辦公室日常事務(wù)管理.ppt

第二章辦公室日常事務(wù)管理,一、辦公環(huán)境管理二、接打電話三、領(lǐng)導(dǎo)活動的安排四、印信管理五、值班工作,一、辦公環(huán)境管理1、辦公環(huán)境管理的含義與作用2、辦公室環(huán)境的布置和管理構(gòu)成辦公環(huán)境的要素：空氣、光線、聲音、空間綠化3、辦公室的布局設(shè)計封閉式、開放式、公寓式一般來講，現(xiàn)代辦公空間由如下幾個部分組成：接待區(qū)、會議室、總經(jīng)理辦公室、財務(wù)室、員工辦公區(qū)、貯藏室、茶水間等等。,全開放式半開放式,現(xiàn)場測試：作為辦公室工作人員，你知道一個規(guī)范的辦公室，基本應(yīng)配備哪些辦公用品嗎？,提示：辦公用紙：信紙、復(fù)寫紙、備忘錄紙、問候便條、信封、筆記本和便箋。其他文具類辦公用品：鉛筆、圓珠筆、簽字筆、鋼筆、熒光筆；橡皮擦、涂改液；墨水、膠水、紅藍印臺、紅印泥盒；裝訂機、訂書機、切紙機、計算器；訂書釘、圖釘、回形針、大頭針、紙夾、剪刀、裁紙刀、削鉛筆刀；日歷、臺歷、橡皮印章、名片盒、文件夾、文件袋、歸檔夾、檔案柜；標(biāo)簽紙、透明膠紙、橡皮筋、尺，等等。,4、辦公室安全管理識別辦公室安全隱患辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)?。辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?，?fù)印機的輻射，違規(guī)操作等。工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長頭發(fā)卷進有關(guān)的機器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識別有關(guān)的安全標(biāo)識等。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過時，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報失靈等.,防盜在辦公大樓內(nèi)應(yīng)設(shè)有專門的保安人員24小時值班。防火火災(zāi)首重預(yù)防，電器電線應(yīng)作定期檢查，以防走火跑電引起火災(zāi)。防止意外傷亡為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應(yīng)向職員進行防止意外事故的教育，使之平時養(yǎng)成安全的工作習(xí)慣。,二、接打電話1、接聽電話的技巧與要求（1）接聽電話必須及時（2）接聽電話首先問候并通報（3）做好電話記錄（4）正確處理電話的臨時中斷（5）學(xué)會處理不在的同事的電話（6）學(xué)會處理轉(zhuǎn)接電話（7）適時結(jié)束電話（8）同時處理打進來的多個電話（9）接聽打給上司的電話,同時處理打進來的多個電話,1）請電話中正在交談的一方稍等，告訴他另外有電話打進來2）迅速接聽另一部電話，并問清對方的目的，然后記下電話號碼，請其稍候，盡快回到第一部電話上來3）如果第二部電話必須由秘書接聽，而且不是三言兩語就能結(jié)束的，則需對兩個電話的重要程度和長途、市內(nèi)等迅速做出判斷，然后依序處理4）回到第一個電話時，先道歉，如果因第二個電話的重要性而不得不結(jié)束第一個電話，則應(yīng)向?qū)Ψ浇忉尡仨氁Y(jié)束此次通話的原因，等過后再給對方回電話,2、打電話的技巧與要求（1）盡量選擇合適的時間打電話（2）打電話前的準(zhǔn)備工作（3）準(zhǔn)確撥號耐心等待（4）及時自我通報（5）要求對方做好電話記錄（6）替上司撥叫電話（7）撥錯了號要及時道歉，絕不可一掛了之（8）如果通話臨時中斷或受到干擾，應(yīng)主動打回電話（9）運用語言技巧，及時結(jié)束冗長的難對付的談話,注意事項：,電話語言溝通的3大特點是：聲音和諧有序、態(tài)度和靄可親，言辭得體準(zhǔn)確。要是在通話時想要打噴嚏或咳嗽，應(yīng)偏過頭，掩住話筒，并說聲“對不起”。千萬不要邊打電話邊嚼口香糖或吃東西。應(yīng)避免打電話時和旁邊的人交談。注意不要讓房間里的背景聲音干擾電話交談。如果通話中遇到線路出現(xiàn)毛病或串線，應(yīng)盡快處理，并建議對方待會兒再打。這樣做，也許會耽誤一點時間，但比較禮貌。,3、領(lǐng)導(dǎo)不接電話的處理（1）領(lǐng)導(dǎo)不在場（2）領(lǐng)導(dǎo)無暇接電話（3）領(lǐng)導(dǎo)拒絕接電話實務(wù)演示：接打電話,三、領(lǐng)導(dǎo)活動的安排1、領(lǐng)導(dǎo)活動的預(yù)安排即預(yù)先把領(lǐng)導(dǎo)每月、每周、每日的主要活動，在征求意見的基礎(chǔ)上列出表格或要點，經(jīng)審定后印發(fā)給每個成員和有關(guān)部門。（為什么要這么做？）分月安排、周安排、日安排注意事項：（1）服從上級領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)的有關(guān)活動安排（2）要分輕重緩急（3）注意勞逸結(jié)合（4）隨時補充、調(diào)整,月安排表,周安排表,2、一些具體領(lǐng)導(dǎo)活動的安排（1）記者招待會（2）慶典活動（3）表彰頒獎會（4）談判活動（5）深入基層調(diào)研和檢查工作了解領(lǐng)導(dǎo)外出的任務(wù)、意圖、時間和地點，然后根據(jù)具體任務(wù)考慮計劃和措施制定領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究或檢查工作日程表準(zhǔn)備有關(guān)文件資料積極配合領(lǐng)導(dǎo)搞好調(diào)查研究,實踐訓(xùn)練,一、實訓(xùn)目標(biāo)掌握時間安排的原則和要求，并將之運用到實際的工作安排中。二、實訓(xùn)背景S服裝公司位于上海陸家嘴金融貿(mào)易區(qū)，該公司上班時間為上午8:3012:00，下午13:0016:30。逢周一例會，各部門負責(zé)人參加，到周五，秘書要為總經(jīng)理草擬下周日程安排。三、實訓(xùn)內(nèi)容本周五總經(jīng)理給秘書如下信息，請秘書用周計劃表形式體現(xiàn)了出來。下周一例會討論的議題為：關(guān)于與廠合作事宜。下周總經(jīng)理要主持本公司“優(yōu)秀外來青年務(wù)工人員表彰大會”。,下周二下午，本公司召開新產(chǎn)品新聞發(fā)布會（下午2:00）下周三、周四白天，總經(jīng)理要參加行業(yè)協(xié)會討論會（地點：上海大廈）總經(jīng)理剛接到廠電話，約請總經(jīng)理下周三晚上在金貿(mào)大廈洽談業(yè)務(wù)?？偨?jīng)理指示，在參加洽談以前，與廠聯(lián)系一下，要去該廠考察。（廠地點在上海金山區(qū)）公司業(yè)務(wù)經(jīng)理下周來上海，要求拜訪總經(jīng)理，總經(jīng)理同意下周安排半小時會談?？偨?jīng)理準(zhǔn)備下周約本公司法律顧問商談2小時。四、實訓(xùn)要求1分組制作總經(jīng)理下周計劃表。2課堂交流制作的計劃表，互相提出意見和建議。,四、印信管理1、印章的種類2、印章的刻制和啟用3、印章的使用4、印章的保管5、公章的停用與銷毀6、介紹信的保管和使用,五、值班工作1、值班的組織形式專職值班室、專兼職值班室、輪流值班2、值班工作的任務(wù)承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項負責(zé)信息傳遞負責(zé)工作接待處理突發(fā)事件,積極主動并匯報,準(zhǔn)確記錄、及時反饋,熱情接待、酌情處理,先