一笛風(fēng)采購工作制度

采購工作制度為了有效控制采購成本, 規(guī)范采購工作, 為企業(yè)創(chuàng)造更好的效益 特定本工作程序。一、市場調(diào)查1、 調(diào)查方式:全面采取詢問法、報價法、咨詢法。2、 商家調(diào)查:鮮活商家主要調(diào)查商家實力背景、 商家貨源 (供 應(yīng)商 、是否充足、渠道是否暢通、商家資金實力、經(jīng)營年限等; 佐料干雜商家調(diào)查, 除以上幾種情況需調(diào)查外, 還需調(diào)查其是否有長 期一級供應(yīng)商。3、 產(chǎn)品調(diào)查:根據(jù)本公司常期需用品, 消耗易比較大的品種 (如:雞精、花椒等 ,調(diào)查原材料品種本身的銷售渠道。由此選擇某種產(chǎn) 品的供應(yīng)商,產(chǎn)品本身的季節(jié)應(yīng)對價格和貨源的影響。4、價格調(diào)查:主要是供應(yīng)商以外的價格調(diào)查,以評估供應(yīng)商價 格高低。5、區(qū)域市場調(diào)查:各大市場和周邊市場貨源和價格調(diào)查,以便 對采購訂價做參考。6、 調(diào)查報告:價格調(diào)查 (價格變動表 至少每 15天出具一次; 商家調(diào)查、產(chǎn)品調(diào)查、區(qū)域市場調(diào)查每年(或季度出具一次; 某項商品(原材料因季節(jié)不等,控制因素影響價格波動較大應(yīng)及時 做出價格變動報告。二、采購價格組成1、商家報價:商家每月報價一次,主要原材料,大宗原輔材料, 受季節(jié)影響較大的原材料商家應(yīng)根據(jù)店方要求報價。2、廚房、庫房、財務(wù)等相關(guān)人員組成價格調(diào)查小組,不定期的 組織市場調(diào)查,包括市場價格調(diào)查,商家調(diào)查等3、采購要隨時對市場進(jìn)行調(diào)查,每周至少要進(jìn)行一次全面的商 品價格調(diào)查。4、 每月月底前商家報價與市場價格小組詢價相比由廚房、 采購、 財務(wù)來確定次月供應(yīng)商供貨價格。5、平時,商家供應(yīng)價(入庫價要與采購市場調(diào)查價相比,發(fā) 現(xiàn)問題,即時協(xié)調(diào)供應(yīng)商,調(diào)整當(dāng)期和后期商品價格,差距較大的, 應(yīng)查明原因,如是供應(yīng)商原因(欺詐等立即終止合作,并按協(xié)議追 回經(jīng)濟(jì)損失。6、平時,市場價格調(diào)查小組的市場詢價要采購的采購價和供應(yīng) 商的供應(yīng)價相比較。如有差距,應(yīng)查明原因,并即時處理,針對不同 的情況采取以下兩種不同的處理方法:(1調(diào)整價格(2追究采購 責(zé)任。7、所有價格比較要在商品同等同級的情況下進(jìn)行。同時考慮影 響價格的幾個主要因素(采購時段、季節(jié)因素等 。三、供應(yīng)商確定1、根據(jù)以上調(diào)查確定商家(考慮綜合因素 。2、市場調(diào)查報告(商家經(jīng)執(zhí)總審閱后,確定商家。3、每類商品應(yīng)聯(lián)系多個供應(yīng)商,最低確定三個供應(yīng)商(一主、 兩次 。4、能簽訂合同的簽訂合同,不能起草合同的,質(zhì)檢部門需對供 應(yīng)商加以調(diào)查和確認(rèn),并做出確認(rèn)書。5、簽訂合同按照合同管理制度執(zhí)行。所有供應(yīng)商均須與公司簽 訂業(yè)務(wù)承諾書后才能簽訂供應(yīng)合同, 而且應(yīng)根據(jù)實際情況收取相應(yīng)質(zhì) 量保證金或入場費(fèi)。在供應(yīng)合同中要有有關(guān)于因質(zhì)量、價格、數(shù)量、 時效等問題給我方造成損失或負(fù)面影響時, 商家應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和賠償 內(nèi)容。6、所有供應(yīng)商原則上采取送貨上門,月終結(jié)算方式。7、每一年對供應(yīng)商調(diào)查一次,不行的另選商家,其資格合乎條 件的繼續(xù)簽訂合同。四、物資采購1、根據(jù)合同法的申購單,咨詢?nèi)覉髢r,選擇價低廠家采購, 自行購買也需先咨詢價格再確定商家采購。2、商家送貨上門的,采購應(yīng)和廚房、庫房及驗收相關(guān)人員一起, 對其商品價格、數(shù)量、質(zhì)量作驗收,價格、數(shù)量、質(zhì)量不符者要提出 退貨或補(bǔ)貨。3、相關(guān)部門驗收合格后,采購應(yīng)在驗收入庫單上簽字,必須認(rèn) 真核對貨物的價格和數(shù)量、金額,如有不符,不得簽字。4、平時采購要擬定采購計劃,先購急需用品和原材料,后購其 他物品,切實保障生產(chǎn)經(jīng)營正常進(jìn)行,如影響營業(yè),造成損失的,采 購部承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5、平時應(yīng)主動了解商品庫存量及部門需求,當(dāng)經(jīng)營用原材料達(dá) 到最低儲備量時 (酒水、 佐料、 一次性餐具、 店面消耗大的其他物品 , 應(yīng)提醒相關(guān)部門辦理相關(guān)申購手續(xù)。6、供應(yīng)商因送貨時間過長 (影響到營業(yè)為標(biāo)準(zhǔn) 和價格與市場價 不符者,采購應(yīng)按合同有關(guān)合同規(guī)定追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任或?qū)で蠼鉀Q辦 法。7、如因質(zhì)量問題與其他驗收人員意見不一致的,應(yīng)以不影響營 業(yè)為前提,口頭匯報執(zhí)總或相關(guān)部門經(jīng)理,尋求解決方式,事后可書 面呈報總經(jīng)理。8、廚房、庫房及驗收相關(guān)人員對購進(jìn)物資的質(zhì)量應(yīng)嚴(yán)格按照有 關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢驗。9、如有問題立即退貨,不得姑息供應(yīng)商,如采購和其他驗收人員 認(rèn)定物資品質(zhì)等級有問題的,應(yīng)按實物等級入庫和計算金額。 10、采購的要求:(1 準(zhǔn)確性; 數(shù)量和價格不得超過或低于申購數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)浮動比 率。在驗收時,相關(guān)部門負(fù)責(zé)人(廚房負(fù)責(zé)人、門店負(fù)責(zé)人、庫 管等要嚴(yán)格把關(guān),不得隨意入庫或接收貨物。(2 質(zhì)量等因素要嚴(yán)格執(zhí)行采購執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。 誤差不得超過標(biāo)準(zhǔn)誤差率。誤差太大要立即退貨。廚房等相關(guān)部門要嚴(yán)格把關(guān),如因 質(zhì)量等問題造成損失的要追究相關(guān)部門的責(zé)任。(3及時性:采購過程中,不能出現(xiàn)缺貨,供應(yīng)時間要及時,如 因采購不及時造成的經(jīng)濟(jì)損失由采購和供應(yīng)商負(fù)責(zé)。(4采購的準(zhǔn)確性和及時性做考核采購的一個參考。五、采購結(jié)算1、采購采用備用金制度,備用金管理遵照公司備用金制度。2、備用金采取每周結(jié)算一次 (根據(jù)實際情況確定報賬周期 。3、采購結(jié)賬時應(yīng)憑合法的單據(jù)結(jié)賬。入庫單有以下人員簽字:庫管 (或兼職 、申購部門負(fù)責(zé)人、 采購;內(nèi)部費(fèi)用報銷單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、會計、執(zhí)總、總經(jīng)理簽字, 有正規(guī)發(fā)票的必須單獨填寫內(nèi)部費(fèi)用報銷單, 無票據(jù)的必須有使 用部門或庫房簽字。4、結(jié)算時,公司出納應(yīng)核對其單據(jù)和現(xiàn)金是否足額。5、每月末應(yīng)協(xié)助供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù),對手續(xù)不全的,應(yīng)提醒 或協(xié)助其辦理。 每次結(jié)算時應(yīng)核對當(dāng)次所供應(yīng)的商品有無價格質(zhì) 量等問題,如有應(yīng)先處理問題,再按規(guī)定的手續(xù)結(jié)賬。六、供應(yīng)商洽談1、根據(jù)調(diào)查價格差異,與供應(yīng)商協(xié)商解決。2、季節(jié)性,熱銷產(chǎn)品的增加和減少應(yīng)及時提醒供應(yīng)商我方需求 量,以便供應(yīng)商做好準(zhǔn)備。3、在合同執(zhí)行過程中,如出現(xiàn)意見分歧,應(yīng)做好供應(yīng)商協(xié)調(diào)工 作,確保企業(yè)損失降低最低,協(xié)調(diào)不力而影響營業(yè)的,造成的可量化 損失由采購部承擔(dān)相應(yīng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4、 每年應(yīng)做出供應(yīng)商合作評價書, 對 1年來供應(yīng)商價格