說同學(xué)聚會話項目管理.

1、說說“同學(xué)聚會同學(xué)聚會”話話“項目管理項目管理”周周 清清 湘湘信息管理中心信息管理中心 1 1 工作內(nèi)容工作內(nèi)容 2 核核心心員員工工日日常常事事務(wù)務(wù)制定工作計劃制定工作計劃定期召開例會定期召開例會撰寫工作總結(jié)撰寫工作總結(jié)日常工作處理日常工作處理內(nèi)內(nèi)控控管管理理協(xié)協(xié)同同工工作作定期監(jiān)控執(zhí)行情況定期監(jiān)控執(zhí)行情況間歇性督促、強(qiáng)調(diào)間歇性督促、強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵工作風(fēng)險規(guī)避關(guān)鍵工作風(fēng)險規(guī)避配合其它部門工作配合其它部門工作主導(dǎo)主導(dǎo)“小項目小項目”實施實施歷時三周左右，須歷時三周左右，須三個部門以上配合三個部門以上配合提提 綱綱l 項目概論項目概論l 案例素材案例素材l 項目背景項目背景l(fā) 立項確認(rèn)立項確認(rèn)l 項

2、目啟動項目啟動l 確定計劃確定計劃l 實施與監(jiān)控實施與監(jiān)控l 項目收尾項目收尾l 再說項目再說項目 3 項目概論項目概論 4 綜合綜合范圍范圍時間時間費用費用質(zhì)量質(zhì)量人員人員溝通溝通風(fēng)險風(fēng)險采購采購內(nèi)容內(nèi)容階段階段啟動啟動計劃計劃實施實施監(jiān)控監(jiān)控收尾收尾案例素材案例素材 5 廈門大學(xué)貿(mào)易經(jīng)濟(jì)系廈門大學(xué)貿(mào)易經(jīng)濟(jì)系9002本科班，系本科班，系1990年年09月入月入學(xué)，學(xué)，1994年年07月畢業(yè)。在校期間學(xué)生月畢業(yè)。在校期間學(xué)生42（女：（女：15）人，）人，其中，輔導(dǎo)員：周清湘；班長：林進(jìn)劇；支部書記：鄧其中，輔導(dǎo)員：周清湘；班長：林進(jìn)?。恢Р繒洠亨嚌欇x。自畢業(yè)參加工作至今，尚未集體聚會。潤輝

3、。自畢業(yè)參加工作至今，尚未集體聚會。項目背景項目背景 6 歲月悠悠，情誼綿綿。二十四年前，我們從五湖四海相聚廈門歲月悠悠，情誼綿綿。二十四年前，我們從五湖四海相聚廈門大學(xué)，而后四年中，我們朝夕相處，共同渡過了人生最純真、最美大學(xué)，而后四年中，我們朝夕相處，共同渡過了人生最純真、最美好、最值得留戀的大學(xué)校園生活。二十載匆匆而去，不同的經(jīng)歷，好、最值得留戀的大學(xué)校園生活。二十載匆匆而去，不同的經(jīng)歷，不同的生活，不同的地方使我們天各一方，但不變的永遠(yuǎn)是彼此濃不同的生活，不同的地方使我們天各一方，但不變的永遠(yuǎn)是彼此濃濃的同窗深情。濃的同窗深情。如今，我們已經(jīng)進(jìn)入不惑之年，離開學(xué)校已經(jīng)二十年了。二十如今

4、，我們已經(jīng)進(jìn)入不惑之年，離開學(xué)校已經(jīng)二十年了。二十年的分別是二十年的牽念，離別，給了我們相約的再聚機(jī)會。在經(jīng)年的分別是二十年的牽念，離別，給了我們相約的再聚機(jī)會。在經(jīng)歷了社會的磨練之后，同學(xué)們再次相聚校園，是否會勾起心中那段歷了社會的磨練之后，同學(xué)們再次相聚校園，是否會勾起心中那段塵封多年的記憶？引出多少對生活的感慨？激發(fā)更多對美好未來的塵封多年的記憶？引出多少對生活的感慨？激發(fā)更多對美好未來的憧憬憧憬情情 感感 需需 求求立項確認(rèn)立項確認(rèn) 7 林進(jìn)劇、鄧潤輝發(fā)起廈門大學(xué)貿(mào)易經(jīng)濟(jì)系林進(jìn)劇、鄧潤輝發(fā)起廈門大學(xué)貿(mào)易經(jīng)濟(jì)系9002班畢業(yè)二十年聚會倡議。通班畢業(yè)二十年聚會倡議。通過電話、郵件、過電話、

5、郵件、QQ等通訊形式了解本班同學(xué)的聚會意愿。得到多數(shù)同學(xué)的等通訊形式了解本班同學(xué)的聚會意愿。得到多數(shù)同學(xué)的支持，迫切要求開展一場聚會，慶祝畢業(yè)二十周年。大家一直認(rèn)為：班長支持，迫切要求開展一場聚會，慶祝畢業(yè)二十周年。大家一直認(rèn)為：班長林進(jìn)劇同學(xué)作為本次組委會負(fù)責(zé)人是最合適的人選。林進(jìn)劇同學(xué)作為本次組委會負(fù)責(zé)人是最合適的人選。項目發(fā)起項目發(fā)起聚會日期：公元聚會日期：公元2014年年05月月01日至日至03日；日；舉辦地點：廈門大學(xué)；舉辦地點：廈門大學(xué)；資金來源：團(tuán)支書鄧潤輝（土豪，企業(yè)老板）承擔(dān)聚會期間所有費用；資金來源：團(tuán)支書鄧潤輝（土豪，企業(yè)老板）承擔(dān)聚會期間所有費用；交通費用：參會同學(xué)自行

6、解決往返廈門的車船費。交通費用：參會同學(xué)自行解決往返廈門的車船費。達(dá)成共識達(dá)成共識項目啟動項目啟動p 項目目標(biāo)項目目標(biāo)p 組織保障組織保障p 策劃與任務(wù)策劃與任務(wù)p 啟動會議啟動會議p 過程分析過程分析 8 項目啟動項目啟動- -目標(biāo)目標(biāo) 9 u實現(xiàn)畢業(yè)二十年再次相聚母校實現(xiàn)畢業(yè)二十年再次相聚母校u80%以上的同學(xué)能夠出席聚會以上的同學(xué)能夠出席聚會u追憶校園生活，分享事業(yè)變遷追憶校園生活，分享事業(yè)變遷u領(lǐng)略母校變化及游覽南普陀寺領(lǐng)略母校變化及游覽南普陀寺u參觀當(dāng)年的學(xué)生宿舍及圖書館參觀當(dāng)年的學(xué)生宿舍及圖書館u看望、慰問尚健在的任課老師看望、慰問尚健在的任課老師u記錄聚會過程，與會人員珍藏記錄聚

7、會過程，與會人員珍藏項目啟動項目啟動- -組織保障組織保障 10 項目贊助人項目贊助人（周清湘、鄧潤輝）周清湘、鄧潤輝）組委會主任組委會主任（林進(jìn)劇）（林進(jìn)劇）宣傳組宣傳組（曾瑩瑩）（曾瑩瑩）后勤組后勤組（黃麗珍）（黃麗珍）采購組采購組（張煌勇）（張煌勇）外聯(lián)組外聯(lián)組（許閩陽）（許閩陽）財務(wù)組財務(wù)組（朱祝培）（朱祝培）葉葉偉偉偉偉張張培培東東何何燕燕鵬鵬黃黃春春治治后勤后勤組：組：具體負(fù)責(zé)聚會活動組織和日程具體負(fù)責(zé)聚會活動組織和日程安排、報到、交通、食宿安排。安排、報到、交通、食宿安排。采購組：采購組：主要負(fù)責(zé)賓館預(yù)訂、場地預(yù)訂、出租車租賃、各類物品購買等。主要負(fù)責(zé)賓館預(yù)訂、場地預(yù)訂、出租車租

8、賃、各類物品購買等。財務(wù)組：財務(wù)組：負(fù)責(zé)制定人均費用預(yù)算、費用支出及財務(wù)公開等事務(wù)。負(fù)責(zé)制定人均費用預(yù)算、費用支出及財務(wù)公開等事務(wù)。宣傳組：宣傳組：負(fù)責(zé)場地布置、攝影、通訊錄制作、光盤編制、發(fā)放，條幅懸掛。負(fù)責(zé)場地布置、攝影、通訊錄制作、光盤編制、發(fā)放，條幅懸掛。外聯(lián)組：外聯(lián)組：負(fù)責(zé)對同學(xué)、老師聯(lián)系與邀請，安排拜會任課老師。負(fù)責(zé)對同學(xué)、老師聯(lián)系與邀請，安排拜會任課老師。項目啟動項目啟動- -策劃與任務(wù)書策劃與任務(wù)書 11 u項目描述：項目描述：背景、需求、目的和目標(biāo)背景、需求、目的和目標(biāo)u里里 程程 碑：碑：項目關(guān)鍵任務(wù)和時間節(jié)點項目關(guān)鍵任務(wù)和時間節(jié)點目標(biāo)責(zé)任書目標(biāo)責(zé)任書及活動及活動方案方案同

9、學(xué)集同學(xué)集合完畢合完畢廈大聚會廈大聚會參觀校園參觀校園紀(jì)念品紀(jì)念品財務(wù)結(jié)算財務(wù)結(jié)算看望任看望任課教師課教師u評價標(biāo)準(zhǔn)：評價標(biāo)準(zhǔn)：本次聚會成功標(biāo)準(zhǔn)的度量或驗收規(guī)程（滿意度）本次聚會成功標(biāo)準(zhǔn)的度量或驗收規(guī)程（滿意度）u約束條件：約束條件：過程中的限制性條件，將會影響聚會的風(fēng)險和成本過程中的限制性條件，將會影響聚會的風(fēng)險和成本u干干 系系 人：人：組委會成員、賓館經(jīng)理、出資者、任課老師等組委會成員、賓館經(jīng)理、出資者、任課老師等項目啟動項目啟動- -啟動會議啟動會議 12 u核心內(nèi)容：核心內(nèi)容：強(qiáng)調(diào)目標(biāo)目的，確定工作方式、管理方式強(qiáng)調(diào)目標(biāo)目的，確定工作方式、管理方式u組織確定：組織確定：明確組委會組織

10、結(jié)構(gòu)及核心成員明確組委會組織結(jié)構(gòu)及核心成員u工作分工：工作分工：各組織的工作職責(zé)及人員具體分工各組織的工作職責(zé)及人員具體分工u日常管理：日常管理：確立日常交流、溝通機(jī)制，關(guān)鍵環(huán)節(jié)例會及決議確立日常交流、溝通機(jī)制，關(guān)鍵環(huán)節(jié)例會及決議u明確里程碑：明確里程碑：聚會關(guān)鍵工作節(jié)點確定，具體時間點確認(rèn)聚會關(guān)鍵工作節(jié)點確定，具體時間點確認(rèn)u工作部署：工作部署：安排最近階段具體工作及承擔(dān)者安排最近階段具體工作及承擔(dān)者u信息發(fā)布：信息發(fā)布：會議決議發(fā)布（老師、同學(xué)）及執(zhí)行（項目成員）會議決議發(fā)布（老師、同學(xué)）及執(zhí)行（項目成員）u輸出內(nèi)容：輸出內(nèi)容：組委會名單暨分工、聚會策劃書、同學(xué)通訊錄組委會名單暨分工、聚會

11、策劃書、同學(xué)通訊錄項目啟動項目啟動- -過程分析過程分析 13 范圍管理范圍管理時間時間管理管理費用費用管理管理質(zhì)量質(zhì)量管理管理人員人員管理管理溝通溝通管理管理風(fēng)險風(fēng)險管理管理采購采購管理管理討論、確定聚會涉討論、確定聚會涉及的工作內(nèi)容，人及的工作內(nèi)容，人員范圍、時間范圍員范圍、時間范圍確認(rèn)聚會里程碑及確認(rèn)聚會里程碑及關(guān)鍵時間點關(guān)鍵時間點找到聚會贊助方，找到聚會贊助方，界定費用支持方式界定費用支持方式同學(xué)們對聚會同學(xué)們對聚會后的滿意度、后的滿意度、成功標(biāo)志成功標(biāo)志成立組委會，確成立組委會，確定負(fù)責(zé)人及主要定負(fù)責(zé)人及主要部門的人員分工部門的人員分工與全體同學(xué)溝通二與全體同學(xué)溝通二十年聚會，召開啟

12、十年聚會，召開啟動會，相關(guān)信息的動會，相關(guān)信息的傳遞與收集傳遞與收集能夠參會的同學(xué)太能夠參會的同學(xué)太少，缺乏聚會的氣少，缺乏聚會的氣氛氛邀請輔導(dǎo)員動員態(tài)邀請輔導(dǎo)員動員態(tài)度模棱兩可的同學(xué)，度模棱兩可的同學(xué)，關(guān)鍵同學(xué)攜帶家屬，關(guān)鍵同學(xué)攜帶家屬，要爭得贊助方的允要爭得贊助方的允許與支持許與支持確定計劃確定計劃p 工作分解工作分解p 活動排序活動排序p 任務(wù)分配任務(wù)分配p 所需資源所需資源p 工期核定工期核定p 成本估算成本估算p 進(jìn)度計劃進(jìn)度計劃p 風(fēng)險計劃風(fēng)險計劃p 溝通計劃溝通計劃p 階段綜述階段綜述p 過程分析過程分析 14 確定計劃確定計劃- -工作分解（主干）工作分解（主干） 15 周年聚

13、會周年聚會后續(xù)工作后續(xù)工作廈大聚會廈大聚會 前期準(zhǔn)備前期準(zhǔn)備預(yù)訂預(yù)訂酒店酒店聯(lián)系聯(lián)系 聚會點聚會點聯(lián)絡(luò)聯(lián)絡(luò)同學(xué)同學(xué)聯(lián)絡(luò)聯(lián)絡(luò)老師老師重游校園重游校園 聚會慶典聚會慶典看望老師看望老師用餐用餐 與演講與演講組織組織集合集合全程全程錄像錄像交流交流 感情感情游南游南普陀普陀拜會拜會老師老師合影合影錄像錄像財務(wù)財務(wù)結(jié)算結(jié)算光盤光盤制作制作發(fā)紀(jì)發(fā)紀(jì)念品念品通訊通訊錄錄光盤光盤紀(jì)念紀(jì)念品品制定計劃制定計劃聯(lián)絡(luò)聯(lián)絡(luò)確認(rèn)名單確認(rèn)名單確定計劃確定計劃- -工作分解（分支）工作分解（分支） 16 PPT演講演講演講演講準(zhǔn)備準(zhǔn)備討論討論修改修改準(zhǔn)備準(zhǔn)備內(nèi)容內(nèi)容制作制作PPT內(nèi)容內(nèi)容討論討論確定確定項目項目搜集搜集資

14、料資料試制作試制作制作制作模板模板動畫動畫 設(shè)置設(shè)置填入填入內(nèi)容內(nèi)容確定計劃確定計劃- -活動排序活動排序 17 編號編號任務(wù)任務(wù)前置前置資源資源編號編號任務(wù)任務(wù)前置前置資源資源1 1制定計劃制定計劃組委會組委會7 7接站、住宿接站、住宿1010、5 5出租方出租方2 2聯(lián)絡(luò)同學(xué)聯(lián)絡(luò)同學(xué)1 1電話、電話、QQQQ8 8重游校園重游校園9 9廈大廈大3 3聯(lián)絡(luò)老師聯(lián)絡(luò)老師2 2電話、電話、QQQQ9 9組織集合組織集合7 7賓館前賓館前4 4確定名單確定名單2 2、3 3組委會組委會1010聯(lián)系車輛聯(lián)系車輛1 1出租方出租方5 5賓館預(yù)定賓館預(yù)定4 4、6 6賓館方賓館方1111資金到位資金到位

15、4 4鄧潤輝鄧潤輝6 6確定聚會點確定聚會點4 4組委會組委會N N1 1結(jié)束結(jié)束2 26 65 54 43 3開始開始 N N確定計劃確定計劃- -責(zé)任分配責(zé)任分配 18 WBS內(nèi)容內(nèi)容后勤后勤采購采購?fù)饴?lián)外聯(lián)宣傳宣傳財務(wù)財務(wù)贊助贊助完成日期完成日期1.0制定計劃制定計劃3月月15日日1.1聯(lián)絡(luò)同學(xué)聯(lián)絡(luò)同學(xué)3月月25日日1.1.1聯(lián)絡(luò)老師聯(lián)絡(luò)老師3月月25日日1.1.2確定名單確定名單3月月28日日1.1.3賓館預(yù)定賓館預(yù)定4月月01日日1.1.4確定聚會點確定聚會點4月月02日日1.2資金到位資金到位4月月05日日1.2.1重游校園重游校園5月月02日日1.2.2組織集合組織集合4月月30

16、日日1.2.3聯(lián)系車輛聯(lián)系車輛4月月24日日3.3晚會表演晚會表演5月月01日日4.1賓館結(jié)算賓館結(jié)算5月月03日日-責(zé)任；責(zé)任； -協(xié)助；協(xié)助； -審批；審批； -承包承包確定計劃確定計劃- -活動排序（方法論）活動排序（方法論） 19 p排序方法：排序方法：按照工作的客觀規(guī)律按照工作的客觀規(guī)律按照項目目標(biāo)的要求按照項目目標(biāo)的要求按照工作的輕重緩急按照工作的輕重緩急根據(jù)事務(wù)內(nèi)在關(guān)系來根據(jù)事務(wù)內(nèi)在關(guān)系來p排序技巧：排序技巧：只用工作分解結(jié)構(gòu)只用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的最低層次的各項的最低層次的各項首先把最相關(guān)的項排好（建一個子網(wǎng)），然后再合并所有子網(wǎng)首先把最相關(guān)的項排好（建一個子網(wǎng)），然后再合

17、并所有子網(wǎng)先不要擔(dān)心資源、日期、或工期先不要擔(dān)心資源、日期、或工期確定計劃確定計劃- -所需資源所需資源 20 參加人員、賓館、場地、車輛、資金、禮品、光盤、電腦、投影等參加人員、賓館、場地、車輛、資金、禮品、光盤、電腦、投影等p資源類型：資源類型：人員、物資、技術(shù)、資金人員、物資、技術(shù)、資金p資源估算考慮因素：資源估算考慮因素：需要什么資源需要什么資源什么時候需要什么時候需要獲得所需資源由誰拍板獲得所需資源由誰拍板p估算方法：估算方法：專家判斷法專家判斷法確定計劃確定計劃- -工期（含方法論）工期（含方法論） 21 4 4月月01012828日籌備；日籌備；4 4月月2929日日3030日接

18、站、集合；日接站、集合；0101日上午看望老師；日上午看望老師；0101下午游覽南普陀寺；下午游覽南普陀寺；0101日晚間聚會典禮；日晚間聚會典禮；0202日上午自由交流；日上午自由交流；0202日下日下午游覽校園；午游覽校園；0303日上午發(fā)放紀(jì)念品、退房；日上午發(fā)放紀(jì)念品、退房；0303日下午結(jié)束。日下午結(jié)束。定義：定義：根據(jù)項目范圍和資源等相關(guān)信息，確定（估計）完成所有活動所需的工期根據(jù)項目范圍和資源等相關(guān)信息，確定（估計）完成所有活動所需的工期估算方法：估算方法：三三點估算法：采用樂觀、悲觀和最可能的三點工期估算法，并進(jìn)行平均值、標(biāo)準(zhǔn)差點估算法：采用樂觀、悲觀和最可能的三點工期估算法，

19、并進(jìn)行平均值、標(biāo)準(zhǔn)差值等有關(guān)計算來確定工期的方法值等有關(guān)計算來確定工期的方法工期工期= =（a+4b+c)/6專家判斷法：由項目經(jīng)理組織專家判斷法：由項目經(jīng)理組織13名團(tuán)隊成員對任務(wù)消耗的工期進(jìn)行估算，并確定名團(tuán)隊成員對任務(wù)消耗的工期進(jìn)行估算，并確定項目日程項目日程關(guān)鍵提示：關(guān)鍵提示：任務(wù)的工期估算要以任務(wù)的工期估算要以“誰來做誰來做”和和“如何做如何做”為基礎(chǔ)為基礎(chǔ)確定計劃確定計劃- -成本估算成本估算 22 編號編號費用項目費用項目具體內(nèi)容具體內(nèi)容需求數(shù)量需求數(shù)量預(yù)估價格預(yù)估價格成本小計成本小計交通交通出租車費出租車費4040次次50.0050.002000.002000.00食宿食宿住宿

20、費住宿費150150人天人天200.00200.0030000.0030000.00用餐費用餐費450450人次人次30.0030.0013500.0013500.00聚會聚會招待費招待費8 8桌桌800.00800.006400.006400.00禮品禮品金戒指金戒指6 6枚枚2000.002000.0012000.0012000.00宣傳宣傳各類橫幅各類橫幅3 3個個10.0010.0030.0030.00錄像制作錄像制作全過程全過程2500.002500.002500.002500.00場地場地會場租賃會場租賃1 1場場3000.003000.003000.003000.00物資物資水果

21、吃食水果吃食1 1次次300.00300.00300.00300.00參觀門票參觀門票5050人人20.0020.001000.01000.0合計合計90300.0090300.00確定計劃確定計劃- -成本估算（方法論）成本估算（方法論） 23 信息來源信息來源歷史歷史項目、任務(wù)執(zhí)行者、專業(yè)評估人員、行業(yè)權(quán)威項目、任務(wù)執(zhí)行者、專業(yè)評估人員、行業(yè)權(quán)威估算方法估算方法自下而上法自下而上法估算最詳細(xì)的計劃活動費用，然后將這些活動費用匯總到更高層級估算最詳細(xì)的計劃活動費用，然后將這些活動費用匯總到更高層級專家判斷法專家判斷法類比估算法類比估算法利用歷史信息和專家判斷，只有當(dāng)滿足以下條件才可以可靠利用

22、歷史信息和專家判斷，只有當(dāng)滿足以下條件才可以可靠 (a)先前的項目不僅在表面上且在實質(zhì)上和當(dāng)下項目是類似的先前的項目不僅在表面上且在實質(zhì)上和當(dāng)下項目是類似的 (b)預(yù)算的個人或小組具有必要經(jīng)驗預(yù)算的個人或小組具有必要經(jīng)驗參數(shù)成本法參數(shù)成本法確定項目成本與編寫計算機(jī)程序代碼行的關(guān)系確定項目成本與編寫計算機(jī)程序代碼行的關(guān)系Quantity*Productivity Unit Rate確定計劃確定計劃- -進(jìn)度計劃進(jìn)度計劃 24 活動方案及活動方案及工作籌備工作籌備同學(xué)集同學(xué)集合完畢合完畢廈大聚會廈大聚會參觀校園參觀校園紀(jì)念品紀(jì)念品財務(wù)結(jié)算財務(wù)結(jié)算看望任看望任課教師課教師3.153.154.264.

23、264.304.305.015.015.025.025.035.03項目啟動會項目啟動會工作匯報會工作匯報會上線動員會上線動員會關(guān)鍵節(jié)點關(guān)鍵節(jié)點監(jiān)控會監(jiān)控會關(guān)鍵節(jié)點關(guān)鍵節(jié)點監(jiān)控會監(jiān)控會項目總結(jié)會項目總結(jié)會確定計劃確定計劃- -進(jìn)度計劃（方法論）進(jìn)度計劃（方法論） 25 p關(guān)鍵路徑法關(guān)鍵路徑法工期總和最長的一條路徑成為關(guān)鍵路徑，它是完成該項目所需的最短時間。工期總和最長的一條路徑成為關(guān)鍵路徑，它是完成該項目所需的最短時間。關(guān)鍵路徑上的每一項任務(wù)都是關(guān)鍵任務(wù)，這些任務(wù)的完成時間一有遲延，就關(guān)鍵路徑上的每一項任務(wù)都是關(guān)鍵任務(wù)，這些任務(wù)的完成時間一有遲延，就會影響項目或階段的完成時間。會影響項目或階段

24、的完成時間。哪一哪一條是關(guān)鍵路徑？條是關(guān)鍵路徑？1 1結(jié)束結(jié)束2 26 65 54 43 3開始開始確定計劃確定計劃- -風(fēng)險計劃風(fēng)險計劃 26 1. 1. 天氣下雨或較惡劣。天氣下雨或較惡劣。 減短校園游覽時間，適當(dāng)增加室內(nèi)活動，合照改在室內(nèi)進(jìn)行。除非天氣極端惡減短校園游覽時間，適當(dāng)增加室內(nèi)活動，合照改在室內(nèi)進(jìn)行。除非天氣極端惡劣，可取消室外活動。劣，可取消室外活動。 2. 2. 部分同學(xué)遲到或臨時有事不能及時到場。部分同學(xué)遲到或臨時有事不能及時到場。 由后勤組負(fù)責(zé)落實未到原因，確實不能到場者作好記錄，遲到者由小組負(fù)責(zé)接待，由后勤組負(fù)責(zé)落實未到原因，確實不能到場者作好記錄，遲到者由小組負(fù)責(zé)接

25、待，及時參與正在進(jìn)行的活動。同時，采購組及時通知賓館退掉多余的客房。及時參與正在進(jìn)行的活動。同時，采購組及時通知賓館退掉多余的客房。3. 3. 部分參與者攜帶家屬。部分參與者攜帶家屬。 外聯(lián)組確認(rèn)名單時明確家屬人數(shù)，以恰當(dāng)安排位置。必要時，向贊助人申請費用。外聯(lián)組確認(rèn)名單時明確家屬人數(shù)，以恰當(dāng)安排位置。必要時，向贊助人申請費用。4. 4. 聚會結(jié)束時部分參與者醉酒。聚會結(jié)束時部分參與者醉酒。 由后勤組領(lǐng)頭，所有小組負(fù)責(zé)，將輕微醉酒者送至車上，確保其安全回到賓館。由后勤組領(lǐng)頭，所有小組負(fù)責(zé)，將輕微醉酒者送至車上，確保其安全回到賓館。嚴(yán)重醉酒者由后勤組安排專人護(hù)理。嚴(yán)重醉酒者由后勤組安排專人護(hù)理。

26、5. 5. 籌備資金與實際花費不符合。籌備資金與實際花費不符合。 在進(jìn)行紀(jì)念品發(fā)放時進(jìn)行調(diào)整。在進(jìn)行紀(jì)念品發(fā)放時進(jìn)行調(diào)整。 確定計劃確定計劃- -風(fēng)險計劃（方法論）風(fēng)險計劃（方法論） 27 p 風(fēng)險識別風(fēng)險識別回顧列出的假設(shè)和限制回顧列出的假設(shè)和限制每一項代表一個風(fēng)險點每一項代表一個風(fēng)險點回顧回顧WBS每項工作或交付件哪里會出錯每項工作或交付件哪里會出錯項目團(tuán)隊進(jìn)行頭腦風(fēng)暴交互，找出風(fēng)險點項目團(tuán)隊進(jìn)行頭腦風(fēng)暴交互，找出風(fēng)險點考慮以往項目中出現(xiàn)過的問題，審視當(dāng)下的環(huán)境考慮以往項目中出現(xiàn)過的問題，審視當(dāng)下的環(huán)境p 風(fēng)險評估風(fēng)險評估事件概率事件概率發(fā)生可能性大于發(fā)生可能性大于60%、發(fā)生可能性介于、

27、發(fā)生可能性介于30%與與60%之間、發(fā)生可能性小于之間、發(fā)生可能性小于30%影響度影響度按照按照“高、中、底高、中、底”分類分類p 風(fēng)險評估風(fēng)險評估規(guī)避：改變項目計劃，以排除風(fēng)險或條件，使項目目標(biāo)不受影響規(guī)避：改變項目計劃，以排除風(fēng)險或條件，使項目目標(biāo)不受影響轉(zhuǎn)移：設(shè)法將風(fēng)險的后果連同應(yīng)對的責(zé)任轉(zhuǎn)移到第三方轉(zhuǎn)移：設(shè)法將風(fēng)險的后果連同應(yīng)對的責(zé)任轉(zhuǎn)移到第三方減輕：設(shè)法將不利的風(fēng)險事件的概率或后果降低到一個可以接受的臨界值減輕：設(shè)法將不利的風(fēng)險事件的概率或后果降低到一個可以接受的臨界值接受：該策略可以分為主動或被動方式接受：該策略可以分為主動或被動方式確定計劃確定計劃- -溝通計劃溝通計劃 28 p

28、溝通方式溝通方式會議形式、關(guān)鍵節(jié)點成果匯報、重大變動討論與確定會議形式、關(guān)鍵節(jié)點成果匯報、重大變動討論與確定 p溝通時機(jī)溝通時機(jī)里程碑時點，關(guān)鍵節(jié)點（全體集合前、晚會開始前、晚會高潮時）、關(guān)鍵工作交付時、里程碑時點，關(guān)鍵節(jié)點（全體集合前、晚會開始前、晚會高潮時）、關(guān)鍵工作交付時、風(fēng)險點到來前。風(fēng)險點到來前。p參與人員參與人員組委會主任、項目成員、核心成員、贊助人、顧問組委會主任、項目成員、核心成員、贊助人、顧問p溝通內(nèi)容溝通內(nèi)容計劃進(jìn)度、費用支出、成果匯報、工作部署、風(fēng)險應(yīng)對、突發(fā)事件處理、范圍變更計劃進(jìn)度、費用支出、成果匯報、工作部署、風(fēng)險應(yīng)對、突發(fā)事件處理、范圍變更p反饋方式反饋方式會議紀(jì)

29、要散播、直（間）接干系人告知、工作安排跟進(jìn)、結(jié)果告知等會議紀(jì)要散播、直（間）接干系人告知、工作安排跟進(jìn)、結(jié)果告知等 確定計劃確定計劃- -溝通計劃（方法論）溝通計劃（方法論） 29 溝通范圍：溝通范圍：分析利益干系人對項目的興趣及影分析利益干系人對項目的興趣及影響程度，針對干系人制定溝通計劃。響程度，針對干系人制定溝通計劃。p溝通原則溝通原則及時及時準(zhǔn)確準(zhǔn)確恰到好處恰到好處確定計劃確定計劃- -階段綜述階段綜述 30 確定計劃確定計劃- -過程分析過程分析 31 范圍管理范圍管理時間時間管理管理費用費用管理管理質(zhì)量質(zhì)量管理管理人員人員管理管理溝通溝通管理管理風(fēng)險風(fēng)險管理管理采購采購管理管理確定

30、工作范圍變更確定工作范圍變更標(biāo)準(zhǔn)及變化范圍標(biāo)準(zhǔn)及變化范圍制定工作進(jìn)度計劃制定工作進(jìn)度計劃評估費用項目，計評估費用項目，計算總體金額算總體金額確定各項工作確定各項工作內(nèi)容的質(zhì)量標(biāo)內(nèi)容的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)聚會溝通機(jī)制聚會溝通機(jī)制出臺，項目計出臺，項目計劃確定及散播劃確定及散播梳理關(guān)鍵風(fēng)險及時梳理關(guān)鍵風(fēng)險及時間節(jié)點，形成初步間節(jié)點，形成初步應(yīng)對方案和策略應(yīng)對方案和策略實施實施&監(jiān)控監(jiān)控p推進(jìn)推進(jìn)p溝通溝通p監(jiān)控監(jiān)控p變更變更p分析分析 32 實施實施&監(jiān)控監(jiān)控- -工作推進(jìn)工作推進(jìn) 33 p項目成員按照工作計劃開展工作項目成員按照工作計劃開展工作p使用使用工作落實清單工作落實清單部署任務(wù)部署

31、任務(wù)p使用使用工作跟蹤清單工作跟蹤清單驗收成果驗收成果 實施實施&監(jiān)控監(jiān)控- -有效溝通有效溝通 34 實施實施&監(jiān)控監(jiān)控- -有效溝通（會議）有效溝通（會議） 35 有效溝通關(guān)鍵要素有效溝通關(guān)鍵要素會前會前事先了解開會的原因，預(yù)期要取得什么結(jié)果事先了解開會的原因，預(yù)期要取得什么結(jié)果考慮是否可能取消會議考慮是否可能取消會議確定需要參加的最少人數(shù)確定需要參加的最少人數(shù)選擇會議地點，會議布置與會議目的相一致選擇會議地點，會議布置與會議目的相一致會前和關(guān)鍵與會者就議題進(jìn)行充分溝通，并取得支出會前和關(guān)鍵與會者就議題進(jìn)行充分溝通，并取得支出會中會中做好籌備，按時開始，首先點明會議的目的和

32、議程做好籌備，按時開始，首先點明會議的目的和議程每位與會者都有發(fā)言的機(jī)會每位與會者都有發(fā)言的機(jī)會對會議內(nèi)容進(jìn)行口頭總結(jié)對會議內(nèi)容進(jìn)行口頭總結(jié)會后會后會后發(fā)布會議紀(jì)要給每位與會者會后發(fā)布會議紀(jì)要給每位與會者會議上必須產(chǎn)生明確的決定會議上必須產(chǎn)生明確的決定所有決定必須立即付諸行動所有決定必須立即付諸行動實施實施&監(jiān)控監(jiān)控- -過程監(jiān)控過程監(jiān)控 36 監(jiān)控什么？監(jiān)控什么？ 高高風(fēng)險任務(wù)（風(fēng)險任務(wù)（嚴(yán)重醉酒者、攜帶家屬、極端天氣、同學(xué)遲到嚴(yán)重醉酒者、攜帶家屬、極端天氣、同學(xué)遲到） 里程碑有關(guān)進(jìn)展（里程碑有關(guān)進(jìn)展（方案落地、同學(xué)集合、重游校園方案落地、同學(xué)集合、重游校園） 使用資源和費用（使用資源和費用（入住情況、實際花費、禮品發(fā)放入住情況、實際花費、禮品發(fā)放） 各類計劃執(zhí)行情況，工作方法運用情況（各類計劃執(zhí)行情況，工作方法運用情況（會議、文檔等會議、文檔等）監(jiān)控方法監(jiān)控方法召集會議召集會議觀察觀察/ /檢查檢查計劃跟蹤計劃跟蹤定期反饋及報告定期反饋及報告 進(jìn)展報告（甘特圖、里程碑趨勢圖）進(jìn)展報告（甘特圖、里程