電子文件歸檔與管理細(xì)則

1、電子文件歸檔與管理細(xì)則3 管理體制和職責(zé) 各單位應(yīng)根據(jù)本細(xì)則， 建立電子文件歸檔與管理工作制度和管理網(wǎng)絡(luò)。文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的形成、 承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、收集、登記，確保其真實(shí)性、完整性、 有效性和安全性，并定期向檔案管理部門移交； 檔案管理部門應(yīng)對(duì)電子文 件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，規(guī)定電子文件的歸檔時(shí)間、范圍、 技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求。為保證歸檔電子文件的完整、 真實(shí)和有效利用， 從電子文件產(chǎn)生時(shí)就應(yīng)按照制度要求，妥善管理，以確保其不散失、不損毀、不失真。歸檔的電子文件，應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案部門要確保電子文件能有效機(jī)讀。

2、4 電子文件的收集 收集范圍 凡是反映本單位工作活動(dòng)、 具有查考利用價(jià)值的電子文件及相關(guān)軟件均屬收集范圍。按照電子文件的信息類型包括：文本文件：指用文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。影像文件：指用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件。聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件。多媒體文件： 指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件， 其中包含文字、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。超媒體鏈結(jié)文件 : 指用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件。計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系

3、統(tǒng)軟件、用軟件以及相關(guān)的資源、支撐軟件等。數(shù)據(jù)文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。電子文件收集要求 歸檔電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件并存， 并在內(nèi)容及相關(guān)描述上保持一致。在“無(wú)紙化”辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件， 應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時(shí)備份，存儲(chǔ)在能夠脫機(jī)保存的載體上，保證電子文件的安全性。文本文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為 TXT文檔或XML文檔。靜態(tài)圖像文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為 TIFF、JPEG。影像文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為 MPEG、AVI 格式。聲音文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為 WAV MP3格式。自主開發(fā)的計(jì)算機(jī)程序必須收集軟件的源程序及其

4、開發(fā)、 編譯工具。歸檔的電子文件如果采用不符合本細(xì)則要求的格式， 收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成本細(xì)則要求的格式。各單位應(yīng)依據(jù)本細(xì)則， 結(jié)合實(shí)際情況， 制定本單位、 本系統(tǒng)電子文件收集的具體范圍。5 電子文件的歸檔 歸檔要求 文件形成部門應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行邏輯歸檔， 每月把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行物理歸檔，并按檔案管理的要求進(jìn)行登記和交接。歸檔電子文件應(yīng)按“件”進(jìn)行管理。 一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來(lái)進(jìn)行管理， 如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次 修改稿、一套計(jì)算機(jī)軟件或源程序等。電子文件形成部門要隨時(shí)收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，依照附錄A要求進(jìn)行著錄并

5、填寫歸檔電子文件登記表（見GB/T 18894-2002表、表）。歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。文件形成部門應(yīng)于每月初將上月形成的經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)的電子文件和歸檔電子文件登記表保存在脫機(jī)載體上，并一式兩份向檔案部門移交。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行真實(shí)性、 有效性和完整性測(cè)試，并填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表 （見 GB/T 18894-2002 表）。登記表一式兩 份，一份由檔案部門保存，另一份由文件形成部門保存。6 歸檔電子文件的移交、接收與存儲(chǔ)各單位應(yīng)在每年 9 月底前將經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)合格后的歸檔電子文件移交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館，集中保管。電子文件的移交、接收要求嚴(yán)格按 GB/T 18894-200

6、2 執(zhí)行。歸檔電子文件的存儲(chǔ)一個(gè)歸檔年度的電子文件應(yīng)拷貝至一盤或多盤載體中，幾個(gè)歸檔年度的電子文件不應(yīng)存儲(chǔ)在一盤載體中。本細(xì)則推薦采用只讀光盤、磁帶作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。 歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫狀態(tài)。存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽， 注明全宗號(hào)、歸檔年度、盤號(hào)和套別（見 7）。信息組織結(jié)構(gòu) 每盤存儲(chǔ)載體的根目錄下有說(shuō)明文件、 著錄文件、歸檔電子文件子目錄。每盤存儲(chǔ)載體應(yīng)具有如下信息組織結(jié)構(gòu)：說(shuō)明文件 文件名： README文件內(nèi)容：有關(guān)本存儲(chǔ)載體的各種信息。 應(yīng)包括全宗號(hào)、 全宗名稱、歸檔年度、盤號(hào)、制作人、檢查人、制作時(shí)間。

7、文件格式： 說(shuō)明文件為字符文件。 每行的左邊為標(biāo)題， 右邊為 著錄文件 文件名： 文件內(nèi)容：歸檔電子文件登記表的電子版本。說(shuō)明內(nèi)容，中間用冒號(hào)分開。字符代碼應(yīng)符合GB/T1988 GB2312和的規(guī)定。文件格式：XML文件（具體格式見附錄B）。著錄文件包含項(xiàng)目同歸檔電子文件登記表 。歸檔電子文件子目錄 目錄名： DATA目錄內(nèi)容： 以子目錄的形式存放歸檔電子文件， 一件電子文件保存在一個(gè)子目錄中，子目錄名為全宗號(hào)+歸檔年度+保管期限+件號(hào)，如000,其中第14位為全宗 號(hào)，第5 8位為歸檔年度，第9位為保管期限（永久為 1,長(zhǎng)期為2,短期為3）,第1014位為件號(hào)。7 歸檔電子文件的保管歸檔電

8、子文件要一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。套別用符號(hào)表示分別為：A、 B、 C。附錄 A電子文件著錄項(xiàng)目 下列著錄項(xiàng)目標(biāo)注“ * ”者為必著項(xiàng)，其它為選著項(xiàng)。A1文件信息發(fā)文登記號(hào)：發(fā)文單位已發(fā)文件登記的順序號(hào)。收文登記號(hào)：收文單位收到文件登記的順序號(hào)。擬稿人：擬稿人員姓名。擬稿時(shí)間 部門責(zé)任人：擬稿人員所在部門責(zé)任人姓名。部門責(zé)任人審核時(shí)間 核稿人：核稿人員姓名。核稿時(shí)間 簽發(fā)人：文件簽發(fā)人員姓名。*簽發(fā)時(shí)間打字者：打字員姓名。打字時(shí)間 校對(duì)者：文件校對(duì)人員姓名。校對(duì)時(shí)間主送單位：文件主送單位名稱，幾個(gè)單位之間用“，”分隔。抄送單位：文件抄送單位名稱，幾個(gè)單位之間用“，”

9、分隔。發(fā)送時(shí)間：文件的發(fā)出時(shí)間。緩急程度密級(jí)：指文件的保密等級(jí)。GB/T71561987第四章文獻(xiàn)保管等級(jí)代碼表劃分為六個(gè)等級(jí)，名稱與代碼如下：代碼名稱數(shù)字代碼漢語(yǔ)拼音代碼漢字公開級(jí)0GK公開國(guó)內(nèi)級(jí)1GN國(guó)內(nèi)表示，不足四位的前面用“ 0”補(bǔ)足。紀(jì)年，如“ 2002”。三種。內(nèi)部級(jí)2NB內(nèi)部秘密級(jí)3MM秘密機(jī)密級(jí)4JM機(jī)密絕密級(jí)5UM絕密收文者：接收文件的人員姓名。收文單位：接收文件的單位名稱。收文時(shí)間：接收文件的時(shí)間。批閱人批閱意見批示人批示意見承辦部門：文件辦理部門。辦理結(jié)果：文件的辦理結(jié)果。辦結(jié)時(shí)間：文件辦理完畢的時(shí)間。A2檔案信息歸檔人：指對(duì)該份文件進(jìn)行歸檔操作的人員姓名。歸檔單位：指對(duì)

10、該份文件進(jìn)行歸檔操作的單位名稱。歸檔時(shí)間*全宗號(hào)：指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，全宗號(hào)用四位數(shù)*歸檔年度：指文件的形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元*保管期限：指文件的保存時(shí)間，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期*件號(hào)：指對(duì)應(yīng)紙質(zhì)或其他載體檔案文件在同一年度、同一保管期限中的順序號(hào)，件號(hào)用五位數(shù)表示，不足五位的前面用“0”補(bǔ)足。主題詞：按照DA/T191999中國(guó)檔案主題詞表及本專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引。分類號(hào)：根據(jù)中國(guó)檔案分類法和GB/T154181994的有關(guān)規(guī)定著錄。鑒定者：對(duì)該份文件實(shí)行價(jià)值鑒定的人員姓名。況著錄為開放或控制。鑒定時(shí)間 銷毀者：對(duì)該份文件實(shí)行銷毀的人員姓名。銷毀審批者：對(duì)

11、該份文件銷毀審批的人員姓名。銷毀時(shí)間 開放標(biāo)識(shí)： 指該份文件是否可以開放， 開放標(biāo)識(shí)項(xiàng)依據(jù)實(shí)際情者。*題名：指文件的標(biāo)題。*責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名*文件編號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。附件：指正文后的附加材料的題名。*稿本：指文件的文稿和文本。稿本項(xiàng)依據(jù)實(shí)際情況著錄，代碼表如下：稿本代碼草稿性電子文件非正式電子文件正式電子文件版本：指對(duì)文件修改、更改后的不同狀態(tài)的描述，如第一版、第二版等。版本說(shuō)明：對(duì)不同版本的說(shuō)明性文字， 如修改原因、 與上一版本的差異等。A3 電子文件信息硬件環(huán)境（名稱、型號(hào)） ：指形成該份電子文件的硬件環(huán)境的描述，包括計(jì)算機(jī)型號(hào)、CPU號(hào)、內(nèi)存數(shù)量等，

12、各個(gè)項(xiàng)目之間用“，”分隔。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（名稱、版本） ：指形成該份電子文件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的描述，包括網(wǎng)絡(luò)類型、協(xié)議、版本號(hào)等，各個(gè)項(xiàng)目之間用“，”分隔。操作系統(tǒng)（名稱、版本） ：指形成該份電子文件的操作系統(tǒng)的描述，包括操作系統(tǒng)名稱、版本號(hào)等，各個(gè)項(xiàng)目之間用“，”分隔。應(yīng)用軟件（名稱、版本） ：指形成和瀏覽該份電子文件的的應(yīng)用軟件的描述，包括軟件名稱、版本號(hào)等，各個(gè)項(xiàng)目之間用“，”分隔。*文件類型：用英文字母代表電子文件的類型，文件類型分為八種，代碼表如下：名稱代碼名稱代碼文本文件聲音文件圖像文件超媒體鏈結(jié)文件圖形文件計(jì)算機(jī)程序數(shù)據(jù)文件影像文件*文件名：文件在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的名稱，多個(gè)文件綜合為一件的文件名之間用“ &”分隔，如“ &”。文件長(zhǎng)度：指電子文件的字節(jié)數(shù)。存儲(chǔ)位置：指電子文件的存儲(chǔ)路徑名。創(chuàng)建人：指建立該電子文件的人員姓名。創(chuàng)建時(shí)間 修改人：指修改該電子文件的人員姓名， 幾個(gè)姓名之間用“， ”分隔。修改時(shí)間 訪問(wèn)人：指訪問(wèn)該電子文件的人員姓名， 幾個(gè)姓名之間用“， ”分隔。訪問(wèn)時(shí)間*載體類型：指電子文件的存儲(chǔ)載體。存儲(chǔ)載體選擇只讀光盤和磁帶。盤號(hào)：指歸檔電子文件存儲(chǔ)載體的編號(hào)。 存儲(chǔ)載體一盤編一個(gè)號(hào)，編號(hào)每年從“ 00001”開始。盤號(hào)用五位數(shù)表示，不足五位的前面用“ 0”補(bǔ)足。附錄 B著錄文件（）格式 著錄文件存放本張光盤