上海公司費(fèi)用報(bào)銷管理細(xì)則

1、費(fèi)用報(bào)銷管理細(xì)則一. 目的：規(guī)范日常費(fèi)用報(bào)銷，明確報(bào)銷要求，加強(qiáng)監(jiān)督審核力度，提高財(cái)務(wù)質(zhì)量和效率二. 適用范圍：上海各部門費(fèi)用報(bào)銷三. 費(fèi)用報(bào)銷流程：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)四. 具體報(bào)賬項(xiàng)目規(guī)定:1. 辦公易耗品支出（ 1） 各部門辦公用品一律由采購部集中統(tǒng)一購買，其它各部門員工均 不得自行購買，否則一律不予報(bào)銷。（ 2） 發(fā)票中未列示購買明細(xì)的， 報(bào)銷時(shí)須附上收款單位的購買商品清 單。2. 車輛費(fèi)用報(bào)銷（1）過路通行費(fèi)及停車費(fèi)報(bào)銷時(shí)需注明是哪輛車 ,對應(yīng)的車牌號， 費(fèi)用 發(fā)生的緣由是送貨還是接人、送人還是外出辦事。停車報(bào)銷需注 明停車地點(diǎn)。銷售部門出差產(chǎn)生的過路通行費(fèi)除按上述要求外， 需

2、要注明出差同行人員 （如附表 1）（ 2） 銷售部門用于業(yè)務(wù)拓展經(jīng)常使用的車輛統(tǒng)一辦理 ETC 車載系統(tǒng)， 由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一向各卡內(nèi)充值， 并向高速公路電子收費(fèi)客戶服務(wù)中 心索取發(fā)票， 月末通過與單位綁定的客戶編號在網(wǎng)上拉出各車輛 通行費(fèi)的使用情況，裝了 ETC 的車輛不再報(bào)銷過路通行費(fèi)。為 方便統(tǒng)計(jì)車載 ETC 費(fèi)用的歸屬，車輛管理部門每月需上報(bào)車輛 使用登記情況表。（ 3） 公司各車輛加油原則上由綜合管理辦公室使用油卡統(tǒng)一加油，根 據(jù)各車加油的實(shí)際用量每月底一次向油站申請開具增值稅專用 發(fā)票。綜合辦根據(jù)各油卡的實(shí)際使用情況及時(shí)申請充值，向財(cái)務(wù) 申請借款充值時(shí)上報(bào)該卡對應(yīng)車輛的里程公里數(shù)登記表。

3、特別情 況需要現(xiàn)金加油報(bào)銷的， 報(bào)銷單上需綜合辦油卡管理員簽字確認(rèn) 并說明情況。（ 如附表 3）4）公司車輛維修保養(yǎng)統(tǒng)一由綜合辦負(fù)責(zé)按排，定點(diǎn)維修，每次維修需由維修點(diǎn)填寫維修服務(wù)單（有維修項(xiàng)目和價(jià)格金額） ，由我司 維修經(jīng)辦人確認(rèn)簽字，月底綜合辦憑各車輛的維修服務(wù)記錄單做 出當(dāng)月的車輛維修費(fèi)用匯總表會同維修單位開具的發(fā)票進(jìn)行報(bào) 銷，其它人員不得報(bào)銷車輛維修費(fèi)。 （銷售人員出差之外發(fā)生需 要臨時(shí)維修的情況，需電話跟綜合辦及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)同意，報(bào)銷 時(shí)需由綜合辦簽字確認(rèn)） （如附表 2）（ 5） 車輛保險(xiǎn)費(fèi)的報(bào)銷需在報(bào)銷單上注明車號、車型、各險(xiǎn)種及對應(yīng) 的金額。3. 市內(nèi)交通費(fèi)用報(bào)銷（ 1） 各部門

4、人員市內(nèi)外出辦事未能派車的優(yōu)先使用地鐵、公交等交通 工具，特殊情況需要打的士的，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。因工作需 要加班超過晚上 20 點(diǎn)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意可以打的士。的士的報(bào)銷 票據(jù)須與實(shí)際日期相符， 不允許以其它時(shí)間車票或其它票據(jù)替代 報(bào)銷。（ 2） 享有交通補(bǔ)助的人員可于一季度報(bào)銷一次，如有季度內(nèi)離職的情況可據(jù)實(shí)報(bào)銷，報(bào)銷票據(jù)可使用公交車票、地鐵充值票報(bào)銷。4. 差旅費(fèi)報(bào)銷（ 1） 外埠出差交通費(fèi)a. 公司高管層出差可以乘坐飛機(jī)、高鐵。其它人員無特殊情況一律不準(zhǔn)乘坐頭等艙、軟臥、動車一等座，飛機(jī)折扣價(jià)低于乘座標(biāo) 準(zhǔn)時(shí)可以報(bào)銷，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自乘坐超標(biāo)準(zhǔn)交通工具，超額部份不 予報(bào)銷 .b. 乘坐長途汽

5、車或輪船（三等艙）的按票據(jù)實(shí)報(bào)銷?；疖囅蕹擞才P以下，網(wǎng)上訂票產(chǎn)生的送票費(fèi)用公司不承擔(dān)。c. 出差地產(chǎn)生的市內(nèi)交通費(fèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷d. 差旅費(fèi)報(bào)銷單必須列明出差區(qū)間、出發(fā)到達(dá)日期，出差事宜。2）外埠出差住宿費(fèi)a. 公司高管層出差住宿標(biāo)準(zhǔn)為：一線城市（含直轄市） 280元/天， 其它城市 260元/天，在此標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷；b. 其它人員因公出差住宿費(fèi)、交通費(fèi)實(shí)行包干制。標(biāo)準(zhǔn)為：200元/天，在此標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑有效發(fā)票據(jù)實(shí)報(bào)銷， 出差當(dāng)日返回?zé)o住宿的， 市內(nèi)交通費(fèi)按 20元/天標(biāo)準(zhǔn)憑票據(jù)報(bào)銷。c. 兩人共同出差的，若為同性，住宿標(biāo)準(zhǔn)按一人標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；三人 及三人以上出差的， 根據(jù)具體人數(shù)情況， 選擇最經(jīng)濟(jì)的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)

6、行。d. 出差住宿天數(shù)按夜間實(shí)有天數(shù)（即總出差天數(shù)減一天）限額憑 據(jù)報(bào)銷。3）外埠出差補(bǔ)助a.公司所有員工出差當(dāng)天不能返回的，補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)為：各城市（含 直轄市）統(tǒng)一 40元/人/天，駐滬人員 10元/天，上海市內(nèi)因公出 差不能及時(shí)返回就餐的，給予午餐補(bǔ)助 20元。4）自駕公司車輛出差a. 自駕公司車輛出差的，住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為各級城市（含直轄市）統(tǒng)一180 元/天，在此標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)報(bào)銷，不再報(bào)銷市內(nèi)交通費(fèi)。b. 以上海公司為起點(diǎn)， 單程出差超過 350公里以外的地區(qū)不允許自駕車出行， 應(yīng)選擇適宜的交通工具出差。 特別情況須征得總經(jīng)理特批同意開車出差，財(cái)務(wù)方可報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用）5. 駐滬人員休假按照總部規(guī)定

7、，沈陽防銹駐滬工作人員每年可享受四次探親休假，報(bào)銷 休假往返的路費(fèi)，報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)為動車二等座往返價(jià) 900 元/次（無動車的 按火車硬臥價(jià)），乘坐飛機(jī)者僅報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)部分，其余自行承擔(dān)；探親 休假人員不得報(bào)銷市內(nèi)交通費(fèi)及補(bǔ)助。6. 業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷（ 1） 除公司高管層之外，業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷須注明事由、招待對象、人 數(shù)及公司陪同人員。招待政府行政部門人員可不用詳細(xì)注明。（2）招待費(fèi)報(bào)銷時(shí)， 若無法取得真實(shí)合理的票據(jù)， 須向財(cái)務(wù)說明原因， 并使用辦公用品、電子產(chǎn)品、書籍、交通費(fèi)等發(fā)票替代報(bào)銷。 （如附表 4）7. 個(gè)人通訊費(fèi)報(bào)銷按照上海公司各部門人員手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，按月報(bào)銷，報(bào)銷須附 上與報(bào)銷人姓名

8、相符合的話費(fèi)票據(jù)，不得使用定額票據(jù)，報(bào)銷金額在標(biāo) 準(zhǔn)內(nèi)據(jù)實(shí)支付。手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷最晚不得超過三個(gè)月，三個(gè)月以上的話費(fèi) 財(cái)務(wù)部將不予報(bào)銷。8. 快遞費(fèi)報(bào)銷（ 1） 臨時(shí)到付收件或特急發(fā)件現(xiàn)付的快遞費(fèi)報(bào)銷時(shí)，須附上快遞面單及相應(yīng)的發(fā)票；（2） EMS 、申通等快遞費(fèi)月結(jié)報(bào)銷時(shí)， 須附上與付款金額相符的對賬清單、發(fā)票；9. 裝卸費(fèi)報(bào)銷因生產(chǎn)經(jīng)營需要，外雇人員或裝卸設(shè)備裝卸貨物的，發(fā)生的裝卸費(fèi)用報(bào)銷時(shí)需附上用工使用情況表（包含用工人員姓名、人數(shù)、用工金額及用工事宜）由經(jīng)辦人和生產(chǎn)副總簽字，外雇人員的裝卸費(fèi)報(bào)銷可用通行費(fèi)等替代票；外租裝卸設(shè)備（如大噸位叉車）需由租賃公司提供增值稅抵扣發(fā)票。（ 如附表 5）1

9、0. 運(yùn)費(fèi)報(bào)銷（ 1） 發(fā)貨物流運(yùn)費(fèi)由發(fā)貨部門核對當(dāng)月發(fā)貨明細(xì)、送貨回單及物流運(yùn) 費(fèi)，月結(jié)時(shí)附發(fā)票及物流運(yùn)費(fèi)對賬清單，若當(dāng)月不申請支付，發(fā) 貨部門須在月末最后一天發(fā)貨結(jié)束后將當(dāng)月各公司的物流運(yùn)費(fèi) 清單發(fā)至財(cái)務(wù)部預(yù)提。（ 2） 特殊情況臨時(shí)支付的運(yùn)費(fèi)需要附上裝運(yùn)明細(xì)清單（包括客戶名 稱、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品代碼、數(shù)量、運(yùn)費(fèi)單價(jià)、金額等）以及與之 金額相符的發(fā)票，進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。11. 其它經(jīng)營費(fèi)用報(bào)銷非以上項(xiàng)目的其它經(jīng)營性費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，須附上有效的票據(jù)及能證明業(yè)務(wù) 發(fā)生的業(yè)務(wù)單據(jù)。能直接通過發(fā)票反映真實(shí)業(yè)務(wù)活動的，可不附。五 報(bào)銷票據(jù)的要求：1) 根據(jù)費(fèi)用項(xiàng)目的不同， 出差活動發(fā)生的費(fèi)用報(bào)銷須填制差旅費(fèi)用

10、報(bào)銷 單；其它經(jīng)營性費(fèi)用項(xiàng)目的報(bào)銷一律由經(jīng)手人填制統(tǒng)一格式的費(fèi)用報(bào) 銷單據(jù)，原始憑證粘貼單用來粘貼票據(jù)較小而數(shù)量較多的票據(jù)(直接 粘貼報(bào)銷單之后容易掉落) ，但不得替代費(fèi)用報(bào)銷單直接簽字報(bào)銷。2) 單據(jù)摘要須簡明寫清楚費(fèi)用發(fā)生的緣由，金額據(jù)實(shí)報(bào)銷，須與票據(jù)相 符，不得虛報(bào)，不得涂改，填寫錯(cuò)誤需重新填寫。3) 報(bào)銷的發(fā)票必須是合法、有效的，即必須加蓋“國家稅務(wù)局監(jiān)制”或“地 方稅務(wù)局監(jiān)制”專用章或行政事業(yè)性收費(fèi)專用收據(jù)， 發(fā)票必須是準(zhǔn)確地 填寫公司全稱，增值稅專用發(fā)票須把發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)同時(shí)上交財(cái)務(wù)。4) 購買物品發(fā)票無法列明明細(xì)的，須附上購置清單。5) 不同費(fèi)用項(xiàng)目的報(bào)銷， 不允許在一張單據(jù)上填

11、報(bào)。 不允許出現(xiàn)如“差旅 費(fèi)及快遞費(fèi)”此類將不同費(fèi)用項(xiàng)目金額合并在一起的報(bào)銷。6) 附件票據(jù)大于自制報(bào)銷單據(jù)的，應(yīng)按自制報(bào)銷單據(jù)的大小折疊，附在 單據(jù)后面。7) 差旅費(fèi)報(bào)銷必須注明行程、起止日期、天數(shù)、人數(shù)、出差地點(diǎn)等，過路通行費(fèi)需注明區(qū)間、地點(diǎn)。定額發(fā)票須在背面注明。8) 招待費(fèi)報(bào)銷須用鉛筆注明客戶名稱，參與人員，政府行政部門除外。9) 不能取得發(fā)票的業(yè)務(wù)需提前申請，說明原因并到財(cái)務(wù)備案，否則不予報(bào)銷或處以 100 元罰款，從該部門績效獎(jiǎng)金中扣除。六 報(bào)銷時(shí)間的要求：1) 每周一、周四下午 13： 0016 ：00 為財(cái)務(wù)部報(bào)銷時(shí)間，除特殊情況外，其它時(shí)間一律不予報(bào)銷；2）當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)于

12、月底前報(bào)銷（具體參見上述規(guī)定） ，因領(lǐng)導(dǎo) 出差簽字不全或月底前仍未取得票據(jù)原因的，月末前報(bào)備財(cái)務(wù)部 登記，確保費(fèi)用入賬的準(zhǔn)確性，在次月報(bào)銷完畢。3）運(yùn)費(fèi)、快遞費(fèi)、車輛定點(diǎn)維修保養(yǎng)費(fèi)、加油費(fèi)等集中結(jié)算的，結(jié) 算時(shí)按各項(xiàng)目規(guī)定報(bào)銷，若月底前不進(jìn)行結(jié)算的，需將相應(yīng)的費(fèi) 用發(fā)生清單月底前報(bào)至財(cái)務(wù)部入賬。七 借支管理規(guī)定：（1） 因公業(yè)務(wù)需要預(yù)借現(xiàn)金的，由經(jīng)手人填制借支單，報(bào)總經(jīng)理簽批，財(cái) 務(wù)審核方可進(jìn)行借款；（2） 借支金額必須是因公辦事業(yè)務(wù)合理的預(yù)算，不得蓄意多借，找票向財(cái) 務(wù)報(bào)銷，借款由部門領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，財(cái)務(wù)監(jiān)督；（3）借款必須在業(yè)務(wù)活動完成后及時(shí)憑票報(bào)銷，差旅費(fèi)借款必須在返回公 司后三個(gè)工作日內(nèi)報(bào)銷

13、，借款不及時(shí)報(bào)銷或歸還挪做他用的，財(cái)務(wù)有 權(quán)視具體情況衡量借款人的信用度，無正當(dāng)理由拖欠行為嚴(yán)重者，財(cái) 務(wù)可通過其它渠道收取資金占用費(fèi)；（4）財(cái)務(wù)貫徹執(zhí)行前款不清，后款不借的借款原則，若由特別不可抗力需 要繼續(xù)借款的，須由總經(jīng)理特批，向財(cái)務(wù)說明合理原因；八 本規(guī)定由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋九.本規(guī)定自發(fā)布之日執(zhí)行財(cái)務(wù)部2014-8-15相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷附表如下:附表1:車輛通行停車費(fèi)附表日期車型/車牌 號過路通行區(qū) 間事由過路通行費(fèi)停車費(fèi)停車地點(diǎn)金額注：過路通行費(fèi)需填-項(xiàng)，停車費(fèi)只需要填、項(xiàng)附表2:車輛維修服務(wù)單（附表）車型維修類型送修日期車主姓名聯(lián)系電話車牌號碼承修地址承修單位聯(lián)系電話備注材料配件項(xiàng)目數(shù)量單價(jià)金額維修項(xiàng)目工時(shí)費(fèi)材料配件項(xiàng)目金額小計(jì)維修工時(shí)費(fèi)小計(jì)維修費(fèi)用合計(jì)附表3:車輛里程公里數(shù)登記表（附表） 車型/車牌號：日期用車人用車事由車輛里程數(shù)（用前數(shù)）車輛里程數(shù)（用后數(shù)）實(shí)跑公里數(shù)備注備注欄內(nèi)需注明 上一次充卡時(shí)的 油卡內(nèi)余額及本 次充卡的油卡內(nèi) 余額注：本表為油卡申請充值時(shí)作為借款單的附件如一人連續(xù)用車超過一天的，只