諾思貨代管理系統(tǒng)實訓指導書

目錄第一章前言4第二章基礎數據維護、在線學習實驗5一、實驗目的5二、實驗流程5三、實驗說明5四、基礎數據維護5（一）、系統(tǒng)登錄5（二）、費用種類7（三）、國家8（四）、港口10（五）、船名14（六）、集裝箱定義16（七）、匯率17（八）、電子詞典17（九）、編號規(guī)則18（十）、單證管理19（十一）、訂倉抬頭21（十二）、客戶管理21（十三）、在線學習22第三章銷售管理實驗23一、實驗目的23二、實驗內容23三、實驗說明23四、實驗操作23第四章海運出口業(yè)務實驗26一、實驗目的26二、實驗流程26三、實驗說明26四、海運出口流程圖26五、業(yè)務操作28第五章空運出口業(yè)務實驗41一、實驗目的41二、實驗流程41三、實驗說明41四、空運出口流程圖41五、業(yè)務操作43第六章海運進口業(yè)務實驗53一、實驗目的53二、實驗流程53三、實驗說明53四、海運進口流程圖53五、業(yè)務操作55第七章空運進口業(yè)務實驗57一、實驗目的57二、實驗流程57三、實驗說明57四、空運進口流程圖57五、業(yè)務操作59第八章快遞業(yè)務實驗62一、實驗目的62二、實驗流程62三、實驗說明62四、快遞業(yè)務流程62五、業(yè)務操作63第九章拼箱業(yè)務實驗67一、實驗目的67二、實驗流程67三、實驗說明67四、拼箱流程圖67五、拼箱操作68第十章財務結算72一、實驗目的72二、實驗內容72三、實驗說明72四、結算前提72五、結算操作72（一）、應收費用結算72（二）、應付費用結算76第十一章統(tǒng)計報表實驗79一、實驗目的79二、實驗流程79三、實驗說明79四、實驗準備79五、統(tǒng)計操作79（一）、柜型柜量統(tǒng)計79（二）、業(yè)務利潤統(tǒng)計80（三）、未收未付及利潤統(tǒng)計80（四）、實收付及利潤統(tǒng)計81（五）、應收付對帳報表81第十二章系統(tǒng)管理82一、用戶管理82二、操作日志87三、登錄排名88四、登錄記錄88五、貨代權限89六、數據管理90七、評分及查看90八、在線學習92第一章前言HOTSHOT貨代管理信息系統(tǒng)，正是針對貨代行業(yè)的特點，基于業(yè)務運作和財務管理的基本流程，結合企業(yè)的發(fā)展方向和運作模式，將業(yè)務處理財務結算、基礎數據、客戶管理、單證管理、統(tǒng)計分析等功能，優(yōu)化為規(guī)范、精確的操作流程，利用信息技術、自動化技術、網絡技術、電子商務技術整合成為完整的電子商務環(huán)境下貨代企業(yè)信息化解決方案?？梢钥隙ǎ谖磥淼呢洿袌龈偁幹?，信息系統(tǒng)的應用程度和應用水平，將直接影響貨代企業(yè)的整體競爭能力和生存能力。軟件分了九個實驗，包含的模塊有基礎數據、在線學習、客戶管理、海運出口業(yè)務、空運出口業(yè)務、海運進口業(yè)務、空運進口業(yè)務、快遞業(yè)務、拼箱業(yè)務、財務結算、統(tǒng)計報表等模塊組成。根據系統(tǒng)流程圖，可以通過如下幾種方式進行實驗實驗一基礎數據維護、在線學習費用種類國家港口船名集裝箱定義匯率電子詞典編號規(guī)則單證管理訂艙抬頭客戶管理文件跟蹤檔案管理客戶管理在線學習；實驗二海運出口業(yè)務基本資料訂艙裝箱陸運報關費用賬單文件跟蹤檔案；實驗三空運出口業(yè)務基本資料訂艙陸運報關費用賬單文件跟蹤檔案；實驗四海運進口業(yè)務基本資料費用賬單文件跟蹤檔案；實驗五空運進口業(yè)務基本資料費用賬單文件跟蹤檔案；實驗六快遞業(yè)務基本資料裝車費用賬單文件跟蹤檔案；實驗七拼箱業(yè)務散貨號配載號；實驗八財務結算應收制作費用清單作廢發(fā)票發(fā)票清單開票發(fā)票核銷核銷記錄應付制作費用清單未對賬記錄對賬對賬記錄核銷核銷記錄；實驗九統(tǒng)計報表柜型柜量統(tǒng)計業(yè)務利潤統(tǒng)計未收未付用語利潤應收付費用細則實收付及利潤；實驗十系統(tǒng)管理用戶管理、操作日志、登陸排名、登陸記錄、貨代權限、數據管理、評分、在線學習維護。第二章基礎數據維護、在線學習實驗一、實驗目的了解并掌握軟件中基礎數據的維護，在線學習國際貨代知識。二、實驗流程費用種類國家港口船名集裝箱定義匯率電子詞典編號規(guī)則單證管理訂艙抬頭客戶管理文件跟蹤檔案管理客戶管理在線學習三、實驗說明基礎數據的維護是進行業(yè)務操作的前提基礎，是為業(yè)務操作準備基本的數據和資料。系統(tǒng)中包含了平常需用的基礎數據，用戶可直接使用，同時可以根據自身的需求進行增加、刪除及修改操作。建議學時學時四、基礎數據維護（一）、系統(tǒng)登錄第一步打開IE瀏覽器輸入HTTP/IP889，其中的IP是指系統(tǒng)服務器地址,進入到登錄頁面，如下圖所示第二步輸入“登錄名”和“密碼”進行登錄；第三步進入系統(tǒng)，如下圖如示（因不同用戶所設置的功能權限不同，系統(tǒng)所顯示的功能模塊會有差異）第四步點擊左部頁面的“基礎數據”進行相應的基礎數據的維護。（二）、費用種類費用種類是指在業(yè)務過程中將涉及到的費用類型，如倉儲費、報關費等一系列費用，其操作如下第一步點擊“費用種類”進入到“費用種類管理”頁面，如下圖所示第二步頁面左下部分別是增加、刪除、保存和刷新功能按鈕，如需要增加新的費用，可直接點擊增加按鈕，在頁面的最下部將出現(xiàn)一空白記錄供用戶進行增加；第三步填寫需增加的費用資料，同時用戶可根據自身的需要，設置費用的相關信息，如是否選擇應收、應付、傷傭金等等；第四步保存。如要進行修改可在進入第一步后直接修改，然后點擊保存即可；如要刪除，選中記錄前的方框，然后點擊刪除即可。（三）、國家該模塊是維護在業(yè)務過程將會涉及的交易方所在的國家，系統(tǒng)中已維護有絕大多數國家，用戶可直接使用，如要進行增加，修改等操作，其操作方式是第一步點擊“國家”進入到維護界面第二步頁面上部有增加、刪除、保存、刷新等功能按鈕，如要增加，點擊“增加”按鈕，在頁面的最下部將出現(xiàn)一空白記錄供用戶進行增加；如圖中第237行所示第三步填寫資料后進行保存即可；如要進行修改可在進入第一步后直接修改，然后點擊保存即可；如要刪除，只需選中記錄，然后點擊刪除即可。（四）、港口港口基礎數據包含港口和航線，航線的作用是，可以設置哪些港口屬于哪些航線，這樣以后統(tǒng)計分析中可以根據航線來統(tǒng)計。系統(tǒng)中已設置有部分港口航線，用戶可根據需要進行維護。第一步點擊“港口”進入到維護界面第二步頁面的左半部是對航線的設置，頁面的右半部是對港口的設置，其中航線進行維護的功能有增加、編輯、刪除、移動及刷新；港口進行維護的功能有增加、刪除、剔除航線、加入航線及刷新等。第三步航線的增加方法是，如要增加主航線，其操作方式是直接點擊“增加”按鈕，如增加一條歐洲航線第四步保存后如圖所示第五步如要增加主航線下的子航線，是操作方式是勾選中主航線，然后點擊“增加”輸入子航線資料即可，如增加歐洲主航線下一條德國航線，如圖所示第六步保存后，如圖所示第七步如航線的位置放得不正確，可進行“移動”，移動到正確的航線下，其操作方式是勾選中要移動的航線，點擊“移動”按鈕，然后在“移動到”頁面里勾選要移動到的位置，然后保存即可，如把德國航線移動到北歐航線，見下圖1、勾選中歐洲航線下的德國航線，然后點擊“移動”2、在“移動到”頁面里勾選項中北歐，然后保存3、保存后如圖所示第八步港口維護，這里用實例說明港口與航線的設置，而港口的增加用戶可根據點擊“增加”按鈕進行操作。如所港口HONGKONG增加到航線東南亞，其操作方式是1、在港口頁面里查找到港口HONGKONG，然后勾選中；在航線頁面里勾選中航線東南亞，如圖所示2、勾選中后，點擊港口頁面中的“加入航線”即可。如要查詢航線中所包含的港口，可在航線中勾選中航線，然后在港口頁面中點擊“搜索”即可查詢。（五）、船名該模塊中包含了船名和船期的設置。第一步點擊“船名”進入到設置頁面，如圖所示其中船名在頁面上部含有的操作功能按鈕增加、編輯、刪除、移動和刷新；船期頁面下部含有操作功能圖標增加、刪除和刷新。第二步如要增加船名，點擊“增加”，在跳出來的頁面中填寫相關信息，然后保存即可如要增加船只的船期，則需選中船名，然后在船期頁面中點擊增加圖標第三步輸入船期信息，然后點擊保存圖標即可。（六）、集裝箱定義該模塊主要是維護集裝箱信息。用戶可自行進行增加、刪除、保存等操作（七）、匯率匯率主要是設置不同貨幣之間的匯兌比例。由于匯率在時常變動，因此在實際的業(yè)務過程中需要經常設置。用戶可在此處進行設置，也可以在業(yè)務過程中進行設置。（八）、電子詞典使用電子詞典窗口維護操作中用到的各種電子詞典代碼，電子詞典代碼包含的內容是操作時各文本框下拉列表中的內容。電子詞典的操作窗口如下所示，電子詞典的種類很多，在樹中所列出的項目為本系統(tǒng)的固定項目，不可增刪這些項目，只可對這些項目的內容進行維護。大部分電子詞典代碼的內容，在本軟件安裝后已自動初始化，用戶只要作適當的調整即可。（九）、編號規(guī)則自動編碼規(guī)則為操作過程中出現(xiàn)的各種單證設定一個編碼規(guī)則，以保證在制作此單證時可自動生成一個有規(guī)律的編碼。系統(tǒng)中的編號規(guī)則都設置好了，不能進行增加，只可以根據公司的情況進行修改。如需修改，點擊“編號規(guī)則”里的記錄便可跳出修改頁面編號規(guī)則中的HCTIME,YYTIME,MMTURN,4,MM，HC是公司自已設置工作號顯示的前綴，TIME,YY表示顯示兩位年份，TIME,MM表示顯法兩位月份，TURN,4,MM表示顯示4位順序號。歸零方式按月歸零一般是指到月初時工作號的順序號從1開始計數。（十）、單證管理公司各種海運提單，帳單的模板設置，系統(tǒng)中默認安裝了一些船公司和航空公司的訂艙單，還有其他一些標準的帳單，拖車單等。其界面是用戶也可自行設計模板，其操作方式是第一步點擊“增加單證模板”進入，輸入模板名稱，然后點擊“保存”即可；第二步選中增加的模板，然后點擊設計進入此時用戶可能過掃描的方式，將掃描件導入進來，也可在編輯項里或右擊鼠標選擇“增加元素”進行全新自我設計。（十一）、訂倉抬頭訂艙抬頭是指公司有多個訂艙抬頭時，可以在這里設置好，在向船公司訂艙時，發(fā)貨人提單抬頭可以根據這里設置的選取，避免重復輸入。（十二）、客戶管理客戶管理是對業(yè)務產生過程中相關的公司人員進行維護，如航空公司、船公司、貸代、客戶等等。客戶類型是可以多選的，就是說一個客戶可以屬于多個類型。如是發(fā)貨人和委托單位，可以設置好業(yè)務員?？蛻糍Y料聯(lián)系人可以填入多個，設置好后，在業(yè)務操作中，當選委托單位時，聯(lián)系人可以進行選擇。提單內容設置提單內容時可以根據發(fā)貨人和收貨人，通知人來設置，這樣在業(yè)務操作中，當選委托單位時，提單內容的數據可以自動填充。（十三）、在線學習在線學習涉及在業(yè)務過程運用到的基礎知識，如國家域名代碼、世界船公司一覽、世界航空公司名稱和代碼，用戶可點擊進去直接查看。第三章銷售管理實驗一、實驗目的了解并掌握海運空運的所涉及的價格及其管理。二、實驗內容訂艙代理海運價格、訂艙代理空運價格、線索管理、機會管理。三、實驗說明銷售管理主要對船東、航空公司、客戶進行價格維護。建議學時1學時四、實驗操作1、訂艙代理海運價格訂艙代理海運價格是設置貨代在船公司的走貨價格，不的船公司，不同的目的地走貨價格都不一樣，貨代可在此進行維護，以便在給客戶報價的時候不至于虧本。其查詢界面是如需增加新的價格，可點擊左下角的增加圖標進行，進入其頁面，將船公司的走貨價格維護進行，然后進行保存即可。2、訂艙代理空運價格訂艙代理空運價格是設置貨代在航空公司的走貨價格，不的航空公司，不同的目的地走貨價格都不一樣，貨代可在此進行維護空運成本。其查詢界面是如需增加新的價格，可點擊左下角的增加圖標進行，進入其頁面，將航空公司的走貨價格維護進行，然后進行保存即可。3、線索管理線索管理主要是對一些新客戶的跟蹤，系統(tǒng)會將當天的要做的事用紅色標識出來。4、機會管理機會管理是對客戶進行報價，將對客戶的報價信息記錄下來，如客戶同意此價格，那么在辦理托運手續(xù)時以此價格進行費用的收取。第四章海運出口業(yè)務實驗一、實驗目的了解并掌握海運出口業(yè)務和操作。二、實驗流程基本資料訂艙裝箱陸運報關費用賬單文件跟蹤檔案三、實驗說明用戶需要有海運出口操作權限才能進行該項實驗。本實驗使用系統(tǒng)中已維護好的數據進行操作，用戶在實驗時可根據需求自行定制。建議學時學時四、海運出口流程圖五、業(yè)務操作第一步點擊“海運出口”進入到海運出口頁面，當前頁面顯示的是已完成或正在完成或待完的操作記錄。通過上半部的查詢條件可查詢已有記錄。在頁面的底部有三個功能按鈕增加、刪除和刷新，如要進行新增，可點擊“增加”，其操作見下一步第二步點擊“增加”進行新的海運出口業(yè)務操作，進入如下頁面，分操作狀態(tài)、委托、訂倉和服務四大部份；說明、黃色區(qū)域是必填項，如委托單位、目的港、開船日期、截關日期、業(yè)務員，操作員將根據登錄人員進行自動生成，因本實驗用的是系統(tǒng)管理員的身份，所以不能自動生成；、操作狀態(tài)下的COPY工作號等一串內容是指如果這次訂艙內容中的委托信息，客戶信息等和原來的工作號相同，可以用基本頁面中的COPY工作號，選取要COPY的內容，然后選取原來的工作號，點確定，就可以COPY選中的內容，避免重復錄入；、客戶編號是指客戶在業(yè)務中的編號，用戶可自行設定；、工作號工作號中的暫不生成，是指這次委托有可能客戶要取消訂艙,工作號在沒有產生費用時先不生成，到了確定了，才選取工作號下拉框中的工作號類別生成工作號；、委托單位的信息從客戶資料選取，選取后相應的聯(lián)系人，發(fā)貨人，收貨人，通知人中的提單內容可以自動生成，收貨人和發(fā)貨人，通知人，如修改了里面的數據，系統(tǒng)會自動比較，如發(fā)現(xiàn)修改的內容不一致，會自動往系統(tǒng)中插入一條數據。、服務下的內容可由貸代完成，也可由客戶自行完，因此這里是可選項，根據客戶的需求進行選擇，其中的主要是針對出口加拿大和美國兩個國家，如果是海運出口加拿大和美國就必須選中該項，其它國家不需要，而的作用就補料，也就是將貨物的實際收發(fā)貨人的詳細信息進補充。第三步完善委托信息，如下圖第四步完善訂艙，這里的訂艙是委托單位向貨代訂艙，后面將有一個專門的訂艙操作，那是貨代向船公司的訂艙，這里需分清楚；第五步完善服務，可根據實際情況進行選擇，這里我們選擇全部的服務。這里選擇的服務陸運、報關、倉儲和是對信息進行簡要的設置，在保存該單據后，會有專門的模塊進行完善，這里省略；貨物信息分整箱貨和散貨，這里散貨用戶不用理會，因為在拼箱業(yè)務實驗中會提及；在整箱操作中，需安排集裝箱，這里只是安排集裝箱的大小，而不固定那一個集裝箱，點擊“”增加箱型，然后輸入貨物信息。提單信息分單是在同一發(fā)貨人將同一票貨物分成多分發(fā)給不同的收貨人的情況下產生的，此處用戶可自行練習。第六步選擇好業(yè)務員，然后進行保存；保存后注意頁面上半部的區(qū)別此時多了一此功能按鈕如訂艙、裝箱等等。此時可生成副本、正本，可打印也可生成檔案，如要生成檔案，可點擊文件下拉框里的“保存成檔案”，在彈出的對話框中完善然后保存即可。第七步訂艙。點擊訂艙進入，這里的訂艙是貨代向船公司訂艙，在訂艙號里輸入從船公司那里取得的訂艙號，然后點擊保存即可。第八步裝箱。就是對貨物指定一個固定的集裝箱點擊“拷貝基本資料”可將貨物信息復制到下面方框里，并填寫好箱號和封條號，然后進行保存即可。第九步陸運。是指貸代派車到客戶處取貨。錄入信息所點擊保存，然后點擊“派車單”生成一張派車單第十步倉儲。這主要是針對從客戶那里取回來暫不走的貨物，完善其信息后，保存即可第十一步報關。完善報關信息，并在文件跟蹤中錄入報關時事動態(tài)。第十二步費用。對業(yè)務發(fā)生過程中或發(fā)生后的應收應付費用進行維護。其界面是應收費用維護。點擊應收費用下的“”號可逐一增加費用，如增加海運費，點擊“”進入，在跳出不的對話框中完善其信息，然后保存即可；如有多種費用，可在保存時點擊“保存后繼續(xù)添加”重復增加費用。應付費用維護。同應收操作方式一樣。維護好費用后，便可進行審核處理，在“審”下的方框里劃上勾就可進行審核，然后進行保存即可。這里也可進行匯率的維護，維護后只對該票起作用，不影響其它的匯率。十三步帳單。賬單就是生成對帳單，主要應用于和應付客戶進行對帳。點擊“”號生成如下對話框，用戶下頁面下部勾選中應收的客戶，其信息便自動生成在基本資料里，如用戶用外幣支付，同時可計算出外幣支付的數量。然后保存，通過“輸出”可打印出單據，然后發(fā)送給客戶進行對帳。最后，帳單頁面中便有一記錄第十四步；文件跟蹤。是指對業(yè)務過程中的文件資料進行跟蹤?？赏ㄟ^左下然的增加圖標進行維護。第十五步檔案管理。在業(yè)務操作中，能輸出單據的都能生成檔案，保存后都可在這里進行查詢，并下載。如保存成檔案，見第六步操作。第五章空運出口業(yè)務實驗一、實驗目的了解并掌握空運出口業(yè)務操作及運作流程二、實驗流程基本資料訂艙陸運報關費用賬單文件跟蹤檔案三、實驗說明用戶需要有空運出口操作權限才能進行該項實驗。本實驗使用系統(tǒng)中已維護好的數據進行操作，用戶在實驗時可根據需求自行定制。建議學時學時四、空運出口流程圖五、業(yè)務操作第一步點擊“空運出口”進入到空運出口頁面，當前頁面顯示的是已完成或正在完成或待完的操作記錄。通過上半部的查詢條件可查詢已有記錄。在頁面的底部有三個功能按鈕增加、刪除和刷新，如要進行新增，可點擊“增加”，其操作見下一步第二步點擊左下角的“增加”進行新的空運出口業(yè)務操作，進入以后，用戶可看見頁面分為以下幾個部分操作狀態(tài)、委托、訂艙、服務、分單，見下圖示第三步資料填寫1、操作狀態(tài)第一個下拉框是系統(tǒng)記錄用戶的操作狀態(tài)，用戶無需理會；COPY工作號即在后面的下拉框中選擇以前的工作號，以前工作號的記錄中如委托、客戶、貨物及訂艙都可復制到當前的業(yè)務中。如無需提取以前資料，用戶可無需理會。2、委托說明委托單位及收發(fā)貨人，通知人，用戶可在用戶管理里進行行維護，也可以在此處維護；HAWB/L是指貨代的提單,而主單號則是航空公司的提單；海外代理是指貨代公司在海外的合作公司，而指定貨代理則可以是客戶指定的貨物代理，也可以是貨代的代理，一般貨代在海外的代理不止一家。3、訂艙這里的訂艙是擬訂艙，是客戶向貨代的訂艙，而非真正的向航空公司訂下的艙位。4、服務在空運出口過程中，貨代公司可以向客戶提供諸如陸運、報關、倉儲的服務，這些都是根據客戶的需求進行提供，如果這里選擇了這些服務，需填寫簡要的信息資料，用戶不進行填寫也可，因為保存后將有專門的模塊進行處理，此處勾選上，但操作省略。1）、填寫貨物信息點擊“”填寫貨物的長寬高及件數，然后填寫其它相關貨物資料。2）、填寫提單信息5