辦公室文件管理培訓(xùn) 公司檔案管理培訓(xùn)

1、檔案管理檔案管理 檔案管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)檔案管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)：8 8個(gè)個(gè) 收集、整理、鑒定、保管、檢索、收集、整理、鑒定、保管、檢索、 統(tǒng)計(jì)、編研和提供利用。統(tǒng)計(jì)、編研和提供利用。 第一節(jié)第一節(jié) 檔案收集檔案收集 檔案收集檔案收集 是檔案館（室）獲是檔案館（室）獲 取和豐富檔案資料的取和豐富檔案資料的主要渠道主要渠道和和 手段手段。 檔案收集的內(nèi)容和渠道檔案收集的內(nèi)容和渠道 檔案收集的 內(nèi)容、渠道 檔案室接收本單位 需要?dú)w檔的文件材料 檔案館接收 現(xiàn)行機(jī)關(guān)具有 長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值檔案 檔案館接收撤銷(xiāo)機(jī) 關(guān)、散存社會(huì)的 檔案；與圖書(shū)館等 交換檔案。 收集要求收集要求 科學(xué)組織科學(xué)組織 制定收集工作制度、名冊(cè)

2、、計(jì)劃、方案制定收集工作制度、名冊(cè)、計(jì)劃、方案 ( (歸檔制度：科學(xué)、可操作性；接收范圍、序列歸檔制度：科學(xué)、可操作性；接收范圍、序列) ) 信息完整信息完整 保證歸檔和進(jìn)館（室）檔案信息的完整性保證歸檔和進(jìn)館（室）檔案信息的完整性 是檔案收集工作必須堅(jiān)持的是檔案收集工作必須堅(jiān)持的核心要求核心要求。（從制度上保證從制度上保證 該歸檔、該進(jìn)館（室）的沒(méi)有遺漏）該歸檔、該進(jìn)館（室）的沒(méi)有遺漏） 結(jié)構(gòu)優(yōu)化結(jié)構(gòu)優(yōu)化 館（室）藏檔案門(mén)類(lèi)是否齊全、是否具有館（室）藏檔案門(mén)類(lèi)是否齊全、是否具有 可用性；（各種門(mén)類(lèi)、載體檔案）可用性；（各種門(mén)類(lèi)、載體檔案） 標(biāo)準(zhǔn)控制標(biāo)準(zhǔn)控制 制定標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)都要嚴(yán)格。（接收

3、檔制定標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)都要嚴(yán)格。（接收檔 案標(biāo)準(zhǔn)要科學(xué)、可操作）案標(biāo)準(zhǔn)要科學(xué)、可操作） 檔案室的收集檔案室的收集 加強(qiáng)對(duì)歸檔制度的宣傳加強(qiáng)對(duì)歸檔制度的宣傳（行動(dòng)先導(dǎo)，建立網(wǎng)絡(luò)）（行動(dòng)先導(dǎo)，建立網(wǎng)絡(luò)） 對(duì)文件形成的超前控制對(duì)文件形成的超前控制 實(shí)施超前控制，把好實(shí)施超前控制，把好 文件質(zhì)量關(guān)文件質(zhì)量關(guān) 對(duì)文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)對(duì)文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)（做好平時(shí)立（做好平時(shí)立 卷、整理歸檔的檢查指導(dǎo)）卷、整理歸檔的檢查指導(dǎo)） 各中門(mén)類(lèi)、載體檔案各中門(mén)類(lèi)、載體檔案 全面檢查歸檔的質(zhì)量全面檢查歸檔的質(zhì)量（把好歸檔接收質(zhì)量關(guān)）（把好歸檔接收質(zhì)量關(guān)） 加強(qiáng)平時(shí)收集工作加強(qiáng)平時(shí)收集工作 做好零散文件（

4、歸檔范圍以外做好零散文件（歸檔范圍以外 文件）和文件）和“帳外帳外”文件收集工作文件收集工作 檔案館的收集檔案館的收集 接收范圍接收范圍 建國(guó)前檔案；同級(jí)機(jī)關(guān)，二、三級(jí)建國(guó)前檔案；同級(jí)機(jī)關(guān)，二、三級(jí) 代表性單位形成的檔案；重大活動(dòng)、重點(diǎn)建代表性單位形成的檔案；重大活動(dòng)、重點(diǎn)建 設(shè)項(xiàng)目檔案；已公開(kāi)現(xiàn)行文件等。設(shè)項(xiàng)目檔案；已公開(kāi)現(xiàn)行文件等。99號(hào)令：法院、號(hào)令：法院、 檢察院；各民主黨派機(jī)關(guān)；涉及民生的專(zhuān)業(yè)檔案等等檢察院；各民主黨派機(jī)關(guān)；涉及民生的專(zhuān)業(yè)檔案等等 接收期限接收期限 現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案進(jìn)館的期限（省級(jí)、現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案進(jìn)館的期限（省級(jí)、 設(shè)區(qū)的市級(jí)館文件形成滿(mǎn)設(shè)區(qū)的市級(jí)館文件形成滿(mǎn)2020年、縣

5、級(jí)館滿(mǎn)年、縣級(jí)館滿(mǎn)1010 年）；年）；提前移交提前移交或或延期移交延期移交的條件、審批的條件、審批 （經(jīng)同級(jí)檔案局批準(zhǔn)）規(guī)定。（經(jīng)同級(jí)檔案局批準(zhǔn)）規(guī)定。 接收方法接收方法 逐年接收或定期接收（一般間隔逐年接收或定期接收（一般間隔3 3 年年或或5 5年年接收一次）接收一次） 接收要求和手續(xù)接收要求和手續(xù) 1.接收要求：接收要求：保持全宗的完整性，按規(guī)定分類(lèi)保持全宗的完整性，按規(guī)定分類(lèi) 整理；正確劃分保管期限，具有長(zhǎng)久保存價(jià)值；全整理；正確劃分保管期限，具有長(zhǎng)久保存價(jià)值；全 宗介紹、檢索工具，移交目錄（案卷級(jí)、文件級(jí)電宗介紹、檢索工具，移交目錄（案卷級(jí)、文件級(jí)電 子目錄）等，并在交接文據(jù)上簽名

6、蓋章。子目錄）等，并在交接文據(jù)上簽名蓋章。 2.交接文據(jù)：交接文據(jù)：檔案交接文據(jù)是在變更檔案保管檔案交接文據(jù)是在變更檔案保管 者或所有者的過(guò)程中形成，并具有法律效力的文件。者或所有者的過(guò)程中形成，并具有法律效力的文件。 嘉興市檔案館檔案移交（接收）憑證嘉興市檔案館檔案移交（接收）憑證 根據(jù)根據(jù)檔案法檔案法、機(jī)關(guān)檔案工作條例機(jī)關(guān)檔案工作條例及及檔案館工作通則檔案館工作通則的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)雙的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)雙 方商定，將本單位方商定，將本單位19931993年至年至20002000年在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案材料，向市檔案館移交年在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案材料，向市檔案館移交 。本次移交的內(nèi)容有：。本

7、次移交的內(nèi)容有： 組織機(jī)構(gòu)名稱(chēng)組織機(jī)構(gòu)名稱(chēng) 嘉興市檔案局嘉興市檔案局 全宗號(hào)全宗號(hào) 138138 目錄目錄 號(hào)號(hào) 檔案類(lèi)別檔案類(lèi)別所屬年代所屬年代移交原因移交原因 檔案數(shù)量（卷）檔案數(shù)量（卷） 案卷級(jí)案卷級(jí) 條目（條目（ 條）條） 排架長(zhǎng)排架長(zhǎng) 度（米度（米 ） 備備 注注 永久永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期定期定期小計(jì)小計(jì) 001001 文書(shū)檔案文書(shū)檔案 1993-1993- 20002000年年 機(jī)構(gòu)變更機(jī)構(gòu)變更200200123123 3233233233231.01.0 002002 照片檔案照片檔案 1993-1993- 20002000年年 機(jī)構(gòu)變更機(jī)構(gòu)變更151151張張151151張張數(shù)碼數(shù)碼

8、合計(jì)合計(jì)200200 123123 151151張張 323323 151151 張張 3233231.01.0 移交檢索工具：文件級(jí)條目移交檢索工具：文件級(jí)條目35003500條，案卷級(jí)目錄條，案卷級(jí)目錄323323條。條。 全宗卷全宗卷材料：全宗介紹材料：全宗介紹1 1份。（大事記、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)、檔案信息化情況等等）份。（大事記、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)、檔案信息化情況等等） 該移交憑證一式二份，交接雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交依據(jù)，并歸入檔案該移交憑證一式二份，交接雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交依據(jù)，并歸入檔案全宗卷全宗卷。 移交單位：移交單位： 接收單位：接收單位： 嘉興市檔案館嘉興市檔案館 移

9、交人：移交人： 接收人：接收人： 移交日期移交日期: : 年年 月月 日日 撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的接收原則、方法撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的接收原則、方法 1.撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)：由撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)整理和鑒定，移交有關(guān)：由撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)整理和鑒定，移交有關(guān) 檔案館或主管機(jī)關(guān)代管；檔案館或主管機(jī)關(guān)代管； 2.一個(gè)機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)一個(gè)機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)：由其中一個(gè)機(jī)關(guān)代管：由其中一個(gè)機(jī)關(guān)代管 或交有關(guān)檔案館；或交有關(guān)檔案館； 3.一個(gè)（或幾個(gè)）機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)一個(gè)（或幾個(gè)）機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)：由合并后的：由合并后的 新機(jī)關(guān)代管或移交有關(guān)檔案館；新機(jī)關(guān)代管或移交有關(guān)檔案館； 4.一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)（或一個(gè)部門(mén)）劃歸另一

10、個(gè)一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)（或一個(gè)部門(mén)）劃歸另一個(gè) 機(jī)關(guān)：機(jī)關(guān)：檔案不得抽走，可以借閱或復(fù)制；檔案不得抽走，可以借閱或復(fù)制； 5.機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)或合并時(shí)機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)或合并時(shí)：未處理完畢的文件材料，可移：未處理完畢的文件材料，可移 交新機(jī)關(guān)繼續(xù)辦理，并作為新機(jī)關(guān)檔案整理和保存。交新機(jī)關(guān)繼續(xù)辦理，并作為新機(jī)關(guān)檔案整理和保存。 重大活動(dòng)檔案的接收重大活動(dòng)檔案的接收 重大活動(dòng)檔案：重大活動(dòng)檔案：是指在重大活動(dòng)過(guò)程中直接形是指在重大活動(dòng)過(guò)程中直接形 成的具有保存價(jià)值的文字、聲像、電子文件、標(biāo)志性成的具有保存價(jià)值的文字、聲像、電子文件、標(biāo)志性 實(shí)物等不同形式的歷史記錄。實(shí)物等不同形式的歷史記錄。 范圍和內(nèi)容：范圍和內(nèi)容

11、：領(lǐng)導(dǎo)人、重大影響的活動(dòng)、事件、自領(lǐng)導(dǎo)人、重大影響的活動(dòng)、事件、自 然災(zāi)害、事故等。然災(zāi)害、事故等。 時(shí)間和方法：時(shí)間和方法：組織承辦單位（承擔(dān)組織、承辦主要組織承辦單位（承擔(dān)組織、承辦主要 工作的單位）結(jié)束工作的單位）結(jié)束4個(gè)月內(nèi)，移交同級(jí)國(guó)家檔案館。個(gè)月內(nèi)，移交同級(jí)國(guó)家檔案館。 社會(huì)散存檔案的征集社會(huì)散存檔案的征集 征集的主要方法征集的主要方法 接受捐贈(zèng)、有償征集、國(guó)家接受捐贈(zèng)、有償征集、國(guó)家 收購(gòu)和征購(gòu)、交換。（寄存、代保管、復(fù)制）收購(gòu)和征購(gòu)、交換。（寄存、代保管、復(fù)制） 征集的主要途徑征集的主要途徑 （1）有關(guān)機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位有關(guān)機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位 ； （2）有關(guān)地區(qū)（包括國(guó)內(nèi)外

12、）有關(guān)地區(qū)（包括國(guó)內(nèi)外) ) ； （3）有關(guān)個(gè)人；）有關(guān)個(gè)人； （4）圖書(shū)館、文化館、博物館、紀(jì)念館等。圖書(shū)館、文化館、博物館、紀(jì)念館等。 第二節(jié)第二節(jié) 檔案整理檔案整理 全宗及其構(gòu)成全宗及其構(gòu)成 全宗全宗 是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián) 系的系的檔案整體檔案整體。通俗地說(shuō)，全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)的。通俗地說(shuō)，全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)的全部全部檔案。檔案。 全宗構(gòu)成者（即立檔單位）全宗構(gòu)成者（即立檔單位）需要具備怎樣的條件需要具備怎樣的條件 1.可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文； 2.是一

13、個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨(dú)立編制預(yù)算；是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨(dú)立編制預(yù)算； 3.設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，有一定的人事任免權(quán)。設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，有一定的人事任免權(quán)。 （有發(fā)文權(quán)、經(jīng)濟(jì)獨(dú)立、有任免權(quán)）（有發(fā)文權(quán)、經(jīng)濟(jì)獨(dú)立、有任免權(quán)） 立檔單位變化全宗如何處理？立檔單位變化全宗如何處理？ 1.1.新成立單位新成立單位( (建立新全宗建立新全宗) ) 2.2.撤銷(xiāo)單位（自然終止）撤銷(xiāo)單位（自然終止） 3.3.合并或兼并后形成新的單位合并或兼并后形成新的單位 a- a- b b 合并（兼并）合并（兼并）-d-d c-c- 4.4.原單位分立成若干個(gè)單位原單位分立成若干個(gè)單位a -ba

14、 -b -c -c 5.5.內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立或并入內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立或并入( (前后分開(kāi)歸檔前后分開(kāi)歸檔) ) 一個(gè)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，獨(dú)立為一個(gè)新的立檔單位，其獨(dú)立前形成的一個(gè)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，獨(dú)立為一個(gè)新的立檔單位，其獨(dú)立前形成的 檔案檔案 ，仍為原立檔單位全宗的一部分，仍為原立檔單位全宗的一部分 檔案整理內(nèi)容檔案整理內(nèi)容 1.系統(tǒng)化工作系統(tǒng)化工作區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類(lèi)、立卷區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類(lèi)、立卷 （組卷或組件）、卷內(nèi)文件排列、案卷（件）排列等。（組卷或組件）、卷內(nèi)文件排列、案卷（件）排列等。 2.檔案編目檔案編目卷內(nèi)文件編號(hào)（頁(yè)號(hào)）、卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件編號(hào)（頁(yè)號(hào)）、卷內(nèi)文件目錄 編制和備考表

15、的編制、案卷封面填寫(xiě)、檔號(hào)和案卷目錄編制和備考表的編制、案卷封面填寫(xiě)、檔號(hào)和案卷目錄 的編制或的編制或件號(hào)件號(hào)、歸檔文件目錄的編制歸檔文件目錄的編制等。等。檔案整理步驟檔案整理步驟 二者關(guān)系二者關(guān)系系統(tǒng)化是編目工作的系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ)基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)，編目是系統(tǒng) 化的化的體現(xiàn)體現(xiàn)，用以鞏固系統(tǒng)化成果。，用以鞏固系統(tǒng)化成果。 復(fù)式分類(lèi)法復(fù)式分類(lèi)法 全宗是一個(gè)復(fù)雜的檔案整體，全宗內(nèi)檔案的分全宗是一個(gè)復(fù)雜的檔案整體，全宗內(nèi)檔案的分 類(lèi)往往需要兩種以上分類(lèi)法的結(jié)合使用，即采類(lèi)往往需要兩種以上分類(lèi)法的結(jié)合使用，即采 用用復(fù)式分類(lèi)法復(fù)式分類(lèi)法。 年度年度組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法 年度年度問(wèn)題分類(lèi)法

16、問(wèn)題分類(lèi)法 組織機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)年度分類(lèi)法年度分類(lèi)法 問(wèn)題問(wèn)題年度分類(lèi)法年度分類(lèi)法 常用的分類(lèi)方法（新立卷）常用的分類(lèi)方法（新立卷） （1）年度）年度保管期限保管期限 （2）年度）年度組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限保管期限 分類(lèi)方案的編制分類(lèi)方案的編制 應(yīng)以應(yīng)以本單位本單位職能職能 活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔全部檔 案案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi) 容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。 機(jī)關(guān)分類(lèi)方案表機(jī)關(guān)分類(lèi)方案表 一級(jí)類(lèi)目一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目三級(jí)類(lèi)目三級(jí)類(lèi)目 文書(shū)類(lèi)文書(shū)類(lèi)按年度按年度

17、按組織機(jī)構(gòu)分（可根據(jù)情況取舍）如：按組織機(jī)構(gòu)分（可根據(jù)情況取舍）如： 保管期限保管期限件號(hào)件號(hào) 業(yè)務(wù)類(lèi)業(yè)務(wù)類(lèi)按業(yè)務(wù)類(lèi)型分按業(yè)務(wù)類(lèi)型分如：教學(xué)檔案如：教學(xué)檔案 科技類(lèi)科技類(lèi)基建類(lèi)基建類(lèi)按項(xiàng)目分按項(xiàng)目分 設(shè)備類(lèi)設(shè)備類(lèi)按型號(hào)分按型號(hào)分 科研類(lèi)科研類(lèi)按課題分按課題分 會(huì)計(jì)類(lèi)會(huì)計(jì)類(lèi)按年度分按年度分會(huì)計(jì)憑證類(lèi)會(huì)計(jì)憑證類(lèi) 如：各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)發(fā)票如：各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)發(fā)票 會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)會(huì)計(jì)賬簿類(lèi) 如：銀行賬簿如：銀行賬簿 財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi) 如：年度財(cái)務(wù)報(bào)告如：年度財(cái)務(wù)報(bào)告 其他類(lèi)其他類(lèi) 特殊載體特殊載體 類(lèi)類(lèi) 照片類(lèi)照片類(lèi)如：紙質(zhì)、數(shù)碼照片如：紙質(zhì)、數(shù)碼照片 錄音錄像類(lèi)錄音錄像類(lèi)如：錄音帶、錄像帶如：錄音帶、錄像帶 光盤(pán)（

18、磁盤(pán)）類(lèi)光盤(pán)（磁盤(pán)）類(lèi)如：光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)如：光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán) 實(shí)物類(lèi)實(shí)物類(lèi)如：獎(jiǎng)杯、印章、錦旗、如：獎(jiǎng)杯、印章、錦旗、 檔號(hào)的編制檔號(hào)的編制 檔號(hào)檔號(hào) 是檔案館（室）在是檔案館（室）在整理和管理整理和管理檔案的過(guò)程中，檔案的過(guò)程中， 以以字符形式字符形式賦予檔案的賦予檔案的一組代碼一組代碼。檔號(hào)是。檔號(hào)是存取存取檔案檔案 的的標(biāo)記標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。 傳統(tǒng)方式：傳統(tǒng)方式： 全宗號(hào)全宗號(hào)- -目錄號(hào)目錄號(hào)- -案卷號(hào)案卷號(hào)- -頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)。 例：例： 125-002-010-006125-002-010-006 新立卷方式：新立卷方式：全宗號(hào)全宗號(hào)- -年度年度- -保

19、管期限保管期限- -件號(hào)。件號(hào)。 例：例： 008 008- -19971997- -永久永久- -0002500025 檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則 1. 唯一性原則（不能有重號(hào)）唯一性原則（不能有重號(hào)） 2. 合理性原則（與分類(lèi)整理相適應(yīng)）合理性原則（與分類(lèi)整理相適應(yīng)） 3. 穩(wěn)定性原則（不能隨意改動(dòng)）穩(wěn)定性原則（不能隨意改動(dòng)） 4. 擴(kuò)充性原則（遞增容量）擴(kuò)充性原則（遞增容量） 5. 簡(jiǎn)單性原則（簡(jiǎn)短明了）簡(jiǎn)單性原則（簡(jiǎn)短明了） 件號(hào)的編制方法件號(hào)的編制方法 五位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。按照五位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。按照 歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則整理的檔案，同一個(gè)類(lèi)目下整理

20、的檔案，同一個(gè)類(lèi)目下 的文件按排列次序流水編號(hào)。的文件按排列次序流水編號(hào)。不應(yīng)有空號(hào)不應(yīng)有空號(hào)。 注：注： 1.如果在分類(lèi)整理時(shí)，不設(shè)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）如果在分類(lèi)整理時(shí)，不設(shè)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） 這一級(jí)類(lèi)目，機(jī)構(gòu)代號(hào)可省略。這一級(jí)類(lèi)目，機(jī)構(gòu)代號(hào)可省略。 2.列入檔案館接收單位的，要求檔案室編制列入檔案館接收單位的，要求檔案室編制 盒號(hào)盒號(hào)。 0121991 00008 永久永久 2 2、歸檔章格式、歸檔章格式 全宗號(hào)全宗號(hào)年度年度室編件號(hào)室編件號(hào) 機(jī)構(gòu)或問(wèn)題機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保管期限保管期限館編件號(hào)館編件號(hào) 目錄的編制目錄的編制 立卷立卷：案卷目錄：案卷目錄 組件組件：歸檔文件目錄：歸檔文件目錄 歸檔文件目錄的編制

21、格式已在文件材歸檔文件目錄的編制格式已在文件材 料管理中介紹料管理中介紹 具體的錄入要點(diǎn)在檢索章節(jié)中介紹具體的錄入要點(diǎn)在檢索章節(jié)中介紹 第三節(jié)第三節(jié) 檔案鑒定檔案鑒定 檔案鑒定檔案鑒定 是判定檔案是判定檔案真?zhèn)握鎮(zhèn)魏秃蛢r(jià)值價(jià)值的過(guò)程。的過(guò)程。 檔案鑒定的內(nèi)容檔案鑒定的內(nèi)容（體現(xiàn)在三個(gè)階段）（體現(xiàn)在三個(gè)階段） 1.1. 歸檔鑒定歸檔鑒定 （是否屬于歸檔范圍，（是否屬于歸檔范圍，實(shí)質(zhì)實(shí)質(zhì) 是否具有保存是否具有保存 價(jià)值）價(jià)值） 2. 2. 保管期限鑒定保管期限鑒定 3. 3. 到期鑒定到期鑒定 一、檔案價(jià)值鑒定的原則一、檔案價(jià)值鑒定的原則 1.1.從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)從國(guó)家和人民的整體利益出

22、發(fā) ( (這是鑒定這是鑒定 工作的指導(dǎo)思想和核心原則工作的指導(dǎo)思想和核心原則) ) 2.2.全面的觀點(diǎn)全面的觀點(diǎn) （內(nèi)容特征為主要因素，結(jié)合來(lái)（內(nèi)容特征為主要因素，結(jié)合來(lái) 源、形成時(shí)間等因素；整體作用和個(gè)別價(jià)值相源、形成時(shí)間等因素；整體作用和個(gè)別價(jià)值相 結(jié)合；多方面利用需求）結(jié)合；多方面利用需求） 3.3.歷史的觀點(diǎn)歷史的觀點(diǎn) （時(shí)代背景、歷史條件）（時(shí)代背景、歷史條件） 4.4.發(fā)展的觀點(diǎn)發(fā)展的觀點(diǎn) （前瞻性，長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史作用）（前瞻性，長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史作用） 二、檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)二、檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)（三類(lèi)）（三類(lèi)） 1. 1.自身屬性標(biāo)準(zhǔn)：自身屬性標(biāo)準(zhǔn)：是指以檔案自身所擁有的主要屬性作是指以檔

23、案自身所擁有的主要屬性作 為價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，包括為價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，包括 （1 1）職能標(biāo)準(zhǔn)職能標(biāo)準(zhǔn) 是指按立檔單位所在社會(huì)系統(tǒng)中的是指按立檔單位所在社會(huì)系統(tǒng)中的地位地位和和 重要程度重要程度來(lái)決定其檔案的價(jià)值。來(lái)決定其檔案的價(jià)值。 （2 2）來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)來(lái)源標(biāo)準(zhǔn) 是要突出檔案形成者在檔案鑒定中的地位，是要突出檔案形成者在檔案鑒定中的地位， 即即“以我為主以我為主”的標(biāo)準(zhǔn)。的標(biāo)準(zhǔn)。 （3 3）內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn) 檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值最重要最重要、最本質(zhì)最本質(zhì) 的因素。強(qiáng)調(diào)了檔案內(nèi)容的的因素。強(qiáng)調(diào)了檔案內(nèi)容的重要性重要性、獨(dú)立性獨(dú)立性和和時(shí)效性時(shí)效性。 （4 4）形式特征標(biāo)準(zhǔn)形式

24、特征標(biāo)準(zhǔn) 是指文件的名稱(chēng)、文本、外形特征等，是指文件的名稱(chēng)、文本、外形特征等， 是判定檔案價(jià)值的是判定檔案價(jià)值的參考因素參考因素。 2.社會(huì)需求標(biāo)準(zhǔn)社會(huì)需求標(biāo)準(zhǔn) 社會(huì)對(duì)檔案的需求具有客社會(huì)對(duì)檔案的需求具有客 觀性。包括需求方向，需求面、需求時(shí)間等觀性。包括需求方向，需求面、需求時(shí)間等 方面。（社會(huì)利用價(jià)值）方面。（社會(huì)利用價(jià)值） 3.相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn) 是指被鑒定的檔案與其他是指被鑒定的檔案與其他 檔案和保管費(fèi)用之間相比較而存在的價(jià)值。檔案和保管費(fèi)用之間相比較而存在的價(jià)值。 只有當(dāng)只有當(dāng)利用價(jià)值利用價(jià)值大于大于保管檔案的成本保管檔案的成本時(shí)，才時(shí)，才 真正具有保管價(jià)值真正具有保管價(jià)值 （

25、完整程度、可替代程（完整程度、可替代程 度、重復(fù)程度、保管費(fèi)用等因素度、重復(fù)程度、保管費(fèi)用等因素 ） 三、檔案保管期限表的類(lèi)型三、檔案保管期限表的類(lèi)型 1.1.通用通用檔案保管期限表檔案保管期限表 它是由它是由國(guó)家檔案局編國(guó)家檔案局編 制制的，供全國(guó)的，供全國(guó)縣以上縣以上機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單 位鑒定檔案通用的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，是全國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)位鑒定檔案通用的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，是全國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān) 和單位和單位確定一般性檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)確定一般性檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)和制定其和制定其 它類(lèi)型檔案保管期限表的指南。它類(lèi)型檔案保管期限表的指南。 如：如：20062006年國(guó)家檔案局第年國(guó)家檔案

26、局第8 8號(hào)令頒發(fā)的號(hào)令頒發(fā)的機(jī)關(guān)文件機(jī)關(guān)文件 材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定參參p62p62 2.2.專(zhuān)門(mén)專(zhuān)門(mén)檔案保管期限表檔案保管期限表 3.3.同系統(tǒng)同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表機(jī)關(guān)檔案保管期限表 4.4.同類(lèi)型同類(lèi)型機(jī)關(guān)檔案保管期限表機(jī)關(guān)檔案保管期限表 5.5.機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)檔案保管期限表檔案保管期限表 注注： 1.標(biāo)準(zhǔn)的保管期限表對(duì)其他幾種保管期標(biāo)準(zhǔn)的保管期限表對(duì)其他幾種保管期 限表限表 有有指導(dǎo)意義指導(dǎo)意義； 2.機(jī)關(guān)檔案保管期限表必須以機(jī)關(guān)檔案保管期限表必須以標(biāo)準(zhǔn)的和上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的和上級(jí) 的的各種通用保管期限表為依據(jù)；各種通用保管期限表為依據(jù)； 3.各種類(lèi)

27、型的保管期限各種類(lèi)型的保管期限不能縮短不能縮短標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的 保管期限。保管期限。 檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)檔案保管期限表的結(jié)構(gòu) 1.順序號(hào)：一般采用層累制結(jié)構(gòu)，每類(lèi)目下流水編號(hào)。順序號(hào)：一般采用層累制結(jié)構(gòu)，每類(lèi)目下流水編號(hào)。 2.條款：條款：一組文件的來(lái)源、內(nèi)容和形式。（有內(nèi)在聯(lián)系，一組文件的來(lái)源、內(nèi)容和形式。（有內(nèi)在聯(lián)系， 價(jià)值相同）價(jià)值相同） 3.保管期限：保管期限：保存年限保存年限 4.附注：對(duì)條款及其保管期限所作的必要注解和說(shuō)明。附注：對(duì)條款及其保管期限所作的必要注解和說(shuō)明。 5.總的說(shuō)明：指出檔案保管期限表的適用范圍、制定依總的說(shuō)明：指出檔案保管期限表的適用范圍、制定依 據(jù)、結(jié)構(gòu)

28、、批準(zhǔn)施行時(shí)間，及保管期限的計(jì)算方法等其據(jù)、結(jié)構(gòu)、批準(zhǔn)施行時(shí)間，及保管期限的計(jì)算方法等其 他應(yīng)說(shuō)明的事項(xiàng)。他應(yīng)說(shuō)明的事項(xiàng)。 四、檔案保管期限的劃分四、檔案保管期限的劃分 檔案保管期限檔案保管期限 是指對(duì)檔案劃定的存留年限。是指對(duì)檔案劃定的存留年限。 文書(shū)檔案的保管期限分文書(shū)檔案的保管期限分永久永久和和定期定期兩種，其中兩種，其中 定期又可分為定期又可分為3030年、年、1010年。年。 永久保管永久保管 就是無(wú)限期地盡可能長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存下去。就是無(wú)限期地盡可能長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存下去。 如如：本機(jī)關(guān)活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料，本機(jī)：本機(jī)關(guān)活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料，本機(jī) 關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

29、關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。 定期保存定期保存的的計(jì)算方法計(jì)算方法：一般是從文件產(chǎn)生后的第：一般是從文件產(chǎn)生后的第 二年二年起計(jì)算，有些特殊文件和專(zhuān)門(mén)文件可以從其失起計(jì)算，有些特殊文件和專(zhuān)門(mén)文件可以從其失 效、結(jié)案后算起。效、結(jié)案后算起。 例：例： 文書(shū)檔案保管期限表文書(shū)檔案保管期限表 5 5機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件材料機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件材料 5.1 5.1 本機(jī)關(guān)為主辦的本機(jī)關(guān)為主辦的 5.1.1 5.1.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、 講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要 。永久。永久 5.1.2 5.1.2 典型材料

30、、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)。典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)。3030年年 5.2 5.2 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的 5.2.1 5.2.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、 總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制或副本總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制或副本 。3030年年 5.2.2 5.2.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、 簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副本。簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副本。1010年年 五、檔案鑒定的組織和方法五、檔案鑒定的組織和方法 檔案鑒定的基本方法檔案鑒定的基本方法 是是直接鑒定法直接鑒定法，即直接、，

31、即直接、 具體地審查檔案。具體地審查檔案。 直接鑒定法要求直接鑒定法要求 檔案鑒定人員檔案鑒定人員逐卷逐件逐頁(yè)逐卷逐件逐頁(yè) 地審查檔案材料，從它的內(nèi)容、作者、題名、可地審查檔案材料，從它的內(nèi)容、作者、題名、可 靠程度等方面，全面考察分析其價(jià)值，而不是僅靠程度等方面，全面考察分析其價(jià)值，而不是僅 根據(jù)案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷題名來(lái)判定根據(jù)案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷題名來(lái)判定 檔案的價(jià)值。檔案的價(jià)值。 六、檔案銷(xiāo)毀六、檔案銷(xiāo)毀 檔案銷(xiāo)毀檔案銷(xiāo)毀 是指經(jīng)過(guò)鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案作毀滅是指經(jīng)過(guò)鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案作毀滅 性處置的過(guò)程。性處置的過(guò)程。 銷(xiāo)毀程序銷(xiāo)毀程序 1. 1. 檔案鑒定人員形成銷(xiāo)

32、毀報(bào)告、清冊(cè)檔案鑒定人員形成銷(xiāo)毀報(bào)告、清冊(cè) 2. 2. 由鑒定小組審核提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)。由鑒定小組審核提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)。 3. 3. 經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 4. 4. 由由二人二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。 銷(xiāo)毀清冊(cè)的結(jié)構(gòu)包括銷(xiāo)毀清冊(cè)的結(jié)構(gòu)包括 1. 檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)封面，項(xiàng)目有：全宗號(hào)、全宗名檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)封面，項(xiàng)目有：全宗號(hào)、全宗名 稱(chēng)和立檔單位名稱(chēng)、編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)單位名稱(chēng)、稱(chēng)和立檔單位名稱(chēng)、編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)單位名稱(chēng)、 編制時(shí)間表；編制時(shí)間表； 2. 銷(xiāo)毀檔案登記表，項(xiàng)目有：順序號(hào)、案卷或銷(xiāo)毀檔案登記表，項(xiàng)目有：順序號(hào)、

33、案卷或 文件題名、起止日期、號(hào)碼（案卷目錄號(hào)、案卷文件題名、起止日期、號(hào)碼（案卷目錄號(hào)、案卷 號(hào)或文件編號(hào)）、數(shù)量、備注等。號(hào)或文件編號(hào)）、數(shù)量、備注等。 檔案銷(xiāo)毀方式檔案銷(xiāo)毀方式 （1）送指定造紙廠化成紙漿；送指定造紙廠化成紙漿； （2）少量涉密檔案交保密部門(mén)銷(xiāo)毀；少量涉密檔案交保密部門(mén)銷(xiāo)毀； （3）磁帶、磁盤(pán)和漁船等特殊載體檔案，可用物磁帶、磁盤(pán)和漁船等特殊載體檔案，可用物 理或焚燒等方式理或焚燒等方式 銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀； （4）兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)已銷(xiāo) 毀毀”和銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀日期。和銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀日期。 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可

34、“暫緩執(zhí)行暫緩執(zhí)行”，一般可，一般可 保存一段時(shí)間后再抽樣復(fù)審，以防鑒定有誤。保存一段時(shí)間后再抽樣復(fù)審，以防鑒定有誤。 第四節(jié)第四節(jié) 檔案保管與保護(hù)檔案保管與保護(hù) 一、檔案保管的內(nèi)容和要求一、檔案保管的內(nèi)容和要求 檔案保管的內(nèi)容檔案保管的內(nèi)容 1. 1. 檔案庫(kù)房管理（整潔、有序）檔案庫(kù)房管理（整潔、有序） 2. 2. 檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)（各個(gè)環(huán)節(jié)）檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)（各個(gè)環(huán)節(jié)） 3. 3. 保護(hù)檔案的專(zhuān)門(mén)措施（復(fù)制、修裱）保護(hù)檔案的專(zhuān)門(mén)措施（復(fù)制、修裱） 檔案保管的基本要求檔案保管的基本要求 1. 1. 以防為主，防治結(jié)合以防為主，防治結(jié)合 2. 2. 加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一

35、般 二、檔案保管的基本條件二、檔案保管的基本條件 檔案室用房檔案室用房 檔案室用房一般由檔案庫(kù)房、檔案閱覽用檔案室用房一般由檔案庫(kù)房、檔案閱覽用 房和檔案人員辦公用房組成。做到房和檔案人員辦公用房組成。做到三室分開(kāi)三室分開(kāi)。 檔案裝具檔案裝具 檔案裝具是檔案館、室必需的基本設(shè)備。目檔案裝具是檔案館、室必需的基本設(shè)備。目 前，我國(guó)使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、前，我國(guó)使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、 檔案柜、密集架。檔案柜、密集架。 檔案保管設(shè)備檔案保管設(shè)備 空調(diào)機(jī)空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)去濕機(jī)、通風(fēng)機(jī)、通風(fēng)機(jī)、溫濕度測(cè)量溫濕度測(cè)量 儀儀、防盜和防火報(bào)警器、防盜和防火報(bào)警器、滅火器滅火器、裝

36、訂機(jī)裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)復(fù)印機(jī)、 縮微拍攝設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、消毒設(shè)備、縮微拍攝設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、消毒設(shè)備、信息化設(shè)備以信息化設(shè)備以 及檔案專(zhuān)用運(yùn)輸設(shè)備等。及檔案專(zhuān)用運(yùn)輸設(shè)備等。 檔案包裝材料檔案包裝材料 無(wú)酸材料制成的卷盒、卷皮。無(wú)酸材料制成的卷盒、卷皮。 三、檔案庫(kù)房管理三、檔案庫(kù)房管理 檔案裝具的排列檔案裝具的排列 合理布局合理布局 、避光通風(fēng)、避光通風(fēng) 、 整齊有序整齊有序 （裝具應(yīng)與窗戶(hù)墻面垂直）。（裝具應(yīng)與窗戶(hù)墻面垂直）。 檔案裝具的編號(hào)檔案裝具的編號(hào) 一般以庫(kù)房為單位進(jìn)行，一般以庫(kù)房為單位進(jìn)行， 編號(hào)方法：自庫(kù)房門(mén)口起從左至右、從外向編號(hào)方法：自庫(kù)房門(mén)口起從左至右、從外向 里編架（柜）號(hào)，每

37、個(gè)架（柜）的格（節(jié)）里編架（柜）號(hào)，每個(gè)架（柜）的格（節(jié)） 也應(yīng)編號(hào)，方法是從上向下編順序號(hào)。也應(yīng)編號(hào)，方法是從上向下編順序號(hào)。 檔案的排列存放檔案的排列存放 檔案室檔案室的檔案，一般根據(jù)檔案種類(lèi)實(shí)的檔案，一般根據(jù)檔案種類(lèi)實(shí) 行行分類(lèi)排列分類(lèi)排列，將同一類(lèi)別的檔案集中存放，將同一類(lèi)別的檔案集中存放 在一起。在一起。 存放地點(diǎn)索引存放地點(diǎn)索引 年代年代 （類(lèi)別）（類(lèi)別） 檔檔 號(hào)號(hào)列號(hào)（架號(hào)、列號(hào)（架號(hào)、 箱號(hào)）箱號(hào)） 備備 注注 20012001 （文書(shū)）（文書(shū)） 138-2001-138-2001-永久永久001-050001-050005005 檔案管理的應(yīng)急處置檔案管理的應(yīng)急處置 檔案管

38、理的應(yīng)急處置檔案管理的應(yīng)急處置 是指由人為或自然因素引起的突是指由人為或自然因素引起的突 發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序， 需要采取應(yīng)急措施加以處置的工作。需要采取應(yīng)急措施加以處置的工作。 1. 1. 檔案管理的應(yīng)急處置預(yù)案（如：檔案管理的應(yīng)急處置預(yù)案（如：檔案工作突發(fā)事件應(yīng)檔案工作突發(fā)事件應(yīng) 急處置辦法急處置辦法） 2. 2. 檔案管理的應(yīng)急處置措施檔案管理的應(yīng)急處置措施 及時(shí)報(bào)警，在及時(shí)報(bào)警，在第一時(shí)間第一時(shí)間通知搶險(xiǎn)負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員，通知搶險(xiǎn)負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員， 通知專(zhuān)業(yè)搶險(xiǎn)救援部門(mén)等。在可能的情況下，采取行動(dòng)通知專(zhuān)業(yè)搶險(xiǎn)

39、救援部門(mén)等。在可能的情況下，采取行動(dòng) 消除事故。消除事故。 四、檔案保護(hù)四、檔案保護(hù) 庫(kù)房溫、濕度控制庫(kù)房溫、濕度控制 庫(kù)房的庫(kù)房的“八防八防” 防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、 防光、防塵、防盜。防光、防塵、防盜。 一般庫(kù)房溫濕度控制規(guī)定一般庫(kù)房溫濕度控制規(guī)定 相對(duì)溫度相對(duì)溫度：14241424 相對(duì)濕度相對(duì)濕度：45456060 聲像庫(kù)的溫濕度規(guī)定聲像庫(kù)的溫濕度規(guī)定 相對(duì)溫度相對(duì)溫度：20252025 相對(duì)濕度相對(duì)濕度：50506060 磁帶庫(kù)的溫濕度規(guī)定磁帶庫(kù)的溫濕度規(guī)定 相對(duì)溫度相對(duì)溫度：14241424 相對(duì)濕度相對(duì)濕度：40406060 膠片庫(kù)的溫濕度規(guī)

40、定膠片庫(kù)的溫濕度規(guī)定 相對(duì)溫度相對(duì)溫度：14241424 相對(duì)濕度相對(duì)濕度：40406060 檔案修復(fù)檔案修復(fù) 檔案修復(fù)檔案修復(fù) 是指受損或退變檔案的恢復(fù)或是指受損或退變檔案的恢復(fù)或 接近原有特征，或進(jìn)行加固的一項(xiàng)搶救性接近原有特征，或進(jìn)行加固的一項(xiàng)搶救性 保護(hù)措施。保護(hù)措施。 修復(fù)技術(shù)種類(lèi)：去污、去酸、加固、修裱、修復(fù)技術(shù)種類(lèi)：去污、去酸、加固、修裱、 字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等。字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等。 常用搶救方法常用搶救方法 復(fù)印、拍攝、掃描。復(fù)印、拍攝、掃描。 五、全宗卷五、全宗卷 全宗卷：是檔案管理活動(dòng)中形成的全宗卷：是檔案管理活動(dòng)中形成的“檔案檔案”，是管理全宗的，是管理全宗的“檔案檔案

41、”。 全宗卷的主要內(nèi)容全宗卷的主要內(nèi)容 1.1.檔案檔案收集收集方面的材料方面的材料（交接文據(jù)，接收、征集記錄，檔案來(lái)源等）（交接文據(jù)，接收、征集記錄，檔案來(lái)源等） 2.2.檔案檔案整理整理方面的材料方面的材料（整理工作方案、分類(lèi)方案、檔案整理情況）（整理工作方案、分類(lèi)方案、檔案整理情況） 3.3.檔案檔案鑒定鑒定方面的材料方面的材料（鑒定小組成員，保管期限表，鑒定、銷(xiāo)毀情況（鑒定小組成員，保管期限表，鑒定、銷(xiāo)毀情況） 4.4.檔案檔案保管保管方面的材料方面的材料（安全檢查記錄、報(bào)告，檔案保護(hù)措施）（安全檢查記錄、報(bào)告，檔案保護(hù)措施） 5.5.檔案檔案統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)方面的材料方面的材料（收進(jìn)移出登記

42、，檔案基本情況和利用情況統(tǒng)計(jì)）（收進(jìn)移出登記，檔案基本情況和利用情況統(tǒng)計(jì)） 6.6.檔案檔案利用利用方面的材料方面的材料（全宗指南，利用范圍說(shuō)明，利用實(shí)例）（全宗指南，利用范圍說(shuō)明，利用實(shí)例） 7.7.檔案管理檔案管理新技術(shù)新技術(shù)應(yīng)用方面的材料應(yīng)用方面的材料 （信息化情況，電子目錄數(shù)量）（信息化情況，電子目錄數(shù)量） 全宗卷的整理全宗卷的整理 全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐 漸增加的，平時(shí)必須漸增加的，平時(shí)必須注意積累注意積累，及時(shí)進(jìn)行整理組卷，及時(shí)進(jìn)行整理組卷， 數(shù)量較多的可設(shè)分卷。數(shù)量較多的可設(shè)分卷。 卷內(nèi)文件材料按卷內(nèi)文件材料按問(wèn)題問(wèn)題時(shí)間

43、時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。進(jìn)行系統(tǒng)排列。 排列順序排列順序 全宗指南（全宗介紹）、立檔單位大事記全宗指南（全宗介紹）、立檔單位大事記 和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、 現(xiàn)代化管理等方面的文件材料，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi)現(xiàn)代化管理等方面的文件材料，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi) 目錄。目錄。 第五節(jié)第五節(jié) 檔案檢索檔案檢索 1.1. 檔案檢索的內(nèi)容檔案檢索的內(nèi)容 就是就是存儲(chǔ)存儲(chǔ)和和查找查找檔案信息檔案信息 的過(guò)程。的過(guò)程。 檢索效率檢索效率 是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能以及每一個(gè)是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能以及每一個(gè) 檢索過(guò)程質(zhì)量的最基本的指標(biāo)。檢索過(guò)程質(zhì)量的最基本的指

44、標(biāo)。 2.2. 檔案著錄檔案著錄 是對(duì)檔案是對(duì)檔案內(nèi)容內(nèi)容和和形式特征形式特征等進(jìn)行等進(jìn)行 分析、選擇和記錄的過(guò)程。分析、選擇和記錄的過(guò)程。 3. 3. 檔案檢索工具檔案檢索工具 是用于是用于存儲(chǔ)存儲(chǔ)、查找查找和和報(bào)道報(bào)道檔檔 案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、 指南等的統(tǒng)稱(chēng)。指南等的統(tǒng)稱(chēng)。 常用檔案檢索工具的編制常用檔案檢索工具的編制 最常用、最基礎(chǔ)最常用、最基礎(chǔ)的檔案檢索工具：的檔案檢索工具： 案卷目錄案卷目錄和和歸檔文件目錄歸檔文件目錄。 1.1.案卷文件目錄（全引目錄）案卷文件目錄（全引目錄） 現(xiàn)已被文件級(jí)電現(xiàn)已被文件級(jí)電 子目錄所取代

45、。（或歸檔文件目錄取代）子目錄所取代。（或歸檔文件目錄取代） 2.2.專(zhuān)題目錄專(zhuān)題目錄 按照特定專(zhuān)題以一定次序編排而成按照特定專(zhuān)題以一定次序編排而成 的一種檔案目錄。（如：民生檔案專(zhuān)題庫(kù)）的一種檔案目錄。（如：民生檔案專(zhuān)題庫(kù)） 歸檔文件目錄關(guān)鍵字段著錄要點(diǎn)（新方法）歸檔文件目錄關(guān)鍵字段著錄要點(diǎn)（新方法） 全全 宗宗 號(hào)號(hào) 年年 度度 保管保管 期限期限 件件 號(hào)號(hào)正題名正題名 文件文件 編號(hào)編號(hào) 成文成文 日期日期 責(zé)責(zé) 任任 者者 文件文件 頁(yè)數(shù)頁(yè)數(shù) 密密 級(jí)級(jí) 開(kāi)放開(kāi)放 情況情況 室編室編 盒號(hào)盒號(hào) 備備 注注 0 0 0 0 2 2 2020 0303 永久永久0 0 0 0 4 4 5

46、 5 6 6 嘉興市檔案嘉興市檔案 局黨組會(huì)議局黨組會(huì)議 記錄記錄 人事任人事任 免免 嘉檔嘉檔 200200 335 5 號(hào)號(hào) 200200 305305 1313 嘉興嘉興 市檔市檔 案局案局 6060限制限制進(jìn)館進(jìn)館 單位單位 編制編制 全全 宗宗 號(hào)號(hào) 目目 錄錄 號(hào)號(hào) 案卷案卷 號(hào)號(hào) 頁(yè)頁(yè) 號(hào)號(hào) 正題名正題名文件文件 編號(hào)編號(hào) 成文成文 日期日期 責(zé)責(zé) 任任 者者 保管保管 期限期限 密密 級(jí)級(jí) 開(kāi)放開(kāi)放 情況情況 備注備注 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 1 1 4564560 0 2 2 5 5 關(guān)于關(guān)于zzzzzz等等 同志任職的同志任職的 通知通知 xxx xxx、

47、kkkkkk 嘉檔嘉檔 199199 665 5 號(hào)號(hào) 200200 205205 1313 嘉興嘉興 市檔市檔 案局案局 永久永久限制限制 文件級(jí)目錄關(guān)鍵字段著錄要點(diǎn)（傳統(tǒng)方法）文件級(jí)目錄關(guān)鍵字段著錄要點(diǎn)（傳統(tǒng)方法） 3.全宗指南（全宗介紹）全宗指南（全宗介紹） 是介紹和報(bào)道立檔單位及其是介紹和報(bào)道立檔單位及其 所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。 編制要求編制要求 客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)，語(yǔ)言簡(jiǎn)練、文字表達(dá)清客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)，語(yǔ)言簡(jiǎn)練、文字表達(dá)清 楚。全宗指南由封頁(yè)、正文、備注三部分組成楚。全宗指南由封頁(yè)、正文、備注三部分組成 。 正文部分的編寫(xiě)正文部分的編寫(xiě)有以

48、下三方面：有以下三方面： （1）全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介。（組織沿革）全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介。（組織沿革） （2）全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介。（檔案數(shù)量、保管期限、）全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介。（檔案數(shù)量、保管期限、 完整程度，整理、鑒定、檢索工具、利用等情況）完整程度，整理、鑒定、檢索工具、利用等情況） （3）檔案內(nèi)容與成分介紹。（分類(lèi)介紹）檔案內(nèi)容與成分介紹。（分類(lèi)介紹） 例：例： 嘉興市（縣）人民政府嘉興市（縣）人民政府 （19491983） 全宗號(hào)全宗號(hào)16 一、機(jī)構(gòu)沿革一、機(jī)構(gòu)沿革 嘉興縣人民政府成立于嘉興縣人民政府成立于1949年年5月嘉興解放之時(shí)，隸屬嘉興專(zhuān)署領(lǐng)導(dǎo)。月嘉興解放之時(shí)，隸屬嘉興專(zhuān)署領(lǐng)導(dǎo)。 19

49、55年年12月，縣人民政府改稱(chēng)為市人民政府。月，縣人民政府改稱(chēng)為市人民政府。.1983年年8月月3日，浙江省人日，浙江省人 民政府浙政（民政府浙政（1983）55號(hào)通知，根據(jù)國(guó)務(wù)院號(hào)通知，根據(jù)國(guó)務(wù)院1983年年7月月21日批復(fù)：撤銷(xiāo)嘉興地日批復(fù)：撤銷(xiāo)嘉興地 區(qū)行政專(zhuān)署，設(shè)立省轄的嘉興市和湖州市。至此，（縣級(jí)）嘉興市人民政府職區(qū)行政專(zhuān)署，設(shè)立省轄的嘉興市和湖州市。至此，（縣級(jí)）嘉興市人民政府職 能行使中止。能行使中止。工作職能工作職能 歷任市（縣長(zhǎng)）有：鄭寄民、張澄秋、馬吉德、劉慎言、樊家禧、蔡學(xué)忠、歷任市（縣長(zhǎng)）有：鄭寄民、張澄秋、馬吉德、劉慎言、樊家禧、蔡學(xué)忠、 沈如淙、吳根生、周平臣、朱孔

50、宇、李佃杰。沈如淙、吳根生、周平臣、朱孔宇、李佃杰。 二、檔案情況及主要內(nèi)容二、檔案情況及主要內(nèi)容 該全宗于該全宗于1983年底由原嘉興市人民政府辦公室移交本館，文書(shū)檔案編有年底由原嘉興市人民政府辦公室移交本館，文書(shū)檔案編有 三個(gè)目錄共計(jì)三個(gè)目錄共計(jì)1338卷，其中永久卷，其中永久925卷，長(zhǎng)期卷，長(zhǎng)期309卷。另外還有會(huì)計(jì)檔案卷。另外還有會(huì)計(jì)檔案2174 卷，照片卷，照片222張，錄音帶張，錄音帶6盒，光盤(pán)盒，光盤(pán)10片。排架長(zhǎng)度片。排架長(zhǎng)度19.3m。按規(guī)定現(xiàn)已鑒定檔。按規(guī)定現(xiàn)已鑒定檔 案案1101 卷，開(kāi)放條目卷，開(kāi)放條目9066 條。條。 該全宗按年度該全宗按年度問(wèn)題立卷，分類(lèi)清楚。材

51、料比較完整。該全宗利用率高，問(wèn)題立卷，分類(lèi)清楚。材料比較完整。該全宗利用率高， 特別是組織史、市志編寫(xiě)中發(fā)揮了重要的憑證參考作用。由于頻繁利用，部分特別是組織史、市志編寫(xiě)中發(fā)揮了重要的憑證參考作用。由于頻繁利用，部分 案卷發(fā)生機(jī)械磨損、酸化和字跡褪變，需通過(guò)裱糊、字跡顯示、無(wú)酸處理等措案卷發(fā)生機(jī)械磨損、酸化和字跡褪變，需通過(guò)裱糊、字跡顯示、無(wú)酸處理等措 施加以彌補(bǔ)。施加以彌補(bǔ)。 該全宗檢索工具主要有紙質(zhì)：案卷目錄、全引目錄等；電子：案卷級(jí)條目該全宗檢索工具主要有紙質(zhì)：案卷目錄、全引目錄等；電子：案卷級(jí)條目 1338條，文書(shū)文件級(jí)條，文書(shū)文件級(jí)19569 條，專(zhuān)題庫(kù)條目條，專(zhuān)題庫(kù)條目3441條。

52、全文掃描：條。全文掃描：3274 件。件。 三、檔案內(nèi)容與成分介紹三、檔案內(nèi)容與成分介紹 1、文件匯集。主要包括縣（市）歷屆人民代表大會(huì)、解放初期各界代表、文件匯集。主要包括縣（市）歷屆人民代表大會(huì)、解放初期各界代表 會(huì)議、各屆各次人代會(huì)代表發(fā)言、各次烈軍屬、殘廢、復(fù)員、退伍軍人代表會(huì)議、各屆各次人代會(huì)代表發(fā)言、各次烈軍屬、殘廢、復(fù)員、退伍軍人代表 會(huì)議、知識(shí)青年下鄉(xiāng)、回鄉(xiāng)代表會(huì)議、市（縣）長(zhǎng)辦公會(huì)議、市（縣）府辦會(huì)議、知識(shí)青年下鄉(xiāng)、回鄉(xiāng)代表會(huì)議、市（縣）長(zhǎng)辦公會(huì)議、市（縣）府辦 公會(huì)議記錄、市（縣）府辦公室發(fā)文，市（縣）府各類(lèi)會(huì)議記錄、市（縣）公會(huì)議記錄、市（縣）府辦公室發(fā)文，市（縣）府各類(lèi)

53、會(huì)議記錄、市（縣） 府辦編印的府辦編印的情況與匯報(bào)情況與匯報(bào)、地區(qū)、全省及全國(guó)性的重要會(huì)議材料、嘉興地、地區(qū)、全省及全國(guó)性的重要會(huì)議材料、嘉興地 區(qū)專(zhuān)員行政公署、浙江省人民政府（人民委員會(huì)）、國(guó)務(wù)院文件等匯編材料。區(qū)專(zhuān)員行政公署、浙江省人民政府（人民委員會(huì)）、國(guó)務(wù)院文件等匯編材料。 2、重要的報(bào)告及批復(fù)、通知和決定。主要有關(guān)于職權(quán)范圍內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)、重要的報(bào)告及批復(fù)、通知和決定。主要有關(guān)于職權(quán)范圍內(nèi)的組織機(jī)構(gòu) 的撤建、人事干部的任免、勞動(dòng)工資調(diào)整、工業(yè)交通、農(nóng)林水利、財(cái)稅商業(yè)、的撤建、人事干部的任免、勞動(dòng)工資調(diào)整、工業(yè)交通、農(nóng)林水利、財(cái)稅商業(yè)、 物資供應(yīng)、物價(jià)政策、文化教育、衛(wèi)生醫(yī)療以及民政、土

54、管、民兵建設(shè)等各物資供應(yīng)、物價(jià)政策、文化教育、衛(wèi)生醫(yī)療以及民政、土管、民兵建設(shè)等各 項(xiàng)工作的報(bào)告及批復(fù)，關(guān)于市（縣）所轄新豐區(qū)、鳳橋區(qū)、新篁區(qū)、王江涇項(xiàng)工作的報(bào)告及批復(fù)，關(guān)于市（縣）所轄新豐區(qū)、鳳橋區(qū)、新篁區(qū)、王江涇 區(qū)、新塍區(qū)、王店區(qū)等地的劃分階級(jí)成份的呈報(bào)與批復(fù)、決定等，本府關(guān)于區(qū)、新塍區(qū)、王店區(qū)等地的劃分階級(jí)成份的呈報(bào)與批復(fù)、決定等，本府關(guān)于 落實(shí)人民政策的批復(fù)，及對(duì)人員處理的決定。落實(shí)人民政策的批復(fù)，及對(duì)人員處理的決定。 3、財(cái)務(wù)。主要有、財(cái)務(wù)。主要有1961年至年至1978年行政科所形成的會(huì)計(jì)文件材料，包括會(huì)年行政科所形成的會(huì)計(jì)文件材料，包括會(huì) 計(jì)報(bào)表、帳冊(cè)、憑證等。計(jì)報(bào)表、帳冊(cè)、憑

55、證等。 還有，嘉興市（縣）人民政府關(guān)于全市（縣）各項(xiàng)工作的重要指示和年還有，嘉興市（縣）人民政府關(guān)于全市（縣）各項(xiàng)工作的重要指示和年 度總結(jié)，各年度的干部統(tǒng)計(jì)年報(bào)，干部調(diào)動(dòng)介紹信存根，縣革委辦事組編印度總結(jié)，各年度的干部統(tǒng)計(jì)年報(bào)，干部調(diào)動(dòng)介紹信存根，縣革委辦事組編印 的工作簡(jiǎn)報(bào)，晉升技術(shù)職稱(chēng)的通知報(bào)告，關(guān)于計(jì)劃生育，人口，檔案管理的的工作簡(jiǎn)報(bào)，晉升技術(shù)職稱(chēng)的通知報(bào)告，關(guān)于計(jì)劃生育，人口，檔案管理的 報(bào)告與通知等文件材料。報(bào)告與通知等文件材料。 第六節(jié)第六節(jié) 檔案統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì) 檔案統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì) 是對(duì)反映和說(shuō)明檔案及檔案工作是對(duì)反映和說(shuō)明檔案及檔案工作 現(xiàn)象的現(xiàn)象的數(shù)量特征數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和

56、分析的進(jìn)行搜集、整理和分析的 活動(dòng)?；顒?dòng)。 一、檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容和要求一、檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容和要求 檔案統(tǒng)計(jì)工作的檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容內(nèi)容：主要包括檔案：主要包括檔案 的的基本登記基本登記和和綜合統(tǒng)計(jì)綜合統(tǒng)計(jì)兩部分。兩部分。 我國(guó)檔案工作的基本情況統(tǒng)計(jì)，基本上分為我國(guó)檔案工作的基本情況統(tǒng)計(jì)，基本上分為四個(gè)層四個(gè)層 次次： 其一其一，全國(guó)全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。由國(guó)家檔案局組檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。由國(guó)家檔案局組 織實(shí)施；織實(shí)施； 其二其二，專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。該項(xiàng)統(tǒng)計(jì)由各專(zhuān)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。該項(xiàng)統(tǒng)計(jì)由各專(zhuān) 業(yè)主管部門(mén)組織實(shí)施；業(yè)主管部門(mén)組織實(shí)施； 其三其三，地方地方（包括省、市、地、縣各

57、級(jí)）檔案工作基（包括省、市、地、縣各級(jí)）檔案工作基 本情況統(tǒng)計(jì)。該項(xiàng)統(tǒng)計(jì)由各級(jí)地方檔案行政管理部門(mén)組本情況統(tǒng)計(jì)。該項(xiàng)統(tǒng)計(jì)由各級(jí)地方檔案行政管理部門(mén)組 織實(shí)施；織實(shí)施； 其四其四，檔案館、檔案室檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計(jì)檔案工作情況統(tǒng)計(jì) 。該項(xiàng)統(tǒng)計(jì)。該項(xiàng)統(tǒng)計(jì) 由各檔案館（室）自行組織實(shí)施。由各檔案館（室）自行組織實(shí)施。 檔案統(tǒng)計(jì)的基本要求檔案統(tǒng)計(jì)的基本要求 （1 1）準(zhǔn)確性準(zhǔn)確性（客觀、如實(shí)）（客觀、如實(shí)） （2 2）科學(xué)性科學(xué)性（嚴(yán)密合理、科學(xué)實(shí)用、（嚴(yán)密合理、科學(xué)實(shí)用、 明確易行）明確易行） （3 3）時(shí)效性時(shí)效性（迅速及時(shí)）（迅速及時(shí)） 二、檔案登記二、檔案登記 檔案登記檔案登記 是指登錄是指登錄檔案檔案和和檔案管理檔案管理有關(guān)有關(guān) 數(shù)據(jù)的過(guò)程。檔案登記是檔案統(tǒng)計(jì)的基數(shù)據(jù)的過(guò)程。檔