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文檔簡介
1、協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤 錄目 錄 . 1第一章 我的辦公桌 . 31.1電子郵件 . 31.1.1內(nèi)部郵件 . 31.1.2 Internet郵件 . 81.2 短信息 . 91.3 公告通知 . 121.4 新聞 . 141.5 投票 . 141.6 個(gè)人考勤 . 151.7 日程安排 . 171.8 工作日志 . 191.9 通訊簿 . 201.10 個(gè)人文件柜 . 221.11 控制面板. 24第二章 工作流 . 292.1 新建工作 . 292.2 待辦工作 . 322.3 工作查詢 . 322.4 工作監(jiān)控 . 34第三章 公共事務(wù) .
2、 343.1 公告通知管理 . 343.2 新聞管理 . 383.3 投票管理 . 393.4日程安排查詢 . 413.5 工作日志查詢 . 413.6工作計(jì)劃 . 423.6.1 工作計(jì)劃查詢 . 423.6.2 工作計(jì)劃管理 . 433.6.3 工作計(jì)劃類型設(shè)置 . 443.7 公共通訊薄. 453.8 組織機(jī)構(gòu)信息 . 45第1頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤四章 信息交流 . 464.1 討論區(qū) . 464.2 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議 . 474.3 聊天室 . 484.4 公共文件柜. 484.5 網(wǎng)絡(luò)硬盤 . 504.6 圖片瀏覽 . 51第2
3、頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤一章 我的辦公桌“我的辦公桌”是把菜單中幾項(xiàng)比較常用的功能,醒目的列在主操作區(qū)上,方便用戶操作。用戶登錄后,主操作區(qū)上默認(rèn)顯示“我的辦公桌”的內(nèi)容。具體操作說明詳見相應(yīng)的模塊說明,如下圖:桌面可以進(jìn)行個(gè)性化定制,管理員可于“系統(tǒng)管理/界面設(shè)置/桌面模塊設(shè)置”中設(shè)置用戶必須顯示或者可選顯示的模塊,每個(gè)用戶可在桌面右上角的“控 制面板”中選擇自己需要的模塊顯示。1.1電子郵件1.1.1內(nèi)部郵件內(nèi)部郵件分為收件箱、發(fā)件箱、已發(fā)送郵件、已刪除郵件、寫郵件、查詢郵件和郵件箱管理。如果有未讀郵件,進(jìn)入郵箱時(shí)自動(dòng)進(jìn)入未讀郵件
4、列表。第3頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤郵件界面如圖所示:a. 添加收件人:點(diǎn)擊“添加”按鈕,彈出一個(gè)窗口,可按部門和角色或者自定義組選擇收件人,點(diǎn)擊被選的收件人,可自由刪除任意指定的一個(gè)人或幾個(gè)人,點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕退出該窗口。個(gè)人自定義組的設(shè)置和使用請查看“控第4頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤面板自定義用戶組”,公共自定義組定義請見“系統(tǒng)管理/部門管理/公共自定義組”。b. 郵件寫完之后,可以隨郵件帶任意多個(gè)附件,并允許在線編輯要發(fā)送的office文檔附件。c. 可以通過內(nèi)部郵件對(duì)In
5、ternet發(fā)送郵件,在“外部收件人”中填入外網(wǎng)的郵箱(如果多個(gè)可以用逗號(hào)隔開),并在Internet郵箱中選擇在Internet郵件中已經(jīng)配置好的郵箱。d. 如果想提醒收件人查收,可以選中“使用短信息提醒收件人”,若有手機(jī)短信模塊,可以選擇“使用手機(jī)短信提醒收件人”。e. 選擇此郵件的重要程度,在收件人收到郵件后可以看見重要程度。f. 如果不想立即發(fā)送,可以點(diǎn)擊“保存到發(fā)件箱”,在想發(fā)送該郵件時(shí)可以到“發(fā)件箱”里找到該郵件進(jìn)行發(fā)送。發(fā)給多人的郵件如果保存到發(fā)件箱中只顯示一條記錄,并可以編輯發(fā)件箱中的郵件收件人、正文和附件(附件可刪除、新增、編輯)。g. 如果需要重新填寫郵件,可以點(diǎn)擊“重填”
6、,剛寫好的內(nèi)容都會(huì)被清掉,重新回到寫新郵件的狀態(tài)。h. 郵件箱管理允許用戶自定義郵箱。i. 發(fā)送后的郵件會(huì)在已發(fā)送郵件箱顯示,在已發(fā)郵件箱中可以刪除對(duì)方已刪除的郵件和刪除所有收件人未讀郵件。群發(fā)郵件在系統(tǒng)內(nèi)只占用一封郵件的空間,空間使用率大為提高。j. 收件箱中可將郵件導(dǎo)出。發(fā)送完畢,可以查看已發(fā)送郵件箱,如圖:第5頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤件的狀態(tài),包括對(duì)方未閱讀“ ”、對(duì)方已閱讀“ ”和對(duì)方已刪除 ”三種狀態(tài)。其中,對(duì)于收件人沒有查看的郵件,發(fā)件人還可以編輯修改或刪除。所有的郵件都可以導(dǎo)出為“.eml”和Excel格式備份,可節(jié)省服
7、務(wù)器上空間, 而且可以同時(shí)選擇多個(gè)郵件實(shí)現(xiàn)導(dǎo)出。對(duì)于對(duì)方已經(jīng)刪除的郵件無法再實(shí)現(xiàn)編 輯。點(diǎn)擊“再次發(fā)送”,則進(jìn)入郵件編輯狀態(tài),并可以重新發(fā)送。 收件箱中如 下圖:收件箱中能看到郵件的主題、狀態(tài)、重要程度和附件等信息(附件信息必 須要在郵件查閱完畢后才能顯示出來),狀態(tài)顯示了新郵件和已讀兩種狀態(tài), 重要程度則是發(fā)件人選擇,在此處可見。郵件附件可直接實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)存,如圖所示: vine_yy1206第6頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤件查詢提供對(duì)內(nèi)部郵件的查詢,可以通過郵箱、郵件狀態(tài)、時(shí)間、主題、 內(nèi)容以及附件所包含的關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢,其中內(nèi)容最多可以選
8、擇三個(gè)包含關(guān)鍵詞,如下圖所示:第7頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤. 選擇郵箱(如收件箱),輸入郵件主題包含文字(如:輸入“a”)或者按照日期、發(fā)件人等條件;b. 點(diǎn)擊查詢,則列出收件箱中所有郵件主題包含“a”的郵件;注:內(nèi)部郵件有智能存儲(chǔ)優(yōu)化功能,發(fā)送的郵件和對(duì)方接收的郵件只占用1份 磁盤空間;另外,在群發(fā)有附件的郵件時(shí),所占的服務(wù)器空間并不會(huì)加倍,只 會(huì)占用一個(gè)附件的磁盤空間。郵件可由指定人員監(jiān)控,具體設(shè)置在“系統(tǒng)管理 系統(tǒng)資源管理系統(tǒng)資源監(jiān)控”。1.1.2 Internet郵件進(jìn)入Internet郵件后先配置郵箱,即輸入郵箱的pop3和
9、smtp地址,以及選 擇賬戶格式,請參考所租用郵箱的相關(guān)說明,或參考Outlook的設(shè)置。當(dāng)用戶填寫電子郵件地址時(shí),下面的接收服務(wù)器和發(fā)送服務(wù)器會(huì)自動(dòng)填寫。 用戶登錄格式分為“僅用戶名”和“用戶名主機(jī)名”兩種,用戶根據(jù)郵箱提供商自行選擇。第8頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤置好以后,點(diǎn)擊郵箱名稱,輸入登錄密碼,即可進(jìn)入郵箱管理界面。1.2 短信息“短信息”位于主菜單“我的辦公桌”下,也分為內(nèi)部短消息和手機(jī)短信。 進(jìn)入短信息模塊,首先看到“未提醒短信”,羅列著用戶未接收的短信息。發(fā)送內(nèi)部短信的界面如下,在“收件人”中選擇添加系統(tǒng)的用戶名,在“短
10、 信內(nèi)容”中輸入將要發(fā)送的短消息內(nèi)容,如果需要重新填寫短信,可以點(diǎn)擊“重填”,剛寫好的內(nèi)容都會(huì)被清掉,重新回到寫新短信的狀態(tài)。如下圖所示:收信人很快可以收到短信,其屏幕上會(huì)彈出一個(gè)提示窗口,提示查看短信, 如下圖,收件人如果已看過該短信,點(diǎn)擊“我知道了”則不再提醒,點(diǎn)擊“刪除短信”則該短信不再保存,點(diǎn)擊“回復(fù)短信”則可直接回復(fù)。如果收到的內(nèi)部短信并非“個(gè)人短信”,而是來自某些模塊的提醒短信,點(diǎn)擊短信息中“鏈接”直接進(jìn)入已接收短信的界面,查看詳細(xì)內(nèi)容。注:短信刷新時(shí)間在“OA安裝目錄webrootinc”文件夾中的第9頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693
11、87“oa_config.php”中可以修改。該文件可以修改包括短信刷新時(shí)間、在線刷新時(shí)間和附件以及數(shù)據(jù)庫路徑配置等。需要注意的是,縮短短信刷新時(shí)間雖然能使短信的接收時(shí)間縮短,但也會(huì)增加系統(tǒng)的負(fù)擔(dān),請慎重均衡考慮。在左側(cè)導(dǎo)航欄中,有“短信”,點(diǎn)擊可查看當(dāng)前已收和已發(fā)的最近5條短信,可批量刪除當(dāng)前頁面的短信內(nèi)容。在點(diǎn)擊進(jìn)入“已收”后,所有未接收的短信都會(huì)被設(shè)置為不再提醒。在“已接收短信”中,可以看到如下界面:在“已發(fā)送短信”中,會(huì)顯示出已經(jīng)發(fā)送的短信息的狀態(tài)等,如果刪除對(duì)方未閱讀的信息,那么對(duì)方將接收不到這個(gè)消息。在“已發(fā)送短信”中,具備快捷操作,如可以批量刪除已提醒的或者其他類型的短信息,將此
12、短消息發(fā)送為手機(jī)短信??梢允褂枚绦挪樵児δ?,查看歷史短信。第10頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693872、手機(jī)短信:OA短信服務(wù)器的安裝和使用:安裝MYOASMS.exe,進(jìn)入以下界面,密碼為空。進(jìn)入后設(shè)置SIM卡管理和選項(xiàng)設(shè)置。手機(jī)短信模塊為可選模塊,實(shí)現(xiàn)由OA系統(tǒng)向手機(jī)發(fā)送短信的功能。首先選擇收件人內(nèi)部員工(也可群發(fā)),填好內(nèi)容,點(diǎn)擊發(fā)送按鈕。如果需要向外部人員(或者是個(gè)人資料中未填寫手機(jī)號(hào)碼者)發(fā)送短信,可在收件人 外部號(hào)碼中填寫相應(yīng)號(hào)碼即可發(fā)送。OA發(fā)出的手機(jī)短信,手機(jī)可直接回第11頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝
13(前提是該手機(jī)號(hào)碼為OA內(nèi)部員工),回復(fù)格式為:系統(tǒng)管理員:xxxxxx冒號(hào)前面為將要發(fā)送對(duì)象的用戶名,冒號(hào)后面即為將要發(fā)送內(nèi)容。非管理員不能給自己發(fā)送手機(jī)短信。1.3 公告通知“我的辦公桌”下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能,分為全體通知和部門通知兩種,發(fā)布公告通知的方法詳見“公共事務(wù)”下的“公告通知管理”。進(jìn)入公告通知查看頁面,可直接以公告通知的類型或者發(fā)布時(shí)間為條件進(jìn)行查詢,或直接點(diǎn)擊轉(zhuǎn)到下一頁。有“公告通知管理”這個(gè)模塊權(quán)限的用戶,進(jìn)入公告的查看后會(huì)出現(xiàn)“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕,點(diǎn)此按鈕可直接進(jìn)入編輯該公告,并重新選定發(fā)布范圍。在左下角有“快捷操作”,可直接標(biāo)記所有公
14、告為已讀狀態(tài)。對(duì)于使用“MHT”格式編排的公告通知,所見到的圖片應(yīng)如下所示:第12頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤于用戶沒有閱讀過的公告通知,標(biāo)題后會(huì)有個(gè)“new”圖片標(biāo)記。對(duì)于帶 附件的公告,若附件設(shè)置為允許下載,則可以看到“轉(zhuǎn)存”選項(xiàng),將文檔轉(zhuǎn)存至個(gè)人文件柜。如果附件為office文檔,點(diǎn)擊“閱讀”則直接打開文檔可以實(shí)現(xiàn)閱讀。公告通知查詢功能,能對(duì)自己接收到的公告通知進(jìn)行查詢,方便用戶對(duì)自己的公告進(jìn)行管理。公告通知的查詢,能查詢到自己權(quán)限范圍內(nèi)的已終止和未終止的所有公告。第13頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝1
15、38918693871.4 新聞新聞與公告比較類似,如下圖為所顯示的已經(jīng)發(fā)布的新聞,新聞具備評(píng)論功能,點(diǎn)擊標(biāo)題個(gè)人所發(fā)表的評(píng)論都可以查閱。發(fā)表的新聞在桌面上或者點(diǎn)擊“我的辦公桌新聞”可以列出。如下圖,點(diǎn)擊“評(píng)論”即可進(jìn)行新聞評(píng)論。1.5 投票投票在“公共事務(wù)投票管理”中發(fā)布和設(shè)置,在我的辦公桌下的投票,可 以查看已經(jīng)發(fā)起的投票,點(diǎn)擊標(biāo)題即可進(jìn)入投票。如下圖:選擇其中的一項(xiàng)或幾項(xiàng),然后點(diǎn)擊“投票”,并可以查看投票結(jié)果:第14頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693871.6 個(gè)人考勤“個(gè)人考勤”位于“我的辦公桌”下,包括5個(gè)部分:a. 今日上下班登記上下班登
16、記只需點(diǎn)擊一下鼠標(biāo),如下圖,具體排班設(shè)置(上下班時(shí)間設(shè)置) 考勤后出現(xiàn)增加已考勤字樣。b. 今日外出登記外出登記,需要填寫相應(yīng)申請項(xiàng)目,如下圖。申請人填好后點(diǎn)擊“申請外第15頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤”,“批準(zhǔn)人”會(huì)收到一條短信息提示。“批準(zhǔn)人”執(zhí)行了“批準(zhǔn)”或“不批準(zhǔn)”操作之后,申請人也會(huì)收到一條短信息提示。登記時(shí)還可以幫指定人外出登記,僅oa管理員有此權(quán)限。填好之后,點(diǎn)擊“申請外出”,然后需要等待領(lǐng)導(dǎo)批示,在領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之前可以撤銷申請,界面變成上圖所示。如果領(lǐng)導(dǎo)不批準(zhǔn),界面自動(dòng)刷新,需要申請人自己手動(dòng)刪除申請。如果領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),歸來的時(shí)候
17、點(diǎn)擊“外出歸來”就可以了。c. 請假登記“請假登記”的界面和操作與“外出登記”的界面比較類似,請假的歷史一般能顯示如下界面:第16頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤導(dǎo)批準(zhǔn)同外出申請,假期結(jié)束后,點(diǎn)擊“請假歷史記錄”,就可看到以前請假的信息。d. 出差登記“出差登記”的界面和操作與“請假登記”基本相同, 出差登記可以修改結(jié)束日期。e. 上下班記錄查詢“上下班記錄查詢”的界面如下,輸入自己想要查看的日期,即可顯示本人 的上下班記錄。1.7 日程安排“日程安排”位于“我的辦公桌”下,日程安排可以日、月歷的形式顯示在界面上,雙擊某個(gè)日,可直接新建該時(shí)間
18、段的日程安排。第17頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤擊“新建事務(wù)”,進(jìn)入日程安排管理界面,選擇要新建的日期,可以新建該日的工作或個(gè)人事務(wù),如下圖:如果選擇私人事務(wù),則該事務(wù)在員工日程安排查詢中就查詢不到。查詢員工日程安排功能在“公共事務(wù)/日程安排查詢”。用戶可以制定周期性事務(wù),并采用短信提醒,對(duì)于長期從事的相同工作,可以避免每日的重復(fù)設(shè)置,方便用戶的使用。日程安排查詢功能主要實(shí)現(xiàn)了對(duì)于個(gè)人在一段時(shí)間內(nèi)的日程安排的查詢第18頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤統(tǒng)計(jì),并可以將查詢結(jié)果導(dǎo)出為EXCEL
19、并打印出來。1.8 工作日志“工作日志” 位于“我的辦公桌”下,是一個(gè)非常實(shí)用的記事工具,日志 采用Html編輯器,具備一定的文字排版效果。a. 點(diǎn)擊“新建”按鈕可以新建當(dāng)天的日志,每天可記錄多篇日志,分為工作日志和個(gè)人日志,個(gè)人日志在“員工工作日志查詢”模塊中是查詢不到的。新建工作日志時(shí),可自定設(shè)定共享范圍:第19頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤.“最近的10篇日志”列出了最近的10篇日志,日志以列表的方式按時(shí)間排列,用戶可以編輯自己的日志內(nèi)容。在日志中,可以方便的看到目前該日志。c.“日志查詢”可以迅速找出符合條件的日志,最多可以輸入3個(gè)
20、關(guān)鍵詞,系統(tǒng)進(jìn)行模糊查詢,找出所有符合條件的日志,并可導(dǎo)出為Excel格式。1.9 通訊簿“通訊簿”位于“我的辦公桌”下,如下圖:第20頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤通訊簿”提供分組、按姓氏索引,導(dǎo)入、導(dǎo)出等功能。1、 管理分組“通訊簿”支持Outlook與Foxmail通訊簿格式,點(diǎn)擊左邊的“管理分組” 卷標(biāo),則在右邊顯示管理分組的頁面,可以對(duì)分組進(jìn)行編輯、刪除、添加和打印 操作,方便對(duì)通訊簿的使用、管理和攜帶。如下圖:2、索引(按姓氏)點(diǎn)擊任意索引,則列出姓氏拼音以該字母開頭的所有人員的列表,如下圖:3、聯(lián)系人分組可以編輯、刪除、新建以
21、及查看聯(lián)系人的詳細(xì)信息。如下圖:第21頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693874、查找(關(guān)鍵字)“查找(關(guān)鍵字)”,輸入查詢關(guān)鍵詞,系統(tǒng)進(jìn)行模糊查詢。1.10 個(gè)人文件柜“個(gè)人文件柜”位于“我的辦公桌”下,用于存放自己的文件。用戶先建立 自己的文件夾,然后在文件夾里增加文件。個(gè)人文件柜具有對(duì)文本和Word文檔 全文檢索、文件和文件夾移動(dòng)等功能。個(gè)人文件夾中,對(duì)于有些文件夾,可以設(shè)置成為共享文件夾。設(shè)置共享文第22頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤夾的方法是,選定一個(gè)文件夾,點(diǎn)擊右下角的“共享此文件夾”選
22、項(xiàng),如下圖示:在共享范圍中,點(diǎn)擊添加按鈕就可以添加可以共享的人員名單。修改權(quán)限的備選人員是共享范圍內(nèi)的人員,即具備修改權(quán)限的備選人員首先必須是共享范圍內(nèi)的人員。個(gè)人文件柜中,還可以實(shí)現(xiàn)全局檢索的功能,點(diǎn)擊“全局搜索”按鈕,可以看到如下功能:第23頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤按不同關(guān)鍵字進(jìn)行文件檢索,節(jié)省翻閱查找時(shí)間,如上圖所示。1.11 控制面板“控制面板”位于“我的辦公桌”下,包括個(gè)人資料、自定義用戶組等9個(gè)部分。第24頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤、個(gè)人資料“個(gè)人數(shù)據(jù)”用于填寫用戶
23、的個(gè)人信息,主要是詳細(xì)聯(lián)系方式,其它用戶可以在“組織機(jī)構(gòu)設(shè)置”中的“用戶信息查詢”中查閱。其中設(shè)置手機(jī)短信號(hào)碼的功能主要是針對(duì)“短信組件”使用,在個(gè)人資料中填寫手機(jī)號(hào)碼的,系統(tǒng)將可以直接給該用戶名發(fā)送手機(jī)短信,而不用另外指定手機(jī)號(hào)碼。B、個(gè)性設(shè)置設(shè)置用戶本人在討論區(qū)顯示的昵稱、頭像,還可以上傳自定義的頭像,界面主題設(shè)置、個(gè)人習(xí)慣設(shè)置等。第25頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤、個(gè)人網(wǎng)址“個(gè)人網(wǎng)址”可以編輯和添加、刪除個(gè)人收藏的網(wǎng)址鏈接,按序號(hào)升序排列,在桌面上可以顯示。直接點(diǎn)擊該收藏網(wǎng)址即能登陸。第26頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模
24、塊功能介紹 郝澤、修改密碼經(jīng)常使用修改密碼功能是保證自己密碼安全的有效手段之一,并且在這個(gè)頁面中可顯示最近十次該用戶修改密碼的紀(jì)錄。E、自定義桌面用戶從備選模塊中選出要顯示在桌面的相應(yīng)模塊,然后點(diǎn)擊“保存”返回。 F、我的賬戶在此每個(gè)用戶可以看到自己所擁有的別名和權(quán)限,包括:用戶的主角色、輔助角色和管理范圍。在此設(shè)定的別名,可以作為與用戶名一樣的登陸用名。第27頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤、安全日志安全日志主要顯示用戶登錄并做過的一些主要操作,并作為記錄保存下來。H、自定義用戶組自定義用戶組里自定義的是用戶在選擇
25、人員時(shí)所羅列的人員列表的組合。第28頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤戶可以自定義多個(gè)組,對(duì)應(yīng)經(jīng)常需要交流的人員名單。點(diǎn)擊設(shè)置用戶,可以選擇不同部門的不同用戶組合成為一個(gè)用戶組。第二章 工作流2.1 新建工作新建工作流,可以看到用戶有新建權(quán)限的所有工作流程以及相應(yīng)的分類。如上圖,點(diǎn)擊一下“新建工作”,就能看到該分類下用戶能新建的工作流程名稱、流程的文號(hào)以及流程步驟和步驟列表。如果用戶在工作流的步驟設(shè)計(jì)中,并沒有某一個(gè)流程的第一步驟地經(jīng)辦權(quán) 限,則在新建工作這個(gè)模塊中不顯示此流程,相應(yīng)的,如果用戶對(duì)于某一個(gè)分類的流程都沒有第一步驟地經(jīng)辦權(quán)限,就看
26、不到該分類顯示。如果用戶在所有的流程中第一步驟都無經(jīng)辦權(quán)限,則此用戶點(diǎn)擊新建工作時(shí),將提醒該用戶無該模塊使用權(quán)限。工作流流程新建工作時(shí),其流程步驟的屬性已經(jīng)由管理員在“系統(tǒng)管理工作流設(shè)置”中設(shè)計(jì)完畢,流程使用人員只需按照已固定的步驟進(jìn)行辦理和轉(zhuǎn)交。第29頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤下為新建工作后進(jìn)入流程表單中辦理的頁面,控件顯示為灰色的,在本步驟該控件為不可寫。主辦人辦理完畢后,點(diǎn)擊轉(zhuǎn)交下一步,進(jìn)行下一步主辦人和經(jīng)辦人員的選擇,并可選擇用短信或郵件提醒。第30頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝1389186938
27、7在表單的下面是公共附件區(qū)和會(huì)簽意見區(qū),公共附件可以上傳文檔附件和對(duì)Word和Excel文檔進(jìn)行在線編輯。在會(huì)簽意見區(qū)可以保存自己的簽辦意見,不 論經(jīng)辦人或者主辦人都可以在此簽辦并且保存。如果用戶目前無法辦理,可以選擇“委托”,即委托給該步驟的經(jīng)辦人員之一,該流程步驟即轉(zhuǎn)為由該人員主辦,如下圖:可以使用內(nèi)部短信息或者手機(jī)短信息提醒本流程發(fā)起人和本流程所有經(jīng)辦人。 流程新建后,就進(jìn)入待辦工作中,所有未接收或者已接收的流程都在該模第31頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤中顯示。2.2 待辦工作新建工作流后,將出現(xiàn)以下界面,顯示為流程的名稱、文號(hào)以及
28、步驟和目前的狀態(tài)。尤其在主辦這個(gè)框內(nèi),如果出現(xiàn)“主辦”字樣,說明用戶在當(dāng)前步驟為主辦人員,如果出現(xiàn)“會(huì)簽”字樣,則說明該用戶目前只是經(jīng)辦人員,可以簽辦意見,卻不能修改、保存表單和轉(zhuǎn)交下一步驟。待辦工作中區(qū)分羅列“未接收”、“辦理中”和“已辦結(jié)”三種,如果流程設(shè)計(jì)時(shí)對(duì)某個(gè)步驟有時(shí)限的限制,則在超出時(shí)限后會(huì)出現(xiàn)紅色警示。點(diǎn)辦理進(jìn)入流程辦理,主要是對(duì)表單的簽辦和保存。如果有人選擇關(guān)注該流程,在進(jìn)入流程辦理時(shí),會(huì)提醒“此工作已被下列人員關(guān)注”的標(biāo)示。點(diǎn)擊主辦界面中的“關(guān)注情況”,也會(huì)出現(xiàn)相同提示。2.3 工作查詢對(duì)于已經(jīng)完成的流程,或正在進(jìn)行的流程,如果用戶是該流程的經(jīng)辦人員或者具備查詢權(quán)限的人員都可
29、以進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊工作查詢首先出現(xiàn)以下界面:第32頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公 協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤33頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤詢時(shí),用戶可以根據(jù)工作流的狀態(tài)或者文號(hào)或者時(shí)期以及公共附件的名稱來查詢工作流,或者按照“表單數(shù)據(jù)條件”來選擇。表單數(shù)據(jù)指的是該工作流所使用表單中的各個(gè)控件的名稱,該查詢可以按照任意一個(gè)控件的值來查詢,查詢條件包括“大于”、“小于”等多種。2.4 工作監(jiān)控工作監(jiān)控模塊主要是針對(duì)具有某個(gè)流程監(jiān)控權(quán)限的用戶,如上圖顯示,監(jiān)控人可以查看表單并將流程轉(zhuǎn)交下一步和流程目前大概的辦理時(shí)間與
30、進(jìn)度。監(jiān)控人員的權(quán)限在工作流設(shè)計(jì)中設(shè)定。流程的監(jiān)控人,具有強(qiáng)制轉(zhuǎn)交下一步、刪除當(dāng)前流程、強(qiáng)制委托的權(quán)限。第三章 公共事務(wù)3.1 公告通知管理“公告通知管理”位于主菜單“公共事務(wù)”下,公告通知主要實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部公共告示的作用,是單位內(nèi)部不可缺少的信息發(fā)布與共享的功能。其操作界第34頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤如下圖所示:點(diǎn)擊標(biāo)題可查看通知的詳細(xì)內(nèi)容?!拔业霓k公桌”上就有“公告通知”模塊,如果一個(gè)公告通知狀態(tài)是“生效”,而且新建公告的時(shí)候選擇了“使用短信息提醒員工”,那么發(fā)送范圍內(nèi)的用戶都會(huì)收到這條公告通知,并且會(huì)在收到通知的同時(shí)收到一條提醒短
31、信。新建公告的時(shí)候可以選擇該公告的審批人,發(fā)布后由審批人審批,審批通過則可以被客戶看到,若不通過則被拒絕發(fā)布?!靶陆ü嫱ㄖ钡慕缑嫒缦聢D:第35頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤建公告通知的時(shí)候有多種選擇,首先就是格式。目前可供選擇的格式有“普通格式”和“MHT格式”兩種,后者無需輸入,只要在附件區(qū)上傳“.mht”格式 的文件即可,公告通知查看時(shí)就能直接顯示該格式的文件。公告通知的類型,這個(gè)類型是在“系統(tǒng)管理/系統(tǒng)代碼設(shè)置”中“公告通知” 中添加的,可以由系統(tǒng)管理員自行定義,用戶只要在此選擇相應(yīng)的類型即可。不同類型在發(fā)布的公告通知的標(biāo)題開頭處
32、有不同提示。公告通知的發(fā)布范圍是有三種選擇的,分別為:部門、角色和人員。按照三種不同的方式選擇,可以將公告通知發(fā)布精確至個(gè)人。如果按照部門發(fā)布,第36頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤只有被選擇的部門人員才能看到發(fā)布的公告通知,相應(yīng)的角色和人員也是一樣。公告通知可以選擇相應(yīng)的有效期限,利用日期控件可以選擇生效日期和失效日期。公告在達(dá)到失效日期以后自動(dòng)會(huì)轉(zhuǎn)為失效狀態(tài)。同時(shí),公告通知的發(fā)布可以選擇是否用內(nèi)部短信和手機(jī)短信發(fā)送。公告通知的附件是可以在發(fā)布的時(shí)候直接在線編輯的,如果上傳的附件為 office文檔,則可以直接點(diǎn)擊編輯進(jìn)行修改。如果上傳為“
33、.mht”格式的附件, 在查看時(shí)可以直接顯示。發(fā)布公告通知的時(shí)候要選擇此公告的附件是否是可以被人下載和打印的,軟件默認(rèn)是可以下載。點(diǎn)擊“修改”進(jìn)入修改公告通知界面, 您可以對(duì)公告通知的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行修改,如果所帶的附件是Office文檔,還可以對(duì)Office文 檔進(jìn)行在線編輯。關(guān)于“MHT”格式的公告通知的發(fā)布,基本和上圖一樣?!癕HT”格式的公告通知可實(shí)現(xiàn)圖文混編,可以由各種文檔或者網(wǎng)頁保存為以“.mht”結(jié)尾的文件,并以此作為附件上傳。查閱時(shí),直接顯示附件的內(nèi)容。點(diǎn)擊“附件”后的“編輯”按鈕,進(jìn)入Office文檔在線編輯頁面,實(shí)現(xiàn)快捷、方便的在線編輯功能。除了Office固有的菜單功能外,我
34、們還加入了手寫簽名、電子印章等功能,所有模塊的附件只要是Office文檔,就可以實(shí)現(xiàn)在線編輯。第37頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤告通知的查詢功能,能實(shí)現(xiàn)對(duì)公告通知的查詢或刪除。3.2 新聞管理新聞管理界面如下圖,點(diǎn)擊標(biāo)題可查看新聞的詳細(xì)情況,點(diǎn)擊“修改”可編輯新聞內(nèi)容,點(diǎn)擊“管理評(píng)論”可以進(jìn)入評(píng)論管理。第38頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤建一個(gè)新聞,新建新聞可以上傳附件,上傳后可直接對(duì)Office附件進(jìn)行在線編輯。“新聞”具中有查閱情況和評(píng)論功能,點(diǎn)擊“評(píng)論”按鈕,可評(píng)論新聞。3.3
35、投票管理投票管理模塊實(shí)現(xiàn)了針對(duì)某些議題進(jìn)行投票的功能,點(diǎn)擊進(jìn)入,可以看到 “投票管理”和“新建投票”兩個(gè)功能。1. 新建投票。點(diǎn)擊“新建投票”按鈕,建立一個(gè)新的投票項(xiàng)目,選擇發(fā) 布范圍,并可使用短信提醒,詳見下圖。第39頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693872. 投票管理。投票管理針對(duì)已發(fā)起的投票進(jìn)行管理,包括對(duì)投票項(xiàng)目的 增刪和修改,也可查看已發(fā)起的投票情況,投票一般可設(shè)定于桌面上。新建后在管理投票中可以查看到如下界面:第40頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤建的投票,需要設(shè)定投票的選項(xiàng),點(diǎn)擊上圖中
36、的“投票項(xiàng)目”來增加 設(shè)計(jì)好的投票項(xiàng)目,增加項(xiàng)目后的新建投票可以正式進(jìn)入投票。3.4日程安排查詢“日程安排查詢”可以查看每一位員工的日程安排和任務(wù)安排,如果員工的日程安排類型是個(gè)人事務(wù),在這里將查詢不到。在這里選擇日列表進(jìn)入,權(quán)限比較高的角色可以給人員安排工作,雙擊人名之后的空白處,就可給該員工安排該時(shí)間段的日程。日程安排查詢中也能顯示員工的任務(wù),并顯示該任務(wù)從何時(shí)開始,將于何時(shí)結(jié)束。3.5 工作日志查詢“工作日志查詢”中,可以查看員工的工作日志。員工的工作日志查詢是按第41頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤: 在用戶的管理范圍內(nèi),角色權(quán)限排序
37、比較高的用戶可以查看角色權(quán)限排序比較低的用戶的工作日志,同級(jí)不能查看。除查詢外,可以對(duì)員工的工作日志進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。3.6工作計(jì)劃“工作計(jì)劃”分為“工作計(jì)劃查詢”、“工作計(jì)劃管理”和“工作計(jì)劃類型設(shè)置”三部分。3.6.1 工作計(jì)劃查詢可查詢今日計(jì)劃、本周計(jì)劃、本月計(jì)劃,也可按照任何指定條件查詢。顯示的都是目前正在進(jìn)行中的計(jì)劃,界面如下圖所示:第42頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤需要附件,也可以上傳以供參閱,還可以根據(jù)計(jì)劃名稱、計(jì)劃內(nèi)容等關(guān)鍵字進(jìn)行查詢。如圖所示:3.6.2 工作計(jì)劃管理模塊主要為部門和單位負(fù)責(zé)人制定,擁有該模塊應(yīng)用權(quán)限的用戶可新建
38、和管理自己管轄范圍內(nèi)的工作計(jì)劃。工作計(jì)劃的發(fā)布范圍可指定多個(gè)部門,提交后發(fā)布人仍可修改工作計(jì)劃內(nèi)容。第43頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693873.6.3 工作計(jì)劃類型設(shè)置模塊主要為部門和單位負(fù)責(zé)人制定,擁有該模塊應(yīng)用權(quán)限的用戶可添加工作計(jì)劃和對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行排序。如下圖所示:第44頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693873.7 公共通訊薄公共通訊簿的主界面同“我的辦公桌”下的“通訊簿”,公共通訊簿的設(shè)置在“系統(tǒng)管理”下的“公共事務(wù)設(shè)置”里。3.8 組織機(jī)構(gòu)信息組織機(jī)構(gòu)信息”位于主菜單“公共事務(wù)”下面,包括三個(gè)
39、菜單項(xiàng)。此功能可以查看單位信息和部門信息,在部門信息中以表格形式列出本部門主管等組織結(jié)構(gòu),在用戶信息查詢中,可以查詢到用戶的檔案信息及用戶詳細(xì)資料。第45頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤個(gè)模塊是在“系統(tǒng)管理”中設(shè)置的,在系統(tǒng)管理中,可分別對(duì)單位管理、部門管理、用戶管理以及角色與權(quán)限的管理的信息進(jìn)行設(shè)置和修改。例如單位管理如下圖:第四章 信息交流4.1 討論區(qū)討論區(qū)位于主菜單“信息交流”下,分為兩部分內(nèi)部討論區(qū)和超級(jí)論壇。下面主要介紹一下內(nèi)部討論區(qū),超級(jí)論壇需在技術(shù)人員指導(dǎo)下安裝論壇程序。內(nèi)部討論區(qū)的主題是由管理員設(shè)置的,設(shè)置方法詳見“系統(tǒng)管理
40、”下的“討論區(qū)設(shè)置”。進(jìn)入內(nèi)部討論區(qū),首先顯示討論區(qū)列表:第46頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤論區(qū)可以是對(duì)全體員工開放,也可以是僅對(duì)某個(gè)部門開放。選擇一個(gè)討論區(qū)主題進(jìn)入該討論區(qū)。當(dāng)有回復(fù)時(shí),發(fā)帖人不能再刪除帖子。管理員和版主可以看到匿名貼子的真實(shí)姓名。當(dāng)用戶以真實(shí)姓名發(fā)帖時(shí)將發(fā)短消息回復(fù),匿名時(shí)不發(fā)短信息提醒。用戶可通過點(diǎn)擊右上角的“其它討論區(qū)”返回討論區(qū)列表。4.2 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議網(wǎng)絡(luò)會(huì)議位于主菜單“信息交流”下,包括三個(gè)菜單項(xiàng)。A. 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議管理。操作界面如下圖所示:網(wǎng)絡(luò)會(huì)議是由具有“網(wǎng)絡(luò)會(huì)議管理”權(quán)限的用戶創(chuàng)建的,在此建立網(wǎng)絡(luò)會(huì)議后,在下面的“網(wǎng)絡(luò)會(huì)議”模塊中進(jìn)入會(huì)議。B. 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)會(huì)議,首先顯示網(wǎng)絡(luò)會(huì)議列表:網(wǎng)絡(luò)會(huì)議可以是對(duì)全體員工開放,也可以是僅對(duì)某
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