GB50328T_2014建設工程文件歸檔規(guī)范標準

建設工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2014）1 總則1.0.1 為加強建設工程文件歸檔工作，統(tǒng)一建設工程檔案的驗收標準，建立真實、完整、準確的工程檔案，制定本規(guī)范。1.0.2 本規(guī)范適用于建設工程文件的整理、歸檔，以及建設工程檔案的驗收與移交。1.0.3 建設工程文件的整理、歸檔以及建設工程檔案的驗收與移交除應符合本規(guī)范外，尚應符合國家現(xiàn)行有關標準的規(guī)定。2 術語2.0.1 建設工程construction project經(jīng)批準按照一個總體設計進行施工，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的建設工程基本單位。它由一個或若干個具有內(nèi)在聯(lián)系的單位工程所組成。2.0.2 建設工程文件construction project document在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，簡稱為工程文件。2.0.3 工程準備階段文件pre-construction document工程開工以前，在立項、審批、用地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。2.0.4 監(jiān)理文件project supervision document監(jiān)理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。2.0.5 施工文件constructing document施工單位在施工過程中形成的文件。2.0.6 竣工圖as-built drawing工程竣工驗收后，真實反映建設工程施工結果的圖樣。2.0.7 竣工驗收文件handing over document建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。2.0.8 建設工程檔案project archives在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，簡稱工程檔案。2.0.9 建設工程電子文件project electronic records在工程建設過程中通過數(shù)字設備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。2.0.10 建設工程電子檔案project electronic archives工程建設過程中形成的，具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件及其元數(shù)據(jù)。2.0.11 建設工程聲像檔案project audio-visual archives記錄工程建設活動，具有保存價值的，用照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等記載的聲音、圖片和影像等歷史記錄。2.0.12 整理arrangement按照一定的原則，對工程文件進行挑選、分類、組合、排列、編目，使之有序化的過程。2.0.13 案卷file由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。2.0.14 立卷filing按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。2.0.15 歸檔putting into record文件形成部門或形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定向本單位檔案室或向城建檔案管理機構移交的過程。2.0.16 城建檔案管理機構urban-rural development archives organization管理本地區(qū)城建檔案工作的專門機構，以及接收、收集、保管和提供利用城建檔案的城建檔案館、城建檔案室。2.0.17 永久保管permanent preservation工程檔案保管期限的一種，指工程檔案無限期地、盡可能長遠地保存下去。2.0.18 長期保管long-term preservation工程檔案保管期限的一種，指工程檔案保存到該工程被徹底拆除。2. 0.19 短期保管short-term preservation工程檔案保管期限的一種，指工程檔案保存10 年以下。3 基本規(guī)定3.0.1 工程文件的形成和積累應納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍。3.0.2 工程文件應隨工程建設進度同步形成，不得事后補編。3.0.3 每項建設工程應編制一套電子檔案，隨紙質檔案一并移交城建檔案管理機構。3.0.4 建設單位應按下列流程開展工程文件的整理、歸襠、驗收、移交等工作：1 在工程招標及與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應明確竣工圖的編制單位、工程檔案的編制套數(shù)、編制費用及承擔單位、工程檔案的質量要求和移交時間等內(nèi)容；2 收集和整理工程準備階段形成的文件，并進行立卷歸檔；3 組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；4 收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；5 收集和整理竣工驗收文件，并進行立卷歸檔；6 在組織工程竣工驗收前，提請當?shù)氐某墙n案管理機構對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收；7 對列入城建檔案管理機構接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內(nèi)，應向當?shù)爻墙n案管理機構移交一套符合規(guī)定的工程檔案。3.0.5 勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位應將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移交。3.0.6 建設工程項目實行總承包管理的，總包單位應負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應及時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位應負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應及時向建設單位移交。3.0.7 城建檔案管理機構應對工程文件的立卷歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導。在工程竣工驗收前，應對工程檔案進行預驗收，驗收合格后，必須出具工程檔案認可文件。3.0.8 工程資料管理人員應經(jīng)過工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓。4 歸檔文件及其質量要求4.1 歸檔文件范圍4.1.1 對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全、整理立卷后歸檔。4.1.2 工程文件的具體歸檔范圍應符合本規(guī)范附錄A 和附錄B的要求。4.1.3 聲像資料的歸檔范圍和質量要求應符合現(xiàn)行行業(yè)標準城建檔案業(yè)務管理規(guī)范CJJ/T 158 的要求。4.1.4 不屬于歸檔范圍、沒有保存價值的工程文件，文件形成單位可自行組織銷毀。4.2 歸檔文件質量要求4.2.1 歸檔的紙質工程文件應為原件。4.2.2 工程文件的內(nèi)容及其深度應符合國家現(xiàn)行有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等標準的規(guī)定。4.2.3 工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，應與工程實際相符合。4.2.4 工程文件應采用碳索墨水、藍黑墨水等耐久性強的書寫材料，不得使用紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料。計算機輸出文字和圖件應使用激光打印機，不應使用色帶式打印機、水性墨打印機和熱敏打印機。4.2.5 工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)應完備。4.2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm 210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。4.2.7 工程文件的紙張應采用能長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。4.2.8 所有竣工圖均應加蓋竣工圖章（圖4.2.8 ），并應符合下列規(guī)定：圖4. 2. 8 竣工圖章示例1 竣工圖章的基本內(nèi)容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。2 竣工圖章尺寸應為： 50mm 80mm。3 竣工圖章應使用不易褪色的印泥，應蓋在閣標欄上方空白處。4.2.9 竣工圖的繪制與改繪應符合國家現(xiàn)行有關制圖標準的規(guī)定。4.2.10 歸檔的建設工程電子文件應采用表4.2. 10 所列開放式文件格式或通用格式進行存儲。專用軟件產(chǎn)生的非通用格式的電子文件應轉換成通用格式。表4.2.10 工程電子文件存儲格式表文件類別格式格式文本（表格）文件PDF、XML、TXT圖像文件JPEG、TIFF圖形文件DWG 、PDF 、SVG影像文件MPEG2 、MPEG4 、AVI聲音文件MP3、WAV4. 2.11 歸檔的建設工程電子文件應包含元數(shù)據(jù)，保證文件的完整性和有效性。元數(shù)據(jù)應符合現(xiàn)行行業(yè)標準建設電子檔案元數(shù)據(jù)標準CJJ/T 187 的規(guī)定。4.2.12 歸檔的建設工程電子文件應采用電子簽名等手段，所載內(nèi)容應真實和可靠。4.2.13 歸檔的建設工程電子文件的內(nèi)容必須與其紙質檔案一致。4.2.14 離線歸檔的建設工程電子檔案載體，應采用一次性寫入光盤，光盤不應有磨損、劃傷。4.2.15 存儲移交電子檔案的載體應經(jīng)過檢測，應無病毒、無數(shù)據(jù)讀寫故障，并應確保接收方能通過適當設備讀出數(shù)據(jù)。5 工程文件立卷5.1 立卷流程、原則和方法5.1.1 立卷應按下列流程進行：1對屬于歸檔范圍的工程文件進行分類，確定歸入案卷的文件材料；2 對卷內(nèi)文件材料進行排列、編目、裝訂（或裝盒）；3 排列所有案卷，形成案卷目錄。5.1.2 立卷應遵循下列原則1立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律和工程專業(yè)的特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用；2 工程文件應按不同的形成、整理單位及建設程序，按工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件分別進行立卷，并可根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或多卷；3 一項建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程立卷；4 不同載體的文件應分別立卷。5.1.3 立卷應采用下列方法：1 工程準備階段文件應按建設程序、形成單位等進行立卷；2 監(jiān)理文件應按單位工程、分部工程或專業(yè)、階段等進行立卷；3 施工文件應按單位工程、分部（分項）工程進行立卷；4 竣工圖應按單位工程分專業(yè)進行立卷；5 竣工驗收文件應按單位工程分專業(yè)進行立卷；6 電子文件立卷時，每個工程（項目）應建立多級文件夾，應與紙質文件在案卷設置上一致，并應建立相應的標識關系；7 聲像資料應按建設工程各階段立卷，重大事件及重要活動的聲像資料應按專題立卷，聲像檔案與紙質檔案應建立相應的標識關系。5.1.4 施工文件的立卷應符合下列要求：1 專業(yè)承（分）包施工的分部、子分部（分項）工程應分別單獨立卷；2 室外工程應按室外建筑環(huán)境和室外安裝工程單獨立卷；3 當施工文件中部分內(nèi)容不能按一個單位工程分類立卷時，可按建設工程立卷。5.1.5 不同幅面的工程圖紙，應統(tǒng)一折疊成A4 幅面（ 297mm210mm）。應圖面朝內(nèi)，首先沿標題欄的短邊方向以W 形折疊，然后再沿標題欄的長邊方向以W 形折疊，并使標題欄露在外面。5.1.6 案卷不宜過厚，文字材料卷厚度不宜超過20mm ，圖紙卷厚度不宜超過50mm。5.1.7 案卷內(nèi)不應有重份文件。印刷成冊的工程文件宜保持原狀。5.1.8 建設工程電子文件的組織和排序可按紙質文件進行。5.2 卷內(nèi)文件排列5.2.1 卷內(nèi)文件應按本規(guī)范附錄A 和附錄B 的類別和順序排列。5.2.2 文字材料應按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主體與附件不應分開，并應按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。5.2.3 圖紙應按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙應按圖號順序排列。5.2.4 當案卷內(nèi)既有文字材料又有圖紙時，文字材料應排在前面，圖紙應排在后面。5.3 案卷編目5.3.1 編制卷內(nèi)文件頁號應符合下列規(guī)定1 卷內(nèi)文件均應按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。2 頁號編寫位置單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。3 成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。4 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。5.3.2 卷內(nèi)目錄的編制應符合下列規(guī)定：1 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前，式樣宜符合本規(guī)范附錄C 的要求。2 序號應以一份文件為單位編寫，用阿拉伯數(shù)字從1 依次標注。3 責任者應填寫文件的直接形成單位或個人。有多個責任者時，應選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。4 文件編號應填寫文件形成單位的發(fā)文號或圖紙的圖號，或設備、項目代號。5 文件題名應填寫文件標題的全稱。當文件無標題時，應根據(jù)內(nèi)容擬寫標題，擬寫標題外應加“ ”符號。6 日期應填寫文件的形成日期或文件的起止日期，竣工圖應填寫編制日期。日期中“年”應用四位數(shù)字表示， “月”和“日”應分別用兩位數(shù)字表示。7 頁次應填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，最后一份文件應填寫起止頁號。8 備注應填寫需要說明的問題。5.3.3 卷內(nèi)備考表的編制應符合下列規(guī)定：1 卷內(nèi)備考表應排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后，式樣宜符合本規(guī)范附錄D 的要求；2 卷內(nèi)備考表應標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)或照片張數(shù)及立卷單位對案卷情況的說明；3 立卷單位的立卷入和審核人應在卷內(nèi)備考表上簽名，年、月、日應按立卷、審核時間填寫。5.3.4 案卷封面的編制應符合下列規(guī)定：1 案卷封面應印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合本規(guī)范附錄E 的要求。2 案卷封面的內(nèi)容應包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量巾的排序。3 檔號應由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。4 案卷題名應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。5 編制單位應填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責任者。6 起止日期應填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。7 保管期限應根據(jù)卷內(nèi)文件的保存價值在永久保管、長期保管、短期保管三種保管期限中選擇劃定。當同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件時，該案卷保管期限應從長。8 密級應在絕密、機密、秘密三個級別中選擇劃定。當同一案卷內(nèi)有不同密級的文件時，應以高密級為本卷密級。5.3.5 編寫案卷題名，應符合下列規(guī)定1 建筑工程案卷題名應包括工程名稱（含單位工程名稱）、分部工程或專業(yè)名稱及卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容；當房屋建筑有地名管理機構批準的名稱或正式名稱時，應以正式名稱為工程名稱，建設單位名稱可省略；必要時可增加工程地址內(nèi)容；2 道路、橋梁工程案卷題名應包括工程名稱（含單位工程名稱）、分部工程或專業(yè)名稱及卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容；必要時可增加工程地址內(nèi)容；3 地下管線工程案卷題名應包括工程名稱（含單位工程名稱）、專業(yè)管線名稱和卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容；必要時可增加工程地址內(nèi)容；4 卷內(nèi)文件概要應符合本規(guī)范附錄A 中所列案卷內(nèi)容（標題）的要求；5 外文資料的題名及主要內(nèi)容應譯成中文。5.3.6 案卷脊背應由檔號、案卷題名構成，由檔案保管單位填寫；式樣宜符合本規(guī)范附錄F 的規(guī)定。5.3.7 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面宜采用70g 以上白色書寫紙制作，幅面應統(tǒng)一采用A4 幅面。5.4 案卷裝訂與裝具5.4.1 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。裝訂時不應破壞文件的內(nèi)容，并應保持整齊、牢固，便于保管和利用。5.4.2 案卷裝具可采用卷盒、卷夾兩種形式，并應符合下列規(guī)定：1 卷盒的外表尺寸應為310mm 220mm，厚度可為20 、30 、40 、50mm。2 卷夾的外表尺寸應為310mm 220mm，厚度宜為20mm30mm。3 卷盒、卷夾應采用無酸紙制作。5.5 案卷目錄編制5.5.1 案卷應按本規(guī)范附錄A 和附錄B 的類別和順序排列。5.5.2 案卷目錄的編制應符合下列規(guī)定：1 案卷目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄G 的要求；2 編制單位應填寫負責立卷的法人組織或主要責任者；3 編制日期應填寫完成立卷工作的日期。6 工程文件歸檔6.0.1 歸檔應符合下列規(guī)定：1 歸檔文件范圍和質量應符合本規(guī)范第4 章的規(guī)定；2 歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應符合本規(guī)范第5 章的規(guī)定。6.0.2 電子文件歸檔應包括在線式歸檔和離線式歸檔兩種方式?？筛鶕?jù)實際情況選擇其中一種或兩種方式進行歸檔。6.0.3 歸檔時間應符合下列規(guī)定：1 根據(jù)建設程序和工程特點，歸檔可分階段分期進行，也可在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。2 勘察、設計單位應在任務完成后，施工、監(jiān)理單位應在工程竣工驗收前，將各自形成的有關工程檔案向建設單位歸檔。6.0.4 勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設單位