文檔管理系統(tǒng)方案知識講解

1、文檔管理系統(tǒng)解決方案2010.081 概述 - 5 -1.1 系統(tǒng)目標(biāo) -51.2 系統(tǒng)框架 -52 設(shè)計(jì)方案 - 6 -2.1系統(tǒng)管理 -6 組織機(jī)構(gòu) - 6 -人員管理 - 6 -編碼配置 - 7 -權(quán)限管理 - 7 -文檔后臺管理 - 7 -2.2 文檔管理主頁 - 7 文檔發(fā)布 - 7 -文檔排名 - 7 -文檔推薦 - 7 -文檔分類 - 7 -2.3 文檔管理功能 - 7 文檔上傳 - 8 -文檔下載 - 8 -文檔閱讀 - 8 -文檔播放 - 8 -文檔查找 - 9 -文檔統(tǒng)計(jì) - 9 -2.4 系統(tǒng)接口 - 9-提供的接口 - 9 -需要的接口 - 9 -1 概述隨著企業(yè)信息化

2、建設(shè)的推進(jìn)，企業(yè)已經(jīng)在兩個(gè)方面進(jìn)行了較多的信息化應(yīng)用，一方面是 具體業(yè)務(wù)的數(shù)字化，一方面是以公文流轉(zhuǎn)為主的日常辦公信息化。隨著這些工作的開展，企 業(yè)電子信息數(shù)據(jù)主要以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫和非結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)庫為主，除開這些數(shù)據(jù)外，像 音頻、視頻、資料等電子文檔則沒有進(jìn)行規(guī)范管理。為此，在企業(yè)構(gòu)建“統(tǒng)一” 、“集中”的 文檔管理系統(tǒng)顯得極為必要。1.1 系統(tǒng)目標(biāo)文檔管理系統(tǒng)總的目標(biāo)是建設(shè)集中、共享的企業(yè)文檔服務(wù)。其中要達(dá)到如下幾個(gè)要點(diǎn)。集中統(tǒng)一的管理：目前各部門都有相應(yīng)的文檔，各自存儲，存儲方式也不盡相同，容易 丟失、查找困難。文檔管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心，集中進(jìn)行文檔管理。整個(gè)企業(yè) 都采用這個(gè)文

3、檔管理服務(wù)。信息共享與權(quán)限：文檔可以通過設(shè)置進(jìn)行共享，加快文檔的傳遞；對于機(jī)密文件和個(gè)人 私密文件，可以通過權(quán)限控制杜絕他人訪問或者允許個(gè)別訪問。及時(shí)更新文檔發(fā)布：對于個(gè)人需要關(guān)注的、或者他人推薦的文檔第一時(shí)間反應(yīng)出來。合理完善的接口：通過接口使得其他系統(tǒng)能夠訪問文檔系統(tǒng)，使得文檔系統(tǒng)成為企業(yè)唯 一的文檔存儲、管理系統(tǒng)。一點(diǎn)登錄：通過登錄接口，允許從其他系統(tǒng)登錄后，自動登錄文檔系統(tǒng)。1.2 系統(tǒng)框架2設(shè)計(jì)方案2.1 系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理主要完成系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)后臺配置及登錄人員信息及前線的管理。組織機(jī)構(gòu)對企業(yè)涉及到電子文檔管理的相關(guān)部門進(jìn)行登記。以樹狀結(jié)構(gòu)方式體現(xiàn)組織的上下級管 理。是人員和權(quán)限管理的

4、基礎(chǔ)。人員管理在組織機(jī)構(gòu)下建立人員信息資料。并設(shè)置登錄缺省賬號和密碼。人員信息中做好與相關(guān)其他應(yīng)用系統(tǒng)一點(diǎn)登錄的對照關(guān)系。其他系統(tǒng)連接進(jìn)入文檔管理 后能夠自動完成登錄。2.1.3 編碼配置對系統(tǒng)中使用到的相關(guān)編碼、如部門類別、文檔類別等等需要選擇的編碼進(jìn)行配置。2.1.4 權(quán)限管理 對系統(tǒng)中的人員進(jìn)行權(quán)限分配，主要分配的是文檔的管理權(quán)限。文檔的訪問權(quán)限不在系統(tǒng)功 能中配置，而是上傳者進(jìn)行配置。2.1.5 文檔后臺管理 該功能由管理員或相應(yīng)權(quán)限的人，可以對系統(tǒng)中文件進(jìn)行刪除、訪問權(quán)限配置、評論刪 除等等。除等等。2.2 文檔管理主頁2.2.1 文檔發(fā)布 文檔發(fā)布功能不是做文檔發(fā)布，而是新發(fā)布的文

5、檔的信息。能夠及時(shí)反映文檔上傳的動態(tài)。 也讓相映的需要關(guān)心的人及時(shí)了解到信息。2.2.2 文檔排名文檔排名按照訪問頻率進(jìn)行排名，并在主頁上顯示前 10 名。2.2.3 文檔推薦主頁上顯示有閱讀者推薦的文檔的前 10 名。2.2.4 文檔分類文檔分類則是列舉出重要的文檔分類，如按照法律法規(guī)、工作規(guī)范、報(bào)表、音視頻等類別。 點(diǎn)擊后能夠按照時(shí)間順序顯示文檔，并進(jìn)行訪問。2.3 文檔管理功能文檔管理實(shí)現(xiàn)文檔本身的各種操作，包括上傳、下載、于都、播放、查找、評論、推薦等等2.3.1 文檔上傳 文檔上傳首先需要登錄系統(tǒng)，沒有登錄系統(tǒng)不能進(jìn)行文件的操作。但是可以閱讀文件。 上傳文件時(shí)需要進(jìn)行登記的內(nèi)容有：文

6、件名、文件摘要、文件類別，并 確定文件的權(quán)限級別，權(quán)限包括：部門共享、部門及上級共享、部門及下級共享、全部共享、私有、指定共 享，其中制定共享可以選擇本單位的人，只有指定的人才能訪問。權(quán)限還包括設(shè)置是否允許下載，缺省設(shè)置為可以下載。 對于自己上傳的文件，可以進(jìn)行覆蓋和刪除。2.3.2 文檔下載 文檔下載是針對非音視頻文件，音視頻文件不能下載，紡織流量過大。 文檔下載也由權(quán)限控制 ，對于完全共享的文件，無需登錄即可訪問，部門共享的必須是發(fā)文者同部門的人才能訪問；對于部門級上級共享的是本部門及上級管理部門可以訪問；部 門及下級共享是本部門及下級部門可以訪問。2.3.3 文檔閱讀文檔閱讀的權(quán)限與文檔

7、下載類似 。不同的是，即便是完全共享的文件，如果不登錄系統(tǒng)也不 能下載。文檔閱讀針對的是 PDF、Word、Excel 等常見格式文件，不能識別的文件只能下載閱讀。這類 可以識別的文件，自動采用 內(nèi)嵌瀏覽 的方式。文檔評論：在閱讀中，讀者可以加入自己的評論，評論會根據(jù)文件的權(quán)限自動反饋到主 頁中。文檔推薦：在閱讀時(shí)，讀者可以對文檔進(jìn)行推薦，推薦的文檔也會進(jìn)入主頁推薦文檔排 名。2.3.4 文檔播放對于多媒體文檔，系統(tǒng)不運(yùn)行下載（可以通過管理員獲得文件） ，只能進(jìn)行在線播放。 系統(tǒng)內(nèi)嵌播放組件。2.3.5 文檔查找 文檔查找可以通過文件名、日期、大小、類別、發(fā)布者、發(fā)布部門、摘要模糊查找文件。查 找到文件后，可以進(jìn)行以上文件操作。2.3.6 文檔統(tǒng)計(jì) 文檔統(tǒng)計(jì)主要完成對系統(tǒng)中文檔的總體情況進(jìn)行匯總，包括文檔總量、文檔大小總量、文檔 增量等。2.4系統(tǒng)接口2.4.1提供的接口文檔上傳接口：通過 webservice 的方式提供給其他系統(tǒng)進(jìn)行文件上傳。文檔下載接口：通過Webservice的方式提供給其他系統(tǒng)進(jìn)