協(xié)同OA辦公管理系統(tǒng)介紹文檔

1、協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤 錄目 錄 . 1第一章 我的辦公桌 . 31.1電子郵件 . 31.1.1內(nèi)部郵件 . 31.1.2 Internet郵件 . 81.2 短信息 . 91.3 公告通知 . 121.4 新聞 . 141.5 投票 . 141.6 個(gè)人考勤 . 151.7 日程安排 . 171.8 工作日志 . 191.9 通訊簿 . 201.10 個(gè)人文件柜 . 221.11 控制面板. 24第二章 工作流 . 292.1 新建工作 . 292.2 待辦工作 . 322.3 工作查詢 . 322.4 工作監(jiān)控 . 34第三章 公共事務(wù) .

2、 343.1 公告通知管理 . 343.2 新聞管理 . 383.3 投票管理 . 393.4日程安排查詢 . 413.5 工作日志查詢 . 413.6工作計(jì)劃 . 423.6.1 工作計(jì)劃查詢 . 423.6.2 工作計(jì)劃管理 . 433.6.3 工作計(jì)劃類型設(shè)置 . 443.7 公共通訊薄. 453.8 組織機(jī)構(gòu)信息 . 45第1頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤四章 信息交流 . 464.1 討論區(qū) . 464.2 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議 . 474.3 聊天室 . 484.4 公共文件柜. 484.5 網(wǎng)絡(luò)硬盤 . 504.6 圖片瀏覽 . 51第2

3、頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤一章 我的辦公桌“我的辦公桌”是把菜單中幾項(xiàng)比較常用的功能，醒目的列在主操作區(qū)上，方便用戶操作。用戶登錄后，主操作區(qū)上默認(rèn)顯示“我的辦公桌”的內(nèi)容。具體操作說明詳見相應(yīng)的模塊說明，如下圖：桌面可以進(jìn)行個(gè)性化定制，管理員可于“系統(tǒng)管理/界面設(shè)置/桌面模塊設(shè)置”中設(shè)置用戶必須顯示或者可選顯示的模塊，每個(gè)用戶可在桌面右上角的“控 制面板”中選擇自己需要的模塊顯示。1.1電子郵件1.1.1內(nèi)部郵件內(nèi)部郵件分為收件箱、發(fā)件箱、已發(fā)送郵件、已刪除郵件、寫郵件、查詢郵件和郵件箱管理。如果有未讀郵件，進(jìn)入郵箱時(shí)自動(dòng)進(jìn)入未讀郵件

4、列表。第3頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤郵件界面如圖所示：a. 添加收件人：點(diǎn)擊“添加”按鈕，彈出一個(gè)窗口，可按部門和角色或者自定義組選擇收件人，點(diǎn)擊被選的收件人，可自由刪除任意指定的一個(gè)人或幾個(gè)人，點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕退出該窗口。個(gè)人自定義組的設(shè)置和使用請查看“控第4頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤面板自定義用戶組”，公共自定義組定義請見“系統(tǒng)管理/部門管理/公共自定義組”。b. 郵件寫完之后，可以隨郵件帶任意多個(gè)附件，并允許在線編輯要發(fā)送的office文檔附件。c. 可以通過內(nèi)部郵件對(duì)In

5、ternet發(fā)送郵件，在“外部收件人”中填入外網(wǎng)的郵箱（如果多個(gè)可以用逗號(hào)隔開），并在Internet郵箱中選擇在Internet郵件中已經(jīng)配置好的郵箱。d. 如果想提醒收件人查收，可以選中“使用短信息提醒收件人”，若有手機(jī)短信模塊，可以選擇“使用手機(jī)短信提醒收件人”。e. 選擇此郵件的重要程度，在收件人收到郵件后可以看見重要程度。f. 如果不想立即發(fā)送，可以點(diǎn)擊“保存到發(fā)件箱”，在想發(fā)送該郵件時(shí)可以到“發(fā)件箱”里找到該郵件進(jìn)行發(fā)送。發(fā)給多人的郵件如果保存到發(fā)件箱中只顯示一條記錄，并可以編輯發(fā)件箱中的郵件收件人、正文和附件（附件可刪除、新增、編輯）。g. 如果需要重新填寫郵件，可以點(diǎn)擊“重填”

6、，剛寫好的內(nèi)容都會(huì)被清掉，重新回到寫新郵件的狀態(tài)。h. 郵件箱管理允許用戶自定義郵箱。i. 發(fā)送后的郵件會(huì)在已發(fā)送郵件箱顯示，在已發(fā)郵件箱中可以刪除對(duì)方已刪除的郵件和刪除所有收件人未讀郵件。群發(fā)郵件在系統(tǒng)內(nèi)只占用一封郵件的空間，空間使用率大為提高。j. 收件箱中可將郵件導(dǎo)出。發(fā)送完畢，可以查看已發(fā)送郵件箱，如圖：第5頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤件的狀態(tài)，包括對(duì)方未閱讀“ ”、對(duì)方已閱讀“ ”和對(duì)方已刪除 ”三種狀態(tài)。其中，對(duì)于收件人沒有查看的郵件，發(fā)件人還可以編輯修改或刪除。所有的郵件都可以導(dǎo)出為“.eml”和Excel格式備份，可節(jié)省服

7、務(wù)器上空間， 而且可以同時(shí)選擇多個(gè)郵件實(shí)現(xiàn)導(dǎo)出。對(duì)于對(duì)方已經(jīng)刪除的郵件無法再實(shí)現(xiàn)編 輯。點(diǎn)擊“再次發(fā)送”，則進(jìn)入郵件編輯狀態(tài)，并可以重新發(fā)送。 收件箱中如 下圖：收件箱中能看到郵件的主題、狀態(tài)、重要程度和附件等信息（附件信息必 須要在郵件查閱完畢后才能顯示出來），狀態(tài)顯示了新郵件和已讀兩種狀態(tài)， 重要程度則是發(fā)件人選擇，在此處可見。郵件附件可直接實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)存，如圖所示： vine_yy1206第6頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤件查詢提供對(duì)內(nèi)部郵件的查詢，可以通過郵箱、郵件狀態(tài)、時(shí)間、主題、 內(nèi)容以及附件所包含的關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢，其中內(nèi)容最多可以選

8、擇三個(gè)包含關(guān)鍵詞，如下圖所示：第7頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤. 選擇郵箱（如收件箱），輸入郵件主題包含文字（如：輸入“a”）或者按照日期、發(fā)件人等條件；b. 點(diǎn)擊查詢，則列出收件箱中所有郵件主題包含“a”的郵件；注：內(nèi)部郵件有智能存儲(chǔ)優(yōu)化功能，發(fā)送的郵件和對(duì)方接收的郵件只占用1份 磁盤空間；另外，在群發(fā)有附件的郵件時(shí)，所占的服務(wù)器空間并不會(huì)加倍，只 會(huì)占用一個(gè)附件的磁盤空間。郵件可由指定人員監(jiān)控，具體設(shè)置在“系統(tǒng)管理 系統(tǒng)資源管理系統(tǒng)資源監(jiān)控”。1.1.2 Internet郵件進(jìn)入Internet郵件后先配置郵箱，即輸入郵箱的pop3和

9、smtp地址，以及選 擇賬戶格式，請參考所租用郵箱的相關(guān)說明，或參考Outlook的設(shè)置。當(dāng)用戶填寫電子郵件地址時(shí)，下面的接收服務(wù)器和發(fā)送服務(wù)器會(huì)自動(dòng)填寫。 用戶登錄格式分為“僅用戶名”和“用戶名主機(jī)名”兩種，用戶根據(jù)郵箱提供商自行選擇。第8頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤置好以后，點(diǎn)擊郵箱名稱，輸入登錄密碼，即可進(jìn)入郵箱管理界面。1.2 短信息“短信息”位于主菜單“我的辦公桌”下，也分為內(nèi)部短消息和手機(jī)短信。 進(jìn)入短信息模塊，首先看到“未提醒短信”，羅列著用戶未接收的短信息。發(fā)送內(nèi)部短信的界面如下，在“收件人”中選擇添加系統(tǒng)的用戶名，在“短

10、 信內(nèi)容”中輸入將要發(fā)送的短消息內(nèi)容，如果需要重新填寫短信，可以點(diǎn)擊“重填”，剛寫好的內(nèi)容都會(huì)被清掉，重新回到寫新短信的狀態(tài)。如下圖所示：收信人很快可以收到短信，其屏幕上會(huì)彈出一個(gè)提示窗口，提示查看短信， 如下圖，收件人如果已看過該短信，點(diǎn)擊“我知道了”則不再提醒，點(diǎn)擊“刪除短信”則該短信不再保存，點(diǎn)擊“回復(fù)短信”則可直接回復(fù)。如果收到的內(nèi)部短信并非“個(gè)人短信”，而是來自某些模塊的提醒短信，點(diǎn)擊短信息中“鏈接”直接進(jìn)入已接收短信的界面，查看詳細(xì)內(nèi)容。注：短信刷新時(shí)間在“OA安裝目錄webrootinc”文件夾中的第9頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693

11、87“oa_config.php”中可以修改。該文件可以修改包括短信刷新時(shí)間、在線刷新時(shí)間和附件以及數(shù)據(jù)庫路徑配置等。需要注意的是，縮短短信刷新時(shí)間雖然能使短信的接收時(shí)間縮短，但也會(huì)增加系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，請慎重均衡考慮。在左側(cè)導(dǎo)航欄中，有“短信”，點(diǎn)擊可查看當(dāng)前已收和已發(fā)的最近5條短信，可批量刪除當(dāng)前頁面的短信內(nèi)容。在點(diǎn)擊進(jìn)入“已收”后，所有未接收的短信都會(huì)被設(shè)置為不再提醒。在“已接收短信”中，可以看到如下界面：在“已發(fā)送短信”中，會(huì)顯示出已經(jīng)發(fā)送的短信息的狀態(tài)等，如果刪除對(duì)方未閱讀的信息，那么對(duì)方將接收不到這個(gè)消息。在“已發(fā)送短信”中，具備快捷操作，如可以批量刪除已提醒的或者其他類型的短信息，將此

12、短消息發(fā)送為手機(jī)短信?？梢允褂枚绦挪樵児δ?，查看歷史短信。第10頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693872、手機(jī)短信：OA短信服務(wù)器的安裝和使用：安裝MYOASMS.exe，進(jìn)入以下界面，密碼為空。進(jìn)入后設(shè)置SIM卡管理和選項(xiàng)設(shè)置。手機(jī)短信模塊為可選模塊，實(shí)現(xiàn)由OA系統(tǒng)向手機(jī)發(fā)送短信的功能。首先選擇收件人內(nèi)部員工（也可群發(fā)），填好內(nèi)容，點(diǎn)擊發(fā)送按鈕。如果需要向外部人員（或者是個(gè)人資料中未填寫手機(jī)號(hào)碼者）發(fā)送短信，可在收件人 外部號(hào)碼中填寫相應(yīng)號(hào)碼即可發(fā)送。OA發(fā)出的手機(jī)短信，手機(jī)可直接回第11頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝

13（前提是該手機(jī)號(hào)碼為OA內(nèi)部員工），回復(fù)格式為：系統(tǒng)管理員：xxxxxx冒號(hào)前面為將要發(fā)送對(duì)象的用戶名，冒號(hào)后面即為將要發(fā)送內(nèi)容。非管理員不能給自己發(fā)送手機(jī)短信。1.3 公告通知“我的辦公桌”下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能，分為全體通知和部門通知兩種，發(fā)布公告通知的方法詳見“公共事務(wù)”下的“公告通知管理”。進(jìn)入公告通知查看頁面，可直接以公告通知的類型或者發(fā)布時(shí)間為條件進(jìn)行查詢，或直接點(diǎn)擊轉(zhuǎn)到下一頁。有“公告通知管理”這個(gè)模塊權(quán)限的用戶，進(jìn)入公告的查看后會(huì)出現(xiàn)“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕，點(diǎn)此按鈕可直接進(jìn)入編輯該公告，并重新選定發(fā)布范圍。在左下角有“快捷操作”，可直接標(biāo)記所有公

14、告為已讀狀態(tài)。對(duì)于使用“MHT”格式編排的公告通知，所見到的圖片應(yīng)如下所示：第12頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤于用戶沒有閱讀過的公告通知，標(biāo)題后會(huì)有個(gè)“new”圖片標(biāo)記。對(duì)于帶 附件的公告，若附件設(shè)置為允許下載，則可以看到“轉(zhuǎn)存”選項(xiàng)，將文檔轉(zhuǎn)存至個(gè)人文件柜。如果附件為office文檔，點(diǎn)擊“閱讀”則直接打開文檔可以實(shí)現(xiàn)閱讀。公告通知查詢功能，能對(duì)自己接收到的公告通知進(jìn)行查詢，方便用戶對(duì)自己的公告進(jìn)行管理。公告通知的查詢，能查詢到自己權(quán)限范圍內(nèi)的已終止和未終止的所有公告。第13頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝1

15、38918693871.4 新聞新聞與公告比較類似，如下圖為所顯示的已經(jīng)發(fā)布的新聞，新聞具備評(píng)論功能，點(diǎn)擊標(biāo)題個(gè)人所發(fā)表的評(píng)論都可以查閱。發(fā)表的新聞在桌面上或者點(diǎn)擊“我的辦公桌新聞”可以列出。如下圖，點(diǎn)擊“評(píng)論”即可進(jìn)行新聞評(píng)論。1.5 投票投票在“公共事務(wù)投票管理”中發(fā)布和設(shè)置，在我的辦公桌下的投票，可 以查看已經(jīng)發(fā)起的投票，點(diǎn)擊標(biāo)題即可進(jìn)入投票。如下圖：選擇其中的一項(xiàng)或幾項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“投票”，并可以查看投票結(jié)果：第14頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693871.6 個(gè)人考勤“個(gè)人考勤”位于“我的辦公桌”下，包括5個(gè)部分：a. 今日上下班登記上下班登

16、記只需點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，如下圖，具體排班設(shè)置（上下班時(shí)間設(shè)置） 考勤后出現(xiàn)增加已考勤字樣。b. 今日外出登記外出登記，需要填寫相應(yīng)申請項(xiàng)目，如下圖。申請人填好后點(diǎn)擊“申請外第15頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤”，“批準(zhǔn)人”會(huì)收到一條短信息提示。“批準(zhǔn)人”執(zhí)行了“批準(zhǔn)”或“不批準(zhǔn)”操作之后，申請人也會(huì)收到一條短信息提示。登記時(shí)還可以幫指定人外出登記，僅oa管理員有此權(quán)限。填好之后，點(diǎn)擊“申請外出”，然后需要等待領(lǐng)導(dǎo)批示，在領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之前可以撤銷申請，界面變成上圖所示。如果領(lǐng)導(dǎo)不批準(zhǔn)，界面自動(dòng)刷新，需要申請人自己手動(dòng)刪除申請。如果領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，歸來的時(shí)候

17、點(diǎn)擊“外出歸來”就可以了。c. 請假登記“請假登記”的界面和操作與“外出登記”的界面比較類似，請假的歷史一般能顯示如下界面：第16頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤導(dǎo)批準(zhǔn)同外出申請，假期結(jié)束后，點(diǎn)擊“請假歷史記錄”，就可看到以前請假的信息。d. 出差登記“出差登記”的界面和操作與“請假登記”基本相同， 出差登記可以修改結(jié)束日期。e. 上下班記錄查詢“上下班記錄查詢”的界面如下，輸入自己想要查看的日期，即可顯示本人 的上下班記錄。1.7 日程安排“日程安排”位于“我的辦公桌”下，日程安排可以日、月歷的形式顯示在界面上，雙擊某個(gè)日，可直接新建該時(shí)間

18、段的日程安排。第17頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤擊“新建事務(wù)”，進(jìn)入日程安排管理界面，選擇要新建的日期，可以新建該日的工作或個(gè)人事務(wù)，如下圖：如果選擇私人事務(wù)，則該事務(wù)在員工日程安排查詢中就查詢不到。查詢員工日程安排功能在“公共事務(wù)/日程安排查詢”。用戶可以制定周期性事務(wù)，并采用短信提醒，對(duì)于長期從事的相同工作，可以避免每日的重復(fù)設(shè)置，方便用戶的使用。日程安排查詢功能主要實(shí)現(xiàn)了對(duì)于個(gè)人在一段時(shí)間內(nèi)的日程安排的查詢第18頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤統(tǒng)計(jì)，并可以將查詢結(jié)果導(dǎo)出為EXCEL

19、并打印出來。1.8 工作日志“工作日志” 位于“我的辦公桌”下，是一個(gè)非常實(shí)用的記事工具，日志 采用Html編輯器，具備一定的文字排版效果。a. 點(diǎn)擊“新建”按鈕可以新建當(dāng)天的日志，每天可記錄多篇日志，分為工作日志和個(gè)人日志，個(gè)人日志在“員工工作日志查詢”模塊中是查詢不到的。新建工作日志時(shí)，可自定設(shè)定共享范圍：第19頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤.“最近的10篇日志”列出了最近的10篇日志，日志以列表的方式按時(shí)間排列，用戶可以編輯自己的日志內(nèi)容。在日志中，可以方便的看到目前該日志。c.“日志查詢”可以迅速找出符合條件的日志，最多可以輸入3個(gè)

20、關(guān)鍵詞，系統(tǒng)進(jìn)行模糊查詢，找出所有符合條件的日志，并可導(dǎo)出為Excel格式。1.9 通訊簿“通訊簿”位于“我的辦公桌”下，如下圖：第20頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤通訊簿”提供分組、按姓氏索引，導(dǎo)入、導(dǎo)出等功能。1、 管理分組“通訊簿”支持Outlook與Foxmail通訊簿格式，點(diǎn)擊左邊的“管理分組” 卷標(biāo)，則在右邊顯示管理分組的頁面，可以對(duì)分組進(jìn)行編輯、刪除、添加和打印 操作，方便對(duì)通訊簿的使用、管理和攜帶。如下圖：2、索引（按姓氏）點(diǎn)擊任意索引，則列出姓氏拼音以該字母開頭的所有人員的列表，如下圖：3、聯(lián)系人分組可以編輯、刪除、新建以

21、及查看聯(lián)系人的詳細(xì)信息。如下圖：第21頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693874、查找（關(guān)鍵字）“查找（關(guān)鍵字）”，輸入查詢關(guān)鍵詞，系統(tǒng)進(jìn)行模糊查詢。1.10 個(gè)人文件柜“個(gè)人文件柜”位于“我的辦公桌”下，用于存放自己的文件。用戶先建立 自己的文件夾，然后在文件夾里增加文件。個(gè)人文件柜具有對(duì)文本和Word文檔 全文檢索、文件和文件夾移動(dòng)等功能。個(gè)人文件夾中，對(duì)于有些文件夾，可以設(shè)置成為共享文件夾。設(shè)置共享文第22頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤夾的方法是，選定一個(gè)文件夾，點(diǎn)擊右下角的“共享此文件夾”選

22、項(xiàng)，如下圖示：在共享范圍中，點(diǎn)擊添加按鈕就可以添加可以共享的人員名單。修改權(quán)限的備選人員是共享范圍內(nèi)的人員，即具備修改權(quán)限的備選人員首先必須是共享范圍內(nèi)的人員。個(gè)人文件柜中，還可以實(shí)現(xiàn)全局檢索的功能，點(diǎn)擊“全局搜索”按鈕，可以看到如下功能：第23頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤按不同關(guān)鍵字進(jìn)行文件檢索，節(jié)省翻閱查找時(shí)間，如上圖所示。1.11 控制面板“控制面板”位于“我的辦公桌”下，包括個(gè)人資料、自定義用戶組等9個(gè)部分。第24頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤、個(gè)人資料“個(gè)人數(shù)據(jù)”用于填寫用戶

23、的個(gè)人信息，主要是詳細(xì)聯(lián)系方式，其它用戶可以在“組織機(jī)構(gòu)設(shè)置”中的“用戶信息查詢”中查閱。其中設(shè)置手機(jī)短信號(hào)碼的功能主要是針對(duì)“短信組件”使用，在個(gè)人資料中填寫手機(jī)號(hào)碼的，系統(tǒng)將可以直接給該用戶名發(fā)送手機(jī)短信，而不用另外指定手機(jī)號(hào)碼。B、個(gè)性設(shè)置設(shè)置用戶本人在討論區(qū)顯示的昵稱、頭像，還可以上傳自定義的頭像，界面主題設(shè)置、個(gè)人習(xí)慣設(shè)置等。第25頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤、個(gè)人網(wǎng)址“個(gè)人網(wǎng)址”可以編輯和添加、刪除個(gè)人收藏的網(wǎng)址鏈接，按序號(hào)升序排列，在桌面上可以顯示。直接點(diǎn)擊該收藏網(wǎng)址即能登陸。第26頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模

24、塊功能介紹 郝澤、修改密碼經(jīng)常使用修改密碼功能是保證自己密碼安全的有效手段之一，并且在這個(gè)頁面中可顯示最近十次該用戶修改密碼的紀(jì)錄。E、自定義桌面用戶從備選模塊中選出要顯示在桌面的相應(yīng)模塊，然后點(diǎn)擊“保存”返回。 F、我的賬戶在此每個(gè)用戶可以看到自己所擁有的別名和權(quán)限，包括：用戶的主角色、輔助角色和管理范圍。在此設(shè)定的別名，可以作為與用戶名一樣的登陸用名。第27頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤、安全日志安全日志主要顯示用戶登錄并做過的一些主要操作，并作為記錄保存下來。H、自定義用戶組自定義用戶組里自定義的是用戶在選擇

25、人員時(shí)所羅列的人員列表的組合。第28頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤戶可以自定義多個(gè)組，對(duì)應(yīng)經(jīng)常需要交流的人員名單。點(diǎn)擊設(shè)置用戶，可以選擇不同部門的不同用戶組合成為一個(gè)用戶組。第二章 工作流2.1 新建工作新建工作流，可以看到用戶有新建權(quán)限的所有工作流程以及相應(yīng)的分類。如上圖，點(diǎn)擊一下“新建工作”，就能看到該分類下用戶能新建的工作流程名稱、流程的文號(hào)以及流程步驟和步驟列表。如果用戶在工作流的步驟設(shè)計(jì)中，并沒有某一個(gè)流程的第一步驟地經(jīng)辦權(quán) 限，則在新建工作這個(gè)模塊中不顯示此流程，相應(yīng)的，如果用戶對(duì)于某一個(gè)分類的流程都沒有第一步驟地經(jīng)辦權(quán)限，就看

26、不到該分類顯示。如果用戶在所有的流程中第一步驟都無經(jīng)辦權(quán)限，則此用戶點(diǎn)擊新建工作時(shí)，將提醒該用戶無該模塊使用權(quán)限。工作流流程新建工作時(shí)，其流程步驟的屬性已經(jīng)由管理員在“系統(tǒng)管理工作流設(shè)置”中設(shè)計(jì)完畢，流程使用人員只需按照已固定的步驟進(jìn)行辦理和轉(zhuǎn)交。第29頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤下為新建工作后進(jìn)入流程表單中辦理的頁面，控件顯示為灰色的，在本步驟該控件為不可寫。主辦人辦理完畢后，點(diǎn)擊轉(zhuǎn)交下一步，進(jìn)行下一步主辦人和經(jīng)辦人員的選擇，并可選擇用短信或郵件提醒。第30頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝1389186938

27、7在表單的下面是公共附件區(qū)和會(huì)簽意見區(qū)，公共附件可以上傳文檔附件和對(duì)Word和Excel文檔進(jìn)行在線編輯。在會(huì)簽意見區(qū)可以保存自己的簽辦意見，不 論經(jīng)辦人或者主辦人都可以在此簽辦并且保存。如果用戶目前無法辦理，可以選擇“委托”，即委托給該步驟的經(jīng)辦人員之一，該流程步驟即轉(zhuǎn)為由該人員主辦，如下圖：可以使用內(nèi)部短信息或者手機(jī)短信息提醒本流程發(fā)起人和本流程所有經(jīng)辦人。 流程新建后，就進(jìn)入待辦工作中，所有未接收或者已接收的流程都在該模第31頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤中顯示。2.2 待辦工作新建工作流后，將出現(xiàn)以下界面，顯示為流程的名稱、文號(hào)以及

28、步驟和目前的狀態(tài)。尤其在主辦這個(gè)框內(nèi)，如果出現(xiàn)“主辦”字樣，說明用戶在當(dāng)前步驟為主辦人員，如果出現(xiàn)“會(huì)簽”字樣，則說明該用戶目前只是經(jīng)辦人員，可以簽辦意見，卻不能修改、保存表單和轉(zhuǎn)交下一步驟。待辦工作中區(qū)分羅列“未接收”、“辦理中”和“已辦結(jié)”三種，如果流程設(shè)計(jì)時(shí)對(duì)某個(gè)步驟有時(shí)限的限制，則在超出時(shí)限后會(huì)出現(xiàn)紅色警示。點(diǎn)辦理進(jìn)入流程辦理，主要是對(duì)表單的簽辦和保存。如果有人選擇關(guān)注該流程，在進(jìn)入流程辦理時(shí)，會(huì)提醒“此工作已被下列人員關(guān)注”的標(biāo)示。點(diǎn)擊主辦界面中的“關(guān)注情況”，也會(huì)出現(xiàn)相同提示。2.3 工作查詢對(duì)于已經(jīng)完成的流程，或正在進(jìn)行的流程，如果用戶是該流程的經(jīng)辦人員或者具備查詢權(quán)限的人員都可

29、以進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊工作查詢首先出現(xiàn)以下界面：第32頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公 協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤33頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤詢時(shí)，用戶可以根據(jù)工作流的狀態(tài)或者文號(hào)或者時(shí)期以及公共附件的名稱來查詢工作流，或者按照“表單數(shù)據(jù)條件”來選擇。表單數(shù)據(jù)指的是該工作流所使用表單中的各個(gè)控件的名稱，該查詢可以按照任意一個(gè)控件的值來查詢，查詢條件包括“大于”、“小于”等多種。2.4 工作監(jiān)控工作監(jiān)控模塊主要是針對(duì)具有某個(gè)流程監(jiān)控權(quán)限的用戶，如上圖顯示，監(jiān)控人可以查看表單并將流程轉(zhuǎn)交下一步和流程目前大概的辦理時(shí)間與

30、進(jìn)度。監(jiān)控人員的權(quán)限在工作流設(shè)計(jì)中設(shè)定。流程的監(jiān)控人，具有強(qiáng)制轉(zhuǎn)交下一步、刪除當(dāng)前流程、強(qiáng)制委托的權(quán)限。第三章 公共事務(wù)3.1 公告通知管理“公告通知管理”位于主菜單“公共事務(wù)”下，公告通知主要實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部公共告示的作用，是單位內(nèi)部不可缺少的信息發(fā)布與共享的功能。其操作界第34頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤如下圖所示：點(diǎn)擊標(biāo)題可查看通知的詳細(xì)內(nèi)容?！拔业霓k公桌”上就有“公告通知”模塊，如果一個(gè)公告通知狀態(tài)是“生效”，而且新建公告的時(shí)候選擇了“使用短信息提醒員工”，那么發(fā)送范圍內(nèi)的用戶都會(huì)收到這條公告通知，并且會(huì)在收到通知的同時(shí)收到一條提醒短

31、信。新建公告的時(shí)候可以選擇該公告的審批人，發(fā)布后由審批人審批，審批通過則可以被客戶看到，若不通過則被拒絕發(fā)布?！靶陆ü嫱ㄖ钡慕缑嫒缦聢D：第35頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤建公告通知的時(shí)候有多種選擇，首先就是格式。目前可供選擇的格式有“普通格式”和“MHT格式”兩種，后者無需輸入，只要在附件區(qū)上傳“.mht”格式 的文件即可，公告通知查看時(shí)就能直接顯示該格式的文件。公告通知的類型，這個(gè)類型是在“系統(tǒng)管理/系統(tǒng)代碼設(shè)置”中“公告通知” 中添加的，可以由系統(tǒng)管理員自行定義，用戶只要在此選擇相應(yīng)的類型即可。不同類型在發(fā)布的公告通知的標(biāo)題開頭處

32、有不同提示。公告通知的發(fā)布范圍是有三種選擇的，分別為：部門、角色和人員。按照三種不同的方式選擇，可以將公告通知發(fā)布精確至個(gè)人。如果按照部門發(fā)布，第36頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤只有被選擇的部門人員才能看到發(fā)布的公告通知，相應(yīng)的角色和人員也是一樣。公告通知可以選擇相應(yīng)的有效期限，利用日期控件可以選擇生效日期和失效日期。公告在達(dá)到失效日期以后自動(dòng)會(huì)轉(zhuǎn)為失效狀態(tài)。同時(shí)，公告通知的發(fā)布可以選擇是否用內(nèi)部短信和手機(jī)短信發(fā)送。公告通知的附件是可以在發(fā)布的時(shí)候直接在線編輯的，如果上傳的附件為 office文檔，則可以直接點(diǎn)擊編輯進(jìn)行修改。如果上傳為“

33、.mht”格式的附件， 在查看時(shí)可以直接顯示。發(fā)布公告通知的時(shí)候要選擇此公告的附件是否是可以被人下載和打印的，軟件默認(rèn)是可以下載。點(diǎn)擊“修改”進(jìn)入修改公告通知界面， 您可以對(duì)公告通知的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行修改，如果所帶的附件是Office文檔，還可以對(duì)Office文 檔進(jìn)行在線編輯。關(guān)于“MHT”格式的公告通知的發(fā)布，基本和上圖一樣?！癕HT”格式的公告通知可實(shí)現(xiàn)圖文混編，可以由各種文檔或者網(wǎng)頁保存為以“.mht”結(jié)尾的文件，并以此作為附件上傳。查閱時(shí)，直接顯示附件的內(nèi)容。點(diǎn)擊“附件”后的“編輯”按鈕，進(jìn)入Office文檔在線編輯頁面，實(shí)現(xiàn)快捷、方便的在線編輯功能。除了Office固有的菜單功能外，我

34、們還加入了手寫簽名、電子印章等功能，所有模塊的附件只要是Office文檔，就可以實(shí)現(xiàn)在線編輯。第37頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤告通知的查詢功能，能實(shí)現(xiàn)對(duì)公告通知的查詢或刪除。3.2 新聞管理新聞管理界面如下圖，點(diǎn)擊標(biāo)題可查看新聞的詳細(xì)情況，點(diǎn)擊“修改”可編輯新聞內(nèi)容，點(diǎn)擊“管理評(píng)論”可以進(jìn)入評(píng)論管理。第38頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤建一個(gè)新聞，新建新聞可以上傳附件，上傳后可直接對(duì)Office附件進(jìn)行在線編輯。“新聞”具中有查閱情況和評(píng)論功能，點(diǎn)擊“評(píng)論”按鈕，可評(píng)論新聞。3.3

35、投票管理投票管理模塊實(shí)現(xiàn)了針對(duì)某些議題進(jìn)行投票的功能，點(diǎn)擊進(jìn)入，可以看到 “投票管理”和“新建投票”兩個(gè)功能。1. 新建投票。點(diǎn)擊“新建投票”按鈕，建立一個(gè)新的投票項(xiàng)目，選擇發(fā) 布范圍，并可使用短信提醒，詳見下圖。第39頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693872. 投票管理。投票管理針對(duì)已發(fā)起的投票進(jìn)行管理，包括對(duì)投票項(xiàng)目的 增刪和修改，也可查看已發(fā)起的投票情況，投票一般可設(shè)定于桌面上。新建后在管理投票中可以查看到如下界面：第40頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤建的投票，需要設(shè)定投票的選項(xiàng)，點(diǎn)擊上圖中

36、的“投票項(xiàng)目”來增加 設(shè)計(jì)好的投票項(xiàng)目，增加項(xiàng)目后的新建投票可以正式進(jìn)入投票。3.4日程安排查詢“日程安排查詢”可以查看每一位員工的日程安排和任務(wù)安排，如果員工的日程安排類型是個(gè)人事務(wù)，在這里將查詢不到。在這里選擇日列表進(jìn)入，權(quán)限比較高的角色可以給人員安排工作，雙擊人名之后的空白處，就可給該員工安排該時(shí)間段的日程。日程安排查詢中也能顯示員工的任務(wù)，并顯示該任務(wù)從何時(shí)開始，將于何時(shí)結(jié)束。3.5 工作日志查詢“工作日志查詢”中，可以查看員工的工作日志。員工的工作日志查詢是按第41頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤： 在用戶的管理范圍內(nèi)，角色權(quán)限排序

37、比較高的用戶可以查看角色權(quán)限排序比較低的用戶的工作日志，同級(jí)不能查看。除查詢外，可以對(duì)員工的工作日志進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。3.6工作計(jì)劃“工作計(jì)劃”分為“工作計(jì)劃查詢”、“工作計(jì)劃管理”和“工作計(jì)劃類型設(shè)置”三部分。3.6.1 工作計(jì)劃查詢可查詢今日計(jì)劃、本周計(jì)劃、本月計(jì)劃，也可按照任何指定條件查詢。顯示的都是目前正在進(jìn)行中的計(jì)劃，界面如下圖所示：第42頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤需要附件，也可以上傳以供參閱，還可以根據(jù)計(jì)劃名稱、計(jì)劃內(nèi)容等關(guān)鍵字進(jìn)行查詢。如圖所示：3.6.2 工作計(jì)劃管理模塊主要為部門和單位負(fù)責(zé)人制定，擁有該模塊應(yīng)用權(quán)限的用戶可新建

38、和管理自己管轄范圍內(nèi)的工作計(jì)劃。工作計(jì)劃的發(fā)布范圍可指定多個(gè)部門，提交后發(fā)布人仍可修改工作計(jì)劃內(nèi)容。第43頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693873.6.3 工作計(jì)劃類型設(shè)置模塊主要為部門和單位負(fù)責(zé)人制定，擁有該模塊應(yīng)用權(quán)限的用戶可添加工作計(jì)劃和對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行排序。如下圖所示：第44頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693873.7 公共通訊薄公共通訊簿的主界面同“我的辦公桌”下的“通訊簿”，公共通訊簿的設(shè)置在“系統(tǒng)管理”下的“公共事務(wù)設(shè)置”里。3.8 組織機(jī)構(gòu)信息組織機(jī)構(gòu)信息”位于主菜單“公共事務(wù)”下面，包括三個(gè)

39、菜單項(xiàng)。此功能可以查看單位信息和部門信息，在部門信息中以表格形式列出本部門主管等組織結(jié)構(gòu)，在用戶信息查詢中，可以查詢到用戶的檔案信息及用戶詳細(xì)資料。第45頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤個(gè)模塊是在“系統(tǒng)管理”中設(shè)置的，在系統(tǒng)管理中，可分別對(duì)單位管理、部門管理、用戶管理以及角色與權(quán)限的管理的信息進(jìn)行設(shè)置和修改。例如單位管理如下圖：第四章 信息交流4.1 討論區(qū)討論區(qū)位于主菜單“信息交流”下，分為兩部分內(nèi)部討論區(qū)和超級(jí)論壇。下面主要介紹一下內(nèi)部討論區(qū)，超級(jí)論壇需在技術(shù)人員指導(dǎo)下安裝論壇程序。內(nèi)部討論區(qū)的主題是由管理員設(shè)置的，設(shè)置方法詳見“系統(tǒng)管理

40、”下的“討論區(qū)設(shè)置”。進(jìn)入內(nèi)部討論區(qū)，首先顯示討論區(qū)列表：第46頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤論區(qū)可以是對(duì)全體員工開放，也可以是僅對(duì)某個(gè)部門開放。選擇一個(gè)討論區(qū)主題進(jìn)入該討論區(qū)。當(dāng)有回復(fù)時(shí)，發(fā)帖人不能再刪除帖子。管理員和版主可以看到匿名貼子的真實(shí)姓名。當(dāng)用戶以真實(shí)姓名發(fā)帖時(shí)將發(fā)短消息回復(fù)，匿名時(shí)不發(fā)短信息提醒。用戶可通過點(diǎn)擊右上角的“其它討論區(qū)”返回討論區(qū)列表。4.2 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議網(wǎng)絡(luò)會(huì)議位于主菜單“信息交流”下，包括三個(gè)菜單項(xiàng)。A. 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議管理。操作界面如下圖所示：網(wǎng)絡(luò)會(huì)議是由具有“網(wǎng)絡(luò)會(huì)議管理”權(quán)限的用戶創(chuàng)建的，在此建立網(wǎng)絡(luò)會(huì)議后，在下面的“網(wǎng)絡(luò)會(huì)議”模塊中進(jìn)入會(huì)議。B. 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，首先顯示網(wǎng)絡(luò)會(huì)議列表：網(wǎng)絡(luò)會(huì)議可以是對(duì)全體員工開放，也可以是僅對(duì)某