Excel在學(xué)生醫(yī)保管理工作中的運(yùn)用

1、Excel在學(xué)生醫(yī)保管理工作中的運(yùn)用摘要：學(xué)生醫(yī)保管理方面的工作細(xì)致繁瑣，責(zé)任重大, 經(jīng)常需要面對(duì)各種各樣的數(shù)據(jù)，如統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)、處理。隨著 辦公自動(dòng)化的發(fā)展，可以借助Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能減 輕工作量，從而更準(zhǔn)確、順利、高效地完成各項(xiàng)學(xué)生醫(yī)保管 理方面的工作。關(guān)鍵詞：醫(yī)保管理Excel數(shù)據(jù)處理Excel是個(gè)人電腦普及以來(lái)用途最廣泛的辦公軟件之 一，是Microsoft Windows平臺(tái)下最成功的應(yīng)用軟件之一， 具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析工具和數(shù)據(jù)處理功能。無(wú)論用戶(hù)身處哪 個(gè)行業(yè)，所在單位有沒(méi)有實(shí)施信息系統(tǒng)，只要需要和數(shù)據(jù)打 交道，Excel幾乎是不二選擇。用戶(hù)可以按照自己的思路創(chuàng) 建電子表格，

2、并在Excel的幫助下出色地完成工作任務(wù)。本 文結(jié)合我校學(xué)生管理的實(shí)際工作，以學(xué)生醫(yī)保信息表為例介 紹了 Excel的一些基本應(yīng)用。學(xué)生的醫(yī)保信息是學(xué)生每學(xué)年購(gòu)買(mǎi)醫(yī)保的重要數(shù)據(jù)， 它的原始數(shù)據(jù)的填寫(xiě)要求絕對(duì)準(zhǔn)確。如果填寫(xiě)錯(cuò)誤，則會(huì)給 以后的醫(yī)保的使用和賠付帶來(lái)不必要的麻煩。利用Excel可 以最大限度地降低手動(dòng)錄入信息的出錯(cuò)率。1. 身份證號(hào)碼針對(duì)身份證號(hào)碼的輸入，未作任何修改的Excel表格, 單元格格式是常規(guī)。如果學(xué)生直接輸入身份證號(hào)，則身份證 號(hào)的后3位為會(huì)自動(dòng)置為Oo因?yàn)樯矸葑C號(hào)碼是文本型數(shù)據(jù), 我們將D整列設(shè)置身份證號(hào)列的單元格區(qū)域的單元格格式為 文本，這樣在D列輸入身份證號(hào)碼時(shí)后三

3、位數(shù)字就不會(huì)改變。 關(guān)于身份證號(hào)碼的長(zhǎng)度，可以通過(guò)設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性避免填 錯(cuò)。點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”-> “有效性”-> “設(shè)置”-> “允許”選擇 “文本長(zhǎng)度”、“數(shù)據(jù)”選擇“等于”、“數(shù)值”填寫(xiě) “18”，意思為該空格必須填寫(xiě)18位數(shù)字，若輸入少于或 多于18位的號(hào)碼，Excel就會(huì)提示出錯(cuò)。2. 出生日期及性別第2代身份證一共18位數(shù)字，其中第714位代表 出生的年月日，第17位代表性別，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女。 由此，我們可以通過(guò)相關(guān)函數(shù)，從身份證號(hào)碼中提取出生日 期、性別完成此表。利用Excel內(nèi)置的MID函數(shù)提取出生日 期，公式為：二MID (D2, 7, 8),該函數(shù)是指在D

4、2單元格的 身份證號(hào)碼中，從第7位數(shù)字開(kāi)始，提取8位數(shù)字出來(lái)，恰 恰是出生日期。利用Excel內(nèi)置的IF函數(shù)、MOD函數(shù)和MID 函數(shù)取得性別。如表1所示，獲取出生日期的公式二IF (MOD (MID (D2, 17, 1), 2) =0,“女”,“男”)。該公式是個(gè)嵌套函數(shù)，它的含義是將身份證號(hào)碼的第17位數(shù)字提取 出來(lái)，然后相除取余數(shù)，如果余數(shù)為0,則該數(shù)為偶數(shù)，即 為女性，反之為奇數(shù)，即為男性。3. 參保類(lèi)型針對(duì)參保類(lèi)型欄，一般參保類(lèi)型有三種：正常參保、 低保參保和停保。每位學(xué)生可能會(huì)寫(xiě)出不同的內(nèi)容，如低保 參保，有的學(xué)生寫(xiě)低保生，有的寫(xiě)有低保證。為避免填寫(xiě)內(nèi) 容的不規(guī)范，可以設(shè)置成下拉

5、菜單。先在另一個(gè)分表中寫(xiě)上 下拉菜單中的內(nèi)容，再回到有原數(shù)據(jù)的分表中，點(diǎn)擊“數(shù) 據(jù)” 一 “有效性”“允許”選擇“序列”、“來(lái)源”，將 另一個(gè)分表中的內(nèi)容框進(jìn)。設(shè)置完成后，點(diǎn)擊該單元格，右 邊就會(huì)出現(xiàn)下拉箭頭，點(diǎn)擊箭頭在這三種參保類(lèi)型中選擇其 中一項(xiàng)。4. VLOOKUP 函數(shù)我們時(shí)常會(huì)碰到這種情況，一個(gè)表中有系院、班級(jí)、 姓名、身份證號(hào)、參保類(lèi)型，另一個(gè)表中有姓名、身份證號(hào)、 繳費(fèi)情況，希望把兩個(gè)表的內(nèi)容合在一起，這樣更便于查看, 于是可以利用VLOOKUP函數(shù)。在第一個(gè)表的F2單元格輸入 “二VLOOKUP (D2, Sheet2! $B$2： $C$7, 2, 0) ”，意思是 根據(jù)第一

6、個(gè)表中的身份證號(hào)，在第二個(gè)表中查找到相同的身 份證號(hào)對(duì)應(yīng)的繳費(fèi)情況，顯示在F2單元格內(nèi)，于是得到表2, 具有完整的數(shù)據(jù)。5. 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表的作用，就是幫助我們看透數(shù)據(jù)背后的意 義，洞悉管理的真相。官方對(duì)此的解釋簡(jiǎn)單到位：使用數(shù)據(jù) 透視表可輕松排列和匯總復(fù)雜數(shù)據(jù)，并可進(jìn)一步查看詳細(xì)情 況。再換個(gè)角度講，它是自動(dòng)生成分類(lèi)匯總表的工具，可以 根據(jù)源數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)內(nèi)容及分類(lèi)，按任意角度、任意多層度、 不同的匯總方式，得到不同的匯總結(jié)果1。用數(shù)據(jù)最全面的表2演示，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”一“數(shù)據(jù)透 視表”-> “創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”請(qǐng)選擇單元格區(qū)域”將A1 到H7的數(shù)據(jù)內(nèi)容框進(jìn)，點(diǎn)擊“確定”一在創(chuàng)建出的新分表 里，右側(cè)數(shù)據(jù)透視表的分析中，將“字段列表”中的“系 院”拖進(jìn)“行區(qū)域”、將“繳費(fèi)情況”拖進(jìn)“列區(qū)域”、再 將“繳費(fèi)情況”拖進(jìn)“數(shù)據(jù)區(qū)域”，新分表就會(huì)出現(xiàn)關(guān)于各 個(gè)系院繳費(fèi)情況的分析統(tǒng)計(jì)，如表3。6. 結(jié)語(yǔ)用好Excel意味著，可以大大減少工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度, 節(jié)省時(shí)間處理更重要的問(wèn)題，是及時(shí)快速的決策支持。以上 僅列舉了 Ex