會(huì)議室預(yù)約管理系統(tǒng)方案書

1、會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)系統(tǒng)方案目錄一、系統(tǒng)概述 31.1 什么是會(huì)議預(yù)約管理 31.2 會(huì)議管理趨勢 4二、系統(tǒng)功能 52.1 功能特點(diǎn) 52.2 系統(tǒng)優(yōu)勢 62.3 系統(tǒng)界面 7三、系統(tǒng)部署 103.1 安裝示意圖 103.2 安裝實(shí)景圖 11四、會(huì)議顯示 12五、應(yīng)用行業(yè) 135.1 教育行業(yè) 135.2 法律行業(yè) 135.3 醫(yī)療保健 135.4 企業(yè) 13一、系統(tǒng)概述為符合現(xiàn)代信息化的考慮，在辦公樓的底樓進(jìn)出大廳設(shè)置一套多媒體信息 顯示公告系統(tǒng)， 用于顯示每個(gè)會(huì)議室的使用情況和正在召開會(huì)議的主題。 每個(gè)會(huì) 議室外面的走廊區(qū)域設(shè)置一套多媒體信息顯示公告系統(tǒng)， 用于顯示該會(huì)議的會(huì)議 內(nèi)容，參與人

2、員等信息。 會(huì)議休息區(qū)設(shè)置一套多媒體信息顯示公告系統(tǒng)， 用于顯 示各會(huì)議室的使用情況和各種及時(shí)資訊等。該系統(tǒng)可以顯示各種集團(tuán)內(nèi)和公共的通知 / 通告，各種社會(huì)公共信息如天 氣預(yù)報(bào)、新聞等公共信息 、會(huì)議通知、會(huì)議排列情況、會(huì)議室使用情況及會(huì)議 主題等信息。同時(shí)還可以以圖片、視頻、 Flash 等形式顯示各種其它信息。1.1 什么是會(huì)議預(yù)約管理會(huì)議預(yù)約管理線下型管理：這種會(huì)議管理方式比擬集中在一些還沒有進(jìn)行信息化改造的企業(yè)， 會(huì)議 安排全部依賴人工的上傳下達(dá)，還需要協(xié)調(diào)其他部門，對會(huì)議資源的使用進(jìn) 行安排沒有一套有效的對人、時(shí)間、資源、過程的可以記錄管理。 線上型管理：這種會(huì)議管理方式比擬集中在

3、一些大型企事業(yè)或 500 強(qiáng)企業(yè)，已經(jīng)有比擬完 善的辦公流程和辦公軟件的支撐，常用的軟件有LOUTS,OUTLOO等，也有一些OA或ERP中集成這類應(yīng)用。這種會(huì)議管理方式對會(huì)議成員、資源、時(shí) 間等做了充分的協(xié)調(diào)，是比擬先進(jìn)的會(huì)議管理方式。會(huì)議室管理粗放型管理這類管理方式對會(huì)議室和參與人員的使用不做嚴(yán)格的限制， 可以隨意在 某個(gè)會(huì)議室召開會(huì)議，會(huì)議的召集和會(huì)議資源投影設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、茶水 效勞、清潔效勞有召集人用傳統(tǒng)的 通知或人工通知方式傳達(dá)。這種方 式在會(huì)議的協(xié)調(diào)性比擬差，如果需要輔助工作配合，在安排這些工作的上傳下達(dá)所浪費(fèi)的時(shí)間很多，不利于辦公效率的提高。人工型管理這類管理方式采用由專門的部

4、門或人對會(huì)議室的進(jìn)行安排，所有會(huì)議的召集和訪客的管理，相關(guān)的會(huì)議資源也有此人進(jìn)行協(xié)調(diào)。這種方式雖然只有一個(gè) 人或一個(gè)部門統(tǒng)一管理，但對整個(gè)工作流程來說，有依可尋，從而提高了會(huì) 議室的管理效率，缺點(diǎn)是對于工作的“痕跡管理來說，還停留在人工記錄 或簡單的電子表格記錄。1.2會(huì)議管理趨勢65%30%會(huì)議線下型管理L會(huì)議線匕型管理r會(huì)議室粗放管理會(huì)議審人工管理化化化化 路視縫能 網(wǎng)可無智1、系統(tǒng)功能為降低使用會(huì)議室所需的人力本錢、提高召開會(huì)議的效率、提供系統(tǒng)化的會(huì)議過程管理，特研發(fā)了這套“會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)簡化了會(huì)議室管理, 靈活調(diào)度手段可以及時(shí)進(jìn)行會(huì)議室預(yù)定，并且可以郵件或短信通知與會(huì)者確認(rèn)。

5、所有用戶無需安裝和配置，因?yàn)橄到y(tǒng)就是基于B/S架構(gòu)，直接通過瀏覽器使用JMm九匹="|暑昭就町社世畫用雷一希ft好二層怙社寶王律主屛jUM空I割眶剛S3'fun勺両片畫迥雯1玉班H：-J£ i!比軻更主誦T|S*K主話主SftA2.1功能特點(diǎn)可對操作員進(jìn)行增加、刪除、修改操作，可以靈活設(shè)定操作員的管理權(quán)限。 可自定義會(huì)議室名稱，并進(jìn)行增加、 刪除和修改操作?？梢栽O(shè)定會(huì)議室的 使用時(shí)段?？梢栽O(shè)定會(huì)議室的使用權(quán)限，讓只有擁有權(quán)限的用戶才可以預(yù) 定這個(gè)會(huì)議室的會(huì)議?？蓪ζ髽I(yè)的工作部門進(jìn)行增加、刪除和修改操作，企業(yè)內(nèi)部各部門按樹狀 列表顯示?？蓪ζ髽I(yè)職工進(jìn)行增加、刪除、修改

6、操作。可以直接創(chuàng)立企業(yè)職工的系統(tǒng) 賬戶。可以查詢企業(yè)內(nèi)所有職工的聯(lián)系信息。操作員可以創(chuàng)立、撤銷、恢復(fù)會(huì)議預(yù)定。系統(tǒng)管理員可以操作所有會(huì)議記 錄。可以在日歷上拖放創(chuàng)立會(huì)議，可以創(chuàng)立周循環(huán)會(huì)議和月循環(huán)會(huì)議?？梢圆樵儠?huì)議室的預(yù)定信息、并以日歷的方式直觀展示出來。可以匯總本周或本月內(nèi)，關(guān)于個(gè)人用戶參加的會(huì)議和預(yù)定記錄。系統(tǒng)支持通過E-mail、短信等方式，對參會(huì)人員進(jìn)行會(huì)議信息通知及提醒的功能?？梢越y(tǒng)計(jì)會(huì)議室的無效會(huì)議占用，會(huì)議的召開效率、會(huì)議室的使用率等。 可對系統(tǒng)操作日志進(jìn)行管理，查詢所選時(shí)間段內(nèi)的操作日志；記錄系統(tǒng)服 務(wù)的操作日志，會(huì)議狀態(tài)、預(yù)約狀態(tài)的操作和變化信息等；可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的備份，可修改

7、用戶登陸密碼。會(huì)議室顯示屏可以顯示當(dāng)前會(huì)議室的會(huì)議內(nèi)容， 也可以顯示所有會(huì)議室的 會(huì)議信息。當(dāng)沒有會(huì)議召開時(shí)可以顯示其他內(nèi)容，如：天氣預(yù)報(bào)、多媒體 視頻、新聞資訊等。會(huì)議顯示屏版面可以自定義，實(shí)現(xiàn)中英文顯示；可以發(fā)送通知到會(huì)議屏上； 可以遠(yuǎn)程開關(guān)會(huì)議顯示屏，可以遠(yuǎn)程監(jiān)控會(huì)議顯示屏。2.2系統(tǒng)優(yōu)勢可視優(yōu)MilJDLLI l 4-吉北W-£OSK W M| wUo二 f(TtlfiL卸Mg f 腫補(bǔ)目制4)0桝Ulf弱作詩旦©2空覽睨St l El.-_林£1©E里握疚機(jī)打9t11 01 «0C：ll-Q 肌Bfliam YyfEj!除珈呂 軍師*

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15、安裝一臺(tái)顯示器和播放器，播放器和顯示器 之間用VGA線連接，播放器網(wǎng)口插入網(wǎng)線設(shè)置好IP地址連入效勞器。會(huì)議系統(tǒng) 采用B/S架構(gòu)，安裝在效勞器里，網(wǎng)內(nèi)的用戶通過自己的賬號進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議 預(yù)約。所有的會(huì)議預(yù)約信息由播放器準(zhǔn)時(shí)在屏幕上顯示。顯示的內(nèi)容樣式可以自定義。因?yàn)椴捎昧?B/S架構(gòu)，效勞器可通過企業(yè)內(nèi)的核心交換機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)，用戶可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行會(huì)議預(yù)約操作。3.1安裝示意圖3.2安裝實(shí)景圖四、會(huì)議顯示T期比間公司LOGO當(dāng)苗會(huì)議信息當(dāng)K會(huì)議安唧硯新聞3LH4101-06-201會(huì)諫預(yù)約管理及顯示系統(tǒng)匸0超H：贏3(T ：汕舅LE;簾成立于996年為經(jīng)HAS 41艇A印先迪HW Si5Ti

16、Kn 工用 TJT韶tt ft 2 笈星鼻主先唯*纂矗 蛀方S5t4± t何撫恥鶉"二加 彌盤會(huì)議室空閑盤田訊* 魯* mt*+Ai®nPlftMti riQi Roorti： 2 wwdtaM iru q»iqi|iOn the meeting幽左一駟鼻M IB?oio41>n?A 11 S?l?正在召開的會(huì)議祝r釘時(shí)-e；W«旳wmyMMr件 GfIU9 L4_»*ah« ru «js3ub|*<.i9vB OF iriwlJnq: A ILW K»HH. mwllftfl. Suntaigi lim* <M mMrilir*B: AH«<Td*» ./IP Meeting Rooms 2 Wmd Odll 2? 17：S1:2hG 2022On the meetingPraviaLnn.!1T:» II WAH五、應(yīng)用行業(yè)5.1教育行業(yè)利用會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)安排會(huì)議和活 動(dòng)，簡化調(diào)度和協(xié)調(diào)