文件編碼編號及格式管理制度.doc

1、東方紙箱機(jī)械實業(yè)有限公司規(guī)章制度文件編號DF/QR-HA-13文件編碼編號及格式管理制度文件版本A生效日期2003-04-011. 目的本文件規(guī)定文件類別的劃分和編號及格式的規(guī)定，確保實施有序管理。2. 范圍適用于公司所質(zhì)量管理體系文件。3. 公司代號DF：表示東方紙箱機(jī)械實業(yè)有限公司4. 管理類別劃分及其代號規(guī)定：類別序號管理類別代號說明業(yè)務(wù)類1技術(shù)管理T2采購物料管理B3質(zhì)量管理Q4生產(chǎn)管理P5運(yùn)輸管理D支持類6市場管理M7人力資源管理H8行政管理A9環(huán)境管理E10安全衛(wèi)生管理S11基礎(chǔ)設(shè)施管理I含投資12財務(wù)管理F13目標(biāo)計劃管理O含實體績效管理、年度經(jīng)營計劃目標(biāo)14信息管理N15客戶關(guān)

2、系管理C5. 文件類別劃分及其代號規(guī)定：序號文件類別定義代號1質(zhì)量手冊規(guī)定組織質(zhì)量管理體系的文件QM2程序文件質(zhì)量管理體系中描述為進(jìn)行某項活動或過程所規(guī)定的途徑的文件QP3規(guī)章制度QR4計 劃規(guī)定用于某一具體情況的管理體系要素和資源的文件QL5作業(yè)指導(dǎo)書有關(guān)如何實施和記錄的詳細(xì)描述WI6表 單用于記錄管理體系所要求的信息的文件QF7清單目錄QT8技術(shù)規(guī)范TS6. 部門代號根據(jù)組織架構(gòu)圖中設(shè)置的各部門名稱，以兩個英語單詞第一個大寫字母進(jìn)行標(biāo)識，如總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、生產(chǎn)副總、營銷副總均縮寫成CE、生產(chǎn)部PD、人事行政部HA、財務(wù)部FD、物控部MC、開發(fā)部RD、市場部MD、品管部QM、售后服務(wù)部C

3、S。7. 文件編號組成要素7.1 質(zhì)量手冊和程序文件： DF/QM - ××順序號（00， 01， 02） 公司代號及文件類別號7.2 三級文件及其它文件：DF/××-××-×× 文件的序號（01，02，） 部門代號(其中物控部原已印刷的表單按“OP”,但等ERP正式運(yùn)行后改為“PMC”) 作業(yè)指導(dǎo)書（WI）、規(guī)章制度（QR）、技術(shù)規(guī)范（TS）、質(zhì)量記錄（QF）等文件類別號 公司代號7.3 物控部計劃編號：×××/××××/××

4、;/×××/×××此供應(yīng)商當(dāng)月生產(chǎn)計劃單或追加計劃單或更改計劃單的流水號 計劃編制的當(dāng)月流水號 計劃編制的月份 計劃編制的年份供應(yīng)商編號8. 程序文件的結(jié)構(gòu)和基本要求8.1 程序可用文字、流程圖、表格或其組合描述。8.2 程序文件可采用任何載體，如書面文檔和電子文檔。8.3 程序文件的名稱應(yīng)簡短地反映程序的內(nèi)容。8.4 程序文件由封面、內(nèi)容頁、流程圖（必要時）、修改狀況記錄頁及附錄組成。注：如有流程圖，流程圖放在“內(nèi)部頁”之后，“修改狀況記錄頁”之前。8.5 程序文件的封面字體采用楷體-GB2312；修改狀況記錄頁、內(nèi)容頁的格式中字體

5、的采用宋體。8.6 文件的版本號用大寫英文字母表示，例如第一版的編號為A。8.7 文件的修改次第號用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，例如第二次修改的編碼為02。8.8 文件的頁碼數(shù)和總頁數(shù)用“第 × 頁， 共 × 頁”表示，例如一份共有六頁的文件，第一頁則表示為“第 1 頁 共 6 頁”。8.9 日期表示方法為：2002-12-24。9. 程序文件封面的格式具體格式參見附錄一：程序文件封面格式。10. 程序文件內(nèi)容頁的格式10.1 程序文件內(nèi)容頁的章號和名稱包括：目的、范圍、定義、職責(zé)、內(nèi)容、記錄、相關(guān)/支持性文件、附錄。10.2 程序文件章節(jié)號規(guī)定如下：1.章1.1節(jié)1.1.1條1.

6、1.1.1款1.1.1.1.1目注1：盡可能少用款和目的編號。注2：a), b) 可用于節(jié)以下的條文，一般用于短句以及不成句的短語或詞組。10.3 具體格式參見附錄二：程序文件內(nèi)容頁格式。11. 程序文件修改狀況記錄頁的格式具體格式參見附錄三：程序文件修改狀況記錄頁格式。12. 程序文件“內(nèi)容頁”的內(nèi)容12.1 目的簡要闡明本程序文件的意圖及實施本程序所期望達(dá)到的效果。描述方法示例：a) 本程序規(guī)定，通過實施確保b) 制訂本程序之目的在于c) 本程序旨在確保d) 為了，建立和保持本程序12.2 范圍界定本程序文件適用的范圍，可就部門、產(chǎn)品、過程和活動之一或其組合闡述，以便明確本程序控制的對象，

7、必要時可說明不適用情況。描述方法示例：本程序適用于。12.3 定義為正確和統(tǒng)一理解本程序所涉及的術(shù)語，在定義中可包含：a) 雖然ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)已有定義，但組織內(nèi)在概念上易混淆的術(shù)語；b) 組織內(nèi)專用的術(shù)語；c) 在定義中可列出縮略語的全文。注：僅在必要時，才闡述術(shù)語的定義。熟知的和無歧義的術(shù)語可不闡述其定義，在該欄里標(biāo)明“無”。12.4 職責(zé)概括闡明實施本程序規(guī)定活動責(zé)任者的職責(zé)和權(quán)限。描述方法示例：a) 負(fù)責(zé)b) 負(fù)責(zé)組織實施c) 承擔(dān)（某項或某些活動）注：責(zé)任者是指部門和/或崗位而不是某個人，要盡可能指明崗位。12.5 內(nèi)容本項內(nèi)容是程序文件的主要內(nèi)容，按照工作流程中各個過程、活動的

8、先后順序，規(guī)定活動的途徑、步驟。在描述時應(yīng)考慮：a) 規(guī)定組織及其顧客和供方的需要；b) 過程的輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容和控制要求；c) 由誰或哪個部門，為什么，于何時何地做什么，以及如何做，如何控制和記錄；d) 規(guī)定完成活動所需的資源（人員、培訓(xùn)、設(shè)備和材料）；e) 規(guī)定與要求的活動有關(guān)的文件；f) 規(guī)定所采取的測量。注1：本章的第一節(jié)應(yīng)描述是否有流程圖，如有流程圖，列出流程圖名稱。注2：本項內(nèi)容的細(xì)節(jié)可在作業(yè)指導(dǎo)書中闡述。12.6 記錄列出實施本程序過程中生成的各項記錄、表格，包括記錄的編碼（如有時）及名稱。12.7 相關(guān)/支持性文件12.7.1 列出在本程序正文中引用的其他文件的編碼及名稱

9、，包括程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)。12.7.2 在相關(guān)文件中不宜列出版本號/修改次第，這樣能避免因被引用文件的修訂而使引用失效。12.8 附錄12.8.1 附錄提供程序文件的支持性信息。12.8.2 附錄可包括：對本程序內(nèi)容的補(bǔ)充、圖表、記錄表格等。12.8.3 在程序文件正文中的第8章“8. 附錄”中列出本程序中附錄的目錄，以正文中表述先后的次序列出編碼及名稱，如：“8.1 供方評價審批表”。13. 程序文件編寫的應(yīng)用軟件及排版要求13.1 文字文件采用Microsoft Word軟件編寫，流程圖采用Microsoft Word/Microsoft Excel編寫。13.2 正文排版要

10、求：a) 字體：采用宋體；各章標(biāo)題用粗體，其他用常規(guī)字體。b) 字號：正文用小四號；標(biāo)題用小三號；表格用小四或五號。c) 段落：每段兩端對齊；行距為1.5倍。d) 頁邊距：采用A4紙張時，上頁邊距為1.6厘米，下頁邊距為1.4厘米，左、右頁邊距為1.3厘米。14. 程序文件的編制過程要點14.1 質(zhì)量管理體系程序文件應(yīng)由參與過程和活動的部門的骨干人員編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，以有利于對過程和活動要求的正確理解，確保程序文件既符合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求，又適合本組織實際運(yùn)作需要，提高體系的有效性和運(yùn)行效率。14.2 程序文件編制人員應(yīng)對照ISO 9001:2000標(biāo)準(zhǔn)對質(zhì)量管理體系的要求，評審現(xiàn)有的文

11、件，識別質(zhì)量管理體系中存在的不足，以便予以糾正和改進(jìn)。14.3 程序文件所規(guī)定的是質(zhì)量管理體系中一個邏輯上獨立的部分，包括：某一個或一組相關(guān)聯(lián)的過程/活動，通常是描述跨部門的活動。因此，程序文件編制人員不能局限于本部門，應(yīng)從組織的全局出發(fā)，分析工作流程，理解邏輯上的縱向順序和橫向協(xié)調(diào)關(guān)系，作出具體規(guī)定，確保體系的有效性。14.4 程序文件應(yīng)確保流程清晰、接口明確、層次分清、言簡意賅。15. 程序文件的批準(zhǔn)、發(fā)布和控制要點15.1 評審和批準(zhǔn)15.1.1 程序文件發(fā)布前，應(yīng)由組織被授權(quán)人員對文件進(jìn)行評審，確保內(nèi)容正確、適合、充分、有效，結(jié)構(gòu)符合規(guī)定要求。15.1.2 為使文件具有系統(tǒng)性、符合性、

12、適合性和可操作性，在程序文件批準(zhǔn)前，需要時可采取會簽方式由文件使用部門對文件的適合性和是否符合實際運(yùn)行需要進(jìn)行評價，評價意見及其后續(xù)措施應(yīng)予以保持。15.1.3 程序文件應(yīng)由組織被授權(quán)人員批準(zhǔn)才能發(fā)布，且具有明確的批準(zhǔn)標(biāo)識，組織應(yīng)保存文件批準(zhǔn)的證據(jù)。15.2 發(fā)放15.2.1 程序文件被批準(zhǔn)后應(yīng)由指定部門人員發(fā)放，發(fā)放的方法應(yīng)確保文件使用的人員在正確的時間、正確的地點得到有效版本的適用文件。15.2.2 為確保正確發(fā)放程序文件和有效控制，可使用部門代號（如序列號）對每份發(fā)放的文件予以標(biāo)識。15.3 更改控制15.3.1 組織應(yīng)規(guī)定文件更改的提出、評審、實施、控制等過程，文件更改過程應(yīng)執(zhí)行原文件相同的評審和批準(zhǔn)過程。15.3.2 組織應(yīng)采取合適的方法實現(xiàn)對文件更改的過程。15.3.3 為確保各部門使用正確的文件，組織可使用表明文件更改狀態(tài)（版本/修改次第）的文件總目錄，或采取其他合適的方法，予以控制。文件總目錄應(yīng)納入受控文件范圍。15.3.4 更改的形式主要為換頁或換本。15.4 作廢文件處置組織應(yīng)建立作廢文件處置的過程，以防止作廢文件的誤用。15.5 程序文件控制狀態(tài)標(biāo)識15.5.1 程序文件是組織各項質(zhì)量活動的依據(jù)，也是指導(dǎo)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的準(zhǔn)則，對此應(yīng)