采購控制程序.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 寧波湖編物業(yè)管理有限公司 章節(jié)號7. 4 采購控制程序 版 本1/0 頁 次 1/6 1 目的對采購過程及供方進(jìn)行控制，確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務(wù)符合規(guī)定要求。2 適用范圍適用于對服務(wù)所需物資的采購、承擔(dān)服務(wù)項目分包合同的供方提供服務(wù)的控制，對供方進(jìn)行選擇、評價和控制。3 主要職責(zé)3.1 辦公室負(fù)責(zé)辦公用品、工作服裝等物資的采購控制；3.2 各管理處負(fù)責(zé)機(jī)電設(shè)備和維修物資的采購控制；3.3 分管質(zhì)量的副總經(jīng)理或總經(jīng)理負(fù)責(zé)服務(wù)項目分包的采購控制；3.4 總經(jīng)理負(fù)責(zé)合格供方名錄的審批。3.5 各相關(guān)部門質(zhì)量檢查員負(fù)責(zé)對采購物資的實(shí)物質(zhì)量、分包服務(wù)項目的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和檢查。4 程序4.1 采購產(chǎn)品4.1.1 采購產(chǎn)品分類：a重要物資：維修建材、五金、機(jī)電及工作、保安器材、清潔用品等；b一般物資：零星采購的工具、維修與檢測設(shè)備等； c. 外包服務(wù)項目：綠化、電梯維護(hù)、水箱清洗、垃圾清運(yùn)、復(fù)印機(jī)維護(hù)保養(yǎng)、中央空調(diào)維護(hù)保養(yǎng)等。辦公室負(fù)責(zé)編制采購物資分類明細(xì)表包括重要物資的進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)程，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后實(shí)施。4.1.2 采購物資的審批a各部門根據(jù)工作需要填寫物料申購表或電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)審批，或視具體情況再報上級有關(guān)部門批準(zhǔn)。 寧波湖編物業(yè)管理有限公司 章節(jié)號7. 4 采購控制程序 版 本1/0 頁 次 2/6b.物料申購表應(yīng)清楚寫明部門、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格(估價)、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。4.1.3 各相關(guān)部門負(fù)責(zé)實(shí)施采購。對于重要物資，應(yīng)在合格物資供方名錄中選擇供方。對于第一次大量采購的重要物資，應(yīng)與供方簽訂采購合同，明確品名規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件、違約責(zé)任及供貨期限等； 采購前，采購人員應(yīng)核實(shí)物料申購表，并與供方溝通，確保規(guī)定的采購要求是充分的。4.1.4 外包的服務(wù)項目由分管副總或總經(jīng)理與合格服務(wù)供方簽訂合同，合同的內(nèi)容應(yīng)包括：服務(wù)項目、服務(wù)內(nèi)容、責(zé)任人、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、考核方法等。4.2 對合格物資供方的評價4.2.1 合格物資供方應(yīng)具備的條件：a具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；b具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；c具有質(zhì)量保證能力的證明(必要時)；d價格合理；e服務(wù)良好。4.2.2 各相關(guān)部門根據(jù)采購物資的要求和服務(wù)需要，通過對物資和服務(wù)的質(zhì)量、價格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合適的供方，填寫物資供方評定記錄表進(jìn)行評定，對同類的物資的供方，應(yīng)同時選擇幾家以作比較，對符合要求的供方列入合格供方名錄；將合格供方名錄及物資供方評定記錄表報管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.3 對提供大件重要物資的供方，應(yīng)提供質(zhì)量證明文件，以證實(shí)其產(chǎn)品質(zhì)量，適當(dāng)時包括以下內(nèi)容：a.質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書； 寧波湖編物業(yè)管理有限公司 章節(jié)號7. 4 采購控制程序 版 本1/0 頁 次 3/6b.本公司對供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；c.本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；4.2.4 對第一次提供重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，應(yīng)經(jīng)樣品檢驗(yàn)及小批量試用，試用合格才能填寫物資供方評定記錄表，列入合格供方選擇范圍，經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入合格供方名錄。4.2.5 零星物資的采購，由使用人員對其規(guī)格型號進(jìn)行驗(yàn)證即為對此供方的評價和控制，不列入合格供方名錄。4.2.6 對連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。4.3 服務(wù)供方的評價4.3.1 合格服務(wù)供方應(yīng)具備的條件：a應(yīng)在工商部門注冊、具有法人資格；b有從事過類似服務(wù)項目的優(yōu)良業(yè)績；c良好的質(zhì)量保證能力；d.有承擔(dān)相應(yīng)服務(wù)項目的工作條件和實(shí)力，必要時，提供單位、人員的資質(zhì)證明；e服務(wù)供方在簽訂合同前，應(yīng)提交對分包項目的服務(wù)方案：包括服務(wù)內(nèi)容、責(zé)任人、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、完成時間、質(zhì)量保證等。4.3.2 各相關(guān)部門依據(jù)條件，對擬選擇的服務(wù)供方填寫服務(wù)供方評定記錄表進(jìn)行評定，對符合要求的供方列入合格供方名錄；將合格供方名錄及服務(wù)供方評定記錄表報管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)；4.3.3 分管副總或總經(jīng)理與合格服務(wù)供方簽訂服務(wù)合同，各相關(guān)部門依據(jù)合同對供方的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證，填寫相應(yīng)的檢查記錄。4.4 對合格供方的定期復(fù)評4.4.1 辦公室組織有關(guān)部門，每年對合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評， 寧波湖編物業(yè)管理有限公司 章節(jié)號7. 4 采購控制程序 版 本1/0 頁 次 4/6填寫物資供方業(yè)績評定表，評價時按百分制，產(chǎn)品質(zhì)量評分占50，售后服務(wù)評分占20，其他(如價格、交貨期等)占30。評定總分低于60(或產(chǎn)品質(zhì)量評分低于42分)，應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準(zhǔn)，并加強(qiáng)對其供應(yīng)物資質(zhì)量的驗(yàn)證，執(zhí)行4.6.1條款。如果連續(xù)二次評分不及格，應(yīng)取消其供貨資格。4.4.2 辦公室組織有關(guān)部門，每年對合格服務(wù)供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評，填寫服務(wù)供方業(yè)績評定表，評價時按百分制，服務(wù)工作質(zhì)量評分占50，服務(wù)態(tài)度占20，其他(如價格、服務(wù)及時性等)占30。評定總分低于60(或工作質(zhì)量評分低于42)，應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)，并加強(qiáng)對其提供服務(wù)的驗(yàn)證，執(zhí)行4.6.2條款。如果連續(xù)二次評分不及格，應(yīng)取消其服務(wù)資格。4.5 采購信息4.5.1 采購信息應(yīng)表述擬采購的產(chǎn)品的特性，適當(dāng)時包括：a. 產(chǎn)品采購批準(zhǔn)的要求； b對產(chǎn)品的驗(yàn)收要求；c適當(dāng)時的質(zhì)量管理體系要求；d其他要求，如價格、數(shù)量、交付、人員等。4.5.2 本公司的采購文件包括：物料申購表、采購物資分類明細(xì)表、采購合同及附件等，由各相關(guān)部門保管。采購文件在發(fā)放前，應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管副總或總經(jīng)理對采購要求是否充分進(jìn)行審批對。4.6 采購產(chǎn)品的驗(yàn)證4.6.1 對采購物資的驗(yàn)證可以有以下幾種形式：a.由各部門質(zhì)量檢查員進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；b.由業(yè)主或住戶在本公司現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證； 寧波湖編物業(yè)管理有限公司 章節(jié)號7. 4 采購控制程序 版 本1/0 頁 次 5/6c.由本公司在供方現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證；d.由業(yè)主或住戶在供方現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證。對后兩種情況，管理部門應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法。4.6.1.1 驗(yàn)證活動可包括：檢驗(yàn)或試驗(yàn)、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)采購物資進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)程進(jìn)行驗(yàn)證，并填寫采購物資質(zhì)量驗(yàn)證記錄。4.6.1.2 業(yè)主或住戶的驗(yàn)證不能免除本公司提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后業(yè)主或住戶拒收的可能。4.6.2 對供方服務(wù)質(zhì)量的驗(yàn)證的方法可包括：a接受服務(wù)部門的質(zhì)量檢查員對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收；b征求業(yè)主和住戶對供方服務(wù)質(zhì)量的意見。驗(yàn)證方式按服務(wù)項目分包合同中的規(guī)定執(zhí)行，并做好相應(yīng)的檢查記錄。4.6.3 對合格供方的產(chǎn)品或服務(wù)在使用過程中出現(xiàn)的嚴(yán)重不合格，相關(guān)部門部應(yīng)填寫不合格服務(wù)/品通知單，通知供方限期改正，具體按不合格服務(wù)/品控制程序執(zhí)行。如連續(xù)兩次不符合要求，相關(guān)部門應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，取消其合格供方的資格。4.7 按各相關(guān)部門負(fù)責(zé)建立并保存與本程序相關(guān)的記錄。5 相關(guān)文件 不合格服務(wù)/品控制程序 采購物資進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)程6 質(zhì)量記錄 物料申購單 QR-74-01 物資供方評定記錄表 QR-74-02 服務(wù)供方評定記錄表 QR-74-03 合格供方名錄 QR-74-