A3報告實(shí)踐培訓(xùn)教材精美版

A3報告 豐田精益報告方法 2018年07月 經(jīng)典培訓(xùn)課件系列 詳細(xì)目錄 04 A3報告 制作步驟及要領(lǐng)明確制作目的撰寫報告提綱確定版面設(shè)計撰寫報告內(nèi)容檢查校對報告 05 A3報告 的形式及應(yīng)用手寫和電腦A3報告對比豐田A3報告手寫 A3報告 A3報告的Excel形式A3報告的多行業(yè)運(yùn)用 01A3報告的背景解決問題的發(fā)展史問題整改黑皮書 悅翔變速器異響原因分析解決方法 02 A3報告 的基本概念A(yù)3報告的特點(diǎn)A3報告與PDCAA3報告與碎石法A3報告的分類 03三種類型的 A3報告 解決問題型 A3報告 建議提案型 A3報告 匯報成果型 A3報告 解決問題的能力是區(qū)分企業(yè)強(qiáng)弱的關(guān)鍵之一人們對問題的分析和解決過程就是管理發(fā)展的歷史 一 A3報告的背景 8D 福特豐田問題解決法長安汽車管理FMEA的研究與應(yīng)用長安汽車問題管理辦法 碎石法 為什么 為什么分析法 豐田生產(chǎn)方式 魚骨圖 QC 框架模型 工具 問題整改黑皮書 悅翔變速器異響 為什么問題長期得不到解決 原因分析 問題長期得不到解決 沒有時間 不知道怎么解決 沒有人解決 工作效率低 缺乏有效交流的工具 職責(zé)不明確 部門壁壘 執(zhí)行力差 不知道該如何合作 推進(jìn)工作 沒有系統(tǒng)分析問題的習(xí)慣 缺乏積極性 責(zé)任感 有沒有簡單實(shí)用的管理工具 解決方法 專注 簡單與可視化的溝通工具 1 2 3 A3報告 提升溝通效率 Step1明確問題 Step2分解問題 Step3設(shè)定目標(biāo) Step4把握真因 Step5制定對策 Step6 7評價結(jié)果 鞏固成果 定義 一種由豐田公司開創(chuàng)的精益報告方法 通常用文字 數(shù)據(jù) 表格 圖形等把問題的源頭 分析 糾正和執(zhí)行計劃放在一張的紙上 如A3紙 所以又叫A3報告 表達(dá)出來 并及時更新或報告結(jié)果 二 A3報告 的基本概念 A3報告 的特點(diǎn) 邏輯清晰 重點(diǎn)突出 一目了然 A3報告 1 2 3 4 用一張紙即可展現(xiàn)問題解決整體 過程 是豐田公司的核心溝通工具 是一張邏輯清晰 要點(diǎn)突出的 一目了然 的資料 可以促進(jìn)上下級之間的有效溝通 便于上司有針對性的指導(dǎo) 是人才培養(yǎng) 員工成長的重要工具 解決問題的工具 A3報告 中所包含的模塊完整體現(xiàn)了PDCA或碎石法解決問題的框架和結(jié)構(gòu)編寫 A3報告 能幫助系統(tǒng)地 邏輯地分析 解決問題并進(jìn)行后續(xù)的追蹤 培訓(xùn)問題解決能力的方法 通過學(xué)習(xí)如何編寫 A3報告 來掌握和鞏固PDCA或碎石法的問題解決方式及步驟學(xué)習(xí)如何編寫 A3報告 也可以培養(yǎng)利用 A3報告 簡潔但系統(tǒng)地交流問題解決過程的能力 A3報告 是PDCA 碎石法的具體運(yùn)用是簡單實(shí)用的匯報工具 根據(jù)側(cè)重點(diǎn)和遵循PDCA循環(huán)的程度的不同 A3報告 主要體現(xiàn)為三種類型 1 2 3 解決問題的 A3報告 依據(jù)PDCA循環(huán)來實(shí)施改進(jìn)和驗(yàn)證結(jié)果 而其余兩種 A3 報告形式則是有所側(cè)重的選擇某些PDCA環(huán)節(jié)來匯報問題 應(yīng)用最廣泛 三 三種類型的 A3報告 背景 現(xiàn)狀 目標(biāo) 根源分析 對策 效果確認(rèn) 后續(xù)工作 提案 分析評估其它提案 計劃制訂 尚未解決的問題 實(shí)施時間表 都有各自相對固定的內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu) 統(tǒng)一了溝通交流的模式 解決問題型 匯報成果型 建議提案型 動態(tài)化管理工具 第一種類型 解決問題型 A3報告 主要結(jié)構(gòu)圖 豐田認(rèn)為解決問題的 A3報告 是產(chǎn)品開發(fā)系統(tǒng)內(nèi)交流產(chǎn)品開發(fā)知識經(jīng)驗(yàn)的 流 如果沒有按照這種方式記錄 那么知識就很難繼承下來 報告主題 客觀地描述報告中出現(xiàn)的案例和解決的問題 背景回顧 記錄對于理解問題必要的背景信息 現(xiàn)狀描述及問題陳述 描述產(chǎn)生問題的系統(tǒng)或流程的關(guān)鍵要素 目標(biāo)陳述 設(shè)定執(zhí)行之后項(xiàng)目成功與否的評價標(biāo)準(zhǔn) 根本原因分析 層層分析 直到找到導(dǎo)致問題的根本原因 對策建議 提出解決根本原因的方案 檢查 確認(rèn)效果 檢查方案是否有效得達(dá)成了預(yù)先設(shè)定的目標(biāo) 后續(xù)工作 記錄下一步行動 以保持系統(tǒng)的改進(jìn)或進(jìn)一步完成未完成的工作 要點(diǎn) 盡量使背景的內(nèi)容清晰 并多采用圖表的形式使其可視化確定目標(biāo)聽眾 針對性地寫下背景情況提供必要的信息 幫助聽眾了解情況 使其能夠理解之后的內(nèi)容接受這個話題如何與公司的目標(biāo)相關(guān)聯(lián)記錄其他能幫助聽眾了解該問題重要性的信息 如歷史數(shù)據(jù) 日期 名字等 記錄有助于理解問題嚴(yán)重程度和重要程度的背景情況針對聽眾的背景及信息需求描述背景情況描述眾所周知的 沒有爭議的信息描述問題的影響 主要內(nèi)容 4 23 2020 4 23 2020 4 23 2020 4 23 2020 4 23 2020 4 23 2020 示例 2006年企業(yè)目標(biāo)提高全球市場份額改進(jìn)質(zhì)量和服務(wù)增加企業(yè)利潤 2006年制造目標(biāo)成本削減5 廢料削減15 生產(chǎn)力提高7 HSE指數(shù)提高10 健康 安全和環(huán)境 總體廢品率 2006年沒有實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 2 3 目標(biāo) 記錄問題產(chǎn)生的背景情況 示例 現(xiàn)狀部分是 A3報告 中最重要的部分之一目的是要使聽眾對于問題有可觀的了解 要點(diǎn) 描述流程或系統(tǒng)的當(dāng)前狀況 并多采用圖表的形式使其可視化強(qiáng)調(diào)現(xiàn)狀中的主要因素確定現(xiàn)狀中的真正問題 什么是真正的問題 什么不是真正的問題 采用定量的方法 而不僅僅是定性的意見表述 來描述現(xiàn)狀總結(jié)與現(xiàn)狀相關(guān)的信息 描繪當(dāng)前狀況中產(chǎn)生問題的系統(tǒng)或流程中的重要因素突出現(xiàn)狀中的問題展示事實(shí)和數(shù)據(jù) 主要內(nèi)容 SK 按部門劃分的廢品率 機(jī)械車間的廢品率細(xì)分 圖例 0 1 1 2 2 2020 4 23 2020 4 23 2020 4 23 在編寫 現(xiàn)狀 部分的時候要采用現(xiàn)地現(xiàn)物的方法來了解確實(shí)的現(xiàn)狀 現(xiàn)地現(xiàn)物是豐田生產(chǎn)系統(tǒng)中的一個主要原理 其含義是為了真正理解問題的現(xiàn)狀就需要到親自現(xiàn)場去調(diào)查 來源 現(xiàn)地現(xiàn)物是解決問題的關(guān)鍵 去問題發(fā)生的現(xiàn)場去解決問題在生產(chǎn)環(huán)節(jié)中 車間現(xiàn)場才是產(chǎn)生價值的地方 因此工程師和管理者需要去車間調(diào)查 解決問題同樣 也可以將現(xiàn)地現(xiàn)物的理念應(yīng)用到產(chǎn)品開發(fā)中 當(dāng)發(fā)生問題時 去現(xiàn)場調(diào)查問題現(xiàn)狀 完成 A3報告 中的現(xiàn)狀部分 應(yīng)用 現(xiàn)場調(diào)查后編制的報告有助于如實(shí)完整地反應(yīng)問題現(xiàn)狀 并為第一時間發(fā)現(xiàn)問題的根源和解決問題的對策創(chuàng)造了條件 意義 到現(xiàn)場去 仔細(xì)觀察詢問 描述理想狀態(tài)定義至少一個標(biāo)準(zhǔn)來評估項(xiàng)目成功與否 要點(diǎn) 運(yùn)用工程曲線來考量重量 成本 等待時間 復(fù)雜度等多方面的標(biāo)準(zhǔn) 目標(biāo)設(shè)立要基于現(xiàn)狀 盡量清晰 便于衡量清楚的說明如何衡量項(xiàng)目的最終表現(xiàn)考慮如何收集數(shù)據(jù)來進(jìn)行評估和檢查實(shí)施方案的有效性 主要說明判斷項(xiàng)目成功與否的比較標(biāo)準(zhǔn) 基本要求 理想狀態(tài) 要點(diǎn) 確保分析并展現(xiàn)了現(xiàn)狀問題的根本原因?qū)栴}表現(xiàn)和問題解決方案與問題根源和影響清楚的區(qū)分開來運(yùn)用 5個為什么 魚骨圖分析法和其他問題根源分析方法最有效的剖析造成問題的內(nèi)在原因盡可能的使用圖表的方式來展現(xiàn)根源分析的關(guān)鍵發(fā)現(xiàn) 示例 4 23 2020 4 23 2020 4 23 2020 4 23 2020 故障模式帕拉圖分析 主要問題 豐田最佳實(shí)踐 豐田分析問題根源時大量使用 5個為什么 的推理演繹方法 示例 旨在通過邏輯分析或測試實(shí)驗(yàn)的方法找出及確定造成的問題的根本原因 要點(diǎn) 確保針對每條潛在的根源都有對應(yīng)的行動計劃確認(rèn)每條對應(yīng)措施都有負(fù)責(zé)人清晰地寫出具體要做什么記錄下每條項(xiàng)目的截止時間表明執(zhí)行的順序和場地 解決問題的 A3報告 中的應(yīng)對措施實(shí)際上是一個解決問題的行動表 行動表的主要內(nèi)容如下 造成問題的根本原因每個根源的解決方案負(fù)責(zé)人完成時間檢查問題已被真正解決的措施 內(nèi)容 示例 要針對問題的根源 并要符合 精益 的原則 8 7 5 2 6 4 3 1 缺陷 本年度至今的平均水平 目標(biāo)水平 示例 主要內(nèi)容 要點(diǎn) 需要核實(shí)所有行動項(xiàng)目的有效性對比目標(biāo)分析時 確定使用同一標(biāo)準(zhǔn)如果可能的話 一一確認(rèn)能夠驗(yàn)證每個行動方案的有效性方法為了有效的檢查和確認(rèn)結(jié)果 需要提前展開一些活動 包括 需要提前考慮用于檢查和確認(rèn)結(jié)果所需要的數(shù)據(jù) 以便于在方案實(shí)施的過程中同時進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄確定提前需要收集數(shù)據(jù)的人員和數(shù)據(jù)收集方式 強(qiáng)調(diào)改進(jìn)方案實(shí)施后的再回顧目標(biāo)檢查改進(jìn)方案是否實(shí)現(xiàn)當(dāng)初設(shè)定的目標(biāo) 確認(rèn)實(shí)施了改進(jìn)方案后的狀況 與目標(biāo)對比 確認(rèn)是否達(dá)到目標(biāo)確認(rèn)實(shí)施方案與改進(jìn)成果的因果關(guān)系 即明確是否確實(shí)是實(shí)施方案實(shí)現(xiàn)的改進(jìn)成果 示例 要點(diǎn) 尋找部門中能從對策中獲益的其他類似流程思考部門外有沒有類似流程應(yīng)該知道這些信息考慮規(guī)劃部門是否應(yīng)該知道這些變化以改進(jìn)未來的流程 下一步行動包括 如何保持改進(jìn)的結(jié)果如何讓其他人知道改進(jìn)的對策 使類似的流程也能得到改進(jìn)還有類似的流程 如何有效地進(jìn)行溝通 內(nèi)容 下一步行動對應(yīng)于PDAC中Act的環(huán)節(jié)記錄為保持改進(jìn)或需要進(jìn)一步改進(jìn)所采取的行動 七個部分組成一個完整的解決問題型 A3報告 4 23 2020 4 23 2020 4 23 2020 2006年企業(yè)目標(biāo)提高全球市場份額改進(jìn)質(zhì)量和服務(wù)增加企業(yè)利潤 2006年制造目標(biāo)成本削減5 廢料削減15 生產(chǎn)力提高7 HSE指數(shù)提高10 健康 安全和環(huán)境 總體廢品率 2006年沒有實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 2 3 目標(biāo) SK 按部門劃分的廢品率 機(jī)械車間的廢品率細(xì)分 圖例 0 1 1 2 2 截至2006年12月 把粗磨流程的廢品率從3 7 降到2 以下 把終磨流程的廢品率從8 7 降到2 以下 主軸尺寸過小 磨削效果達(dá)到72 人工 機(jī)械 原材料 方法 主題 降低機(jī)械車間的廢品率 當(dāng)年度至今 4 23 2020 4 23 2020 4 23 2020 七個部分組成一個完整的解決問題型 A3報告 主題 降低機(jī)械車間的廢品率 解決措施 跟進(jìn)項(xiàng)目 8 7 5 2 6 4 3 1 缺陷 本年度至今的平均水平 11 2 11 3 11 4 11 5 11 6 11 7 11 8 11 9 11 10 11 11 11 12 11 13 行動項(xiàng)目的日期和結(jié)果確認(rèn) 目標(biāo)水平 解決問題的 A3報告 從內(nèi)容和格式上完全遵循了PDCA問題解決方法的思路和步驟 A3紙 報告主題 背景 現(xiàn)狀 目標(biāo) 根本原因分析 對策 效果確認(rèn) 后續(xù)工作 PDCA和解決問題的 A3報告 的比較分析 A3報告 的左邊體現(xiàn)了PDCA典型的計劃過程 描述問題的背景現(xiàn)狀 解決目標(biāo)以及根本原因 A3報告 的右邊則反映了PDCA的執(zhí)行 查核和行動的過程 第二種類型 建議提案型 A3報告 建議提案型的側(cè)重點(diǎn)不在于問題本身 而是更關(guān)注解決問題后帶來的變化和效果 提案一般都會涉及巨大的人力財力投入或公司跨部門的參與 因此 報告通常與公司高層需仔細(xì)考慮的政策 管理 流程等其它核心問題相關(guān) 背景回顧 傳達(dá)相關(guān)的背景信息 描述問題重要程度描述以及與公司發(fā)展目標(biāo)的關(guān)系 現(xiàn)狀描述 通過圖表結(jié)合文字說明的方式簡單明了的表明現(xiàn)狀及提案產(chǎn)生的動機(jī) 方案建議 系統(tǒng)地 徹底地 并盡可能定量的分析問題 之后說明推薦的解決方案 其他提案的分析評估 在一系列關(guān)鍵維度對比分析推薦方案和其他可能方案的優(yōu)缺點(diǎn) 報告主題 客觀地描述了報告中提議需要解決的問題及解決方案 計劃制訂 同涉及的部門一起商討制訂出如何實(shí)現(xiàn)改變的計劃 尚未解決的問題 列出可能未能在此階段得到解決的與提案相關(guān)的問題 實(shí)施時間表 初步擬定關(guān)鍵步驟的時間表 第三種類型 匯報成果型 A3報告 匯報成果的 A3報告 示例旨在有效地總結(jié)概括實(shí)施改進(jìn)措施所帶來的變化和效果 階段成果的 A3報告 討論的重點(diǎn)在PDCA過程的最后兩個步驟 查核和行動階段 報告主題 客觀地描述了報告中將會討論到的問題 并標(biāo)明此報告為一個階段性匯報或項(xiàng)目總結(jié)報告 背景回顧 概括項(xiàng)目相關(guān)的背景信息 信息的詳盡程度取決于匯報對象對項(xiàng)目的了解程度 現(xiàn)狀描述 與之前的兩種 A3報告 不同 此處闡述了改進(jìn)措施實(shí)施后狀態(tài)發(fā)生的變化以及由此產(chǎn)生的新狀態(tài) 改進(jìn)結(jié)果 總結(jié)概述改進(jìn)措施帶來的效果 在一系列最關(guān)鍵的維度上定量的比較和判斷改進(jìn)前后對項(xiàng)目的影響 后續(xù)的問題 行動 列出尚未解決的問題和下一步的改進(jìn)措施 四 A3報告 制作步驟及要領(lǐng) STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 明確制作目的 撰寫報告綱要 確定版面設(shè)計 撰寫報告內(nèi)容 檢查校對報告 STEP1明確制作目的 根據(jù)看資料的人不同 其內(nèi)容也要相應(yīng)變化 合理地推測和把握對方對報告內(nèi)容的需求 狀況 興趣以及理解能力應(yīng)該充分考慮的對方的情況 如 心理距離 是肯定還是否定 專業(yè)性 對于這一專業(yè)領(lǐng)域或主題具備何種程度的知識 立場 所屬部門 職務(wù) 負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)等 考慮資料使用的場合 場景決定內(nèi)容是向上司報告用 開會說明用或發(fā)放用等 考慮資料使用人由上司進(jìn)行說明 比自己進(jìn)行說明時寫得細(xì)致 將最低限度的必要的信息簡潔 符合邏輯地寫出來 即使主題相同 資料用途不同 內(nèi)容也會不同企劃決裁 充分說明制定對策的理由和內(nèi)容 并明確希望上司予以判斷的要點(diǎn) 報告 及時準(zhǔn)確地反映事實(shí) 包括具體實(shí)施情況以及實(shí)施對策后的結(jié)果等 深入思考制作此資料的目的 明確需要傳達(dá)的要點(diǎn) 及需要強(qiáng)調(diào)的問題解決步驟 最后 確定 A3報告 的標(biāo)題 1 面向誰 2 如何使用 3 何種用途 STEP2撰寫報告提綱 撰寫簡明易懂的說明綱要是制作明白易懂的 A3 報告的前提 簡明易懂的綱要 就是要簡潔 遵循問題解決的步驟 符合邏輯 順序 1 確定綱要的主體 2 確定對綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容 3 檢查綱要整體 問題解決流程圖 PSFC 將Step1至Step5的問題解決步驟以流程圖的方式串連起來 是制作好的 A3報告 的 骨架 展現(xiàn)了問題解決的 邏輯思維過程 PSFC ProblemSolvingFlowChart 有助于理解問題解決各步驟之間的關(guān)系 有助于進(jìn)一步充分理解問題解決的流程 STEP3確定版面設(shè)計 根據(jù)做好的綱要 確定資料的版面設(shè)計 順著思路進(jìn)行版面設(shè)計 應(yīng)當(dāng)將較多版面分給需要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)和步驟 步驟1 步驟2 步驟3 步驟4 步驟5 步驟7結(jié)果和評估 步驟8下一步行動 最終報告 行動方案計劃 高層次的版面 綱要 數(shù)據(jù) 結(jié)論 數(shù)據(jù) 場景 數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù) 分別顯示綱要和數(shù)據(jù) 從結(jié)論開始 STEP4撰寫報告內(nèi)容 使用簡潔的語言 并采用圖表 制作直觀的文件 有效地修飾 一目了然 地突出重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容 簡潔