公司會議管理制度

1、公司會議管理制度1 目的建立、完善內(nèi)部溝通渠道，合理安排會議時間、場地，規(guī)范會議 程序。2 范圍適用于公司組織及參加的各類會議，各經(jīng)營單元參照本制度可自 行制定經(jīng)營單元會議管理制度。3 會議分類與職責分工3.1 內(nèi)部會議3.1.1 股東大會：由董事長召集，登記股東、全體董事、監(jiān)事參加， 由董事會秘書負責組織。3.1.2 董事會：由董事長召集，全體董事、監(jiān)事參加，由董事會辦 公室負責組織。3.1.3 董事會各專業(yè)委員會會議：根據(jù)各專業(yè)委員會工作細則的具 體規(guī)定執(zhí)行。3.1.4 CEO專題會：由CEO召集，與議題相關(guān)的人員參加，由董事 會辦公室負責組織。3.1.5 CEO 辦公會下屬專業(yè)委員會會議

2、由委員會主任召集，委員及 與議題相關(guān)的人員參加，委員會日常管理機構(gòu)負責組織。3.1.6 納入基本會議制度的例會按公司基本會議制度的規(guī)定執(zhí) 行（見附件一） 。黨務(wù)會議：由黨委書記（或副書記）召集有關(guān)人員參加，由黨群工作部負責組織。公司全體員工（代表）會議：由董事長或受托人召集，公司 全體員工或員工代表參加，由黨群工作部負責組織。3.2外部會議公司上級主管部門或外單位在公司召開的會議（如現(xiàn)場會、 報告會、主題會、辦公會等），屬于行政工作的由董事會辦公室受理 并負責組織，屬于黨務(wù)工作的由黨群工作部受理并負責組織。由上級主管部門或外單位組織召開，需要公司派員參加的會 議，根據(jù)外部收文及辦文程序報相關(guān)領(lǐng)

3、導(dǎo)后派員參加。外部會議的審批（1 ）上級主管部門或外單位在公司召開的會議需報公司董事長（CEO審批。（2） 由省、市黨政主要領(lǐng)導(dǎo)主持召集的會議，有關(guān)部門接到會議通 知后，應(yīng)將會議通知呈報董事長（CEO批復(fù)并確定派出參會人員， 由董事會辦公室通知參會人員。（3）省、市有關(guān)廳局經(jīng)營、業(yè)務(wù)類會議由對口聯(lián)系部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審批并指定人員參加。（4）黨務(wù)會議由黨委書記（或副書記）指定人員參加。（5）其他會議（如：工會、社區(qū)、協(xié)會團體等召開的會議）由分管領(lǐng)導(dǎo)審批、安排人員參加。4 會議安排與規(guī)范4.1 公司年度總結(jié)、表彰大會或公司宣布重大決定的會議等，由董事長（CEO）指定相關(guān)人員和部門組織。4.2 納入基

4、本會議制度的例會，原則上按例行規(guī)定的時間、地點、 內(nèi)容、組織形式召開。4.3 會議召集部門負責發(fā)布會議通知并根據(jù)通知閱讀情況以電話或 短信形式及時提醒。4.4 電話會議由會議召集部門向行政管理部提出申請，行政管理部 負責準備相關(guān)設(shè)備，董事會辦公室負責設(shè)置會議密碼，并根據(jù)會議 召集部門提供的電話參會人員名單在會前 30 分鐘以手機短信方式 將接入操作方式及會議密碼發(fā)送需參會人。4.5 視頻會議按視頻會議管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。4.5 需支出費用的會議， 會議組織部門應(yīng)事先編制會務(wù)方案， 經(jīng) CEO 審批同意后方可籌辦；大型業(yè)務(wù)會議還必須同時提交詳細的策劃方 案。會務(wù)方案主要內(nèi)容包括：（1） 會議基本

5、情況：會議名稱、會議目的、會議內(nèi)容、會議地點、 參會人數(shù)及人員組成、會議主要日程安排等。（2） 會議費用概算：會議單項費用概算、概算說明及其他有關(guān)財 務(wù)說明等。4.6 如果會議在時間、地點、參會人員等方面發(fā)生沖突，應(yīng)遵循小 會服從大會、局部服從整體、下級服從上級的原則進行變更。4.7 重要會議須簽到，由會議召集部門負責，簽到表和會議紀要一起歸檔保存。4.8 會議必須指定專人擔任記錄員，記錄人員根據(jù)主持人要求起草 會議紀要。4.9 會議紀要的基本表達格式為：紀要標題、會議時間、地點、主 題、主持人、參會人員、出席情況、記錄人、研究討論的決議等內(nèi) 容。4.10 涉密工作會議須做好會議保密工作，視會

6、議應(yīng)關(guān)閉通訊工具， 涉密資料非會議組織者不得帶離會場，無線話筒在不使用時要做到 隨時關(guān)閉，4.11 會議紀要須按規(guī)定范圍發(fā)放， 未經(jīng)批準， 收閱人不得自行轉(zhuǎn)發(fā) 或傳達。4.12 會議廳使用與管理按會議廳管理辦法執(zhí)行。 （見附件二）5 會議紀律 不準無故缺席、遲到、早退； 不準不帶記錄本； 不準吸煙、嚼檳榔、口香糖等； 不準在會場接電話，手機必須按規(guī)定設(shè)置為靜音、振動或 關(guān)閉； 不準打瞌睡； 不準坐姿東倒西歪； 不準交頭接耳； 不準做與會議無關(guān)的事情。6附件附件一：公司基本會議制度附件二：會議廳管理辦法附件公司基本會議制度1 季度經(jīng)營工作例會1.1 時間 ：每季結(jié)束后第五個工作日1.2 召集人

7、：董事長（ CEO）1.3 參加人 高級總裁；副總裁、總監(jiān)、總工程師、總裁助理； 董事長助理、直屬部門負責人、經(jīng)營單元負責人； 其他高管人員、董事長秘書、項目管理研究員列席會議。1.4 基本議程 經(jīng)營單元負責人依序報告季度生產(chǎn)經(jīng)營情況； 就重大共性問題開展討論、進行決策； 公司重大管理議題研討； 董事長（CEO作會議總結(jié)。1.5 會議相關(guān)問題 經(jīng)營單元季度生產(chǎn)經(jīng)營報告及重大共性問題需在會議前 3 個 工作日以電子文檔形式提交董事會辦公室； 董事會辦公室負責發(fā)布會議通知及落實參會情況、負責會議 記錄并在會議結(jié)束后 3 個工作日內(nèi)形成紀要，負責會后將會 議用各類資料整理存檔（含電子文檔和文本。2

8、CEO 辦公會專業(yè)委員會工作會議2.1 時間： 根據(jù)工作的進展需要，不定期召開。2.2召集人：CEO辦公會專業(yè)委員會主任。2.3 參加人 相關(guān)“輔線”領(lǐng)導(dǎo)； 相關(guān)直屬部門負責人； 事業(yè)部和分、子公司相關(guān)人員（重要議題可明確第一負責人 不得缺席）； 董事會辦公室項目管理研究員。2.4 會議組織 會議召集人每周五向行政管理部提交下周專項會議計劃，行 政管理部負責會議室的安排與協(xié)調(diào)； 行政管理部將所確定的會議場地和時間通知各召集人，由各 專業(yè)委員會日常機構(gòu)的歸口部門或召集人直管部門負責發(fā)布 會議通知，并落實參會情況。 緊急情況需要的會議，可由董事會辦公室協(xié)調(diào)及時召開。2.5 議程 針對高級總裁、副總

9、裁、總監(jiān)、總工程師、總裁助理的專項工 作進行研討； 就所討論的專題形成相關(guān)制度或工作程序草案， 提出解決專門 問題的方案； 召集人在授權(quán)范圍內(nèi)解決專項問題。2.6 會議相關(guān)問題 召集人直管部門負責會議記錄，在會議后 2 個工作日內(nèi)形成會議紀要，抄送董事會辦公室，并將會議情況整理，按公司檔案管理制度存檔； 召集人在會議結(jié)束后就會議中重要問題專題向董事長（CEO）匯報。3董事長（CEO專題辦公會3.1 時間： 根據(jù)工作的進展需要，不定期召開。3.2 召集人： 董事長（ CEO；3.3 參加人： 事件相關(guān)人員、董事會辦公室項目管理研究員和董事長（CEO指定的其他人員。3.4 議程 董事長（CEO提出

10、認為需要了解和討論解決的專項問題； 就所討論的專題形成相關(guān)制度或工作程序草案，提出解決 專門問題的方案； 董事長（ CEO 現(xiàn)場解決提出的問題。3.5 會議相關(guān)問題董事會辦公室負責發(fā)布會議通知并落實參會情況、 負責會議記 錄并在會議結(jié)束后 3 個工作日內(nèi)形成紀要，負責會后將會議用各類 資料整理存檔（含電子文檔和文本 。4 半年度經(jīng)營工作會議4.1 時間 ：每年 7 月下旬；4.2 召集人 ：董事長 （CEO）4.3 參加人 ： 高級總裁；副總裁、總監(jiān)、總工程師、總裁助理； 董事長助理、直屬部門負責人、經(jīng)營單元負責人； 其他高管人員、董事長秘書、項目管理研究員列席會議。4.4 議程 經(jīng)營單元負責

11、人報告半年度生產(chǎn)經(jīng)營情況；各線、相關(guān)部門 進行本系統(tǒng)半年運行 工作總結(jié)匯報； 就報告所涉及問題與經(jīng)營單元進行溝通、分析、研討，并進 行報告效果評價。 董事長（CEO作會議總結(jié)。4.5 會議相關(guān)問題 各匯報單位應(yīng)于會議召開 7 個工作日前（或根據(jù)通知要求） 將匯報材料的電子文檔， 提交至董事會辦公室； 董事會辦公室負責發(fā)布會議通知及落實參會情況、負責會議 記錄并在會議結(jié)束后 5 個工作日內(nèi)形成紀要，負責會后將會 議用各類資料整理存檔（含電子文檔和文本） 。5 公司年度經(jīng)營工作會議5.1 時間：當年 12月下旬或來年 1 月上旬；5.2 召集人 ：董事長（ CEO ）5.3 參加人 ： 高級總裁；

12、副總裁、總監(jiān)、總工程師、總裁助理； 董事長助理、直屬部門負責人、經(jīng)營單元負責人； 其他高管人員、董事長秘書、持續(xù)改進項目管理研究員列席會議。5.4議程 事業(yè)部和分、子公司負責人作本經(jīng)營單元的年度總結(jié)報告； 董事長（CEO作年度經(jīng)營工作報告， 總結(jié)全年經(jīng)營運行情況， 確定下一年度公司經(jīng)營目標和發(fā)展規(guī)劃，部署下年度各項工作計劃； 討論本年度經(jīng)營、管理等重大、共性問題； 董事長（CEO作會議總結(jié)。5.5會議相關(guān)問題 各經(jīng)營單元年度需在會議前 10個工作日將書面報告送交董事 會辦公室； 董事會辦公室負責發(fā)布會議通知及落實參會情況、負責會議 記錄并在會議結(jié)束后 5個工作日內(nèi)形成紀要，負責會后將會 議用各

13、類資料整理存檔（含電子文檔和文本。附件二：會議廳使用管理辦法1目的規(guī)范會議廳的使用和管理，提高會議廳使用效率，維護和保持 會議廳的環(huán)境。2范圍適用于公司所有會議廳、接待室管理。3 職責 行政管理部負責本辦法的制定與實施，部門所屬會議廳、接待 室應(yīng)按照此辦法執(zhí)行。4 會議廳使用程序4.1各部門需使用會議廳， 應(yīng)提前半個工作日通過 0A填寫會議廳 使用申請單，申請中上應(yīng)詳細說明到會人數(shù)、需準備的接待物品、 需要行政管理部協(xié)助工作及其他有關(guān)項目， 并電話告知行政管理部。4.2 行政管理部按接待要求安排好會議廳并通知申請部門。4.3 緊急會議應(yīng)至少提前三十分鐘將通知接待部門，以便及時調(diào)整安排會議廳，并于會議后及時通過0A補辦申請手續(xù)。4.4 各部門應(yīng)按預(yù)定時間準時使用會議廳，如需提前或延長使用時 間，應(yīng)及時通知行政管理部。4.5 會議廳使用完畢，使用部門應(yīng)關(guān)閉室內(nèi)電器電源開關(guān)，及時通 知行政管理部整理會場，關(guān)閉會議廳。5 會議廳管理5.1 行政管理部根據(jù)需要合理安排會議廳， 如遇會議廳使用有沖突， 應(yīng)遵循小會服從大會、局部服從整體、下級服從上級的原則進行調(diào)整。5