如何高效處理多任務(wù)

1、別讓多任務(wù)工作，謀殺你的效率Lachel2 個(gè)月前高德拉特在關(guān)鍵鏈中，提到過一個(gè)觀點(diǎn)。他認(rèn)為：在傳統(tǒng)的生產(chǎn)企業(yè)里面，造成工人工作效率低下的原因，是不良多工。什么叫不良多工？舉個(gè)例子。你是一名職員，手頭上有擦桌子、買外賣、寫報(bào)告三項(xiàng)工作。擦桌子要耗費(fèi)3個(gè)小時(shí)，買外賣要耗費(fèi)4個(gè)小時(shí)，寫報(bào)告要耗費(fèi)4個(gè)小時(shí)。這是背景。本來，如果你先擦桌子，再買外賣，再寫報(bào)告的話，3個(gè)小時(shí)就可以擦完桌子，7個(gè)小時(shí)就可以搞定外賣，11個(gè)小時(shí)就可以交報(bào)告。但是，實(shí)際工作中，分配給你工作的上級，以及和你對接的同事，不會安靜地等著你做完。他們會時(shí)不時(shí)催你：· 桌子擦得怎么樣了？· 外賣買好了嗎？·

2、 報(bào)告寫到哪里了？什么，還沒動筆？于是，為了讓他們滿意，讓他們每一次催你的時(shí)候，你都有新的進(jìn)展可以反饋，你不得不先擦一會桌子，再找一下外賣，再寫幾行報(bào)告循環(huán)往復(fù)，如此交替。這樣一來，你的工作狀態(tài)，就從桌子（3）-外賣（4）-報(bào)告（4）變成桌子（1）-外賣（1）-報(bào)告（1）-桌子（1）-外賣（1）-報(bào)告（1）這樣一來，本來4個(gè)小時(shí)可以擦完桌子，就會被拖延到7個(gè)小時(shí)；7個(gè)小時(shí)可以搞定外賣，就會被拖延到10個(gè)小時(shí)。你看，依然是11個(gè)小時(shí)，依然是這三項(xiàng)工作，本來可以早早搞定桌子和外賣，把后續(xù)的工作轉(zhuǎn)交給對接的人，讓項(xiàng)目繼續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)起來，但因?yàn)椴涣级喙ぃ驗(yàn)槟阈枰o其他人反饋，就導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目拖延了至少3個(gè)小

3、時(shí)。如果在一條生產(chǎn)線上，每個(gè)工人都這樣的話，整條線的工作效率，就會被拖垮。針對這個(gè)問題，高德拉特提出了一系列的系統(tǒng)管理方法不過這不是今天的重點(diǎn)。今天，我們來聊聊這個(gè)不良多工。高德拉特所說的不良多工，在今天有一個(gè)更加通用的叫法，叫做多任務(wù)工作。我相信，很多人都有這樣的工作習(xí)慣：寫一會報(bào)告，刷一下網(wǎng)頁，查一下資料，收一下郵件，回去做一下數(shù)據(jù)，點(diǎn)開微信回應(yīng)一下，再回去貼圖表諸如此類。這是很正常的事情。今天這個(gè)時(shí)代，專注在一件事情上，已經(jīng)近乎不可能了。每個(gè)人手上都有一大堆任務(wù)，Todo List里都有滿滿的事項(xiàng)，同時(shí)開著Word、Excel、PPT，微信和QQ總是同時(shí)閃動好幾個(gè)頭像似乎，不能同時(shí)處理這

4、些事情，就是能力不夠。甚至，很多公司里面，會要求員工能夠進(jìn)行多任務(wù)工作我看到過好幾個(gè)招聘要求，就明確寫著：能夠承受工作壓力，能夠協(xié)調(diào)多任務(wù)工作，能夠同時(shí)處理大量事務(wù)。我在第一家公司里面，親眼見過這樣的景象：AE的桌面永遠(yuǎn)開著好幾個(gè)聊天框，對面是來自歐洲、澳洲、香港的不同客戶，任務(wù)欄里堆滿Excel窗口。她們飛快地在Outlook、Excel和QQ之間切換，鼠標(biāo)飛梭，熟練地按著Ctrl+C、Ctrl+V。但正是這看似高效的多任務(wù)工作，正在慢慢地謀殺我們的工作效率。為什么這么說呢？1. 多任務(wù)工作，會占用我們的認(rèn)知資源明尼蘇達(dá)大學(xué)商學(xué)院教授Sophie Leroy，在一篇09年的論文中，提出了一個(gè)

5、概念，叫做注意力殘留（Attention residue）。他指出，當(dāng)你從一項(xiàng)未完成的任務(wù)A，切換到任務(wù)B時(shí)，由于A還沒有做完，你的大腦中會有一部分資源，仍然在對A進(jìn)行處理和運(yùn)算，你會抑制不住地回想到任務(wù)A，從而抑制你對于任務(wù)B的投入。這部分仍然在處理任務(wù)A的資源，就叫做注意力殘留。一方面，注意力殘留會占用我們大腦的認(rèn)知資源，降低對任務(wù)B（以及其他任務(wù)）的投入程度。另一方面，注意力殘留會在我們的認(rèn)知中造成多目標(biāo)焦慮，從而使我們產(chǎn)生認(rèn)知負(fù)擔(dān)（Cognitive Load），降低我們在任務(wù)B上面的表現(xiàn)。什么是認(rèn)知負(fù)擔(dān)？簡單舉個(gè)例子。當(dāng)你來上班的時(shí)候，我告訴你：你今天要寫完一篇1萬字的報(bào)告，寫不完不

6、許下班你是不是會覺得晴天霹靂？一整天，這個(gè)任務(wù)都會沉甸甸地壓在你的心上，讓你心神不寧。你會不由自主地?fù)?dān)憂：要是我完不成怎么辦？怎樣做才能盡快寫完？我相信，你這一天的工作，一定表現(xiàn)得非常糟糕。這就是認(rèn)知負(fù)擔(dān)。當(dāng)一個(gè)人大腦中同時(shí)存在著越多的目標(biāo)和任務(wù)，他就會越焦慮，用于處理任務(wù)的資源會減少，狀態(tài)也會下降。所以，我們常?？吹剑绻粋€(gè)人腦子里裝了太多的事情，他會表現(xiàn)得魂不守舍，對別人的話經(jīng)常聽不進(jìn)去，剛交待的事情也很容易忘記這就是因?yàn)椋林氐恼J(rèn)知負(fù)擔(dān)，使他難以騰出更多的資源來處理額外的信息。這兩個(gè)效應(yīng)加在一起，共同降低了我們的工作效率。本質(zhì)上，人對于未完成的事物，會有一種強(qiáng)烈的沖動，想去把它完成，否

7、則就會一直想到它這稱為契可尼效應(yīng)。所以，在工作A和工作B之間來回轉(zhuǎn)換，不但不會提高效率，反而會不斷地加重這種焦慮感。從而使你無論在處理哪項(xiàng)任務(wù)時(shí)，都會因?yàn)槭艿礁蓴_而降低表現(xiàn)。2. 多任務(wù)工作，會干擾我們的工作記憶你也許有一點(diǎn)體會：當(dāng)你從別的任務(wù)切換回去之后，你會忘記之前在想什么。人的工作記憶（WM）空間，是非常狹小的它只能同時(shí)存放4個(gè)單位。即使你通過組塊、分類等方式，把大量信息聚攏起來，但也很難超過4個(gè)單位的限制。而當(dāng)你切換出去，哪怕只有幾秒鐘，對新信息的處理，也會占據(jù)你的工作記憶。由此帶來的后果就是，你剛剛建立起來的記憶，瞬間就被清除出去。你只能從長時(shí)記憶（LTM）中，通過僅存的痕跡，嘗試著

8、把那些信息再次聚集、組合起來。先不提這個(gè)過程耗費(fèi)的時(shí)間，更嚴(yán)重的后果是，也許一個(gè)剛剛誕生的點(diǎn)子，就這樣消失了，再也回想不起來。3. 多任務(wù)工作，摧毀了我們進(jìn)入心流的可能性為什么？我在所有需要意志力的方法，都是耍流氓講過，進(jìn)入心流的條件之一，就是全心投入的專注當(dāng)你所有的念頭都集中在如何更好地操作來克服困難時(shí)，你就更容易從微小的反饋中獲得激勵(lì)，心流也就應(yīng)運(yùn)而生。而多任務(wù)工作，恰恰摧毀了我們對任何一個(gè)任務(wù)的投入和專注。所以，看起來高效的多任務(wù)工作，實(shí)際上恰恰是效率的殺手。實(shí)際上，多任務(wù)工作的危害，可能比你想的更嚴(yán)重。2014年的一項(xiàng)研究指出，僅僅是幾秒鐘的走神（比如檢查一下微信、看一下郵件），也會造

9、成錯(cuò)誤率的顯著上升，甚至可以高達(dá)兩倍。密歇根大學(xué)的一個(gè)研究團(tuán)隊(duì)表示，在企業(yè)中，多任務(wù)工作幾乎無處不在每個(gè)人在工作的時(shí)候，都難免要接一下電話，跟同事討論工作，或是回應(yīng)老板的詢問。而這些多任務(wù)帶來的后果是什么呢？它會降低一個(gè)團(tuán)隊(duì)20%-40%的工作效率。這是一個(gè)很可怕的數(shù)字。我在高效管理時(shí)間的秘訣，就在于這三個(gè)清單也提到過，這幾年的團(tuán)隊(duì)管理做下來，有一個(gè)感覺就是：當(dāng)我們在多任務(wù)工作的時(shí)候，實(shí)際上被異化了，變成了效率的奴隸：我們都在想，如何盡快把手頭的事情做完（以便做下一個(gè)任務(wù)），而不是努力把它做好。那么，如何避免多任務(wù)工作對我們造成的負(fù)面影響呢？1. 冥想如果你即將開始一項(xiàng)工作，而大腦中還殘存著許

10、多雜念時(shí)，不妨先閉上眼睛，深呼吸，嘗試著與它們和解，告訴自己不要焦慮。很多時(shí)候，給自己一些正面的心理暗示，以及通過一些操作比如用悠長、緩慢的深呼吸，刺激分泌內(nèi)啡肽，傳達(dá)出平靜、舒緩的信號，可以讓身體鎮(zhèn)靜下來，降低自己的焦慮水平。深呼吸的時(shí)候，不妨回想自己以前的優(yōu)秀表現(xiàn)，想象那些正面的、令人興奮的場景，提高整個(gè)人的信心，提高大腦的活躍程度。這會有助于把注意力，集中在手頭即將開始的工作上。2. 向自己提一個(gè)問題，嘗試去解決它問題，是最能夠吸引注意力的東西。在開始一項(xiàng)工作之前，提一個(gè)問題，并在工作中尋求答案，會為你的工作增加樂趣，提高對其的注意力。舉個(gè)例子，在做一份PPT之前，可以問自己：我這份PP

11、T的亮點(diǎn)是什么？我可以如何呈現(xiàn)這個(gè)亮點(diǎn)？或者，在讀一個(gè)章節(jié)之前，問自己：作者是如何解釋他的論點(diǎn)的？跟同類相比，好在哪里，有哪些缺漏？這樣一來，就可以把枯燥的工作，變成一個(gè)尋求答案、解決問題的過程。這可以顯著提高自己集中精力的意愿。3. 利用白噪音我寫作的時(shí)候，往往會去星巴克。如果在家里，也會插上耳機(jī)，播放白噪音。什么是白噪音？咖啡館背景的嘈雜聲，樹林里的風(fēng)聲，流水聲，火爐噼啪的聲音，路人雜亂的交談聲，等等。這些聲音，一來，不含有任何信息量因此它們對大腦來說是低優(yōu)先級的，不會給大腦造成任何負(fù)擔(dān)；二來，它們可以掩蓋各種突兀的、細(xì)小的噪音，從而幫助你跟環(huán)境隔絕起來。也可以聽輕音樂，但是注意，不要聽有

12、歌詞的音樂，也不要聽搖滾、金屬等律動感太強(qiáng)的音樂，因?yàn)樗鼈儠愕拇竽X。4. 將瑣事集中在同一個(gè)時(shí)間段處理不要急著應(yīng)答微信、QQ、郵件，專心致志做你的工作，等告一段落或者感到疲倦，再休息一下，將這些瑣事一一搞定?？梢詤⒖几咝Ч芾頃r(shí)間的秘訣，就在于這三個(gè)清單，分別把不同的事項(xiàng)寫入三個(gè)清單，再分門別類打開，處理，劃掉即可。如果你并不是一個(gè)作息非常非常規(guī)律的人，不要使用番茄鐘。你應(yīng)該按照自己的狀態(tài)和精力安排工作，而不是聽從鬧鐘的安排。5. 隔絕干擾如果可以，在做每天最重要的工作時(shí)，挑一個(gè)單獨(dú)的、確保不會受到任何干擾的地方工作。當(dāng)然，很多時(shí)候，這一點(diǎn)主要看公司，而不是看自己。令人振奮的是，越來越多的公司，開始意識到這一點(diǎn)的重要性。比如，在辦公室里設(shè)置沉思空間，設(shè)置單人辦公隔間、員工可以自行尋找空房間使用，允許員工到咖啡館辦公，允許員工遠(yuǎn)程辦公，等等。這是一個(gè)進(jìn)步。我期望著看到，這種現(xiàn)象，能夠真正在國內(nèi)盛行起來。參考資料：1. Train Your Brain to Focus2. Why