證章管理制度

證章管理制度一、目的：為加強(qiáng)公司的證章管理工作，避免因管理不當(dāng)造成損失，特制訂本制度。二、范圍：適用于公司的所有文件、證照和印章的管理。三、 職責(zé)：1、人事行政中心負(fù)責(zé)印章的刻制、保管，檢查各部門證章的保管和使用情況。2、各相關(guān)部門及指定人員負(fù)責(zé)使用保管證章，并及時填寫印章發(fā)放（備案）登記薄。四、文件、證照、印章的定義：文件及證照公司的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等證照；公司合同、評估報告、章程、法人身份證明及文件；與公司有關(guān)的政府部門專門文件；公司其它重要文件；公司印章指以公司名義刻制的具有法律效力的印章。包括公章、私章、部門章、專用章等。公 章指對外唯一代表公司形象的印章，代表企業(yè)權(quán)力、憑信和職責(zé)，是企業(yè)法人的象征。法人章公司法定代表人、總經(jīng)理私人印章。部門章刻有公司部門名稱的印章。專用章財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、合同專用章等。其他印章質(zhì)量章、收貨專用章、業(yè)務(wù)章、出庫專用章等。印鑒將印章蓋于紙上后而形成的書面印章樣板。五、文件及證照管理（一）文件及證照應(yīng)統(tǒng)一存放于人事行政中心，實行專人管理，保證文件及證照的安全與完整。（二）各部門負(fù)責(zé)辦理的公司文件及證照，在辦理完畢后，應(yīng)及時將原件交人事行政中心保存,并做好登記手續(xù)。（三）對文件及證照，人事行政中心需進(jìn)行全程監(jiān)管，對公司的重要文件及證照進(jìn)行收集、歸檔。各部門應(yīng)配合，將留存在本部門的重要文件和證照定期移交人事行政中心，相關(guān)證照年審工作交由人事行政中心負(fù)責(zé)。（四）借出文件和證照時，須在文件、證照借出登記表上注明用途，并經(jīng)總經(jīng)理或委托人簽批后執(zhí)行。（五）各部門因公借用公司文件或證照，在辦完相關(guān)事務(wù)后應(yīng)及時歸還。如該部門仍需該文件或證照辦理其它事務(wù)，應(yīng)先退還人事行政中心登記后續(xù)借，避免在部門積壓，同時讓人事行政中心的保管人員了解檔案或證照去向。（六）必須愛護(hù)所借用文件或證照，不得擅自轉(zhuǎn)借，不能損壞或丟失。交還時必須當(dāng)面交接清楚，保管人員如發(fā)現(xiàn)缺失或損壞，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（七）對于因使用不當(dāng)或損壞、遺失等造成的損失，全部由借用人員承擔(dān)，公司可根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重予以處罰直至追究其刑事責(zé)任，相關(guān)人員也要承擔(dān)一定的連帶責(zé)任。六、印章的管理（一）、指導(dǎo)思想：公司實行嚴(yán)格的印章管理制度，加蓋印章應(yīng)填寫印章使用申請表，報總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)后方可加蓋印章；（二）、印章使用范圍1、以公司名義發(fā)出的文件應(yīng)加蓋公司公章。2、公司設(shè)立銀行賬戶、與銀行業(yè)務(wù)往來及開列支票，加蓋公司公章、財務(wù)專用章及法人章。3、以公司名義簽訂的合同，在每頁中縫加蓋騎縫章，有校對的地方加蓋校對章，落款處加蓋公司公章，視其內(nèi)容加蓋法人章。嚴(yán)禁各部門用部門章與其它單位簽署合同或類似合同性質(zhì)的協(xié)議、備忘錄、紀(jì)要等。（三）、刻制、更換印章流程凡需要刻制或更換印章的部門，由申請部門填寫刻制印章申請表，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，向人事行政中心提出申請，最終經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可刻制或更換。(四)、公司印章的登記保管責(zé)任印章類別保管責(zé)任人保管和發(fā)放登記程序所有印章指定專人1、公司印章刻制好后，統(tǒng)一由人事行政中心制作印鑒；2、印章領(lǐng)取人在印章發(fā)放（備案）登記簿簽字領(lǐng)用，存檔備查；3、將印鑒歸檔保存。（五）、公司印章使用審批規(guī)定：印章類別審批流程公章合同專用章凡需使用公章、法人章、合同專用章，申請人必須填寫印章使用申請表，隨待批文件交總經(jīng)理或委托人審批。財務(wù)專用章 發(fā)票專用章法人章凡需使用財務(wù)專用章、發(fā)票專用章，需財務(wù)經(jīng)理審批，由財務(wù)部自行保管及使用。部門章質(zhì)量管理部印章，由部門經(jīng)理審批使用。其他印章由公司指定人員負(fù)責(zé)保管使用，部門經(jīng)理監(jiān)管。例如：收貨專用章、業(yè)務(wù)章、出庫專用章、退貨專用章、銀行收訖章、現(xiàn)金收訖章等。1、所有需蓋印章的文件，均須按規(guī)定審批，不得憑私人感情、講情面使用印章。2、所有不屬實文件均不得蓋印章。3、所有合同在蓋章前，均必須交總經(jīng)理或授權(quán)人審批，否則不得蓋印章。 4、印章保管者外出或請假時，應(yīng)將印章交部門經(jīng)理或公司指定的代理人，以便他人使用。 5、特殊情況需帶印章外出時，需填寫文件、證照借出登記表提出申請，部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)后再到印章保管人處領(lǐng)取。要明確歸還時間，到期后，公章保管人必須催促借用者及時歸還。 6、不得私自動用印章，不得在空白信紙、信封或空白介紹信上蓋章。如對文件、資料錯蓋印章或多蓋印章，應(yīng)立即銷毀。 7、公章應(yīng)蓋在文件正面，重要文件和所有合同應(yīng)蓋騎縫章。（六）、公司印章保管的要求： 1、印章應(yīng)專人保管專柜存放，使用后應(yīng)及時放回原位，確保安全，保管人在印章使用申請表用印時簽字，并妥善按月進(jìn)行保管。 2、保管人員應(yīng)對印章經(jīng)常檢查，經(jīng)常清潔，以保證印章字體和圖案清晰。 3、蓋印位置應(yīng)恰當(dāng)。若有固定或指定蓋印處時，應(yīng)在規(guī)定處蓋印。 4、蓋印圖案應(yīng)清晰、字跡應(yīng)端正。若文件需蓋多個印章的，各印章不能交叉重疊，不能壓住正文，也不能蓋出紙邊。 5、印章保管人員離職或工作調(diào)整，應(yīng)及時移交印章，并填寫印章、證照移交記錄表。（由部門領(lǐng)導(dǎo)和人事行政監(jiān)督落實） （七）、印章外借的規(guī)定： 1、除特許情況（如辦理證件,社會保險、銀行業(yè)務(wù)等）外，原則上公章、財務(wù)專用章、發(fā)票專業(yè)章不予外借。 2、如遇特殊情況需外借時，需填寫印章使用申請表提出申請，部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)后再到印章保管人處領(lǐng)取。要明確歸還時間，到期后，公章保管人必須催促借用者及時歸還。 3、公司證件如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、機(jī)構(gòu)代碼證等證件的管理同印章的使用管理制度相同。 （八）、除公章外的公司印章的停用和廢止（公章則遵照有關(guān)法規(guī)規(guī)定） 1、公司印章獲準(zhǔn)停用后，印章保管人應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)。 2、按公司的規(guī)定和指示，做好公司印章的上繳、清退、存檔或銷毀工作。 3、換新章時應(yīng)發(fā)出書面通知，并做好印鑒預(yù)留工作。 4、除特殊情況外，廢止的公司印章統(tǒng)一交由人事行政部保存三年，然后在征得有關(guān)負(fù)責(zé)人的意見后再行處理。 5、公司印章停用后，應(yīng)由人事行政做好登記工作，要登記清楚停用時間、原因等情況，并留檔以備核查。（九）、公司印章的遺失、損毀、被盜 1、公司印章遺失、損毀、被盜時，保管人應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，特殊情況需交說明原因的報告書。 2、對于因使用不當(dāng)或損壞、遺失等造成的損失，全部由借用人員承擔(dān)，公司可根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重予以處罰直至追究其刑事責(zé)任，相關(guān)人員也要承擔(dān)一定的連帶責(zé)任。 3、印章?lián)p壞后，應(yīng)將舊章交人事行政確認(rèn)處理后，方可申請刻制新章。 4、印章遺失、被盜后，應(yīng)及時發(fā)出舊章作廢通知，并改刻新章。事后發(fā)現(xiàn)舊章時，應(yīng)及時將其交上級確認(rèn)并作廢處理。5、公章則遵照有關(guān)法規(guī)處理。七、本文件解釋權(quán)歸公司人事行政中心。八、本規(guī)定自發(fā)文之日起施行。九、附件： 附件一： 刻制印章申請表附件二： 印章、證照移交記錄表附件三： 印章使用申請表附件四： 印章發(fā)放（備案）登記簿附件五： 文件、證照借出登記表附件一：刻制印章申請表申 請 人時 間申請部門印章名稱材 質(zhì)形 狀刻制理由印章文字使用范圍印章管理人部門意見：簽字：年 月 日人事行政部意見：簽字：年 月 日總經(jīng)理（授權(quán)人）意見：簽字：年 月 日移交項目名稱移交原因（使用/停用）移交印模（內(nèi)容）移交人簽字接收人簽字保管人簽字監(jiān)交人簽字：移交時間接受時間附件二： 印章、證照移交記錄表附件三：公司印章使用申請表 年 月 日申請部門經(jīng) 辦 人 是否帶出 是 否部門領(lǐng)導(dǎo)審核用印類別公章 合同專用章用印數(shù)量式 份申請事由審核部門領(lǐng)導(dǎo)審批備注：1、凡使用公司印章須填寫此表； 2、申請事由一欄應(yīng)將用印的文本名稱及文本內(nèi)容填寫清楚；如文本是合同的應(yīng)填寫涉及金額數(shù)及簽訂合同的對方單位名稱。公司印章使用申請表 年 月 日申請部門經(jīng) 辦 人 是否帶出 是 否部門領(lǐng)導(dǎo)審核用印類別公章 合同專用章用印數(shù)量式 份申請事由審核部門領(lǐng)導(dǎo)審批備注：1