（原創(chuàng)）房地產(chǎn)公司：檔案管理制度

檔案管理制度10主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。客戶檔案管理執(zhí)行客戶檔案管理制度。20檔案的管理機構(gòu)21文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。22各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領導批準后可留存影本。23檔案室主要職責231制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；232對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督；233做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；234做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作；235提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。30檔案的種類31法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。32企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。33計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務計劃等。34總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。35批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術(shù)指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。36憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。37證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。38匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。39勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。310聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。311題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。312技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。40檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。50檔案的收集。就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。51立卷歸檔的范圍凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。52立卷歸檔的時間521凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。522對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。53立卷歸檔的要求531各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。532移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。533歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起534立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。535填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。536立卷應以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。537立卷應以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。538立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。539立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。5310文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。5311各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。5312聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。60檔案的借閱61檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領導批準，可查閱無密級檔案。62各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。63檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀，酌情處罰。64對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。65必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。66檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。67借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。70檔案保密要求71檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。72檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。73有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領導批準。74有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領導批準。75對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。76外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。77檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。78企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。80超期檔案的銷毀81對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。82經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。83銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。90檔案的保管檔案保管工作應做到四不不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。文件資料管理流程圖文件發(fā)行是否合格回收或銷毀表1表4NOYES文件資料編制文件會審是否合格文件批準是否合格文件登記及維護表2表3表5NONOYES表1文件修改記錄表文件名稱文件編號修訂類別修訂日期增加刪除異動廢止號修訂內(nèi)容簡要修訂者表2文件更改通知單更改文件名稱文件編號申請更改部門更改內(nèi)容文件修改人日期更改頁碼更改條款更改狀態(tài)文件更改記錄發(fā)生部門文件（頁次）收發(fā)記錄文件使用人文件管理人日期表程序文件會審表文件名稱文件編號編制部門編制人文件會審目的確認程序的規(guī)定是否符合標準要求。確認程序的規(guī)定能否滿足要求。確認程序的規(guī)定是否能夠完全執(zhí)行。確認職責是否明確、接口是否清楚。其他需要確認的內(nèi)容。文件會審項目文件格式。職責職權(quán)。工作接口。可操作程度。引用文字。記錄表格。其他。部門接口負責人意見主要責任部門相關(guān)責任部門表文件歸檔登記表文件名稱文件編號文件總頁數(shù)歸檔編號歸檔存放處保密等級保管期限說明歸檔時間送交人接收人修改變更記錄象修改日期更改單號送交人接收人存檔變更記錄表受控文件清單發(fā)放部門舊版收回記錄文件編號文件名稱發(fā)行日期最新版號歸檔案卷目錄卷宗號目錄號部門案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案內(nèi)容登記表類號案號內(nèi)容備注（機密）文件保管備查簿類別N