章接待程序和內(nèi)容第十五條接待流程和內(nèi)容規(guī)定1、A類接待或?qū)嵭懈咭?guī)格接待的B類接待,和所有需安排來訪人員在外食宿、交通、車船票等事項(xiàng)的接待,均需填寫接待申請/安排計(jì)劃表或工作用餐申請/審批表經(jīng)公司總部領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,方可按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)安排接待。否則,費(fèi)用不予報(bào)銷。2、行政人事部在獲悉公司領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)A類接待的指示,或接到相關(guān)部門經(jīng)總部領(lǐng)導(dǎo)審批
11、的接待申請/安排計(jì)劃表(高規(guī)格B類接待)后,即按如下程序安排接待:接受任務(wù)。弄清來賓的基本情況(有特殊保密需要或相關(guān)信息不便外泄者除外):弄清來訪人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)和使命、抵達(dá)和離開時間、乘坐交通工具及車況和航班等。布置接待。根據(jù)來賓身份和來訪目的,提出接待意見、接待部門、人員、規(guī)格、方式、安排、費(fèi)用預(yù)算等,并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。接待安排。如有需要,應(yīng)根據(jù)來賓身份、人數(shù)、性別,預(yù)定招待場所(如賓館、酒店、會議室等),安排好伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、時間、地點(diǎn);按抵達(dá)時間,派人派車迎接等?;顒影才?。來賓到達(dá)后,安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門人員及時與之會見。了解活動日程安排后,安排好相關(guān)陪同人員和參訪路線。若是業(yè)
12、務(wù)接待,則組織業(yè)務(wù)部門向客人介紹情況,參觀現(xiàn)場或洽談相關(guān)業(yè)務(wù);若是上級主管部門來檢查工作,則根據(jù)需要組織相應(yīng)的工作匯報(bào)會或座談會??腿藚⒃L活動結(jié)束后,如有需要,須提前安排好送客車輛或代訂好車、飛機(jī)票等。3、一般的B類接待和C類接待,由相關(guān)對口部門安排接待。如有需要,可申請行政人事部給予必要的支持和配合。第九章接待禮儀要點(diǎn)第十六條接待的相關(guān)禮儀1、迎送禮儀:公司值班保安和總臺文員于接待進(jìn)行時,須密切注意接待動態(tài),確保接待過程銜接周密??腿说絹砗?,接待人員應(yīng)主動起迎,熱情、禮貌接待,指引客人到專門接待室,并做好通報(bào)工作。客人離開時,值班保安、總臺文員應(yīng)點(diǎn)頭致禮或微笑示意,接待人員應(yīng)以“慢走”、“歡
13、送再來”等禮貌語言熱情相送??腿藚⒂^或所到之處,公司員工須集中精力做好各自工作,不得東張西望,更不許擅自與參觀人員攀談,如有必要可禮貌示意。2、接待安排:根據(jù)來賓身份、人數(shù)和來訪目的,確定接待類別、接待規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn),請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后,安排適當(dāng)接待地點(diǎn)(如:接待室、會議室、酒店等)??傊哟龍鏊?、接待規(guī)格及接待安排,要讓來賓感受到熱情,周到、舒適,未受冷落和怠慢,同時符合公司接待標(biāo)準(zhǔn)。3、對一般客人臨時來訪,如果接待人員手頭忙,一時難以抽身時,應(yīng)向客人說明,暫請他人代為接洽或另商會面時間,切忌讓客人久候而無人問津;4、訪客若需與上級領(lǐng)導(dǎo)面談,應(yīng)幫助聯(lián)絡(luò)或予以婉拒(事先明了領(lǐng)導(dǎo)無會見意圖時)。領(lǐng)
14、導(dǎo)愿意會見的,則將客人引至約定地點(diǎn)等候會面,引見后再行離開。5、引見禮儀:首先向領(lǐng)導(dǎo)介紹客人(單位、職務(wù)、姓名);把身份低、年紀(jì)輕的人介紹給身份高、年紀(jì)大的;職務(wù)相同,先介紹年紀(jì)大的;一行來客中,按職務(wù)高低依次介紹;6、行路禮儀:陪同客人行路,請客人行于自己右側(cè);乘坐車、上下樓梯、乘電梯,禮讓在先,主動開關(guān)門;自己處于主陪同地位時,應(yīng)排在客人旁邊,不要落在后邊。7、其他禮儀:接待重要來賓(尤其是A類貴賓)時,穿著不得過于隨便,須按公司規(guī)定著裝。衣著整潔、得體、有風(fēng)度;主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士;尊重不同國家和民族來賓的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié);若因故無法準(zhǔn)時赴約,應(yīng)盡早通知對方,并以適當(dāng)
15、方式致歉。8、注意事項(xiàng):接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定,不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生。接待過程中,若遇來客提出不便辦理或公司限制事宜(如要求復(fù)印/拷貝公司受控制文件資料、在禁止拍照地點(diǎn)拍照等),須婉言解釋或巧妙回絕。第十條附則第十七條以上規(guī)定由總部行政人事部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋,自公司正式發(fā)布之日起實(shí)施。xxxxx有限公司行政人事部2018年1月1日附表1接待計(jì)劃安排表客戶名稱客戶總?cè)藬?shù)男_人女_A主接待人姓名部門職務(wù)聯(lián)系電話陪同人姓名部門職務(wù)聯(lián)系電話姓名部門職務(wù)聯(lián)系電話姓名部門職務(wù)聯(lián)系電話到達(dá)(備注:有相關(guān)部門接待的,可不寫聯(lián)系人方式)時間:航班號火車班次聯(lián)系人聯(lián)系方式時間:航班號火車班次聯(lián)系人聯(lián)系方式時間:航班號火車班次聯(lián)系人聯(lián)系方式派車接站是口否口派車車型司機(jī)姓名回程預(yù)算小計(jì)會務(wù)安排有口無口預(yù)算小計(jì)會務(wù)時間年月日時分一一年月日時分設(shè)備設(shè)施投影儀口筆記本電腦口白板口白板筆口水果口礦泉水口預(yù)算小計(jì)住宿安排有口無口預(yù)算小計(jì)費(fèi)用口公司負(fù)責(zé)口客戶自理口公司負(fù)責(zé)客戶標(biāo)準(zhǔn)之外費(fèi)用房間標(biāo)準(zhǔn)住房標(biāo)準(zhǔn)口五星口四星口三星口其它酒店名稱住房間數(shù)口三間口二間口一間口其它酒店地址餐飲安排有口無口預(yù)算小計(jì)餐數(shù)餐別費(fèi)用預(yù)算用餐地點(diǎn)用餐人數(shù)口早餐口工作餐招待餐
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