內(nèi)審流程及審核技巧

內(nèi)審流程及技巧 一 內(nèi)部審核的目的及作用二 內(nèi)部審核的準(zhǔn)備三 內(nèi)部審核的實(shí)施四 內(nèi)審核查表的使用五 內(nèi)審報(bào)告的作成及內(nèi)審追蹤六 成功審核的10個(gè)技巧 培訓(xùn)題綱 顧客 要求 管理職責(zé) 資源管理 測(cè)量分析和改進(jìn) 產(chǎn)品實(shí)現(xiàn) 滿意 顧客 質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn) 產(chǎn)品 以過(guò)程為基礎(chǔ)的質(zhì)量管理體系模式 輸入 輸出 活動(dòng) 一 內(nèi)部審核的目的及作用 Plan 計(jì)劃 Do 實(shí)施 Check 檢查 Action 總結(jié) 糾正 PDCA循環(huán) 二 內(nèi)部審核的準(zhǔn)備 準(zhǔn)備過(guò)程說(shuō)明 二 內(nèi)部審核的準(zhǔn)備 準(zhǔn)備過(guò)程說(shuō)明 1 準(zhǔn)備內(nèi)審用的各種資料 表格 核查表 不符合報(bào)告 內(nèi)審報(bào)告 人員分配表 ISO9000標(biāo)準(zhǔn) 手冊(cè) 程序文件 二 內(nèi)部審核的準(zhǔn)備 資料及活動(dòng)準(zhǔn)備 2 文件預(yù)審在現(xiàn)場(chǎng)審核過(guò)程開(kāi)始之前 應(yīng)審閱質(zhì)量管理體系文件如手冊(cè) 程序 規(guī)定及記錄等整體了解文件的總體情況及架構(gòu) 二 內(nèi)部審核的準(zhǔn)備 資料及活動(dòng)準(zhǔn)備 三 內(nèi)部審核的實(shí)施 實(shí)施流程 首次會(huì)議 內(nèi)部管理體系審核的實(shí)施 1 和受審核部門(mén)負(fù)責(zé)人的審核前會(huì)唔 介紹內(nèi)審員 確認(rèn)內(nèi)審目的 范圍 協(xié)商內(nèi)審實(shí)施辦法 確認(rèn)總結(jié)會(huì)議和末次會(huì)議時(shí)間 1 向受審核者說(shuō)明內(nèi)審宗旨2 根據(jù)抽樣方法實(shí)施審核3 收集審核證據(jù)4 根據(jù)檢查表進(jìn)行內(nèi)審5 判定不符合時(shí) 經(jīng)受審核部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn) 總結(jié)會(huì) 1 聽(tīng)取受審核部門(mén)意見(jiàn)2 闡明不符合的依據(jù) 1 宣布內(nèi)審結(jié)果 基于客觀證據(jù)進(jìn)行說(shuō)明 總結(jié)不符合 協(xié)商糾正和預(yù)防措施2 必要時(shí)確定跟蹤內(nèi)審日期3 雙方確認(rèn)內(nèi)審報(bào)告 草案 做好記錄 末次會(huì)議 審核組會(huì)議 1 決定不符合2 編制內(nèi)審報(bào)告 草案 三 內(nèi)部審核的實(shí)施 實(shí)施流程 1 向受審核方說(shuō)明內(nèi)部管理體系審核的宗旨 受審核部門(mén)對(duì)內(nèi)審員的到來(lái)往往會(huì)緊張 難以保持正常心理狀態(tài) 因此 要向他們說(shuō)明 內(nèi)審以改進(jìn)為目的 即使發(fā)現(xiàn)不符合也不是針對(duì)個(gè)人 三 內(nèi)部審核的實(shí)施 實(shí)施方法 2 提問(wèn)時(shí)要留意對(duì)方是否已明確例 可按下面邏輯順序來(lái)提問(wèn) 可能會(huì)容易理解a 按重要程度 b 按業(yè)務(wù)流程 c 按場(chǎng)所順序 三 內(nèi)部審核的實(shí)施 實(shí)施方法 3 根據(jù)抽樣結(jié)果 進(jìn)行審核內(nèi)審應(yīng)在一定時(shí)間內(nèi)實(shí)施 一般應(yīng)盡量選擇組織的有代表性的對(duì)象進(jìn)行審核 當(dāng)然 這并不影響一次內(nèi)審覆蓋整個(gè)體系 三 內(nèi)部審核的實(shí)施 實(shí)施方法 4 收集審核證據(jù)1 觀察在做什么 2 提問(wèn)要適當(dāng) 應(yīng)使用5W1H 即 What 什么 When 時(shí)間 Where 哪里 Who 誰(shuí) Why 為何 How 怎樣 三 內(nèi)部審核的實(shí)施 實(shí)施方法 3 驗(yàn)證受審核者的回答 收集審核證據(jù) a 有些提問(wèn)可以馬上看到證據(jù) 但也有一些不能馬上到 往往約定 過(guò)一會(huì)兒看 這種情況下必須做好記錄 以免忘卻 b 收集審核證據(jù)必須進(jìn)行記錄 包括審核中的作業(yè)的名稱 文件編號(hào) 產(chǎn)品部件編號(hào) 設(shè)備 設(shè)施編號(hào)等 c 證據(jù)只能是現(xiàn)場(chǎng)觀察到的客觀事實(shí) 記錄和主管人員或主管負(fù)責(zé)人的回答 其他人員或者是陪同人員的回答不能直接作為證據(jù) 需進(jìn)行驗(yàn)證是事實(shí)才能作為證據(jù) 三 內(nèi)部審核的實(shí)施 實(shí)施方法 4 根據(jù)檢查表審核內(nèi)部管理體系 以保持審核目標(biāo)的明確 5 判定不符合時(shí) 經(jīng)受審核部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn) 6 一般不符合的判定原則 對(duì)滿足管理體系要素或體系文件的要求而言 是個(gè)別的 偶然的 孤立的 性質(zhì)輕微的問(wèn)題 三 內(nèi)部審核的實(shí)施 實(shí)施方法 7 審核經(jīng)常發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題a 寫(xiě)一套 做一套 b 數(shù)據(jù) 證據(jù)不足 c 追溯性差 d 標(biāo)識(shí)失效 e 文件過(guò)時(shí) f 文件的接口 三 內(nèi)部審核的實(shí)施 實(shí)施方法 8 審核判斷原則a 就近不就遠(yuǎn) b 能細(xì)則細(xì) c 就事論事 d 就地解決 三 內(nèi)部審核的實(shí)施 實(shí)施方法 內(nèi)審核查表的使用可著重注意以下方面 1 不應(yīng)只采用YES NO問(wèn)答的模式 否則會(huì)導(dǎo)致審核失敗 2 審核員進(jìn)入一個(gè)部門(mén)或區(qū)域時(shí) 可請(qǐng)有關(guān)人介紹體系是如何運(yùn)作的 3 詢問(wèn)執(zhí)行人員是如何工作的 是否有文件規(guī)定或記錄 四 內(nèi)審核查表的使用 4 觀察執(zhí)行人員按照有關(guān)程序工作的情況5 驗(yàn)證必要的記錄或文件6 按手冊(cè)程序或標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)上述了解到的情況 并決定是否符合要求7 最后利用核查表確保所有方面的要求都已查到 四 內(nèi)審核查表的使用 8 切忌機(jī)械地從核查表的第一個(gè)問(wèn)題按順序開(kāi)始 應(yīng)該把提問(wèn) 評(píng)價(jià) 記錄結(jié)合起來(lái) 然后利用核查表確保提出了所有的問(wèn)題并得到答復(fù)9 盡可能不要照著事先準(zhǔn)備好的核查表去宣讀一個(gè)個(gè)問(wèn)題 實(shí)際上熟練的審核員的核查表是記在腦子里的 四 內(nèi)審核查表的使用 五 內(nèi)審報(bào)告作成的及內(nèi)審追蹤 編寫(xiě)內(nèi)部管理體系審核報(bào)告 內(nèi)審報(bào)告的實(shí)施跟蹤 1 編制內(nèi)審報(bào)告 2 內(nèi)審報(bào)告中應(yīng)附有不符合的準(zhǔn)確記錄及其糾正措施的要求 1 接受完成糾正措施的匯報(bào) 2 確認(rèn)糾正措施是否按計(jì)劃實(shí)施 3 向受審核部門(mén)傳達(dá)對(duì)糾正措施的評(píng)價(jià) 若評(píng)價(jià)良好 則內(nèi)審?fù)瓿?4 必要時(shí)制定確認(rèn)糾正措施有效性的內(nèi)審跟蹤計(jì)劃 五 內(nèi)審報(bào)告作成的及內(nèi)審追蹤 跟蹤內(nèi)審 1 確認(rèn)糾正措施的適當(dāng)性和有效性2 若糾正措施的效果得到確認(rèn) 則糾正措施完成 1 面談時(shí)不僅僅拘泥于體系 要用其他話題引起對(duì)方興趣 2 要積極應(yīng)對(duì) 在符合體系要求時(shí)要表?yè)P(yáng)對(duì)方 3 以激勵(lì)的方式交談 讓對(duì)方明白你已注意到對(duì)方的工作和作用 六 成功審核的10個(gè)技巧 4 提問(wèn)時(shí)要求對(duì)方回答具體化 5 不能為達(dá)到審核目的而對(duì)對(duì)方發(fā)出指示 命令 6 回避爭(zhēng)論 7 不能批評(píng)所得信息