臺(tái)賬及庫(kù)存管理制度

臺(tái)賬及庫(kù)存管理制度第一章 總則第1條 為規(guī)范公司的存貨購(gòu)銷存業(yè)務(wù)，防范因存貨管理不規(guī)范給公司帶來(lái)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)及其經(jīng)濟(jì)損失，確保公司資產(chǎn)的安全與有效，特制定本制度。第2條 本制度適用于涉及公司存貨采購(gòu)、存貨驗(yàn)收、存貨確認(rèn)、存貨保管、存貨發(fā)出、存貨賬目、存貨盤(pán)點(diǎn)等業(yè)務(wù)的相關(guān)事項(xiàng)。第3條 本制度中的存貨是指公司為滿足日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要，外購(gòu)持有以備出售的商品以及提供勞務(wù)過(guò)程中需耗用的材料、物料等。第二章 存貨的采購(gòu)第4條 相關(guān)部門(mén)根據(jù)部門(mén)工作的需求向行政人事部提出存貨采購(gòu)計(jì)劃。1. 相關(guān)部門(mén)對(duì)于預(yù)算內(nèi)存貨采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。2. 相關(guān)部門(mén)對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外存貨采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)由具備相應(yīng)審批權(quán)限的人員審批后，再行辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。1）采購(gòu)金額大于【】元，由_審批。2）采購(gòu)金額在【】元（含）【】元（含），由_審批。3）采購(gòu)金額小于【】元，由_審批。第5條 行政部根據(jù)存貨采購(gòu)計(jì)劃，歸類匯總平衡現(xiàn)有庫(kù)存存貨后填寫(xiě)“存貨請(qǐng)購(gòu)單”。第6條 采購(gòu)專員應(yīng)根據(jù)“存貨請(qǐng)購(gòu)單”所列示的內(nèi)容，編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的“存貨訂購(gòu)單”提交采購(gòu)經(jīng)理審批，采購(gòu)經(jīng)理審批后上報(bào)總經(jīng)理審批。第7條 采購(gòu)專員根據(jù)審批后的“存貨訂購(gòu)單”向供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)，選擇供應(yīng)商，提交行政人事部審核后再由總經(jīng)理審批。第8條 行政人事部經(jīng)理在總經(jīng)理授權(quán)下，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。第9條 采購(gòu)專員根據(jù)已簽訂的采購(gòu)合同補(bǔ)充完善訂單中的相關(guān)內(nèi)容。其正聯(lián)留存，副聯(lián)送交公司財(cái)務(wù)部備查。第三章 存貨的驗(yàn)收入庫(kù)及確認(rèn)第10條 采購(gòu)專員負(fù)責(zé)貨物跟催，接到貨物后，按照采購(gòu)訂單上的內(nèi)容逐一進(jìn)行核對(duì)，單據(jù)與貨物是否一致，交貨期與訂單交貨期是否一致，貨物數(shù)量是否準(zhǔn)確。第11條 行政人事部根據(jù)合同的約定以及貨物的實(shí)際特點(diǎn)，進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，行政人事部出具“質(zhì)量檢驗(yàn)單”。第12條 采購(gòu)專員在清點(diǎn)核對(duì)貨物時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題以及貨物存在質(zhì)量問(wèn)題的，采購(gòu)專員應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定及貨物的實(shí)際情況提出具體的解決方案，提交行政人事部經(jīng)理和總經(jīng)理審批。第13條 采購(gòu)專員與供應(yīng)商就具體問(wèn)題協(xié)商后，進(jìn)行退換貨處理。第14條 驗(yàn)收合格的貨物，由行政人事部編制一式多聯(lián)的“入庫(kù)單”辦理入庫(kù)手續(xù)。第15條 行政人事部根據(jù)相關(guān)采購(gòu)合同、“存貨訂購(gòu)單”核對(duì)“入庫(kù)單”、供應(yīng)商發(fā)票等單證的正確性，確定無(wú)誤后編制“付款憑單”送交財(cái)務(wù)部。第16條 財(cái)務(wù)部審核“付款憑單”、“入庫(kù)單”、供應(yīng)商發(fā)票等單證無(wú)誤后，編制記賬憑證，確認(rèn)記錄存貨及相關(guān)負(fù)債等。第四章 存貨的保管第17條 行政人事部對(duì)存貨進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)，根據(jù)存貨的屬性、尺寸等的不同安排存放場(chǎng)所。第18條 行政人事部對(duì)入庫(kù)的存貨建立存貨明細(xì)臺(tái)賬，詳細(xì)登記存貨類別、編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量等內(nèi)容，并定期與財(cái)務(wù)部就存貨品種、數(shù)量、金額等進(jìn)行核對(duì)。第19條 行政人事部要做好在庫(kù)存貨的保管工作，每日巡查和定期抽檢在庫(kù)存貨的狀況。第20條 對(duì)代管、暫存的存貨，應(yīng)單獨(dú)存放和記錄，避免與本公司存貨混淆。第21條 對(duì)于進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的人員應(yīng)辦理進(jìn)出登記手續(xù)，未經(jīng)授權(quán)人員不得接觸存貨。第五章 存貨的發(fā)出第22條 相關(guān)部門(mén)根據(jù)已經(jīng)審批簽訂的合同中的相關(guān)條款，編制發(fā)貨通知單送交行政人事部。第23條 行政人事部核實(shí)相關(guān)部門(mén)部簽發(fā)的發(fā)貨通知單，根據(jù)規(guī)定的品種、數(shù)量、時(shí)間等要求備貨，并據(jù)此編制一式多聯(lián)的“出庫(kù)單”，一聯(lián)行政人事部留存，一聯(lián)送交財(cái)務(wù)部作為依據(jù)。第24條 財(cái)務(wù)部對(duì)提交的各項(xiàng)單據(jù)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后允許發(fā)貨。第25條 行政人事部調(diào)整賬卡，核銷存貨，并進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核無(wú)誤后，進(jìn)行發(fā)貨。第六章 存貨的賬目管理第29條 存貨賬目的范圍包括入庫(kù)單、出庫(kù)單、存貨臺(tái)賬等。第30條 所有出入庫(kù)物資，均需按品種登記入庫(kù)單和出庫(kù)單，并將收、發(fā)數(shù)量登記后結(jié)出余額，隨時(shí)與實(shí)存數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，并做到賬實(shí)相符。如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)糾正處理。第31條 行政人事部對(duì)入庫(kù)存貨建立存貨臺(tái)帳，詳細(xì)登記存貨類別、編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、計(jì)量單位等內(nèi)容，并定期與財(cái)務(wù)部就存貨品種、數(shù)量、金額等進(jìn)行核對(duì)。第32條 存貨臺(tái)賬記錄應(yīng)有合法依據(jù)，憑證必須完整無(wú)缺，記賬時(shí)應(yīng)遵守以下記賬規(guī)則。1入庫(kù)單記“收入”，出庫(kù)單記“發(fā)出”，相關(guān)資料作為其附件，分別順序編號(hào)，作為記賬索引號(hào)，按月裝訂成冊(cè)，以便日后查詢。2賬頁(yè)不準(zhǔn)撕毀，遇有改錯(cuò)，可以劃紅線加蓋私章訂正。賬面記錄，嚴(yán)禁挖、補(bǔ)、刮、擦和使用涂改液。3賬面記錄采用永續(xù)盤(pán)存制，每次發(fā)生增減變動(dòng)，及時(shí)計(jì)算結(jié)存余額。4啟用賬簿，應(yīng)在賬簿封面載明企業(yè)名稱、年度，在啟用頁(yè)內(nèi)載明賬簿名稱、啟用日期，由記賬人員簽名或蓋章，并加蓋公章。5調(diào)換記賬人員時(shí)，應(yīng)注明交接日期，并由移交人、交接人簽名或蓋章。第33條 存貨臺(tái)賬是記錄實(shí)物的收入、發(fā)出、結(jié)存情況的重要賬冊(cè)，必須按品種、規(guī)格登記，妥善保管，年終裝訂成冊(cè)，至少保存五年。第34條 存貨臺(tái)賬不得隨意修改，如確需修改存貨臺(tái)賬，應(yīng)當(dāng)經(jīng)有效授權(quán)批準(zhǔn)方可進(jìn)行。第35條 行政人事人員應(yīng)每日及時(shí)登記臺(tái)賬，并每月定期同財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)核對(duì)出、入庫(kù)單和明細(xì)賬、臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符、賬賬相符。附：存貨請(qǐng)購(gòu)單時(shí)間物品名稱數(shù)量領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用人備注質(zhì)量檢測(cè)單序