行政前臺(tái)工作流程

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上行政前臺(tái)工作流程一、行政辦公管理模塊：（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查，植物的維養(yǎng)工作工作流程：1、每天早上8:20、中午13:20和下午17:20檢查公司所有辦公場(chǎng)所（包括各辦公室、會(huì)議室等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時(shí)收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；2、隨時(shí)保持辦公區(qū)整潔，定期在每周六中午組織公司員工徹底清潔；3、根據(jù)辦公室植物維養(yǎng)指南對(duì)辦公區(qū)域的所有植物進(jìn)行定期維養(yǎng)，澆水、施肥等，并在植物維養(yǎng)明細(xì)表上做好詳細(xì)登記。注意事項(xiàng)：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；2、及時(shí)補(bǔ)充抽紙和垃圾袋等，保障公司后勤配備。相關(guān)記錄：植物維養(yǎng)指南

2、前臺(tái)植物維養(yǎng)明細(xì)表前臺(tái)（二）報(bào)刊雜志的收發(fā)工作流程：1、每天早上9：10整理當(dāng)日的報(bào)紙成都商報(bào)、每日經(jīng)濟(jì)新聞送至董事長(zhǎng)辦公室；2、每天早上10:20整理當(dāng)日的報(bào)紙四川日?qǐng)?bào)、金融投資報(bào)送至董事長(zhǎng)辦公室（具體要求見報(bào)刊雜志收發(fā)明細(xì)表）。注意事項(xiàng)：熟悉所有報(bào)刊、雜志的送達(dá)時(shí)間，如果未及時(shí)送達(dá)應(yīng)立即打電話給物業(yè)詢問情況，如物業(yè)不能及時(shí)送達(dá)，前臺(tái)應(yīng)及時(shí)到大廳取回。相關(guān)記錄：報(bào)刊雜志收發(fā)明細(xì)表前臺(tái) （三）對(duì)辦公區(qū)域的管理工作流程：1、上、下班時(shí)檢查所有的電源開關(guān)； 2、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。注意事項(xiàng)：1、人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、燈的電源是否斷開，未處理應(yīng)及時(shí)幫助處理，并在

3、第二天上班后提醒同事注意； 2、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿，如有此類情況，應(yīng)及時(shí)提醒注意。相關(guān)記錄：?jiǎn)T工日常行為規(guī)范違規(guī)（紀(jì)）記錄表行政主管。（四）接待面試、客戶來訪工作流程：1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由；2、登記客戶來訪登記薄，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識(shí)的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；3、如有必要，安排來訪者前往前臺(tái)前面的會(huì)議桌稍坐片刻；4、準(zhǔn)備招待茶水飲料；5、通知相關(guān)工作人員有人來訪；6、如有需要，每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時(shí)起身道別；7、客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理

4、桌椅、保持會(huì)客室的整潔；8、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在客戶來訪登記簿上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在客戶來訪登記簿上注明；9、及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時(shí)回復(fù)；10、及時(shí)將用完的客戶來訪登記薄歸檔保存。注意事項(xiàng)：1、接待客戶熱情周到，及時(shí)給客戶添加茶水并在客戶離開后及時(shí)整理會(huì)客室；2、客戶來訪登記薄的詳細(xì)記錄，并及時(shí)將使用完的記錄歸檔保管；3、及時(shí)通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時(shí)轉(zhuǎn)告以確保及時(shí)回復(fù)；4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。5、中午下班時(shí)間段12:0013:

5、30可以暫時(shí)以關(guān)閉公司大門，如果有客戶來訪，可以直接按下正對(duì)大門的前臺(tái)座位下的開關(guān)，即可打開大門；6、中午辦公室必須留一位前臺(tái)接待人員值班。相關(guān)記錄：客戶來訪登記薄前臺(tái)（五）電話的接聽和記錄工作流程：1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語：接聽外線電話首先以“您 好，安盛”來問候，接聽內(nèi)線電話以“您好，某某部門”來問候。電話結(jié)束時(shí)禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，自己再放話筒，電話鈴響超過3聲，接聽電話應(yīng)該致歉；2、接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；3、電話鈴響時(shí)前臺(tái)人員須及時(shí)轉(zhuǎn)接，接轉(zhuǎn)電話時(shí)，看清對(duì)方要找的人所在位置，再幫他轉(zhuǎn)到就近分機(jī)，不需要再大聲提示。其他人員不要在總機(jī)處接聽電

6、話。4、對(duì)不知名的電話，自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)接前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要告訴接收人。5、對(duì)方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對(duì)方是否希望留言或留下回電號(hào)碼，切忌立即掛斷電話；6、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對(duì)方掛斷后再放下聽筒；7、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時(shí)回?fù)?，首先致歉，再詢問剛才來電的目的?、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄在來電記錄表上；9、記錄后5分鐘內(nèi)及時(shí)通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對(duì)方接收信息正確無誤。10、及時(shí)將用完的來電記錄表交由行政主管歸檔。注意事項(xiàng)：1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；2

7、、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時(shí)在來電記錄表上記錄來電時(shí)間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時(shí)將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；3、如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)信息，（通知方法詳見“通知流程”）；相關(guān)記錄：來電記錄表前臺(tái)（六）日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理工作流程：1、每天早上到工位后開啟并且檢查打印機(jī)、一體機(jī)、傳真機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充所需的紙張；2、負(fù)責(zé)公司日常的打印、復(fù)?。捍蛴?、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；3、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)填寫設(shè)備報(bào)修單并聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)行檢查維修（詳見“固定資

8、產(chǎn)的報(bào)修與報(bào)廢流程”）；4、及時(shí)將用完的設(shè)備報(bào)修單交由行政主管歸檔。注意事項(xiàng)：1、熟練操作打印、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充用紙；2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；3、打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行維修；4、不得私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)申報(bào)行政主管同意付費(fèi)再使用；5、節(jié)約資源，愛惜紙張；6、及時(shí)將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。相關(guān)記錄： 設(shè)備報(bào)修單前臺(tái)二、行政人事模塊：（一）考勤統(tǒng)計(jì)工作流程：1、8:30采集數(shù)據(jù)制作當(dāng)日考勤表，未到的同事致電問明情況（可詢問郭主管），如有員工請(qǐng)假，需提前或在請(qǐng)假后24小時(shí)之內(nèi)到前臺(tái)填

9、寫請(qǐng)假單并注明請(qǐng)假原因、時(shí)間及時(shí)數(shù)、職務(wù)代理人；2、熟練操作門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時(shí)增加或更改考勤人員信息； 3、如有員工未打卡，請(qǐng)24小時(shí)內(nèi)到前臺(tái)填寫未打卡說明單；4、每月1日5日內(nèi)前臺(tái)制作完成上月考勤報(bào)表，將門禁考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備份并綜合外出登記以及人員請(qǐng)假情況統(tǒng)計(jì)考勤，簽字后交行政主管審核簽字，再交給人力資源部統(tǒng)計(jì)上月考勤情況。注意事項(xiàng)：1、考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計(jì)考勤，簽字后交行政主管審核簽字；2、考勤統(tǒng)計(jì)作為核工資的依據(jù)，應(yīng)做到實(shí)事求是，一視同仁。相關(guān)記錄：臨時(shí)簽到表前臺(tái)請(qǐng)假單前臺(tái)未打卡說明前臺(tái)（二）人員外出登記（前臺(tái)提醒督促）工作流程：1、所以外出人員應(yīng)提前在

10、留言板上注明姓名、外出事由、去程、回程時(shí)間；2、回到公司應(yīng)立即擦除留言板山的外出留言記錄；3、特殊情況，外出前未登記，應(yīng)提前電話告知相關(guān)負(fù)責(zé)人及前臺(tái)。4、如果下班前不能回公司的人員，應(yīng)提前電話告知前臺(tái)做好登記，并在24小時(shí)內(nèi)到前臺(tái)填寫未打卡說明表；5、考勤人員及時(shí)將未打卡詳情錄入電子文檔，便于月底考勤數(shù)據(jù)匯總。注意事項(xiàng)：1、外出前的準(zhǔn)備并與對(duì)方聯(lián)系；2、在留言板上及時(shí)提前做好詳細(xì)記錄外出辦事情況；3、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計(jì)。相關(guān)記錄：留言板辦公區(qū)三、文檔資料管理：文件的收發(fā)A、紙質(zhì)文件的收發(fā)工作流程：1、前臺(tái)收/發(fā)文件應(yīng)及時(shí)在收文明細(xì)/發(fā)文明細(xì)中登記文件收/發(fā)文件的時(shí)間、收/發(fā)

11、單位、項(xiàng)目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等，還需要求收/發(fā)件人簽字；2、前臺(tái)向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對(duì)象，并要求收發(fā)件人簽字；3、對(duì)于需要行政部存檔的，前臺(tái)應(yīng)復(fù)印1份存檔，原件交給相應(yīng)收件人；4、前臺(tái)將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認(rèn)；5、發(fā)件時(shí)要及時(shí)通知對(duì)方，如需給對(duì)方送去，應(yīng)確定好送件時(shí)間、地點(diǎn)，并填寫文件外送單由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。6、前臺(tái)根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認(rèn)文件的齊全及達(dá)到；7、將收文明細(xì)/發(fā)文明細(xì)以及文件外送單分別按項(xiàng)目分類交檔案管理員歸檔。注意事項(xiàng)：1、詳細(xì)填寫收文明細(xì)/發(fā)文明細(xì)或文件外送單，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收/發(fā)

12、文件的具體內(nèi)容；2、及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；3、按項(xiàng)目分類交檔案管理員歸檔。相關(guān)記錄：收文明細(xì)前臺(tái)發(fā)文明細(xì)前臺(tái)文件外送單前臺(tái)B、電子文件的收發(fā)工作流程：1、前臺(tái)需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項(xiàng)目名稱，需轉(zhuǎn)交對(duì)象等； 2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個(gè)“收”/“發(fā)”的文件夾，然后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個(gè)“年月日_項(xiàng)目名稱”的文件夾； 3、將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項(xiàng)目文件夾中，并同樣在收文明細(xì)/發(fā)文明細(xì)中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明； 4、及時(shí)將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對(duì)方收到； 5、當(dāng)天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。注意事項(xiàng)：1、了解所收/發(fā)文件內(nèi)容，按收/發(fā)時(shí)間、項(xiàng)目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；2、及時(shí)將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)是否收到；3、按時(shí)將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。相關(guān)記錄：收/發(fā)電子文件夾前臺(tái)收文明細(xì)/發(fā)文明細(xì)前臺(tái)四：后勤服務(wù)管庫模塊：（一）預(yù)定用餐、酒店工作流程：1、熟悉與公司常有業(yè)務(wù)來往的餐飲商家、酒店；2、每天上午11：00左右開始統(tǒng)計(jì)需要預(yù)訂用餐的名單，如有需要應(yīng)清楚了解其需求，及時(shí)訂餐；3、如果下午或周末有加班